1С:ERP Управление предприятием 2

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

Идти первым, пробивать для других тропу всегда непросто. Но все равно кто-то должен быть первым — и в походе, и в науке, и в ИТ-индустрии. А для последней характерно еще и то, что первых всегда двое: один — создает новый инструмент, а другой — решается опробовать его на себе. Но опробовать новое, необкатанное, всегда рискованно. Конечно, разработчик старается создать все условия для того, чтобы риск был минимальным и первый блин не вышел комом. В статье мы опишем как раз такую ситуацию, когда первый блин получился весьма удачным. Речь пойдет о построении системы управления на базе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» в компании «Цифровой центр ИОН».

Резюме проекта

Для обеспечения поддержки процессов во всех основных областях деятельности Цифрового центра ИОН и построения единой информационной системы предприятия была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием 2.0». Проект подтвердил, что методики и функциональность системы хорошо (на 80—90 %) удовлетворяют все требования со стороны заказчика — компании «Цифровой центр ИОН». Завершен первый этап построения единой информационной системы предприятия. Запущены подсистемы «Казначейство», «Управление закупками и планирование продаж и закупок» и «Регламентированный учет».

Цели и задачи проекта

Цель: построить единую информационную систему предприятия, обеспечить поддержку процессов во всех основных областях деятельности Цифрового центра ИОН, а также сократить трудозатраты и временные параметры по выполнению процессов.

Задачи:

I этап — повысить эффективность работы и построить информационную систему для функциональных областей «Казначейство», «Управление закупками», «Планирование продаж и закупок» и «Регламентированный учет».

II этап — повысить эффективность работы и построить информационную систему для функциональных областей «Оперативный учет» и «Бюджетирование».

III этап — повысить эффективность работы и построить информационную систему для службы маркетинга, улучшить работу компании в области взаимоотношений с клиентами (CRM) и обеспечить формирование отчетности по МСФО.

Характеристика ИС
  • Система на базе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
  • Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5» и «1С:Бухгалтерия 3.0».
  • Количество рабочих мест — около 60.
Результаты первого этапа проекта

Главный итог первого этапа: методики и функциональность системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» хорошо покрывают требования к информационной системе Цифрового центра ИОН. По итогам опытной эксплуатации определена степень соответствия функционала системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» требованиям компании «Цифровой центр ИОН»:

  • «Казначейство» — 80 %;
  • «Управление закупками и планирование продаж и закупок» — 80 %;
  • «Регламентированный учет» — 90 %;
  • «Оперативный учет» — 90 %.

Уже на начальном этапе внедрения:

  • число сотрудников на участке работы с банковскими документами сократилось с трех до двух;
  • увеличилась скорость получения данных для принятия управленческих решений: для планирования закупок теперь требуется 1—2 часа вместо необходимых ранее 6—8.

Cитуация до внедрения

Информационная система в компании «Цифровой центр ИОН» базировалась на собственных разработках и создавалась в основном программистами самой компании. В результате такого подхода основные подсистемы существовали разрозненно, и требовались дополнительные усилия по верификации передаваемых между ними данных. Управленческие отчеты для руководства по работе компании запаздывали примерно на две недели. Планирование и бюджетирование велось в файлах Excel.
К концу 2013 года такая информационная система окончательно перестала устраивать компанию. «Нам требовалось построить единую информационную систему, — отмечает Алексей Зайцев, директор по ИТ Цифрового центра ИОН, — которая бы включала в себя управленческий учет, регламентированный учет, кадровый учет, логистику, оперативный учет и аналитическую отчетность, с тем чтобы на основе полученных данных формировать бюджет, осуществлять планирование и готовить отчетность по МСФО».

Портрет компании-заказчика

Компания основана в 1994 году под названием «Мобильные советы». С ее развитием в 2004 году появился бренд ИОН. В 2011 году Цифровой центр ИОН получил международную премию «Бренд года». В 2013-м компания ИОН заключила договор с «Билайн» о строительстве розничной федеральной сети магазинов под брендом «НОУ-ХАУ». Компания имеет более 100 магазинов цифровой техники в Москве, Подмосковье, Рязанской и Тверской областях. Особенность бизнеса Цифрового центра ИОН — быстрая смена номенклатуры товаров в магазинах.

Портрет компании-подрядчика

Партнером по внедрению системы выступила сама компания «1С». Российская фирма «1С» основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Из разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие». Около 6500 предприятий сертифицированы фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации управления и учета на базе программных продуктов «1С». «1С:ERP Управление предприятием 2.0» — флагманский продукт компании «1С». Поскольку внедрение в Цифровом центре ИОН — это одно из первых внедрений системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0», подрядчиком проекта выступила фирма «1С».

Выбор системы и этапы проекта

Специалисты Цифрового центра ИОН разработали следующие критерии выбора программного обеспечения:

  • возможность реализовать различные виды учета (управленческий, регламентированный, оперативный) на базе одного продукта;
  • наличие функций бюджетирования, планирования, кадрового учета и блока МСФО;
  • простота освоения системы пользователями;
  • невысокая совокупная стоимость владения системой, которая складывается из стоимости ПО, стоимости внедрения и поддержки созданного решения;
  • cовместимость с оборудованием и другим ПО, которое уже использовалось в Цифровом центре ИОН.

«Как наиболее оптимально подходящее по этим критериям, — отмечает Алексей Зайцев, — мы выбрали новое решение «1С:ERP Управление предприятием 2.0» фирмы «1С». Кроме того, был составлен план создания информационной системы компании, который включал три этапа».

I этап (середина 2014 года — конец 2014 года) — создание информационной системы для функциональных блоков «Казначейство», «Управление закупками и планирование продаж и закупок» и «Регламентированный учет». Более подробно о ходе построения ИС этих блоков мы расскажем ниже.

II этап (с 2014 по 2015 год) — создание информационной системы для функциональных блоков «Оперативный учет» (включая расчет себестоимости и учет брака и складских операций) и «Бюджетирование».

III этап (2015 — конец 2016 года) — создание ИС в области маркетинга, взаимоотношений с клиентами (CRM) и обеспечение формирования отчетности по МСФО. Сдача отчетности по МСФО и должна стать последним шагом в реализации проекта.

Первый этап проекта

В настоящее время уже завершен процесс опытной эксплуатации. Тестирование в реальных условиях прошли следующие подсистемы: «Казначейство», «Управление закупками и планирование продаж и закупок», «Регламентированный учет», а также подсистема «Оперативный учет».

Рассмотрим подробнее результаты опытной эксплуатации каждой из подсистем и остановимся на основных проблемах, которые она выявила, и на том, как они преодолевались.

Подсистема «Казначейство». Блок «Казначейство» тестировало 15 пользователей, количество документов — около 300 в день (среднее число строк в документе — 250). В ходе тестирования подсистемы «Казначейство» специалисты компании «Цифровой центр ИОН» отметили следующие положительные моменты:

  • гибкая система настроек отражения «Платежного календаря»;
  • контроль выполнения платежей по заявкам уже в платежном календаре;
  • возможность учета кредитов, депозитов;
  • широкие возможности для анализа и аудита по движениям денежных средств;
  • возможность применения всех настроек в пользовательском режиме, что значительно упрощает работу пользователей.

У компании очень велико число банковских документов: документооборот с банками достигает 100 операций в день по каждому расчетному счету, составляется множество платежных документов. Для автоматизации банковского документооборота были разработаны шаблоны платежных поручений. При заполнении документа проверяются правила заполнения из шаблона, и если эти правила выполняются, то документ заполняется. Этот шаг сразу позволил снизить трудоемкость на данном участке: если раньше с банками работали три бухгалтера, то теперь с тем же объемом работ справляются два.

При переносе данных в новую систему возникла проблема ввода большого количества контрагентов. Здесь практически невозможно было полностью избежать ошибок. Эту проблему решили по договоренности с банками: они предоставили компании базу ее контрагентов, которую загрузили в систему.

Еще один важный аспект — работа по схеме факторинга. С некоторыми поставщиками компания работает по такому договору, когда за поставку товара она должна заплатить не поставщику, а третьей организации. Это не было предусмотрено в предыдущей версии системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0». Однако специалисты Цифрового центра ИОН оперативно доработали форму документа, добавили дополнительные реквизиты, которые заполняются поставщиком при составлении соглашения, после чего цепочка необходимых документов стала формироваться автоматически (теперь эта функциональность включена в типовую конфигурацию системы).

По оценкам специалистов Цифрового центра ИОН, соответствие типового функционала системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» требованиям, предъявляемым подсистеме «Казначейство», составило примерно 80 %.

Подсистема «Управление закупками и планирование продаж и закупок». «Этот блок на предприятии вообще не был автоматизирован, — отмечает Алексей Зайцев. — Данные собирались и сводились вручную с помощью электронных таблиц». В тестировании участвовало 15 пользователей. По результатам тестирования этой подсистемы работники Цифрового центра ИОН отметили следующие положительные моменты:

  • возможность оформления заказов поставщикам и контроль их исполнения;
  • контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре.

«Основной проблемой здесь стал ввод в систему статистики по продажам за большой промежуток времени для обеспечения планирования», — вспоминает Алексей Зайцев. Номенклатура в компании составляет порядка 10 000 позиций, причем эта номенклатура очень быстро меняется. И сами мобильные телефоны, и аксессуары к ним меняются чуть ли не каждую неделю. В систему «1С:ERP Управление предприятием 2.0» загрузили все данные за два года, и быстродействие системы вполне устроило специалистов Цифрового центра ИОН.

В ходе тестирования также выявилось неполное соответствие имеющегося АРМ менеджера по закупкам требованиям компании и неполное соответствие алгоритма расчета закупок в системе собственному алгоритму расчета, используемому в компании. Пожелания заказчика оперативно учли, разработчики «1С» доработали АРМ менеджера по закупкам, внесли дополнения в существующий алгоритм расчета закупок с учетом данных поставщика и создали альтернативную группировку товаров по товарным группам.

Подсистема «Регламентированный учет». Подсистема «Регламентируемый учет» тестировалась при условии одновременной работы восьми пользователей, количество документов товарооборота — 2000 в день (среднее количество строк в документе — 400).Здесь специалисты компании «Цифровой центр ИОН» положительно оценили следующее:

— использование единого плана счетов налогового и бухгалтерского учета;

— гибкая настройка правил отражения хозяйственных операций для групп финансового учета;

— привычный интерфейс и функционал для бухгалтера.

Итог тестирования сотрудниками Цифрового центра ИОН: функционал типовой системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» соответствует требованиям, предъявляемым подсистеме, на 90 %.

Подсистема «Оперативный учет». Кроме того, в рамках первого этапа была протестирована подсистема оперативного учета, которую планируется внедрять на втором этапе. Подсистему «Оперативный учет» тестировали 20 пользователей, количество документов товарооборота составляло 2000 в день (среднее число строк в документе — 400). В ходе тестирования подсистемы «Оперативный учет» специалистам Цифрового центра ИОН понравилось:

  • наличие функционала по эквайринговым операциям;
  • оперативный количественный учет ТМЦ.

Соответствие функционала системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» ожиданиям по блоку «Оперативный учет» специалисты Цифрового центра ИОН оценили в 90 %. «Функционал продаж в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» нас устраивает, — комментирует Алексей Зайцев. — Появилась возможность отслеживать операции эквайринга. Сейчас в наших магазинах стоит самописное ПО, где эквайринговые операции не поддерживаются, и мы не можем отследить номера карт, чтобы затем загрузить их в систему и получить уже из банка конкретную операцию по конкретной карте. Правда, в системе нет решения для отображения розничных продаж в кредит. Сейчас это решение дорабатывается, и мы надеемся, что оно в ближайшее время появится в конфигурации».

Кроме того, в ходе тестирования был проверен обмен данными между конфигурациями «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5», «1С:Бухгалтерия 3.0» и «1С:ERP Управление предприятием 2.0». «Система, в целом, понравилась всем нашим специалистам, — подчеркивает Алексей Зайцев. — Ответы на их запросы в системе формируются в течение нескольких секунд. Также в системе уже существует множество сценариев работы, что позволяет пользователям действовать пошагово». В то же время тестирование показало, что система сложная и требует множества настроек. В связи с этим, по мнению Алексея Зайцева, целесообразно сразу, уже на первом этапе, проводить обучение пользователей и настраивать АРМ. Причем все рабочие места нужно настраивать индивидуально под каждого пользователя.

Итоги первого этапа проекта

Главный итог первого этапа проекта: методики и функциональность системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» хорошо покрывают все требования к информационной системе Цифрового центра ИОН. Запуск подсистем «Казначейство», «Управление закупками и планирование продаж и закупок» и «Регламентированный учет» в промышленную эксплуатацию позволил уже на первом этапе внедрения:

  • высвободить ресурсы: сократить количество рабочих мест на участке работы с банковскими документами с трех до двух;
  • увеличить скорость обработки информации и получать оперативные данные, которые используются для принятия управленческих решений, так что для планирования закупок теперь требуется 1—2 часа вместо необходимых ранее 6—8;
  • получать информацию из единой системы, не используя различные программные продукты.

Сейчас в подсистеме «Управление закупками и планирование продаж и закупок» ведется оперативное планирование (по текущим данным на краткосрочные периоды) и стратегическое (по сегментам номенклатуры на длительные периоды).

Перспективы

Дальнейшие планы компании «Цифровой центр ИОН» — осуществить два оставшихся этапа проекта, о которых говорилось выше. С начала 2015 года будет запущен второй этап проекта, в ходе которого автоматизируются функциональные блоки «Оперативный учет» (включая учет складских операций и расчет себестоимости) и «Бюджетирование». «Прежде всего нам необходим оперативный учет, — отмечает Алексей Зайцев. — Это поможет создать замкнутую целостную систему, в которой будут собраны все данные по работе компании. И сразу запустим систему бюджетирования — без данных оперативного учета мы не можем полноценно использовать ее.

Ожидаем, что внедрение подсистемы «Оперативный учет» позволит нам сократить расходы на контроль данных. У нас было много разных подсистем для ведения оперативного учета, а когда мы перейдем на единую централизованную систему, это позволит уменьшить количество точек контроля данных и более оперативно получать аналитическую информацию о деятельности компании».

У компании есть бонусная программа: клиентам выдают карты, на которые накапливаются бонусы, и потом клиент может расплачиваться этими же бонусами. Это задача на перспективу — планируется реализовать ее на третьем этапе в подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами.

«Цифровой центр ИОН — это группа компаний, и в дальнейшем планируется объединений компаний в одно юридическое лицо, — заключает Алексей Зайцев. — В этом проекте мы уже объединяем системы всех компаний в одну. Поэтапный процесс построения единого информационного пространства компании должен завершиться сдачей отчетности по МСФО в 2016 году».

Да, первыми быть непросто. Но тем ценнее опыт, полученный в результате таких пилотных внедрений. Уверен, что следующей компании, которая решится воспользоваться этим новым программным продуктом, будет уже легче использовать его в качестве инструмента автоматизации своего бизнеса.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.