Документооборот и новые коммуникации

компания «Эксклюзивные бизнес-технологии»

Автоматизация делопроизводства необходима сегодня практически каждому предприятию и государственному учреждению. Однако стремительно развивающиеся технологии и электронные коммуникации выдвигают новые требования к системам электронного документооборота и организации информационного пространства для коллективной работы.

Как показала прошедшая в Москве 18-я восемнадцатая конференция-выставка DOCFLOW 2012, проблем при внедрении систем электронного документооборота (СЭД) остается не меньше, чем возможностей, какие они предоставляют своим заказчикам. И хотя об этом участники конференции говорят постоянно из года в год, справедливости ради необходимо сказать об объективной стороне данного факта. Стремительно развивающиеся информационные технологии (ИТ) и электронные коммуникации рождают новые требования к рабочему пространству сотрудников и технологии коллективной работы.

На основе Приказа Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221 новый импульс получают технологии обеспечения юридически значимого электронного документооборота между органами государственной власти. Это означает, что не за горами повсеместное использование электронных госуслуг, электронной отчетности, электронных счетов-фактур. В повестке дня уже поправки Минюста в федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» и ряд других о признании равнозначности юридически значимого электронного документа, подписанного электронной подписью, и юридически значимого бумажного документа.

Конечно, это неизбежно приводит к постоянному развитию и совершенствованию бизнес-процессов в компании, изменению сложившихся деловых практик. Что не может не создавать иллюзию «вечной автоматизации» и вызывать определенное напряжение.

Ведь разница в скоростях развития технологий и их практическом применении весьма значительна. Не случайно на конференции отмечался тот факт, что весьма заметную долю в расходах компаний (до 70%) уже начинают занимать инвестиции именно в интеллектуальный капитал: обучение и развитие сотрудников, их адаптация к новым бизнес-процессам, создание и использование корпоративной базы знаний. Без этого воспользоваться плодами технического прогресса будет проблематично. А значит, трудно будет поддерживать конкурентоспособность в современных условиях.

Весьма заметную долю в расходах компаний (до 70%) уже начинают занимать инвестиции именно в интеллектуальный капитал: обучение и развитие сотрудников.

Основные тренды развития СЭД, по мнению участников конференции, как и в прошлом году, определены такими факторами как мобильность, оперативность внедрения, интеграция со смежными информационными системами, эффективное управление интеллектуальным капиталом.

К тому же, облачные технологии и социальные сети, по мнению Эндрю Грэхама, директора международной ассоциации AIIM по программам повышения квалификации в области информационных техноогий (director, professional development sales, EMEA), в ближайшее время будут задавать новые приоритеты в направлении практической реализации концепции создания Enterprice 2.0 (Предприятие 2.0 система веб-технологий, обеспечивающих возможность оперативной совместной работы, обмена информацией и совместного принятия решений на предприятии).

Докладчики конференции отмечали, что по результатам исследований таких компаний как Gartner и IDC, к 2013 году не менее 35% (а к 2014 г. уже не менее 50%) сотрудникам будет необходим постоянный мобильный доступ к своим рабочим местам.

По мнению упомянутого Э. Грэхама, который делал пленарный доклад «Как меняется мир информации под влиянием социальных медиа, мобильных и облачных технологий», в ближайшее время нам всем нужно будет руководствоваться:

  • расширением возможностей в коммуникациях сотрудников и клиентов;
  • обеспечением мобильности во всем;
  • активизацией процессов оцифровывания используемого контента;
  • интеграцией процессов организации в соцсети;
  • использованием новых современных инструментов управления информацией, поскольку большие объемы информации «убивают» традиционные процессы;
  • навыками обработки неструктурированной и неподготовленной информации;
  • планированием развития с учетом облачных технологий;
  • взращиванием и привлечением профессионалов.

Все это влечет за собой новую модель предоставления решений СЭД, которые должны учитывать требования к мобильности, облачности, новому пользовательскому опыту электронных коммуникаций. А ведь это не только технологические изменения, но и весьма существенные организационные и методологические.

Надо отдать должное российским разработчикам СЭД, они достаточно внимательно «следят за технологической модой», активно совершенствуют и внедряют в свои решения новые идеи и подходы. Так, например, в этом году на стендах практически всех участников конференции можно было встретить планшеты для руководителей, позволяющие им работать с СЭД на удалении. Ведь главный, кто, в первую очередь, должен почувствовать преимущества мобильности — именно руководитель.


Современная СЭД

Системы электронного документооборота давно перешагнули рамки решений, предполагающих простую автоматизацию управления документами (рис.1).

122.jpg

Рис. 1. Виды деятельности по управлению документами.

Современная СЭД довольно сложный комплекс различных программных приложений и соответствующего организационного обеспечения. Программные приложения обычно объединены в единую систему, обеспечивающую автоматизацию и интеграцию различных бизнес-процессов обработки документов. Организационное обеспечение представляет собой совокупность регламентов и процедур и использует различные средства и методы электронных коммуникаций.

Функционал такой СЭД обязательно должен включать в себя:

  • автоматизацию процессов классического документооборота, в т.ч. общеадминистративного;
  • управление архивами бумажных и электронных документов;
  • автоматизацию процессов согласования документов;
  • автоматизацию процессов оцифровки различных видов документов и материалов;
  • автоматизацию специфических отраслевых задач;
  • автоматизацию процессного управления;
  • автоматизацию документооборота в управлении проектами;
  • автоматизацию технического документооборота и решения специфических задач в части интеграции с информационными системами.

Кроме того, в СЭД должны быть реализованы и унифицированы:

  • единые механизмы обеспечения безопасности;
  • общие средства навигации и доступа к данным;
  • единые принципы организации рабочего пространства пользователя;
  • общая структура справочников и метаданных;
  • общие средства поиска;
  • единые средства управления жизненным циклом электронного документа и его маршрутизацией;
  • единая инфраструктура управления и администрирования приложений, входящих в состав СЭД.

Тогда можно говорить, что СЭД попадает в разряд «единой» системы автоматизации процессов документооборота.

Однако многим специалистам уже очевидно, что рынок СЭД подошел к переломному моменту, в котором простая автоматизация электронного документооборота уже не столь актуальна, важным становится интеграция СЭД с другими информационными системами в едином информационном пространстве. Именно в этом направлении, предполагающим формирование единой распределенной среды из разнородных систем, взаимодействующих друг с другом посредством электронных сервисов в рамках сквозных бизнес-процессов, сейчас смотрят многие разработчики отечественных СЭД.

Технические и организационные сложности

Вопрос, как «приживаются» СЭД в компаниях и учреждениях, безусловно, всегда волнует всех. Ответы респондентов по основным, по мнению организаторов DOCFLOW 2012, «болевым точкам» внедрения СЭД выглядят следующим образом (рис.2):

123.jpg

Рис. 2. «Болевые точки» внедрения СЭД.

Как видно из графика (рис.2) практически каждых третий участник указал сложности во внедрении и эксплуатации СЭД и чувствительные вопросы увеличения бюджетов проектов.

Жаль, что вопрос о сложностях был сформулирован не слишком четко, ведь, по сути, технические и организационные сложности имеют разную природу и разное влияние. И было бы очень интересно узнать коллективное мнение респондентов о различной степени влияния этих факторов на риски проектов.

Впрочем, возвращаясь к теме технических и организационных сложностей, как любой «живой организм», так и любая организация будет сопротивляться новым технологиям, нарушающим сложившийся привычный рабочий уклад. Тем более, в такой сфере, как документооборот. Поэтому человеческий фактор и сопротивление инновациям естественным образом были, есть и будут относиться к важным факторам риска. Безусловно, это касается практически любых проектов внедрения ИТ, но в сфере электронного документооборота, потенциально затрагивающего большое число участников, это особенно заметно.

Не менее важный аспект соотнесение темпов развития организационной зрелости компании с темпами развития ее ИТ и готовности внедрять инновации, поддерживающие и развивающие ее бизнес-процессы. Это очень важный момент, поскольку дает ключ к пониманию того, как эффективно организовать проект внедрения СЭД в организации, чтобы органично дополнить и развить наиболее критичные и трудоемкие управленческие процессы. В этом случае, получив явный и зримый эффект от автоматизации электронного документооборота, получив реальную поддержку сотрудников можно поэтапно развивать электронный документооборот, вовлекая все новые и новые задачи, процессы, людей.

Другое дело, что получить адекватную информацию о степени организационной зрелости компании на этапе предпроектного обследования консультантам или поставщикам СЭД бывает проблематично. Поэтому и возникают на этапе внедрения сложности. Ведь разрастание объема проекта или увеличение бюджета это не источники риска, а следствия, отражающие иные просчеты и проблемы.

Многие проекты не выходят на ожидаемые показатели и терпят неудачу. Одна из причин этого компании оказались не готовы к более четким, регламентированным и открытым процессам документооборота, не терпящим «откладывания на потом» и делающим контроль исполнительской дисциплины системным и регулярным. Не для всех эта ситуация может стать комфортной.

Но и, конечно же, государственная политика, ориентированная на активное внедрение электронного документооборота в органах власти и управления. Эта политика медленно, но верно ведет к повсеместному использованию юридически значимого электронного документ и, значит, новых технологий для работы с ним.

Так что откладывать электронный документооборот «на потом», становится не слишком рациональным решением.

Сегодня становится очевидным, что списывать трудности внедрения СЭД на национальные особенности и традиции или сопоставлять использование электронного документооборота «у них» и «у нас» уже вряд ли корректно. Мы оказываемся в очень схожих ситуациях: технологии российских разработчиков вполне конкурентоспособны с мировыми решениями, функционал отечественных разработок более чем достаточен для решения большинства стоящих перед российскими компаниями задач.

И чтобы избегать завышенных ожиданий и активно использовать преимущества ИТ, важно представителям компаний, которые намерены использовать своей деятельности СЭД, и представителям компаний, которые устанавливают СЭД, т.е. заказчикам и исполнителям ИТ-проектов слушать и слышать друг друга. Это немаловажный и необходимый фактор для достижения успеха.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.