Единое информационное пространство

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Развитие информационных технологий привело к росту компьютерной грамотности сотрудников компаний, что позволило им, в свою очередь, сформулировать требования к информационным системам. Сегодня системы должны соответствовать и текущим, и будущим ожиданиям пользователей. А будущий пользователь ожидает от поставщика «единое окно», в котором он сможет проводить любые операции по вводу, редактированию данных, получению информации о планах, процессах и результатах деятельности всего предприятия.

Если попытаться ответить на вопрос, зачем компании информационно-технологическое решение (ИТ-решение), то в общем виде ответ может выглядеть так:

  • для планирования результатов деятельности (выручка, прибыль, доля рынка и пр.);
  • сбора и отслеживания фактически достигнутых результатов (контроль достижения целей и целевых показателей );
  • планирования действий, направленных на достижение результата;
  • сбора и отслеживания факта свершившихся действий (контроль процессов ).

Для получения ответов на первые два вопроса создано довольно много ИТ-решений. Чтобы «закрыть» вопросы 3—4 необходимы решения, концептуально аналогичные управлению отношениями с клиентами (CRM, Customer Relationship Management). Но компаниям сегодня нужны решения, которые позволяют в комплексе «закрыть» вопросы 1—4 одновременно. Такие ИТ-решения должны автоматизировать на верхнем уровне примерно следующую совокупность бизнес-процессов (рис. 1).

  Карта бизне-процессов основной операционной функции компании

Рис. 1. Карта бизнес-процессов основной операционной функции компании

Компании всегда устанавливают плановые целевые показатели (выручка, прибыль, клиентская база и пр.) и почти всегда собирают факты их достижения, проводят контроль соотношения план-факт и выявляют отклонения. Но если не планировать действия, направленные на результат, не собирать факт выполнения этих действий, то, скорее всего, невозможно будет понять, почему фактические целевые показатели именно такие. Планирование действий, направленных на результат — единственный способ для компании осознанно достигать цели и совершенствовать свои действия, направленные на результат. Это и есть технология работы компании. 

В качестве действий могут выступать как регулярные рутинные процессы, которые необходимо интенсифицировать, так проекты, которые позволят качественно изменить технологию производства продуктов (товаров, услуг) компании, что в конечном итоге должно привести к достижению целевых показателей её деятельности.

Для планирования целей и целевых показателей можно использовать ИТ-решение «1С:ERP Управление предприятием 2.0 » (1С: ERP) от фирмы «1С». Оно позволяет выстроить декомпозицию целей, целевых показателей, планировать их, собирать информацию о фактах достижения целей и целевых показателей. Кроме того, оно позволяет планировать операции поддержания уровня запасов, производственные процессы по поддержанию запасов, удовлетворению потребителя и др.

Достигать стратегические цели можно путем планирования и исполнения плана действий, используя проекты. Методология проектной работы уже довольно хорошо проработана. К тому же, для автоматизации проектной работы можно использовать, например, продукт «1С документооборот КОРП » (1С:ДО). С его помощью можно создавать довольно сложные проекты, выдавать на исполнение проектные задачи, отслеживать их выполнение, планировать и собирать факты по трудозатратам и пр. Можно создавать шаблоны, документов, процессов, проектов и пр. Но планирование и выполнение действий, направленных на результат необходимо выполнять с минимальными затратами на управление и контроль.

Для того чтобы сотрудник работал эффективно, ему необходимо, приходя на работу, точно знать, что делать, видеть список всех своих задач вне зависимости, в каком из блоков корпоративной информационной системы эти задачи сформулированы — в 1С:ERP, CRM или 1С:ДО.

Кроме того, сотрудники компании не хотят производить ввод одних и тех же данных более одного раза, а хотят получать отчеты из «одного окна» и видеть в нём актуальные данные. То есть, необходимо такое «одно окно», в котором сотрудник может получить задание, фиксировать его выполнение и полученные результаты.

По такому пути пошло Правительство РФ, создав Портал государственных услуг. Это означает, что в скором будущем сотрудник компании будет требовать уже от работодателя наличие такого окна и в используемой информационной системе. И компания, имея разрозненную структуру информационных баз, будет вынуждена сводить их в одно окно для своего сотрудника. А компании, которые поставляют ИТ-решения, должны будут обеспечить возможность бесшовной интеграции различных продуктов с тем, чтобы в конечном итоге пользователь всегда работал с «одним окном». В настоящий момент уже разработан интеграционный стык, который позволяет пользователю видеть все задачи, поставленные как в 1С:ERP, так и в 1С:ДО, а также — ссылки из другой информационной базы, открывать эти ссылки так, как будто бы пользовать работает в одной информационной базе.

Этот интеграционный стык — бесшовная интеграция — и есть начало построения единого информационного пространства.

Вторая задача «одного окна» — исключение повторного ввода данных, хранение и наполнение нормативно-справочной и нормативно-событийной информации в едином хранилище, даже если существует несколько информационных систем. Например (рис. 2), процесс согласования договора должен начинаться с поступления электронной почты в 1С:ДО и завершаться созданием карточки договора в 1С:ERP и началом отгрузок. Соответственно, всегда можно узнать, каким образом, на основании чего в базе был создан контрагент (партнер), кто и почему согласовал с ним договор, какая вводная информация использовалась в процессе принятия решения. Это и есть знания компании, которые необходимо накапливать, систематизировать и использовать для совершенствования своей операционной функции.

  Пример автоматизации сквозного бинес процесса

Рис. 2. Пример автоматизации сквозного бизнес-процесса

Аналогично, заявка на расходование денежных средств, сформированная в 1С:ERP, проходит процесс согласования в 1С:ДО, и затем по ней создается платежный документ в 1С:ERP. Сотрудники могут не иметь доступа к 1С:ERP, однако могут провести согласование, в том числе и удаленно при помощи мобильного телефона. Или другой пример. Процесс сбора плановых бюджетных данных начинается с выдачи поручений (1С:ДО) на заполнение плановых значений доходов и расходов по соответствующим статьям (1С:ERP) и завершается тогда, когда заполнение проведено, и плановый бюджетный документ утвержден.

Примеры, приведенные выше, показывают, что уже сейчас необходимо создавать единое информационное пространство с единым окном ввода/вывода данных для пользователя и руководителя. Компании-разработчики ИТ-решений, в том числе и отраслевых, должны обеспечить пользователям возможность работы в режиме единого окна в едином информационном пространстве. Но при этом, компании, купившие такое решение, не должны изменять свои сквозные бизнес-процессы. Пользователям таких решений должно быть достаточным только дополнить их новыми процедурами и функциями, собственно ради чего и совершаются подобные покупки.

В этом случае стоимость владения таким ИТ-решением продуктом будет минимизирована. А для разработчиков — это путь унификации и стандартизации интерфейсов, интеграционных стыков, а главное — методологии разработки, что приводит к снижению издержек и времени на разработку и тестирование. Получается классическая ситуация, которую называют WIN-WIN, когда в выигрыше обе стороны — и продавец, и покупатель, и которая обеспечит успех таких решений на рынке программных продуктов класса ERP. 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.