Главное – душой болеть за «хлебную» идею

Разработчик отраслевого решения «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство», инженер-программист центра проектных технологий компании «1С-Архитектор бизнеса». По первому образованию – технолог хлебопекарного производства. В качестве эксперта-консультанта и разработчика отраслевого решения участвует в проектах автоматизации хлебопекарных предприятий.

В России хлебобулочные изделия по объему продаж входят в четверку самых популярных продовольственных товаров (наряду с молочными, мясными продуктами и кондитерскими изделиями). Почему же при этом мы наблюдаем, как большинство крупных хлебопекарных предприятий влачат жалкое существование? Попробуем разобраться в источниках «хлебных» проблем и понять, возможно ли с ними справиться и какими способами. В этой статье описаны методы и инструменты решения пяти наиболее острых проблем хлебопекарных предприятий.

Проблемы хлебопекарных предприятий

В последние годы количество крупных хлебозаводов неуклонно сокращается. Причиной тому – постоянное снижение уровня их рентабельности. Как свидетельствует Росстат, в 90-х годах этот показатель равнялся 12–14 %, уже к 2008 году он снизился до жалких 3,65 %, а к 2012 году – что трудно представить – упал еще ниже, до 2,58 %. Некоторые эксперты считают, что падению способствует государственное регулирование цен на хлеб, которое не позволяет хлебозаводам произвольно формировать цены на данный социальный товар. Однако это не единственный фактор, который существенно ограничивает рентабельность предприятий отрасли. Наш опыт показывает, что можно выделить пять наиболее острых проблем, присущих хлебопекарным предприятиям:

  1. удорожание сырья, рост тарифов на энергоносители. Как показывает статистика учета основных статей затрат в отрасли, индивидуальные издержки хлебозаводов постоянно растут, и рост этот в первую очередь связан с удорожанием сырья и ростом тарифов на энергоносители (18–25 % в год);
  2. высокий уровень износа оборудования. Растут расходы также и за счет увеличивающегося износа оборудования и использования устаревших низкотехнологичных систем производства. Большинство хлебозаводов нуждается в обновлении оборудования и автотранспорта: в целом по отрасли, по данным Росстата, производственные фонды устарели более чем на 50 %, что не позволяет хлебопромышленным предприятиям работать эффективно. Средний возраст хлебопекарного оборудования превышает 20 лет, и это один из самых высоких показателей среди перерабатывающих отраслей агропромышленного комплекса;
  3. большая доля непроизводительных потерь и издержек в себестоимости. На многих хлебопекарных предприятиях в силу применения неэффективных, морально устаревших методов управления производством ослаблен контроль за использованием сырья и материалов. А ведь именно здесь кроются как резервы снижения себестоимости, так и злоупотребления: превышение установленных норм, замена одних материалов другими, более дешевыми. Вследствие низкого качества сырья и недостаточного контроля за его качеством растет доля брака. Также происходит подгорание готовых изделий, деформация при фасовке и упаковке. Без должного контроля растут потери муки в результате утруски, потери теста при уборке и мойке тары во время приготовления. Все это приводит к увеличению непроизводительных издержек и росту себестоимости, а значит, к снижению рентабельности предприятия;
  4. необходимость возврата нереализованной продукции из розничной продажи. Настоящая головная боль для хлебозаводов – крупные торговые сети, которые диктуют своим поставщикам довольно жесткие условия. В Московской области доля хлебобулочных изделий, реализуемых через сетевых ретейлеров, достигает 60 %, а возврат нереализованного хлеба от них составляет до 40 %. По оценкам депутатов Московской областной Думы, обеспокоенных состоянием подмосковных производителей хлеба, потери заводов от возврата продукции именно из торговых сетей превышают 1 млрд руб. в год;
  5. высокая конкуренция с малыми частными пекарнями. Сегодня на рынке много небольших частных пекарен, практически у каждой торговой сети есть свой кондитерский цех или пекарня. У такого мелкого производства есть свои преимущества, в частности, возможность выпускать широкий ассортимент мелкими партиями, в том числе изделия премиум-класса. Выпечка всегда свежая – практически сразу из печи она попадает на прилавок. Производитель часто находится в непосредственном контакте с покупателями, ему легче, чем крупному заводу, менять ассортимент изделий, подстраиваясь под нужды покупателей. Неудивительно, что малые предприятия чувствуют себя неплохо на хлебопекарном рынке и активно расширяют свою долю.

Модернизация отрасли
и использование ИТ

Российское правительство давно обеспокоено сокращением хлебопекарного производственного комплекса и готово поддержать хлебозаводы. Так, например, в настоящее время в стране работает отраслевая целевая программа Минсельхоза России «Развитие хлебопекарной промышленности Российской Федерации на 2014–2016 годы». Программа направлена на расширение ассортимента хлебобулочной продукции, повышение ее конкурентоспособности. Поскольку это невозможно без реконструкции производства, в задачи программы входят комплексная модернизация отрасли и ускоренное внедрение инноваций, повышение конкурентоспособности отечественных хлебопекарных предприятий, их финансовой устойчивости.

Внедрение инноваций не может ограничиться только обновлением производственных фондов. Нужно повышать эффективность управления производством, контролировать и анализировать затраты, сокращать потери.

Понятно, что внедрение инноваций не может ограничиться только обновлением производственных фондов. Даже самое передовое оборудование не справится с необоснованными потерями сырья или низкоэффективным использованием ресурсов. Нужно повышать эффективность управления производством, контролировать и анализировать затраты, сокращать потери. Мировой опыт показывает, что основа эффективного контроля и анализа – современные информационные технологии, которые позволяют руководителям владеть полной информацией о текущем состоянии дел на предприятии и принимать верные управленческие решения.

В России разработана и давно успешно внедряется отраслевая система ERP-класса «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство». Она позволяет создать на хлебозаводе комплексную систему учета и управления, получить цельную картину формирования себестоимости, понять, что именно снижает рентабельность производства. В результате процессы становятся более прозрачными, руководство оперативно получает всю необходимую информацию для управления производством.

Рассмотрим теперь, как система помогает руководителям справляться с проблемами, стоящими перед крупными хлебобулочными предприятиями.

Удорожание сырья, рост тарифов
на энергоносители

Понятно, что руководители заводов не в силах остановить рост тарифов на энергоносители и удорожание сырья. Тем не менее это не значит, что данную проблему нельзя смягчить. Чтобы предприятие не переплачивало, необходимо контролировать стоимость и расход сырья и энергии.

Задача: обеспечить контроль стоимости и расхода сырья и энергии.

Методы решения. Необходимо учитывать и контролировать цены на сырье и энергоносители, их динамику. Также нужно планировать и контролировать расход сырья и электроэнергии, а значит, планировать и контролировать закупки, вести план-фактный анализ расходования.

Инструменты. В системе «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» для этого предусмотрены следующие инструменты: ведение истории взаимоотношений с поставщиками; отчеты по закупочным ценам; учет фактического расхода сырья на производство; план-фактный анализ отклонений нормативного и фактического расхода сырья; планирование закупок с подбором оптимальных поставщиков по их надежности и предлагаемым условиям поставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них; составление аналитических отчетов по затратам в различных разрезах.

Надо понимать, что система лишь предоставляет инструменты и только от руководителей предприятия зависит, насколько эффективно эти инструменты будут использованы.

Надо понимать, что система лишь предоставляет инструменты и только от руководителей предприятия зависит, насколько эффективно эти инструменты будут использованы. Если на всех этапах производства в систему аккуратно вносятся все данные о затратах, впоследствии не составит труда построить подробный отчет по затратам в самых разных разрезах (например, по видам изготавливаемой продукции или по сменам производства). Таким образом, можно вычислить наиболее энергоемкие процессы и принять меры по сокращению потребления энергоносителей. Та же схема (сбор и анализ информации) должна быть задействована и для контроля закупочных цен на сырье.

Пример. Среди заказчиков компании «1С-Архитектор бизнеса» есть пример крупного хлебокомбината, директор которого взял за правило еженедельно проводить сравнительный анализ цен от всех поставщиков в сумме с дополнительными расходами, связанными с доставкой сырья от этих поставщиков, а также анализировать рост закупочных цен за периоды и планировать закупки в соответствии с ожидаемым расходом сырья. В результате предприятие в течение одного года оптимизировало свои закупки и сократило затраты на покупку сырья почти на 10 %, отказавшись от услуг «дорогостоящих» поставщиков и заменив их поставщиками с более гибкой ценовой политикой и удобными маршрутами доставки. Кроме того, планирование закупок и расхода сырья и план-фактный анализ закупок помогли руководству сэкономить финансы своего предприятия, обнаружив несколько фактов злоупотребления: их удавалось скрывать, пока учет закупочных цен и закупок был менее прозрачным, что мешало проводить их оперативный анализ.

Высокий уровень износа оборудования

Это комплексная проблема, поэтому решать ее необходимо тоже комплексно. И все же существуют практики управления, ослабляющие ее влияние на предприятие.

Задача: обеспечить максимально непрерывный цикл работы оборудования, своевременный ремонт и замену изношенного оборудования новым.

Методы решения. Необходимо контролировать использование оборудования, планировать его замену и ремонт, учитывать и анализировать информацию, связанную с использованием основных средств, их амортизацией, ремонтом и заменой.

Инструменты. В системе «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» предусмотрена специальная подсистема, которая отвечает за управление основными средствами. Она автоматизирует все типовые операции учета основных средств: принятие к учету, изменение состояния, начисление амортизации, изменение параметров и способов отражения затрат по амортизации, учет фактической выработки основных средств, комплектация и разукомплектация, перемещение, модернизация, списание и продажа основных средств. Поддерживаются различные способы расчета амортизации. Подсистема позволяет получать детальную информацию о состоянии основных средств, анализировать степень их износа и отслеживать выполнение работ по обслуживанию оборудования.

Необходимо контролировать использование оборудования, планировать его замену и ремонт

Пример. У нескольких заказчиков нашей компании после внедрения системы «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» сократилось число отказов оборудования благодаря планированию его ремонта или замены в зависимости от расчетов амортизации. В некоторых случаях достаточно было обязать сотрудника, ответственного за составление отчетов по амортизации различного типа оборудования, при наступлении определенных сроков амортизации планировать для ремонтной мастерской работы, связанные с профилактическим осмотром данного оборудования.

Большая доля непроизводительных потерь и издержек в себестоимости

Эту проблему, в отличие от двух предыдущих, можно полностью решить силами предприятия за счет организации эффективного производственного учета и управления. Как показывает практика, очень часто в учете хлебозаводов, страдающих от низкой рентабельности, отражается не вся необходимая первичная информация о непроизводительных расходах материальных ресурсов. Во-первых, на них часто не обращают должного внимания; во-вторых, просто нигде не фиксируют. Таким образом, потери у компании есть, а информации о причинах и виновниках их возникновения нет.

Задача: обеспечить детальный (в разрезах видов работ, продукции и операций) учет брака, производственных затрат и издержек, а также расчет себестоимости.

Методы решения. Чтобы сократить долю брака и связанных с ним непроизводительных потерь в себестоимости хлебобулочных изделий, руководство должно владеть полной информацией о причинах возникновения брака (из-за низкого качества сырья, нарушения технологии замеса теста, поломки печи), иметь возможность управлять качеством продукции.

Если причиной брака систематически становится низкое качество сырья, это свидетельствует об отсутствии оперативной информации и надлежащего контроля за качеством поступающих материалов. В информации о качестве сырья заинтересованы многие подразделения и отделы: служба снабжения, цех приемки, цех переработки, отдел управления качеством и юридический отдел. Это подсказывает, как необходимо решать данную задачу: эти подразделения должны быть задействованы в процессе контроля качества сырья и оперативно извещать производственные подразделения об отклонениях.

Еще один важный аспект учета издержек – использование пищевых добавок, без которых немыслимо современное производство кондитерских изделий. С одной стороны, это приводит к удорожанию готовых изделий, но с другой – улучшается их качество. Поэтому за отпуском в производство пищевых добавок должен быть установлен особый учет и контроль, не допускающий превышения или снижения нормативов их использования. Также не надо забывать о других издержках, которые тоже необходимо контролировать и не допускать превышения нормативов: потери муки в результате утруски, потери теста при уборке и мойке тары и т. д.

За отпуском в производство пищевых добавок должен быть установлен особый учет и контроль, не допускающий превышения или снижения нормативов их использования.

Инструменты. В системе «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» контролировать издержки помогают детальные отчеты по затратам, которые показывают, на каком этапе (хранение на складе, замес теста, выпечка, фасовка) есть порча, брак или перерасход, а значит, возможности для сокращения издержек. Точный расчет себестоимости каждого вида продукции со всеми видами затрат, в том числе непроизводительными издержками, связанными с браком или возвратом продукции, позволяет вычислить продукты с низкой рентабельностью и принять меры по ее повышению.

Для контроля качества сырья в системе «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» можно использовать механизм внутренней сертификации, который блокирует дальнейшее использование сырья, если данные об успешной сертификации не введены в систему.

Пример. Механизм внутренней сертификации был успешно использован на одном из хлебопекарных предприятий. Сотрудников склада и лаборатории обязали вносить в систему данные о сертификации сырья. То есть сразу после внесения данных о поступлении на склад определенного вида сырья (муки, разрыхлителя и т. д.) лаборатория на основании поступления вносила данные о результатах сертификации. Если результат был положительным, сырье передавалось в производство. Если результат сертификации отсутствовал (то есть лаборатория еще не проверила данное сырье) либо был отрицательным, сырье не допускалось в производство. 

Также был налажен детальный учет затрат и контроль себестоимости. При поступлении в производство сырья, вспомогательных материалов, в том числе различных пищевых добавок, сотрудники хлебного и кондитерского цехов в обязательном порядке заполняли накладные, где указывали вес и количество каждого вида сырья. Затем эти данные использовались при формировании отчета о произведенной продукции за каждую смену для оценки отклонений фактического расхода сырья от нормативного. В случае превышения норм расхода сырья относительно готовой продукции руководство анализировало причины превышения и принимало меры по его предупреждению в будущем. Кроме того, отчеты о качестве продукции позволяли контролировать отклонения от заданных нормативов брака и оперативно выявлять причины повышения этих показателей (недостаточная квалификация сотрудников, плохая работа печи и т. п.). В итоге на заводе существенно сократились потери, которые ранее были связаны с недостаточным контролем за качеством и затратами сырья, возникновением брака.

OOO.jpg

Рис. 1. Архитектура системы «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство».

Архитектура системы

Отдельно отметим такой немаловажный аспект, как способность системы «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» работать с огромным массивом данных. Ведь при автоматизации хлебозаводов важно учитывать значительное количество обрабатываемых документов (до 3000–5000 в день). Справиться с многозадачностью и нагрузкой помогает платформа «1С:Предприятие 8», которая позволяет работать с большим количеством данных, гибко настраивать нужные аналитические отчеты.

Кроме того, в целях быстродействия отраслевое решение «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» поделено на два модуля – для оперативного учета сбыта и основного производственного учета (рис. 1). В модуль оперативного учета вносятся все данные, связанные с оформлением заказов и отправкой готовой продукции заказчикам и на продажу, а также ее возвратом. В модуле основного производственного учета ведется вся аналитика, планирование, управление производством, складскими запасами, взаиморасчетами, бухгалтерский и налоговый учет. От одного модуля к другому с заданной периодичностью передаются данные, не мешая работе основного блока и не сказываясь на скорости оперативного. При этом с одним основным модулем производственного учета можно интегрировать несколько оперативных модулей. Это бывает полезно, когда у предприятия есть удаленно работающие диспетчеры и столы заказов.

Возврат из розничной продажи нереализованной продукции

Задача: снизить потери от возврата из розничной продажи нереализованной продукции.

Методы решения. Так как возврат поступает в дальнейшую переработку, необходимо организовать учет возврата и ведение процессов, связанных с его дальнейшей переработкой. Кроме того, возврат продукции – это повод для дополнительного анализа. Нужно знать, от каких именно ретейлеров возвращается больше всего нереализованной, зачерствевшей продукции, а если продукция возвращена из-за брака, то на каком этапе этот брак возник (на складе готовой продукции, во время перевозки и т. д.) и по какой причине (была ли повреждена упаковка, помят продукт либо произошла путаница при отгрузке со склада: в заказе была указана одна номенклатура, а в магазин привезли другую). Зная причины возникновения брака или наблюдая регулярно большие объемы возврата нереализованной продукции от определенных контрагентов, руководителю проще принять верное решение: пересмотреть сбытовую политику, снизить производство одних товаров и увеличить производство других, улучшить качество упаковки, пересмотреть ценовую политику и условия работы с заказчиками.

Инструменты. В системе «1С:Предприятие 8. 1С:Хлебобулочное и кондитерское производство» можно вести подробную историю по каждому заказчику со всеми договорами, а также фиксировать причины возврата (брак, нереализованная продукция). В документах по возврату обязательно должна быть указана причина, по которой продукцию вернули, – без этого система не даст оформить возврат. Затем с помощью отчетов руководитель анализирует все эти данные и решает, как снизить потери. Все необходимые разрезы для анализа причин возникновения брака легко настраиваются в системе.

В документах по возврату обязательно должна быть указана причина, по которой продукцию вернули, – без этого система не даст оформить возврат.

С помощью отчетов можно проанализировать и суммовой процент возврата (сколько продали, сколько вернули и какой это процент от суммы реализации), чтобы понять, насколько он отразился на прибыли, а затем после переработки возвращенной продукции – насколько удалось сократить убыток от возврата. При этом сотрудникам предприятия, принимающим возвращенную продукцию, нет необходимости поднимать документацию, чтобы рассчитать стоимость выкупа. Обычно это какой-то процент от первоначальной цены, по которому предприятие выкупает свой товар у ретейлера в соответствии с условиями заключенного договора. Если такого договора нет, система просто не позволит оформить возврат, то есть защитит предприятие от незапланированных убытков.

Высокая конкуренция с мелкими частными пекарнями и колебания спроса

Конкурентные преимущества мелких пекарен мы уже перечислили в начале статьи: очень свежая и разнообразная выпечка высокого качества, быстрое изменение ассортимента в зависимости от колебаний покупательского спроса. Чтобы успешно конкурировать с пекарнями, крупные хлебозаводы должны стремиться к усилению этих же качеств, то есть расширять ассортимент, в том числе за счет диетической продукции, изделий премиум-класса, и быстро реагировать на изменения потребительских предпочтений.

Задача: расширение и гибкое изменение ассортимента продукции, анализ продаж с целью их повышения.

Методы решения. Для того чтобы повысить качество и разнообразие ассортимента, сделать производство более гибким, предприятию надо разработать целый комплекс мер. В частности, если завод все еще оснащен для конвейерного производства в стиле 80-х, руководству стоит задуматься о переоборудовании: оставить для крупного производства только 2–3 линии, а остальное «заточить» под выпуск мелкопартионного товара.

Конечно, одним переоснащением проблему не решить. Необходимо понимать, какой ассортимент изделий при каких объемах производства пользуется наибольшим спросом и дает больше всего прибыли. Для этого нужно проводить анализ продаж и рынка в целом. А если потребовалось внести изменения в ассортимент, понадобится точное планирование потребностей в ресурсах и загрузки производства.

Инструменты. В системе «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство» есть необходимый хлебозаводам функционал для управления заказами покупателей и продажами продукции, а также для анализа этих данных. В подсистеме для управления отношениями с покупателями и поставщиками хранится полная история взаимоотношений со всеми покупателями, включая всю контактную информацию, договоры и счета, историю сделок, условия доставки. В этой же подсистеме проводится интегрированный ABC(XYZ)-анализ отношений с клиентами, который помогает оптимально распределить усилия и организовать работу сотрудников, отвечающих за продажи и обслуживание клиентов. Также есть отчеты для анализа объемов закрытых заказов, причин срыва выполнения заказов покупателей, анализа и оценки эффективности рекламных и маркетинговых акций по результатам обращений клиентов. Все эти инструменты необходимы коммерческому директору, директору по маркетингу, сотрудникам маркетинговых и сбытовых подразделений.

Повысить гибкость производства позволяет подсистема управления продажами, которая помогает контролировать выполнение условий договоров с покупателями по графикам доставки, по ассортименту, учитывать заказы клиентов при планировании производства с учетом спецификаций в заказе, анализировать выполнение заказов по возвратам, претензиям торговли, вести гибкое ценообразование (с учетом ценовых категорий товара и/или клиента), автоматически проставлять цены отгрузки в зависимости от вида выбранного контрагента и типа доставки. А отчет «План-фактный анализ» помогает анализировать в различных разрезах фактические показатели продаж, их отклонения от запланированных.

«План-фактный анализ» помогает анализировать в различных разрезах фактические показатели продаж, их отклонения от запланированных.

Пример. На одном из хлебозаводов, где была внедрена система «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство», на основе план-фактного анализа принимались решения о корректировке объемов выпуска продукции, когда отчет в течение какого-то периода демонстрировал устойчивый спад продаж на одни изделия и рост спроса на другие. Этот же анализ помогал оценивать перспективность новых ассортиментных позиций после их ввода в продажу. Работу по смене ассортимента существенно облегчал автоматический расчет потребностей производства в сырье в соответствии с рецептурами и с учетом влажности муки. При отсутствии на складе нужного ингредиента автоматически подбиралась замена.

Чтобы усилить свою связь с конечным потребителем, подобно частным пекарням, и увеличить прибыль за счет прямых продаж своей продукции, хлебозавод открыл несколько собственных розничных точек. При этом торговая сеть была автоматизирована с помощью решения «1С:Розница 8», которое было интегрировано с системой «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство». Таким образом, руководство хлебозавода объединило управление всем предприятием, включая розничную сеть, и смогло напрямую контролировать торговлю, анализировать продажи и оперативно принимать решения, связанные с изменением ассортимента и повышением прибыли.

Заключение

Как мы видим, большинство проблем, с которыми сталкиваются крупные хлебопекарные предприятия, вполне можно либо разрешить окончательно, либо уменьшить их отрицательное влияние на предприятие. Собственно по роду занятий (а наша компания занимается автоматизацией предприятий) мы имеем дело как раз с такими предприятиями, которые не хотят мириться с низкой рентабельностью, медленным разорением своего завода и готовы бороться с этими проблемами. Есть немало примеров, когда под управлением энергичных и решительных руководителей хлебокомбинаты добивались заметного коммерческого успеха. Инструменты для повышения эффективности предприятия доступны каждому, требуется лишь воля и решимость довести реформирование предприятия до конца. Такую решимость и волю питает одно глубокое чувство: когда руководство завода всей душой болеет за «хлебную» идею и хочет предложить потребителю лучший, самый здоровый и самый вкусный хлеб на рынке. Мы же всегда готовы поддержать вас в этом стремлении, потому что любим свою работу так же, как вкусный свежий хлеб!

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.