Контроллинг: концептуальный подход к управлению

Для обеспечения управляемости современных предприятий необходимы методы и инструменты управления, соответствующие сложности внешней и внутренней среды предприятий. Таким инструментарием управления является контроллинг. Он координирует, интегрирует и направляет деятельность всей системы управления предприятием на достижение поставленных целей. Однако эффективность достижения поставленных целей зависит от правильного понимания сути и концепции системы контроллинга.

Термин «контроллинг» (от англ. to control) означает контролировать, управлять. Однако в англоязычных источниках этот термин практически не используется: в Великобритании и США укоренился термин «управленческий учет» (managerial accounting, manag­ement accounting), хотя работников, в чьи должностные обязанности входит ведение управленческого учета, там называют «контроллерами» (controller).

В некоторых зарубежных литературных источниках контроллинг представлен как система программно-целевого планирования. Собственно термин «кон­троллинг» принят в Германии. В России используют различные термины: так, некоторые авторы считают, что контроллинг — это внутренний контроль, другие же отождествляют контроллинг с аудитом и управленческим учетом, а специалисты в об­ласти информационных технологий считают, что контроллинг и автоматизированная система управления предприятием — одно и то же. Однако термин «контроллинг» включает в себя не только учетные функции, но и весь спектр управления процессом достижения конечных целей и результатов предприятия.

Информационная база системы управления

Управление — это упорядоченная совокупность разнокачественных про­цессов принятия решений и управляющих воздействий. Но управление как процесс возможно только при условии функционирования и циркулирования системно-упорядоченной информации по всему «контуру управления».

Весь процесс управления включает в себя, как правило, следующие этапы:

  • фор­мирование дерева целей;
  • определение факторов внешней среды;
  • планиро­вание;
  • корректировка целей;
  • организация системы управления;
  • определение сфер ответственности и инструментов мотивации;
  • контроллинг показателей деятельности предприятия (мониторинг, оценка и анализ);
  • определение кор­ректирующих действий.

То есть система контроллинга на предприятии является информационной базой системы управления, которая позволяет определить отклонения и их причины, а также выработать корректирующие действия (табл.1).

Таблица 1. Процесс принятия управленческого решения по управлению предприятием и роль в этом контроллинга в свете классического (рационального) подхода.  

Процесс принятия решений по управлению предприятием

Роль системы контроллинга на каждой стадии процесса 

1. Выявление проблемы

Анализ количественной информации о внутренней среде предприятия (выручка, затраты, прибыль, их динамика, отклонения фактических значений от плановых). Анализ количественной информации о внешней среде предприятия.

2. Определение цели и выбор критерия (-ев). Установление значимости («веса») крите­риев Разработка и внедрение единой в рамках предприятия методики расчета показате­лей, характеризующих степень достижения цели.
3. Нахождение возможных аль­тернатив Поиск и количественный анализ имеющихся альтернатив.
4. Оценка альтернатив по вы­бранному критерию Расчет показателей с предоставлением информации руководителю.
5. Выбор наилучшей альтерна­тивы Ранжирование вариантов (окончательный выбор производится руководителем).

В настоящее время контроллер на многих предприятиях наделен функцией советника, а это принципиально новое понимание роли кон­троллинга. Увеличение масштабов конкуренции и динамика рынков требуют того, чтобы даже малые и средние предприятия имели в своем распоряжении все более точные инструменты управления.

Функционально обособленное направление 

Продолжительность существования предприятия обеспечивается только доходами. Поэтому чем выше целевая направленность использования имеющихся средств, тем быстрее можно обеспечить долгосрочное существование предприятия. Но можно установить факт незапланированного, то есть скорее всего случайного успеха, однако сознательно распространять этот успех на будущее невозможно, если не известны критерии его возникновения — в силу чего он становится неуправляемым, а если коли­чество случайных успехов увеличивается, то под вопрос ставится успех в длительной перспективе и, возможно, будет нанесен определенный ущерб предприятию.

Поэтому необходим инструментарий, который позволял бы по воз­можности избегать случайности и, в первую очередь, своевременно и бы­стро реагировать на негативные изменения, а также лучше использовать те возможности, которые предоставляются позитивными изменениями. При отсутствии такого инструментария предприятие перестает активно работать и начинает неадекватно реагировать на происходящие события Чтобы избежать этого, предприятию необходимо четко сформулировать свои цели.

Цели, устанавливаемые для достижения успеха, должны от­вечать, по крайней мере, следующим условиям:

  • они должны быть реалистичными, то есть быть достижимыми с помощью имеющихся ресурсов;
  • иметь установленные сроки достижения;
  • достижение цели или отклонение от нее должно подда­ваться измерению.

Постановка цели, учитывающая эти условия, позволяет планиро­вать успех. Предпринимательский успех складывается из целого ряда компонентов:

а) это не только текущая и краткосрочная прибыль, а достаточная потенциальная способность получать доходы в средне- и долгосрочной перспективе;

б) помимо нынешней и будущей прибыли в качестве необходимых компонентов успеха предприятия следует назвать краткосрочную лик­видность и наличие возможностей средне- и долгосрочного финанси­рования;

в) постоянно контроли­руемая рентабельность предприятия в целом, а также отдельных сфер его деятельности (подразделений).

Воздействие на компоненты успеха предприятия является необходимым условием его существования. От­сутствие внимания хотя бы по одному из компонентов может отрицательно сказаться на общем успехе. Анализируя практику производственно-хозяйственной деятельности как отечественных, так и зарубежных предприятий, можно сделать вывод, что инструментом, который позволяет исключать вероятность сбиться с пути, ведущего к цели, а также соблюдать времен­ной план и своевременно выявлять возникающие препятствия, является контроллинг.

То есть речь идет о существовании на предприятии подразделения (должность, отдел, департамент и прочее), которое направляет руково­дителям различного уровня управления информацию для принятия управ­ленческих решений. Таким образом, контроллинг — это функционально обособленное направление аналитической деятельности на предприятии, связанное с реализацией информационного, комментирующего обеспечения управления предприятием. То есть ориентирование руководителей на принятие эффективных управленческих решений и соответствующие действия путем подготовки и предоставления релевантной информации.

Причины появления

Необходимость появления на современных предприятиях такого феномена, как контроллинг, можно объяснить рядом причин.

Во-первых, повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополни­тельные требования к системе управления предприятием:

  • смещение акцента с контроля прошлого на анализ буду­щего;
  • увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости предприятия;
  • необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней сред предпри­ятия;

необходимость продуманной системы действий по обе­спечению выживаемости предприятия и
избежанию кризисных ситуаций.

Для выполнения перечисленных требований необходим специальный механизм, являющийся частью системы управления предприятием в целом. Роль этого механизма на многих зарубежных и ответственных предпри­ятиях выполняет система контроллинга.

Во-вторых, вследствие научно-технического прогресса непрерывно увели­чивается сложность продукции и технологического процесса. Согласно теореме необходимого разнообразия, чем больше сложность объекта управления, тем более разнообразных управленческих воздействий он требует, а потому существует объективная необходимость в усложнении систем управления современными предприятиями.

С другой стороны, усложнение порождает рассогласованность действий между подраз­делениями («шум») внутри самой системы управления. Поэтому услож­нение систем управления предприятием требует механизма внутренней координации внутри системы управления. Таким механизмом является система контроллинга.

В-третьих, информационный бум при недостатке релевантной (существен­ной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления.

В-четвертых, общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.

В тесной связи с предыдущим фактором находится фактор делеги­рования полномочий в рамках управленческого процесса. При растущей степени децентрализации управленческого процесса все большее число подразделений получают свободу действия и автономию принятия решений. Частичная независимость от деятельности других подразделений предпри­ятия позволяет децентрализованным подразделениям реализовывать свои цели, что может вести к снижению оптимальности их поведения с точки зрения достижения общей системы целей предприятия. Кроме того, руководство не всегда в состоянии разработать целостную и ясную систему целей пред­приятия и привести ее в соответствие с существующей организационной структурой. Отсюда вытекают конкуренция и конфликт целей, а также проблема осуществления единого, направленного на реализацию общих целей предприятия, руководства децентрализованными подразделениями. Данные проблемы могут и должны быть решены в рамках контроллинга.

Миссия

Для более полного понимания роли контроллинга необходимо определить его миссию. Так, миссия менеджмента — достичь поставленных целей максимально эффективным путем. Очевидно, для реализации миссии менеджменту необходима информация систематизированная, проанализированная, до­стоверная, существенная, интерпретированная и агрегированная.

Именно в этом заключается миссия контроллинга: в информационной и консультационной поддержке менеджмента в процессе планирования, организации, управления и контроля использования финансовых, материальных, трудовых и прочих ресурсов.

Необходимо уточнить, что контроллинг не является альтернативой менеджменту. Хотя некоторые эксперты, преследуя различные цели, делают упор на отдельные элементы целостной системы контроллинга, не следует забывать о его междисциплинарном и комплексном характере.

Эволюция концепций

Можно выделить следующие концепции контроллинга, представ­ленные как отечественными, так и зарубежными авторами  (табл.2).


Таблица 2. Основные концепции контроллинга.

Концепция

Трактовка сущности и основных задач в рамках данной концепции 

Контроллинг как система управленческого учета (1930 г.).

 Переориентация системы учета из прошлого в будущее, создание на базе учетных данных информационной системы поддержки управлен­ческих решении, связанных с планированием и контролем деятельности предприятия.

Контроллинг как система информационного обе­спечения предприятием (1970 – 1980 гг.).

Создание общей информационной системы управления (management information system). Разработка концепции единой информационной системы, ее внедрение, координация функционирования информационной системы, оптимизация информационных потоков.

Контроллинг как элемент системы управления предприятием (1980 г.)

  • с акцентом на планиро­вание и контроль;
  • с акцентом на коорди­нацию.

Планирование и контроль деятельности струк­турных подразделений предприятия. Координация деятельности системы управления предприятием (управление управлением).

Контроллинг как система «стройного менеджмен­та» (Lean Management) (1980 г.). Делегирование прав и ответственности за веде­ние производственного учета исполнителям на отдельном рабочем месте.

Контроллинг как практи­ческая концепция:

  • контроллинг общей цели;
  • контроллинг числовых показателей (1980–2001 гг.).

Доминирует логика системного мышления — оптимизация прибыли. Доминирует логика последовательного мышле­ния — максимизация прибыли.

Концепция, ориентированная на систему учета (контроллинг как система управленческого учета)

Данная концепция в виде основной и единственной сферы деятель­ности контроллинга предусматривает (устанавливает) систему учета на предприятии, в качестве которой понимается специфическая информа­ционная система, позволяющая руководству в любой момент времени получать исчерпывающие количественные (стоимостные и натуральные) данные о деятельности предприятия, используемые для целей планиро­вания и контроля.

Основной задачей контроллинга в рамках данной концепции явля­ется централизация и переориентация в будущее системы учета, кон­центрирующейся на регистрации фактической информации прошлых периодов.

Таким образом, контроллинг играет основную роль в процессе разработки системы учета, базирующейся на плановых показателях и по­зволяющей реализовывать основные цели предприятия (по ликвидности и рентабельности) при любых решениях и действиях органов управления. Однако здесь затрагивается лишь один элемент контроллинга (учет), что сужает исследуемую область знаний и не позволяет полностью ис­пользовать его потенциал. При этом необходимо признать, что данная концепция может оказаться полезной, особенно на начальных стадиях внедрения контроллинга.

Концепция, ориентированная на информационную систему (кон­троллинг как система информационного обеспечения предприятием)

Указанная концепция базируется на рассмотренной выше концеп­ции, и, преследуя информационную цель контроллинга, основывается на всей системе целей предприятия, что существенно расширяет инфор­мационную базу
контроллинга. Данная концепция особенно выделяет содержательные, процессуальные и структурные задачи контроллинга в рамках информационной системы, причем контроллинг рассматри­вается как ядро этой системы. В качестве организационно независимой информационной службы контроллинг получает довольно обширные полномочия, связанные с информационным снабжением и коммуникацией для координации и поддержки управленческого процесса.

Концентрация всей необходимой для принятия управленческих решений информации, а также деятельности по ее поиску и обработке позволяет существенно повысить эффективность коммуникационных потоков и всего информа­ционного процесса в целом.

Одной из важных задач контроллинга в рамках рассматриваемой концепции является концептуальная разработка, внедрение и последу­ющее обслуживание информационной системы управления. При этом особую роль играет организация эффективного документооборота и интеграция системы электронной обработки данных в общую информационную систему (management information system — MIS).

Обобщая и расширяя возможности координации и информа­ционного снабжения управленческого процесса, данная концепция пытается разграничить сферу деятельности контроллинга, не позволяя выделить какого-либо специфического инструментария контроллинга в рамках управления предприятием. Кроме того, необходимо отметить, что полная централизация информационной деятельности в рамках контроллинга представляется не всегда практически реализуемой и целесообразной.

Концепция, ориентированная на систему управления (контроллинг как элемент системы управления предприятием)

Данная концепция рассматривает контроллинг как инструмент и интегральную часть системы управления. При этом все аспекты контрол­линга выводятся из общего спектра проблем, связанных с управлением, и тем самым осуществляется попытка систематического и полного ана­лиза основ контроллинга, который реализует как информационные, так и координационные цели.

В соответствии с различной степенью реализации цели координации в рамках данной концепции можно выделить подход, ориентированный на планово-контрольную систему, и подход, ориентированный на коор­динацию.

В первом случае цель координации относится, прежде всего, к про­цессам  производственного планирования и контроля и соответствующему информационному снабжению. Такая постановка проблемы делает данную концепцию
привлекательной для российских предприятий, предполагая реализацию, по крайней мере, первой концепции.

Во втором случае проблема координации описывается более широко, охватывая все подсистемы системы управления. При этом контроллинг сам начинает играть роль подсистемы управления, координирующей деятельность всей системы управления в целом.

Данная концепция заслуживает наибольший интерес, поскольку, пред­ставляя контроллинг в аспекте общих проблем принятия управленческих решений, можно объединить наиболее важные элементы двух рассмо­тренных выше концепций.

Контроллинг как система «стройного менеджмента» (Lean Mana­gement)

Данная концепция рассматривает контроллинг как делегирование прав и ответственности за ведение производственного учета исполни­телям на рабочем месте.

Контроллинг как практическая концепция (контроллинг общей цели, контроллинг числовых показателей)

Данная концепция рассматривает контроллинг общей цели как логику системного мышления — оптимизация прибыли, а контроллинг числовых показателей как логику последовательного мышления — максимизация прибыли.

В целом система контроллинга на предприятии решает все пере­численные задачи, но расстановка акцентов может быть разной в зависимости от выбранной концепции управления предприятием.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.