Облачная технология для управления регионом

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

Автоматизация административных и государственных учреждений идёт полным ходом, уже внедрена и используется единая облачная система обеспечения финансовой деятельности учреждений города Москвы. Но не только столица может похвастаться передовыми ИТ-решениями. Масштабный проект — построение автоматизированной информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений — запущен и принёс первые результаты в крупнейшей области — Иркутской. Единая система также построена на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8». О том, как развивается столь масштабный проект и как удаётся успешно использовать облачные технологии, вы узнаете, прочитав этот материал.

Резюме проекта
Правительство Иркутской области создало единую централизованную информационную систему учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений области. Проект охватывает 30 органов власти и 586 подведомственных учреждений. Единая система учёта финансово-хозяйственной деятельности построена на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8». Это одна из самых масштабных информационных систем в стране — она рассчитана на одновременную работу более 4000 пользователей на всей территории Иркутской области. В настоящий момент все органы исполнительной власти и их подведомственные учреждения ведут учёт финансово-хозяйственной деятельности в облачных системах. При этом значительно сократились затраты на поддержку систем бухгалтерского, налогового, кадрового учета и подготовку отчётности.
Цель и задачи проекта
Построение единой автоматизированной информационной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области. Система учёта финансово-хозяйственной деятельности направлена на решение следующих задач:
  • использование единой унифицированной методики ведения бухгалтерского (бюджетного) и управленческого учёта;
  • консолидация учётных данных по всем областным государственным учреждениям;
  • контроль за расходами подведомственных учреждений;
  • обеспечение прозрачности и открытости информации об исполнении бюджета и реализации государственных программ.
Особенности проекта
Единая система учёта финансово-хозяйственной деятельности построена на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8». Это одна из самых масштабных облачных систем в России. В реализации проекта участвовало несколько поставщиков, включая фирму «1С». Техническое обеспечение облачного решения осуществляет специальное учреждение — Информационно-технический центр, который стал оператором системы и выполняет функции службы сопровождения. Наиболее сложной задачей стало создание единой методологии учёта по всем подведомственным учреждениям.
Первые результаты проекта
Начиная с 1 июля текущего года все 30 органов власти Иркутской области и 586 подведомственных учреждений ведут учёт финансово-хозяйственной деятельности и формируют регламентированную бухгалтерскую (бюджетную) отчётность в облачной системе. Использование централизованного программного обеспечения позволяет совершенствовать технологии управленческого учёта, виды отчётности и, как результат, консолидировать необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений. По требованию аналитиков в органах власти система оперативно формирует достоверные статистические данные, например, об уровне средней заработной платы отдельных категорий работников, наличии просроченной кредиторской, дебиторской задолженности, сведения об использовании особо ценного движимого и иного закреплённого за учреждениями имущества, о стоимости одного дня питания в медицинских и образовательных организациях и т. д.
Экономическая эффективность проекта достигается за счёт снижения затрат организаций на приобретение и обслуживание серверных мощностей, обновление и сопровождение системы, консультационную поддержку.

Масштабное хозяйство регионального уровня

Финансово-хозяйственную деятельность в Иркутской области ведут 30 органов исполнительной власти и 586 подведомственных учреждений. Причём, в отличие от крупной холдинговой структуры, среди государственных организаций существует высокая дифференциация по направлениям деятельности: это и непосредственно органы власти и учреждения здравоохранения, образования, социального развития, опеки и попечительства и др. В них трудятся более 100 тыс. сотрудников.
В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы, которые хотя и соответствуют отраслевым нормам, тем не менее, сильно различаются. «Эффективного управления финансово-хозяйственной деятельностью государственных учреждений региона сложно достичь без создания единой автоматизированной информационной системы учёта, — говорит Александр Каневский, первый заместитель министра Министерства финансов Иркутской области. — Её цель — предоставлять руководителям достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений». Решение этой задачи, очевидно, требует единой методологии учёта финансово-хозяйственной деятельности.

Портрет компании-заказчика
Правительство Иркутской области — высший орган исполнительной власти в регионе. В перечень полномочий правительства входят подготовка бюджета Иркутской области, обеспечение его исполнения и формирование соответствующего отчёта; разработка и последующее выполнение стратегии социально-экономического развития региона и государственных программ социально-экономического развития области.
Портрет компании-подрядчика
Функции генподрядчика в таком крупном и сложном проекте взяла на себя фирма «1С». Российская фирма «1С» специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Из разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие». Около 6500 предприятий сертифицированы фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации управления и учёта на базе программных продуктов «1С».
Субподрядчиком выступила группа компаний «Форус» — одна из крупнейших ИТ-компаний Сибири и Дальнего Востока. «Форус» имеет 10 000 клиентов на сопровождении и занимает первое место в России по „облачным” сервисам «1С». Система менеджмента качества «Форус» находится в числе лидеров сети компаний-партнёров «1С» и соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008.

Реализация концепции «Электронный бюджет»

Распоряжением Правительства РФ от 20.07.2011 N 1275-р «О Концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет"» определены цель, задачи, основные направления и принципы создания и развития государственной информационной системы управления общественными финансами. Помимо этого, постановлением Правительства Российской Федерации от 5 мая 2016 г. N 392 определены приоритетные направления развития информационных технологий:

  • использование типовых информационно-технологических сервисов и единой сети передачи данных, а также системы центров обработки данных;
  • использование российских информационно-коммуникационных технологий и свободного программного обеспечения;
  • защита информации, содержащейся в государственных информационных системах, и обеспечение информационной безопасности при использовании информационно-коммуникационных технологий;
  • повышение качества и обеспечение доступности государственных информационных ресурсов, в том числе в форме открытых данных.

«Всем этим критериям удовлетворяют облачные технологии, на основе которых мы и построили нашу систему», — отмечает Александр Каневский.
Следуя концепции управления общественными финансами «Электронный бюджет», в 2014 году Правительство Иркутской области приступило к созданию централизованной автоматизированной информационной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений. Преимущества такого централизованного решения следующие:

  • использование единой унифицированной методики ведения бухгалтерского (бюджетного) и управленческого учёта;
  • возможность консолидации учётных данных по всем областным организациям;
  • детальный контроль за расходами подведомственных учреждений;
  • обеспечение прозрачности и открытости информации об исполнении бюджета и реализации государственных программ.

Детальный контроль за затратами

Система учёта финансово-хозяйственной деятельности охватывает следующие направления:

  • бухгалтерский (бюджетный) учёт;
  • кадровый учёт, расчёт и начисление заработной платы;
  • ведение учёта школьного и диетического питания.

Почему были выбраны именно эти направления? «В структуре затрат бюджетного учреждения, как правило, более 60% — это заработная плата, — рассказывает Александр Каневский. — В соответствии с Указом Президента РФ № 597 от 7 мая 2012 года средняя заработная плата отдельных категорий работников государственных учреждений социальной сферы значительно выросла за последние 3 года и к 2018 году должна будет достичь целевых показателей, установленных в Указе. Уполномоченные органы государственной власти должны контролировать этот процесс, не допускать злоупотреблений со стороны руководства учреждений и принимать меры оперативного характера при выявлении отклонений от прогнозных значений средней заработной платы. Помимо заработной платы, одними из основных статей затрат как по величине, так и по уровню значимости для учреждений здравоохранения и образования являются затраты на медикаменты и питание. К ним приковано внимание и общественности, и контрольных органов, и депутатов Законодательного собрания. Поэтому здесь должна быть абсолютная прозрачность и полное соответствие существующим нормам и стандартам».

kanevskiy.jpgПроведение регулярного аудита финансово-хозяйственной деятельности позволит в итоге определить «узкие» места финансово-хозяйственной деятельности учреждений, расшивка которых в дальнейшем повысит уровень качества оказываемых потребителям услуг.
Александр Каневский

Главный распорядитель бюджетных средств (ГРБС) должен не только точно знать, достаточна ли выделяемая сумма финансирования для того, чтобы осуществлять питание пациентов и учащихся, но и быть уверенным в том, что весь запланированный объём средств направлен на установленные цели. «Со стороны органов исполнительной власти осуществляется финансирование учреждений социальной сферы, — поясняет Александр Каневский. — Но каким образом учреждение расходует данные средства, насколько результативно они используются в процессе оказания государственных услуг? Для ответа на этот вопрос необходима система учёта, которая позволяет детально анализировать статьи расходов, оценивать качество финансового менеджмента учреждений. Например, стоимость лечения одного и того же заболевания в медицинских организациях может в разы отличаться. Причины подобных различий связаны как с объективными особенностями оказания услуг в данных организациях, так и с наличием неэффективной структуры затрат, случаями приобретения материальных ресурсов по завышенным ценам и другими факторами. Проведение регулярного аудита финансово-хозяйственной деятельности позволит в итоге определить „узкие” места финансово-хозяйственной деятельности учреждений, расшивка которых в дальнейшем повысит уровень качества оказываемых потребителям услуг».


gl-9.jpg

Рис. 1. Состав системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений.

Архитектура и технология системы

В Иркутской области уже есть положительный опыт внедрения централизованного программного обеспечения для медицинских учреждений. В этом проекте использованы решения компании «1С». «Опираясь на этот успешный опыт, а также на то, что более 90% наших учреждений работали на программном обеспечении от «1С», мы провели модернизацию системы учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений», — объясняет Александр Каневский. Для автоматизации отдельных направлений были выбраны следующие системы (рис. 1):

Технически все приложения были реализованы в облачной архитектуре на базе технологии «1С:Fresh» (рис. 2). «Облачные технологии «1С» дают множество возможностей, — говорит Марина Слесаренко, заместитель директора фирмы «1С» по работе с корпоративными клиентами. — Это масштабируемость, возможность работы неограниченного количества прикладных решений и неограниченного количества учреждений. Это кластеризация информационных баз, обеспечение интеграции между приложениями и системой сдачи отчётности. И очень важна возможность перехода из локальной версии системы в облачную и обратно. Россия большая, и не везде Интернет дошёл до каждого пользователя. Поэтому технологии «1С» позволяют создавать гетерогенную среду: можно перевести часть учреждений на облачную систему, а часть оставить в локальной среде. Специальные технологии «1С» позволяют развернуть в локальной среде точно такие же системы, точно также их централизованно обновлять, как и облачные системы. Это позволяет централизованно собирать отчётность в гетерогенной среде, что очень важно для автоматизации учреждений регионального уровня».
«Возможность использовать автономное рабочее место критически важна для нас, — подтверждает Александр Каневский. — У нас есть учреждения, которые находятся в отдалённых районах, где сегодня в принципе невозможно проложить наземные линии связи. При этом требуется регулярно обновлять информацию в централизованной базе данных. Там иной вариант работы, кроме автономного рабочего места, невозможен. Это одна из причин, почему мы остановились на технологиях компании «1С».

GG-2.jpg

Рис. 2. Техническая архитектура облачной системы.

Этапы проекта

Схема взаимодействия участников внедрения проекта достаточно сложная. Техническое сопровождение облачного решения осуществляет специальное учреждение — Информационно-технический центр, который является оператором и службой сопровождения системы, ответственной за внедрение и сопровождение системы в органах государственной власти Иркутской области и государственных учреждениях Иркутской области. По словам Александра Каневского, «учитывая сложность проекта, было необходимо централизовать принятие технических решений по эксплуатации системы».
Помимо Информационно-технического центра, к работе над проектом также был привлечено ещё одно государственное учреждение — Медицинский информационно-аналитический центр, в задачи которого входит сопровождение системы в министерстве здравоохранения Иркутской области и подведомственных ему государственных учреждениях. И в том и другом учреждении были созданы команды разработчиков и аналитиков, которые сегодня осуществляют поддержку проекта. На их базе в Иркутской области создан Центр компетенции по технологиям «1С»,
который обеспечивает эффективную работу и развитие созданной системы.

Проект был разделен на 2 этапа.

Этап 1. Перевод на работу в систему пилотных учреждений. В него входят следующие работы:

  • доработка тиражных продуктов (минимальная);
  • инсталляция и настройка централизованного облачного сервиса;
  • подключение пилотных учреждений;
  • разработка методики тиражирования систем.

В качестве пилотных учреждений были выбраны 13 организаций (9 учреждений и 4 органа власти). На этом этапе в проекте активно участвовали компании-поставщики систем и услуг:

  • компания «1С» как поставщик технологии «1С:Fresh», а также осуществляющая необходимую поддержку проекта;
  • компании «Форус» и «Агентство КАПИТАН» как поставщики систем;
  • компания «Форус», специалисты которой переводили пилотные учреждения на новую систему, а также выполняли необходимые доработки тиражных продуктов.

«Кроме того, весьма актуален вопрос защиты информации, — отмечает Александр Каневский. — В ходе первого этапа защита персональных данных в пилотных учреждениях была проведена в полном объёме в соответствии с действующим законодательством».

kanevskiy.jpgРабота в облачной модели для нас, бесспорно, эффективна. Одна из основных задач, решаемых системой, – это повышение качества ведения бюджетного учета и составления отчётности. Мы можем консолидировать информацию практически мгновенно.
Александр Каневский

Этап 2. Тиражирование системы: подключение всех остальных учреждений к облачному сервису. Этот этап выполняется уже не силами подрядчиков, а сотрудников Информационно-технического центра и Медицинского информационно-аналитического центра.

Переход к единой унифицированной методике учёта финансово-хозяйственной деятельности

Создание единой унифицированной методики учёта для всех областных государственных учреждений является непростой и масштабной задачей. Организации годами разрабатывали и использовали свои справочники должностей, видов стимулирующих выплат, типов структурных подразделений и т. д., разнообразие представленных вариантов очень широко. Требовалось сначала собрать информацию, а потом постепенно её разбирать „по полочкам”, чтобы она приобрела унифицированный вид. «Систематизация информации занимает довольно много времени, — вспоминает Александр Каневский. — Около двух лет мы приводили различные виды стимулирующих выплат и должностей к единому стандартному перечню в учреждениях здравоохранения».
Кроме того, достаточно объёмная работа — это перенос баз данных учреждений из предыдущих редакций, так как наличие разного рода ошибок и недоработок в учёте определяли низкий общий уровень „качества” исходной информации.
Последовательность работ с пилотными учреждениями показана на рис. 3. Эту работу проводили специалисты компании «Форус». Они активно использовали следующие инструменты:

  • диагностика информационной базы и её последующая обработка, что позволило минимизировать трудозатраты специалиста для подготовки базы к переносу;
  • автоматизированная проверка данных после перехода на новую систему.

«Зарплата и кадры государственного учреждения — это одна из самых сложных подсистем, — резюмирует Александр Каневский. — Внедрив её, мы не только повысили качество работы кадровых подразделений и специалистов по расчёту и начислению заработной платы в отделах бухгалтерских служб, но и подготовили необходимую основу для формирования достоверной статистической отчётности, например, объём произведённых выплат в разрезе источников финансирования, уровень средней заработной платы отдельных категорий работников (минимальное, максимальное значение) и другие».

GG-3.jpg

Рис. 3. Работа по переводу пилотных учреждений на облачную систему.

Результаты использования облачной технологии

Масштабы построенной системы впечатляют — при подготовке годовой отчётности в системе одновременно смогут работать более 4000 пользователей. Облачная технология должна серьёзно помочь навести порядок в бухгалтерском (бюджетном) и управленческом учёте в организациях. «Работа в облачной модели для нас, бесспорно, эффективна, — замечает Александр Каневский. — Одна из основных задач, решаемых системой, — это повышение качества ведения бюджетного учёта и составления отчётности. Мы можем консолидировать информацию практически мгновенно, для этого нам не нужно запрашивать отчёты в учреждениях — все необходимые данные уже есть в системе. Конечно, немаловажным для нас является и экономия на затратах со стороны учреждений. Так, за счёт того, что единый центр обработки данных находится в здании Правительства Иркутской области, приобретение отдельных серверных мощностей для работы программного обеспечения учреждениям уже не требуется. Поддержка и сопровождение программ для ведения учёта осуществляется также централизованно, необходимые изменения в конфигурацию вносятся специалистами Информационно-технического центра, при этом учреждения не несут никаких дополнительных затрат».

Первые результаты проекта

Хотя с 1 июля текущего года прошло совсем немного времени, уже можно подводить первые результаты проекта. Все 30 органов власти Иркутской области и 586 подведомственных учреждений ведут учёт финансово-хозяйственной деятельности и формируют регламентированную бухгалтерскую (бюджетную) отчётность в облачной системе. Использование централизованного программного обеспечения позволяет совершенствовать технологии управленческого учёта, виды отчётности и, как результат, консолидировать необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений. По требованию аналитиков в органах власти система оперативно формирует достоверные статистические данные, например, уровень средней заработной платы отдельных категорий работников, наличие просроченной кредиторской, дебиторской задолженности, сведения об использовании особо ценного движимого и иного закреплённого за учреждениями имущества, стоимость одного дня питания в медицинских и образовательных организациях и другие.
Экономическая эффективность проекта достигается за счёт снижения затрат организаций на приобретение и обслуживание серверных мощностей, обновление и сопровождение системы, консультационную поддержку.
«Создание единой централизованной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области очень важно для регионов, — отметила Марина Слесаренко, заместитель директора фирмы «1С» по работе с корпоративными клиентами. — То есть информационные системы на передовых облачных технологиях создаются не только в Москве, но и в других субъектах федерации».

Открытые вопросы и перспективы

Построенная в Иркутской области система стала ценным инструментом по повышению эффективности деятельности всей бюджетной сферы. Дальнейшее развитие системы будет неразрывно связано с решением следующих основных задач:

  1. формирование в системе единой нормативно-справочной информации;
  2. разработка единой учётной политики для подведомственных учреждений;
  3. организация работы по активному использованию системы органами власти при осуществлении контрольных функций и проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности подведомственных учреждений;
  4. наполнение системы управленческими формами отчётности в разрезе подведомственных учреждений.

Один из важных вопросов, требующих повышенного внимания, — обеспечение отказоустойчивости центра обработки данных. «Мы понимаем, какую ответственность взяли на себя, централизовав систему, — комментирует Александр Каневский. — Если раньше за ИТ-инфраструктуру отвечало каждое учреждение в отдельности, то теперь мы полностью отвечаем за отказоустойчивость и работоспособность всей системы».
Ещё один вопрос — взаимодействие Информационно-технического центра с учреждениями. «К сожалению, мы пока не построили полноценной системы поддержки пользователей, — отмечает Александр Каневский. — Мы планируем открыть форум, совершенствовать деятельность колл-центра, сформировать базу знаний в закрытой части портала системы, подготовить видеоинструкции по наиболее актуальным вопросам учёта, использовать все возможные инструменты работы с пользователями системы».
На Петербургском экономическом форуме было подписано соглашение о сотрудничестве между Правительством Иркутской области и фирмой «1С». «Иркутская область давно и плодотворно сотрудничает с фирмой «1С», — сказал Антон Логашов, заместитель председателя Правительства Иркутской области. — Мы намерены и дальше работать и развиваться совместно. И наше соглашение это лишний раз подтверждает».

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.