Оптимизация работы и внедрение информационной системы помогли компании «Гельтек Медика» выйти на зарубежные рынки

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

Компания «Гельтек Медика» приняла решение выходить на зарубежные рынки. Однако, за рубежом все регламенты по производству гораздо более жёсткие, чем в России. И чтобы их соблюдать потребовалась адекватная качественная информационная система. Компания остановила свой выбор на системе «1С:ERP Управление предприятием 2».

Резюме проекта

Проведена полная ревизия бизнес-процессов и оп­ти­ми­зи­ро­ва­на работа медицинской компании «Гельтек Медика». Реализован комплексный проект внедрения ERP-системы «1С:ERP Управление предприятием 2» и системы «1С:Документооборот». Так как предприятие производит медицинские изделия, продукты должны отслеживаться на всём протяжении их жизненного цикла и всю информацию о производстве необходимо фиксировать по регламенту. «Я очень высоко оцениваю результаты проекта. Для нас крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, и стало ясно, как оптимизировать работу. Внедрение информационной системы — это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны», — резюмирует Сергей Кирш, владелец компании «Гельтек Медика».

Цели и задачи проекта
Цель проекта — ревизия всех бизнес-процессов и оптимизация деятельности компании.
Задачи проекта:
  • расширение функционала учёта и управления по сравнению с имеющейся системой «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • оперативное получение отчётных данных производства;
  • организация оперативного производственного учёта;
  • автоматизация блоков ручного учёта и анализа, прежде всего, управление качеством;
  • оптимизация регистрации операций;
  • уменьшение доли ручного ввода данных;
  • управление входным контролем сырья (требование «РосЗдравНадзора»).
Особенности проекта
Так как предприятие производит медицинские изделия, продукты должны отслеживаться на всём протяжении их жизненного цикла. Всю информацию о производстве изделий необходимо фиксировать по регламенту. Компания обязана фиксировать партии входящего сырья и если есть рекламация на продукт через 2 года, компания обязана посмотреть, из какой партии сырья она сделана и в какую другую продукцию пошло сырьё этой партии, чтобы отозвать с рынка эту продукцию. Это первое внедрение системы «1С:ERP Управление предприятием 2» в фармацевтической отрасли, многие решения были разработаны впервые в отрасли. Ещё одна сложность была связана с тем, что выбран был удалённый партнёр по внедрению ERP-системы — компания «Апрель софт» из Нижнего Новгорода. Внедрение было проведено в достаточно короткие сроки — за 10 месяцев.
Результаты проекта
Проведена ревизия всех бизнес-процессов и на основе их анализа оптимизирована работа компании. Повысилась оперативность получения данных о хозяйственных операциях. Вся информация о производстве фиксируется строго по регламенту. Продукты отслеживаются и контролируется в течение всего срока его жизни. Автоматизирован входной контроль сырья. Скорость оплаты счетов выросла как минимум на 30%, так как заявки на оплату идут на основании договоров/счетов из одной системы и не надо повторно вводить данные.
«Я очень высоко оцениваю результаты проекта. Для нас крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, и стало ясно, как оптимизировать работу. Внедрение информационной системы — это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны», — резюмирует Сергей Кирш, владелец компании «Гельтек Медика».

Посмотрите кейсы этой отрасли на сайте 1С:Консалтинг

Задача — выход на международные рынки

«На рынке, где мы работаем, дела обстоят не очень хорошо, затраты на здравоохранение сокращаются, а эта сфера является основной для развития нашего бизнеса, — начал беседу Сергей Кирш, владелец компании «Гельтек Медика». — Так что существенного роста продаж здесь нет». Компания работает на трёх рынках — на рынке изделий медицинского назначения — выпускает, например, гели для УЗИ и ЭКГ. В этом направлении компания являемся российским лидером, однако, чувствует довольно жёсткую конкуренцию со стороны мелких компаний. Второе направление — косметика, это развивающееся направление, но сбыт косметики очень зависит от доходов населения, которые в среднем снизились за последние два года. На косметическом рынке «Гельтек Медика», — маленькая компания и пробует конкурировать с большими игроками. Есть ещё и третий рынок — аптечные средства — здесь фирма работает весьма успешно и выпускает средство для гигиены век — блефарогели. На рынке блефарогелей «Гельтек Медика» практически монополист.

«Случившийся в стране три года назад кризис, — вспоминает Сергей Кирш, — дал нам шанс выйти на международный рынок». «Гельтек Медика» получила знак СE — специальный знак, наносимый на изделие, который удостоверяет, что изделие соответствует основным требованиям директив ЕС и гармонизированным стандартам Европейского союза, а также то, что продукт прошёл процедуру оценки соответствия директивам. Также компания получила знак GMP в области качества производства косметики. После этого компания начала экспортировать косметику в Европу, пробует экспортировать медицинскую продукцию в Европу и в арабские страны.

Однако, за рубежом все регламенты по производству гораздо более жёсткие, чем в России. И чтобы их соблюдать потребовалась адекватная качественная информационная система. «Так как мы производим медицинские изделия, всю информацию необходимо было фиксировать по регламенту, — поясняет Сергей Кирш. — Мы обязаны фиксировать партии входящего сырья. Если есть рекламация на продукт через 2 года, мы обязаны посмотреть, из какого сырья она сделана, из какой партии, и в какую ещё продукцию пошла эта партия сырья, чтобы отозвать с рынка эту продукцию».

Портрет компании-заказчика
Компания «Гельтек Медика» — производитель медицинских и косметических изделий, работает на рынке медицинских изделий 22 года. Компания работает на трёх рынках: первый — разработка и производство медицинских ультразвуковых и электродных гелей и кремов, в частности, гели для УЗИ и ЭКГ; второй — косметика, производство гелей и лосьонов для аппаратной и лазерной косметологии для домашнего ухода; третий — разработка и производство медицинских изделий для ухода за веками. Компания имеет собственное производство в Москве и Дедовске (Подмосковье). Численность сотрудников — 80 человек.
Портрет компании-подрядчика
Компания «Апрель Софт» работает на ИТ-рынке более 20 лет. Имеет опыт комплексной автоматизации с 2004 года производственных предприятий на продуктах «1С». Имеет статусы: «1С:Центр компетенции по ERP» и «1С:Центр компетенции по документообороту». Сертифицирована по Системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

Ситуация до внедрения

До старта проекта компания шесть лет работала на системе «1С:Управление производственным предприятием 8.2». Эта система охватывала продажи, закупки и бухгалтерский учёт. Управленческий учёт вёлся в Excel, была программа собственной разработки по расчёту себестоимости (еще 2002 года создания), документооборот был реализован в другой отечественной системе. Масса информации фиксировалась на бумаге. Поскольку компания обязана вести весь сквозной учёт, сотрудники фиксировали, из чего произведён тот или иной препарат, но на бумаге.

Как мы сказали выше, для компании важно было соответствовать западным стандартам, и при выходе на рынки Европы требовалось соединить все разрозненные системы в единое информационное пространство под управлением современной ERP-системы, минимизировать бумажный учёт на производстве и увеличить оперативность получения данных. Кроме того, у компании два производства, они частично занимаются производством одинаковой продукции, и важно знать их себестоимость, чтобы определить, на каком производстве делать продукцию дешевле.

Инициатором проекта внедрения ERP-системы выступил собственник предприятия. «За рубежом права на ошибку у нас нет», — подчеркивает Сергей Кирш.

Задачи проекта

Путём ревизии бизнес-процессов и внедрения современной ERP-системы руководство «Гельтек Медика» планировало решить следующие задачи:

  • расширение функционала учёта и управления по сравнению с имеющейся системой «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • оперативное получение отчётных данных производства. «У нас офис находится в Москве, — поясняет Сергей Кирш, — и два производства — одно в Москве, другое — в Дедовске (Московская обл.). И на получение информации из удалённого производства требовалось определённое время. Мы долго получали информацию с производства, данные со складов, потому что все записи велись вручную в бумажных журналах. Наша задача — ускорить получение информации и автоматизировать производство в Дедовске».
  • организация оперативного производственного учёта;
  • автоматизация блоков ручного учёта и анализа, прежде всего, управление качеством,
  • оптимизация регистрации операций;
  • уменьшение доли ручного ввода данных;
  • управление входным контролем сырья (требование «РосЗдравНадзора»).

Выбор системы и партнёра

Для решения задачи была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Основные причины выбора:

  • требовалась программное решение, которое будет развиваться около 10 лет и новая ERP-система «1С» как раз была такой;
  • в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» аккумулирован богатый опыт и много нововведений по сравнению с решением предыдущего поколения, которое работало в «Гельтек Медика» — «1С:Управление производственным предприятием 8.2»;
  • возможности интеграции систем «1С:Документооборот» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2».

«Я просто подсчитал, что затраты на все доработки, которые я давно хочу реализовать на нашей работающей системе «1С:Управление производственным предприятием 8.2» и внедрить, — поясняет Сергей Кирш. — Они составили бы примерно 2/3 бюджета, который был необходим для внедрения новой системы «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Плюс к тому, «1С:ERP Управление предприятием 2.2» — решение новое и постоянно развивается. Я считаю, что разумнее заплатить еще 1/3 бюджета за возможность развиваться в будущем».

В результате собственником компании было принято решение сразу вложиться в новую систему «1С:ERP Управление предприятием 2.2», пусть и потратив на старте больше, но получив площадку для развития в ближайшие годы.

Сергей КиршЯ очень высоко оцениваю результаты проекта. Для нас крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, и стало ясно, как оптимизировать работу. Внедрение информационной системы – это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны.

Для выбора партнёра был проведён тендер: оценивались финансы, отзывчивость, адекватность в ответах. В итоге тендер выиграла компания «Апрель Софт». Отметим, что на момент начала проекта ни у одной компании не было опыта внедрения системы «1С:ERP Управляем предприятием 2.2» на фармацевтическом производстве и это осложняло выбор. «Когда мы исследовали компании-поставщики ИТ-услуг в 2015 году, — вспоминает Сергей Кирш, — ни у одной компании, с кем мы общались, не было опыта внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2.2» на химическом производстве. Это определённый риск — многие решения мы с «Апрель Софт» разрабатывали впервые в отрасли».

«Не смотря на то, что мы находимся в Москве, а они — в Нижнем Новгороде, — отмечает Сергей Кирш, — современные средства коммуникаций позволяют нам успешно работать совместно. Тем более, что по сравнению с московскими компаниями цены там значительно ниже. Поэтому мы решили пойти по пути работы с региональной компанией, и об этом не жалеем».

Ход проекта

Внедрение системы велось по проектной технологии. Начало проекта — февраль 2016. Прежде всего, был сделан модельный пример на «1С:ERP Управление предприятием 2.2», согласован концептуальный дизайн будущей системы. Каждый функциональный блок переводили на новую систему целиком, например, продажи с 1 июня 2016 поддерживаются только «1С:ERP Управление предприятием 2.2».

На 1 сентября 2016 года в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.2» реализованы и запущены в работу следующие блоки:

  • управление продажами;
  • управление складами;
  • управление закупками;
  • управление качеством входного контроля сырья;
  • управление взаиморасчётами с покупателями и поставщиками.

Параллельно вёлся проект по внедрению системы «1С:Документооборот», которая тоже была запущена в промышленную эксплуатацию с осени 2016 года.

С 1 ноября 2016 года новая система «1С:ERP Управление предприятием 2.2» охватила ещё две функциональные области — оперативное управление производством и управление качеством (выходной контроль). В самом начале проектная группа внедрения не рассчитала силы, и срок перевода управления продажами на новую систему был перенесён на два месяца — вместо запланированного 1 марта это произошло 1 мая 2016 года. Из-за этого были перенесены и остальные сроки но, как оказалось, это к лучшему. 1 августа 2016 года вышла новая версия «1С:ERP Управляем предприятием 2.2», которая более удобна и легче во внедрении. «Изначально мы хотели запустить производство летом 2016 года, но решили, что нужно подождать выхода версии «1С:ERP Управление предприятием 2.2», которая в большей степени удовлетворяет нашим задачам, чем «1С:ERP Управление предприятием 2.1», — поясняет Сергей Кирш.

Регламентированный учёт, по просьбе бухгалтерии, переведён на новую систему с 1 января 2017 г. Тогда же, в начале 2017 года были запущены блоки учёта затрат и расчёта себестоимости, а также кадровый учёт и расчёт зарплаты.

Многие из сотрудников уже были обучены работе в системе «1С:Управление производственным предприятием 8.2», так что большого переобучения не потребовалось. Обучение потребовалось на производстве, оно проходило непосредственно на рабочих местах, для этого туда приезжали тренеры компании «Апрель Софт».

Серьёзного саботажа при внедрении новой системы не было, хотя были жалобы на то, что всё стало сложно. Руководителя компании это ничуть не удивило. «Когда мы внедряли «1С:Управление производственным предприятием 8» вместо «1С:Управление производственным предприятием 7.7», — вспоминает Сергей Кирш, — было то же самое: три месяца шли постоянные жалобы на то, что всё сложно, однако через три месяца все успокоились и работа вошла в обычное русло». Как ни удивительно, сложнее всего пришлось сотрудникам, которые работали в отделе продаж, тогда как сотрудники, которые с программами «1С» не работали (кладовщики, или те, которые занимались проверкой качества входящей продукции), освоились с новой системой довольно легко.

Архитектура системы

В системе «1С:ERP Управление предприятием 2.2» реализованы следующие блоки:

  • управление продажами;
  • управление складами;
  • управление закупками;
  • управление качеством входного контроля сырья;
  • управление взаиморасчётами с покупателями и поставщиками;
  • управление производством;
  • управление качеством — выходной контроль продукции;
  • регламентированный учёт;
  • учёт затрат и расчёт себестоимости;
  • кадровый учёт и расчёт зарплаты.

Для автоматизации задач службы качества входного сырья специалисты «Гельтек Медика» совместно со специалистами подрядчика сделали доработку системы. Проведена бесшовная интеграция систем «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Документооборот».

Сергей КиршВ новой ERP-системе больше данных для анализа, и мне, который находится наверху бизнес-цепочки, эта особенность очень нравится. Она дает больше пищи для размышления: как увеличить производительность труда, как снизить себестоимость производства продукции, как обнаружить «узкие горлышки» с тем, чтобы их «расшить», оптимизировав производство с минимальными затратами, как обеспечить рост производства».

Один из рисков проекта — одновременная работа в двух системах «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2». Часть пользователей должны были работать в «1С:ERP Управление предприятием 2.2», а часть — продолжать работу в системе «1С:Управление производственным предприятием 8». Для решения этой проблемы в ходе проекта был организован динамический (раз в час) двухсторонний обмен между системами «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Управление производственным предприятием 8.2».

«Этот проект от других наших проектов отличается, прежде всего, масштабностью, — отмечает Сергей Кирш. — У нас 80 сотрудников, но при этом мы автоматизируем 70 рабочих мест».

Результаты проекта

С внедрением системы «1С:ERP Управление предприятием 2.2» улучшилась оперативность информации, необходимой для принятия решений. «В новой ERP-системе больше данных для анализа, и мне, который находится наверху бизнес-цепочки, эта особенность очень нравится, — отмечает Сергей Кирш. — Она даёт больше пищи для размышления: как увеличить производительность труда, как снизить себестоимость производства продукции, как обнаружить «узкие горлышки» с тем, чтобы их «расшить», оптимизировав производство с минимальными затратами, как обеспечить рост производства».

Система поддерживает серии продукции, теперь точно известно, что происходит на предприятии с сериями. В блоке управления продажами сделано автоматическое списание по сериям — теперь есть понимание, что реально есть на складе, а что — отправлено клиенту. Автоматизирован входной контроль сырья, более того, система работает таким образом, что непроверенное сырьё просто не может поступить в работу.

Бесшовная интеграция систем «1С:ERP Управление предприятием 2.2» и «1С:Документооборот» во всех отделах компании привела к тому, что скорость оплаты счетов выросла как минимум на 30%, так как заявки на оплату идут на основании договоров/счетов из одной системы и не надо повторно вводить данные. Однако, специалисты компании отмечают, что в области интеграции «1С:Документооборот» и «1С:ERP Управление предприятием 2.2» есть ещё огромный потенциал для ускорения всех бизнес-процессов.

Но главный результат проекта — это оптимизация работы компании. «Крайне важно, что мы провели ревизию всех бизнес-процессов, — подчеркивает Сергей Кирш. — Внедрение информационной системы — это хороший повод посмотреть на работу компании со стороны. Я очень высоко оцениваю результаты проекта. Стало ясно, как можно упростить работу сотрудников, какие отчёты и печатные формы стоит добавить, чтобы ускорить работу».

Автоматизация производства меняет весь процесс сохранения информации о сделанных операциях. Сейчас записи на производстве ещё ведутся на бумаге, это связано с тем, что производственные операции мы обязаны фиксировать сразу. Но полностью проверить работу этой «бумажной технологии» невозможно.

«Поэтому мы сейчас внедряем систему, в рамках которой мы обеспечили каждого оператора на производстве 7-дюймовым планшетом, — отмечает Сергей Кирш. — В него сотрудник вносит все операции, которые он произвёл». Отредактировав формы, специалисты компании оставили на экране планшета только те кнопки, которые действительно нужны для работы сотрудникам. Сотрудники на «Гельтек Медика» разного возраста, с разным уровнем компьютерной грамотности, есть пожилые, и им эти лишние кнопки ни к чему. В более отдалённой перспективе также совершенствование складского хозяйства, перевод его на штрих-кодирование.

«Более сложная информационная система даёт мне больше информации, — резюмирует заключение Сергей Кирш. — Условно говоря, панель управления предприятием расширилась, «движков» стало больше. Для сотрудников на местах — практически ничего не изменилось, они только стали работать с планшетами вместо бумажек».

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.