Организуй свое рабочее время

Исследовательско-консультационная компания «Эвосар»

Управление небольшой компанией — это, по сути, кризисное управление  в условиях постоянного «шторма» больших и малых проблем. Проблемы создаются рыночной средой, персоналом, необязательностью партнеров и контрагентов, да и самим руководителем тоже. В небольшой компании руководитель, как правило,  ее же основатель вынужден решать бесчисленное множество вопросов. Это приводит к катастрофической нехватке его рабочего времени. Улучшить ситуацию можно с помощью технологий управления рабочим временем всей компании.

Руководитель небольшой компании отвечает за все. Он обязан быть в курсе всех основных событий и фактов, все помнить, контролировать, организовывать. При этом штата помощников у него, как правило, нет.

Несомненно, он заранее планирует свою операционную деятельность, свои приоритеты и рабочий день. Но практически каждый день начинает с пересмотра планов.  Пересматриваются производственные задания и проекты, меняется график встреч. Бесчисленные бухгалтерские документы, бесконечные большие и малые производственные и финансовые проблемы, разбор срывов заданий и выявление их причин — все это привносит хаос в деятельность компании и создает напряженность.

По обобщенным оценкам, на решение основных вопросов и важных дел, связанных с операционной деятельностью и улучшением качества работы, уходит не более четверти всего рабочего времени руководителя. Еще треть занимают вопросы, связанные с административным делопроизводством (договора, приказы, распоряжения и т.п.). И практически половина рабочего дня приходится на постоянную рутину или второстепенные дела, которые в основном и «воруют» время руководителя (рис.1).

93.jpg

 

Рис. 1. Типичная структура рабочего времени руководителя

В числе факторов, провоцирующих дефицит времени:

  • затяжные неподготовленные совещания;
  • многочисленные незначащие звонки и почта;
  • долгий поиск нужных документов;
  • постоянные уточнения и согласования планов;
  • исправление допущенных ошибок.

Известно, что плохо налаженный в компании обмен необходимой информацией, быстрое устаревание операционных планов, значительный объем текущей и отчетной работы, несогласованность действий персонала — эти и другие факторы приводят к реальным потерям.

Работу руководителя усложняет и информационно-технический прогресс. Казалось бы, современные  способы и средства коммуникации предоставляют удобные возможности для того, чтобы быстро связаться с  нужными людьми для согласования и решения разнообразных вопросов. Руководитель и его сотрудники всегда на связи. К тому же,  электронные органайзеры и электронные записные книжки, телефоны и коммуникаторы вовремя напомнят, передадут нужное сообщение, обеспечат связь практически в любое время.

Однако мгновенная доступность всех и вся в небольшой компании,  решая одну задачу, приводит к множеству других. Стремление к детальному и всестороннему контролю при наличии разнообразных технических возможностей способно создавать значительный информационный поток, которым бывает непросто управлять.

Гибкость компании

Таково типичное состояние дел во многих компаниях. При этом большинство руководителей понимают и знают, что надо делать для улучшения ситуации.

Бизнес небольшой компании порой вызывает ассоциации с действиями пожарной команды. Умелые действия профессиональной команды отличает ясное понимание роли каждого, высокая степень согласованности в действиях и высокая результативность. И, наоборот, хаотичность и противоречивость в экстремальных ситуациях характеризуют действия непрофессиональных огнеборцев.

Так и в бизнесе. Нужно принимать решения, находясь в цейтноте и рассчитывая только на свои небольшие силы и ресурсы. Делать это приходится в ситуации, когда многие бизнес-процессы не устоялись, когда нет готовых рецептов решения возникающих новых задач, которые нужно обязательно решать. Поэтому для небольшой компании гибкость — важный фактор конкурентоспособности, позволяющий оптимизировать ресурсы в достижении целей.

Необходимы приоритеты

Безусловно, важно уметь выделять из всех дел главные и заниматься их первоочередным планированием и контролем выполнения. Также важно устранить информационные и коммуникационные разрывы во взаимодействии всех специалистов компании и обеспечить необходимую степень делегирования полномочий. Чтобы вся необходимая информация была доступна и хорошо структурирована. Этой информации не должно быть мало или много, ее должно быть ровно столько, сколько требуется для решения производственных задач.

Для этого компаниям нужен удобный инструмент в планировании и контроле деятельности, быстром согласовании меняющихся планов и задач. Его назначение в упорядочении и систематизации необходимой производственной, экономической и финансовой информации.

По сути, небольшой компании необходим удобный корпоративный бизнес-органайзер, который поможет автоматизировать работу всех специалистов над производственными планами и проектами компании.  Который, позволит эффективно решать задачи сбалансированного управления ресурсами компании, и, в первую очередь, трудовыми.

Основные функции бизнес-органайзера для совместной работы сотрудников компании
  • автоматизированное формирование и ведение графиков выполнения работ и производства, загрузки ресурсов, отгрузок и поставок товаров, формирования нарядов и производственных заданий сотрудников;
  • поддержка гибкого перераспределения ресурсов в целях реалистичного планирования деятельности предприятия;использование подходов, свойственных системам управления проектами, требующими календарно-сетевого планирования и контроля;ведение управленческой отчетности по выполнению заданий силами ответственных сотрудников;
  • создание оперативной управленческой отчетности, необходимой для всестороннего анализа финансово-хозяйственной деятельности компании.

Бизнес-органайзер небольшой компании

Удобной технологией для решения таких задач может стать «1С:Управление небольшой фирмой 8» (УНФ), которое представляет собой это готовое решение для автоматизации оперативного управления. Заложенные технологии и алгоритмы помогут формализовать бизнес-процессы компании, обеспечить необходимую аналитическую поддержку.

Использование УНФ позволит улучшить работу за счет организации единой точки входа в управленческие процессы, использования методов календарно-сетевого планирования работ и доступа к актуальным данным.

Поскольку, руководителю всегда важно видеть все состояние дел сразу, УНФ предоставляет возможность создавать для него целевые мониторы. На таких мониторах могут быть собраны разнообразные показатели деятельности (продажи, доходы и расходы, запасы, обязательства), или движение денежных средств в нужных разрезах, или взаиморасчеты с покупателями и поставщиками. На монитор можно вывести множество и других необходимых показателей, включая оперативные показатели загрузки рабочего времени, наличие свободных ресурсов и т.п. (рис.2.).

Монитор руководителя-1

 Монитор руководителя-2

Рис. 2. Оперативные показатели загрузки рабочего времени, наличие свободных ресурсов...

Такой бизнес-органайзер высвобождает время руководителя, которое он затрачивал на второстепенные «дела и делишки», для проведения анализа управленческой информации, что дает ему лучшее понимание возможностей и рисков своей компании.

Кроме того, доступ из Интернета ко всей необходимой управленческой информации, безусловно, улучшит мобильность, гибкость и оперативность работы всей команды. А руководитель имеет всю необходимую информацию тогда, когда она ему требуется, не прибегая к трудоемким процедурам поиска и получения нужных отчетов или справок из своих записных книжек. Он может решать стоящие перед ним задачи в удобное для него время, например, находясь в пути или в командировке, не опасаясь потерять или упустить важную информацию.

Общение с бухгалтерией тоже перестает быть в тягость. Бухгалтер, как и руководитель, может видеть в системе всю ситуацию, может оперативно собирать сам или контролировать сбор необходимых ему документов. Отпадает значительная часть трудоемкой работы по формированию данных в бухгалтерской системе и постоянного напоминания о необходимости сбора и подготовки первички.

Механизм обмена данными с бухгалтерской системой позволяет автоматически выгружать необходимые для ведения регламентированного учета справочники и документы в «1С:Бухгалтерию 8» и, наоборот, загружать необходимую бухгалтерскую информацию для использования ее в управленческом учете. Достигается удобство в работе с бухгалтерией вне зависимости, кем она ведется: своим бухгалтером или внешней компанией, работающей по аутсорсингу.

Изменение структуры рабочего времени

Внедрение УНФ способствует перестройке структуры рабочего времени (рис.3). Реально снижается доля рутины в делах, улучшается документооборот и информативность процессов. Решение многих задач становится еще более мобильным. Отпадает необходимость тратить много времени на совещания, улучшается степень подготовленности таких совещаний и обсуждений.
94.jpg

Рис. 3. Изменение структуры рабочего времени до и после автоматизации.

Освобождаются ресурсы и время для поиска новых точек роста и новых направлений развития компании. А ведь все эти изменения, в конечном итоге, и способствуют повышению производительности и эффективности любого бизнеса.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.