Отчетность по МСФО — в два раза быстрее

главный редактор «Управляем предприятием»

Подготовка данных бухгалтерской отчетности для трансформации в стандарт МСФО часто весьма трудоемка. Особенно если это касается группы из 48 дочерних компаний. ГК «Пионер» удалось очень быстро, за 1,5 месяца, решить эту проблему. И успешно и в срок сдать консолидированную финансовая отчетность по стандарту МСФО. По словам представителей компании со старой системой они бы не уложились в срок.

Резюме проекта

Группа компаний «Пионер» автоматизировала подготовку отчетности по МСФО с помощью системы «1С:Управление холдингом 8». При этом минимизирован ручной труд, время на подготовку данных для трансформации отчетности сократилось более чем в 5 раз, а сроки подготовки отчетности - в 2 раза. Проект проведен в кратчайшие сроки - за 1,5 месяца.

Цели и задачи проекта
  • Сокращение сроков подготовки отчетности по МСФО.
  • Сокращение трудозатрат на подготовку отчетности по МСФО.
Характеристика информационной системы
  • «1С:Управление холдингом 8»
  • Интеграция с «1С: Управление производственным предприятием 8» и «1С: Бухгалтерия».
  • 20 рабочих мест.
Результаты проекта

Успешно и в срок сдана консолидированная финансовая отчетность по состоянию на 30 июня 2014 года.

  • Трудозатраты на подготовку отчетности по МСФО были минимизированы, теперь консолидацию данных может выполнять один высококвалифицированный специалист.
  • Время на первичное заполнение форм ввода данных сокращено с 2—3 недель до двух дней (более чем в 5 раз).
  • Время на подготовку отчетности по МСФО сократилось в 2 раза — до 6 недель.

Предпосылки проекта

ГК «Пионер» является публичной компанией и стремится к прозрачности отношений с инвесторами, поэтому с 2012 года компания готовит и раскрывает свои показатели работы по стандартам МСФО. Первоначально для формирования финансовой отчетности по МСФО использовались электронные таблицы. Подготовка данных для трансформации в стандарт МСФО была весьма трудоемкой. По каждой из 48 дочерних компаний проводки заводились вручную, вручную заполнялись около 30 отчетных форм. Эти формы в виде файлов Excel разработала компания KPMG. Вместе с проверками, которые делали бухгалтеры этих дочерних компаний, весь процесс занимал до полутора месяцев. Затем таблицы консолидировались в специальной системе и еще раз проверялись.

«Функциональность этой системы была сильно ограничена, — говорит Юлия Редькина, руководитель направления отчетности по МСФО ГК «Пионер». — Все проверки приходилось делать вручную, не были автоматизированы сверка и урегулирование внутригрупповых операций (ВГО). По сути, старая система не обеспечивала автоматизацию подготовки отчетности. Ошибки, связанные с человеческим фактором, а также задержки по срокам в такой ситуации были неизбежны».

В результате сдача отчетности задерживалась, времени на качественный анализ данных постоянно не хватало. Кроме того, система позволяла видеть только общую картину по группе компаний, но невозможно было детализировать и раскрыть те или иные показатели, чтобы понять, что «тянет» результаты вниз. Предприятию требовалась информационная система, которая позволила бы упростить сбор данных от дочерних компаний и ускорить формирование консолидированной отчетности по МСФО.

Портрет компании-заказчика

Группа компаний «Пионер» занимает ведущие позиции в сегменте строительства жилой и коммерческой недвижимости, а также их продажи. Группу составляют 48 дочерних компаний, которые работают на территории Москвы и Санкт-Петербурга. Компания входит в топ-5 ведущих застройщиков Москвы. Введено в эксплуатацию более 500 тыс. кв. м жилой и коммерческой недвижимости, инвестиционный портфель проектов холдинга превышает 1 млн кв. м. В 2014 году ГК «Пионер» признана «Девелопером года» по версии национальной премии RREF Awards.

Портрет компании-подрядчика

«МКСКОМ» — партнер фирмы «1С». Компания успешно реализовала более 100 проектов в области автоматизации управления, интеграции и учета. В команду МКСКОМ входят специалисты различных направлений: экономика, менеджмент, информационные системы, прикладная математика.

Выбор системы для автоматизации подготовки отчетности

Проанализировав системы для автоматизации процесса подготовки консолидированной отчетности по МСФО, специалисты ГК «Пионер» остановили свой выбор на системе «1С:Консолидация 8 Проф». На их выбор повлияло то, что для управления и учета в компаниях холдинга уже успешно используются решения на платформе «1С:Предприятие 8» («1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8»), и возможность «бесшовной» интеграции с ними стала существенным преимуществом. Подрядчиком проекта выступила компания «МКСКОМ», партнер фирмы «1С», имеющий успешный опыт автоматизации задач управления финансами в холдинговых компаниях.

Однако практически в то же время компания «1С» выпустила бета-версию новой системы — «1С:Управление холдингом 8». «1С:Управление холдингом 8» — это существенное развитие системы «1С:Консолидация 8 Проф», вобравшее в себя семилетний опыт использования ее в крупнейших российских компаниях и лучшие практики одного из крупнейших международных аудиторов — компании Ernst & Young. Методические и функциональные возможности «1С:Управление холдингом 8» были существенно выше, и по предложению специалистов «МКСКОМ» ГК «Пионер» приняла решение автоматизировать подготовку отчетности на новой системе. Юлия Редькина признается, что на начальном этапе, конечно, было некоторое недоверие к новой для рынка системе. Однако по ходу проекта и благодаря быстрой реакции разработчиков системы на замеченные недочеты недоверие улетучилось.

В рекордно короткие сроки

Первый этап проекта охватывал дочерние компании, работающие в московском регионе, и был выполнен в минимальные сроки — за 1,5 месяца. Методика трансформации отчетности по МСФО, разработанная аудиторами, в целом не менялась. Лишь немного изменили элементы методики, которые были связаны с новым инструментарием:

  • форматы ввода данных в новую систему (доработан формат форм сбора данных);
  • шаблоны ручных корректировок;
  • формат итоговой отчетности, план счетов по МСФО.

Кроме того, были изменены некоторые методики формирования трансформационных и консолидационных корректировок.

Особенности проекта
  • Методика трансформации отчетности по МСФО в целом не менялась.
  • Объем доработок системы «1С:Управление холдингом 8» был небольшим. В основном доработки касались удобства работы и управления ходом процесса подготовки отчетности, а также импорта необходимых данных. 
  • Минимальные сроки —1,5 месяца.

Что сделано в ходе проекта? Наиболее важные работы перечислены ниже.

  1. Проработана методика интеграции с системами «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Проведен анализ НСИ в учетных системах дочерних компаний, разработаны рекомендации по унификации справочников, используемых при подготовке отчетности по МСФО; в учетных системах в основные справочники добавили унифицированные реквизиты МСФО. Также утверждена методика последующей синхронизации НСИ.
  2. Построена трансформационная модель в «1С:Управление холдингом 8». Настроены формы ввода данных дочерней компании (31 форма) и автоматическое заполнение их из систем «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8» (на текущем этапе проекта).
  3. Для компаний, которые не работают в «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Бухгалтерия 8», настроен пакет сбора данных в Excel с возможностью автоматического импорта в «1С:Управление холдингом 8».
  4. Наглядная трансформация отчетности реализована в табличной модели раздела Trial Balance . Основной подход и внешний вид трансформационного отчета остались такими же, как и в ранее используемых электронных таблицах. Таким образом, сотрудникам группы компаний не пришлось переучиваться и привыкать к новым формам документов.
  5. Настроены все необходимые автоматически рассчитываемые корректировки, а также возможности ручных корректировок. «Все корректировки в системе делятся на автоматические и ручные, — комментирует Павел Горбачев, генеральный директор «МКСКОМ». — Если корректировка редкая или требуется экспертное суждение, мы оставили ручные корректировки. Все остальные были автоматизированы».
  6. Реализована наглядная сверка внутригрупповых операций с возможностью урегулирования несущественных отклонений.
  7. Автоматизирован процесс повтора проводок нераспределенной прибыли предыдущего периода.
  8. Автоматизирован учет финансовых инструментов по стандартам МСФО.
  9. Настроены представление итоговых консолидированных отчетов МСФО и примечаний к консолидированной отчетности.

Объем доработок системы «1С:Управление холдингом 8» был небольшим. Потребовало усилий отражение некоторой специфики компании (например, отражение договоров долевого участия). Наиболее существенные изменения:

  • доработан типовой функционал в области сверки ВГО, урегулирования отклонений и повтора проводок предыдущего периода (специалисты «МКСКОМ» использовали свой опыт, полученный на аналогичных проектах);
  • доработан функционал управления ходом процесса подготовки отчетности (добавлен новый рабочий стол с функциональностью перезаполнения отчетов, в диаграмме процесса добавлен функционал предварительного пересчета отчетов по выбранной организации);
  • добавлены дополнительные функции удобной настройки формул операндов в настраиваемом отчете;
  • добавлены дополнительные контроли при проведении трансформационных корректировок на корректное заполнение аналитик;
  • изменено представление основного отчета ОСВ МСФО.

Помимо этого, был сделан целый ряд доработок в области импорта данных для отчетности: изменен функционал импорта пакета отчетов Exсel с помощью анализа хml-документов, упрощена настройка и интерфейс загрузки пакета отчетов, добавлена возможность пакетного импорта трансформационных корректировок из Exсel.

«Специалисты «МКСКОМ» качественно справились с поставленными задачами. В ходе проекта они создали систему, в которой реализованы все необходимые функции для составления консолидированной финансовой отчетности по стандартам МСФО, а также для прохождения внешней аудиторской проверки», — отметила Юлия Редькина.

Интерфейсы новой системы были сделаны максимально похожими на старые xls-файлы. Это позволило упростить адаптацию сотрудников и минимизировать обучение работе в новой системе. Для обучения бухгалтеров провели однодневный тренинг. Конечно, он не снял всех вопросов, и Юлия Редькина признается, что сначала ей пришлось сидеть рядом с бухгалтерами при заполнении необходимых отчетных форм. Но знакомство бухгалтеров с интерфейсами и подходами к работе в системах на платформе «1С:Предприятие 8» (прежде всего с «1С:Бухгалтерия 8»), а также максимальная приближенность форм отчетов к знакомым xls-файлам позволили им быстро адаптироваться. И уже после сдачи первой отчетности бухгалтеры окончательно освоились и стали лояльны к системе. «На мой взгляд, система «1С:Управление холдингом 8» несложна в использовании. Интерфейсы очень удобные, понятная структура, знакомые формы; те места, где необходим ручной ввод или просто внимание эксперта, выделены и подсвечены, — делится впечатлениями Юлия Редькина. — Я освоила ее очень быстро».

Результаты проекта

С помощью «1С:Управление холдингом 8» специалисты ГК «Пионер» быстро и качественно выполняют сбор, проверку и консолидацию отчетности дочерних компаний московского блока группы. Теперь процесс подготовки отчетности по МСФО выглядит следующим образом:

  1. Закрытие отчетного периода в учетных системах дочерних компаний (решения на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8»).
  2. Автоматическое заполнение форм сбора данных для трансформации отчетности из систем «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Для предприятий, работающих на других учетных системах, заполнение пакета отчетных форм вручную с последующим импортом в «1С:Управление холдингом 8».
  3. Сверка ВГО и урегулирование несущественных отклонений.
  4. Трансформация отчетности по стандартам МСФО (повтор проводок предыдущего периода, автоматические и ручные корректировки).
  5. Консолидация отчетности по МСФО по группе компаний.
  6. Консолидационные корректировки.
  7. Формирование отчетных форм и приложений по стандартам МСФО.

Методологическая работа и внедрение системы «1С:Управление холдингом 8» помогли добиться следующих результатов:

  • максимально автоматизировано заполнение форм ввода данных для трансформации для большинства дочерних компаний. Сейчас 90 % данных автоматически поднимается из систем на платформе «1С:Предприятие», установленных в дочерних компаниях. И только 10 % данных требует ввода вручную. Это кардинально облегчило работу бухгалтеров дочерних компаний, у них осталось больше времени на контроль предоставляемых данных. Время на первичное заполнение форм ввода данных сокращено с 2—3 недель до двух дней (более чем в 5 раз);
  • унифицированы и автоматизированы корректировки, в том числе и наиболее сложные: повтор проводок предыдущего периода, импорт ручных корректировок из электронных таблиц. Это упростило методику и сократило время на технические операции при трансформации отчетности до одной недели;
  • наглядный процесс сверки и элиминации внутригрупповых операций, а также урегулирование несущественных расхождений позволили специалистам компании упросить важнейший этап трансформации отчетности.

В целом трудозатраты на подготовку отчетности по МСФО были минимизированы, теперь консолидацию данных может выполнять один высококвалифицированный специалист. В 2014 году руководители компании решили готовить не только годовую отчетность по стандартам МСФО, но и полугодовую. В результате успешно сдана консолидированная финансовая отчетность по состоянию на 30 июня 2014 года. «Со старой системой мы бы не успели в срок сдать отчетность за полугодие», — резюмирует Юлия Редькина.

Благодаря интеграции системы «1С:Управление холдингом 8» с другими ИТ-системами предприятия пользователи могут всего за несколько «кликов» спуститься до первичной операции. Это помогает сотрудникам ГК «Пионер» быстро проводить необходимый анализ трансформированной отчетности, а аудиторам — подтвердить достоверность финансовой отчетности. «Важнейшее преимущество нового инструмента — возможность раскрытия и детализации каждой строки отчета и возможность последовательно дойти до первичных проводок, — говорит Юлия Редькина. — После внедрения «1С:Управление холдингом 8» модель трансформации отчетности по стандартам МСФО стала более прозрачной и легко управляемой. Аудиторы высоко оценили эти характеристики и удобство работы в новой системе. Минимизировано количество ручного труда, существенно сократилось время на подготовку итоговой отчетности, а общее время трансформации отчетности ускорилось в два раза».

Перспективы

Руководство группы компаний «Пионер» довольно результатами проекта, и работы продолжаются уже в санкт-петербургском блоке группы компаний. По окончанию первого этапа проекта, который включал отчетность только по компаниям группы, относящимся к московскому блоку, принято решение расширить рамки проекта и включить в него и компании санкт-петербургского блока. Если первоначально предполагалось, что эти компании сдают данные для трансформации по-старому (в формах на xls-файлах), то теперь решили сделать автоматическое заполнение отчетных форм из систем «1С:Бухгалтерия», которые стоят в дочерних компаниях, и интегрировать их с «1С:Управление холдингом 8». Таким образом, автоматизированная система отчетности по МСФО охватит все компании группы.

Здесь есть один важный аспект: поскольку дочерние компании санкт-петербургского блока заполняли данные отчетности в старых формах на xls-файлах, то появилась возможность сравнить результаты ручного и автоматического составления отчетности, провести анализ их расхождений и тем самым еще доработать методику трансформации отчетности . «В системе предусмотрена версионность отчетов, можно вводить новые правила трансформации и сравнивать их с результатами работы старых правил, — говорит Павел Горбачев. — И это позволяет оттачивать методику трансформации отчетности».

Отметим и другой важный аспект: ускорение подготовки отчетности позволило специалистам направления отчетности по МСФО расширить свои функции и предоставлять руководству компании важную дополнительную информацию. Дело в том, что руководители группы компаний «Пионер» все больше использует данные отчетности по МСФО в качестве основной управленческой информации. И практика ее использования будет расширяться. «В ближайшем будущем мы будем уделять больше внимания анализу и прогнозированию наших показателей, именно в формате МСФО, — говорит Юлия Редькина. — И теперь у меня достаточно времени не только на подготовку отчетности, но и на анализ, а также на составление прогнозов. Это очень важный результат проекта».

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.