Переход компаний на безбумажный документооборот

Переход компаний на безбумажный документооборот

 

Рис. 1. Интерактивная панель

 

Стремление исключить или сократить использование бумаги из бизнес-процессов компании и перейти на электронный документооборот - одна из заметных и значимых тенденций современности.

34% компаний стремится исключитьбумагу из максимально возможного количества процессов.

переход-34

Для перехода на безбумажный документооборот нужно:
  • выбрать систему электронного документооборота (СЭД);
  • расписать порядок обработки документов с её использованием;
  • определить сотрудников, участвующих в электронном документообороте;
  • перечислить их функции и обязанности;
  • издать распоряжение о вводе в опытную эксплуатацию (СЭД);

  

23% компаний рассматривают возможность изъять бумагу или сократить её использование в нескольких процессах 

переход 23

Безбумажные технологии актуальны в компаниях, имеющих проблемы с бумажными документами:

  • невозможность найти в короткие сроки нужный документ;
  • потеря и утрата документов;
  • большие (длительные) сроки согласования;
  • значительные финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение
  • бумажных документов;
  • дублирование документов;
  • неисполнение документов (сложность контроля исполнения).

  

21% компаний имеют несколько безбумажных бизнес-процессов и готовы к дальнейшей автоматизации

переход 21

Для начала перехода на безбумажный документооборот лучше выбрать процессы с различными внутренними заявками.
Бумаг много, времени на их согласование тратится немало, эффект от внедрения безбумажного документооборота будет заметен сразу.

   

11% компаний отказались от использования бумаги в нескольких базовых рабочих процессах

переход 11

Чтобы перенести процесс обработки документов в электронный вид потребуется создать:

  • электронную карточку документа;
  • электронный журнал для отображения списка карточек;
  • электронный маршрут обработки документа;
  • роли процесса (группы сотрудников, работающих с документами на различных этапах процесса);
  • форму поиска карточек документа.

   

10% компаний считают сокращение бумажных документов не актуальным

переход 10

Нецелесообразно переходить на электронный документооборот, когда:
  • количество документов не велико;
  • компания работает с секретными документами;
  • не определён формат документа при обмене с другими организациями;
  • не установлен и не согласован порядок обмена документами;
  • требуются бумажные документы;
  • мало сотрудников компании и т.п.


По данным исследования Docflow

 

 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.