Построение системы контроля и анализа деятельности предприятия

Аналитик отдела разработки компании «1С». Отвечает за методологию подсистемы отчетности для приложений «1C:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием 2.0». Опыт работы — более 10 лет. Руководил департаментом разработки систем управленческого учета, участвовал в проектах разработки системы показателей и отчетности для топ-менеджмента.

Одна из современных концепций управления деятельностью предприятия – контроллинг. Он нацелен на координацию, интеграцию и адаптацию всей системы управления предприятием для успешного функционирования в долгосрочной перспективе. В первой части статьи речь шла о том, как разработать и визуализировать систему контрольных показателей. Во второй части мы поговорим о возможностях автоматизации процессов «доставки» информации до бизнес-потребителей в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Особенности проектирования
структуры показателей

Для эффективного выполнения функции информационной поддержки структура показателей должна быть спроектирована с учетом структуры целей, стратегических инициатив и сформулированных критериев оценки, регламентов и информационных политик, персональных требований менеджеров – сроков, объема и формата предоставляемой информации (рис. 6).

 LL-1.jpg

Рис. 6. Проектирование структуры показателей.

 При проектировании структуры показателей в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» нужно учитывать несколько условий:

  • значения показателей должны быть представлены в числовом виде – поддерживаются только «количественные» показатели, качественные показатели в явном виде не поддерживаются;
  • данные, которые необходимы для расчета показателя, должны позволять вычислить его с детализацией до дня, недели, месяца, квартала, полугодия или года;
  • данные, которые необходимы для расчета показателя, должны содержать хотя бы один аналитический срез.

Кроме того, надо учесть, что целевые значения показателей в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» могут формироваться тремя различными способами:

  • регистрация целевых значений каждого показателя вручную, по периодам;
  • вычисление целевых значений показателя по отдельным статьям и показателям бюджетов;
  • вычисление целевых значений показателя по аналитикам оперативных планов (производства, закупок, продаж и т. д.) (рис. 7).

 LL-2.jpg

Рис. 7. Взаимосвязь показателей деятельности, бюджетов и оперативных планов.

Следует отметить, что на первых этапах построения системы информационной поддержки принятия решений необходимые данные не всегда могут быть доступны. Ход отдельных бизнес-процессов или показатели могут регистрироваться в различных информационных системах. Поэтому при планировании будущей системы информационной поддержки следует учитывать необходимость интеграции всей ключевой информации в единое информационное пространство.

Построение и развитие системы показателей

На первом этапе желательно начать с ограниченного количества показателей и аналитических отчетов. В этот момент рекомендуется определить:

  • каковы категории, иерархия и общая структура системы показателей;
  • каковы основные используемые группировки показателей на информационных панелях, какие «истории» они должны рассказывать;
  • каковы принципы отображения и внешнего вида показателей на информационной панели;
  • какие аналитические отчеты будут использоваться для детальной расшифровки показателей.

После реализации первого этапа можно переходить к масштабированию системы контроля и анализа для использования во всех подразделениях организации (рис. 8). Для выполнения этой задачи система «1С:ERP Управление предприятием 2.0» позволяет предоставлять различным пользователям или целым подразделениям доступ к уже созданным ранее показателям без дополнительных настроек.

 LL-3.jpg

Рис. 8. Масштабирование системы показателей.

Расширенный анализ показателей

Каждый показатель — это сжатое представление информации и панели мониторинга, как правило, они не предназначены для детальной расшифровки. Однако для принятия решения может понадобиться детальный анализ показателей. На такой случай в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» предусмотрены аналитические отчеты. Для любого показателя могут быть назначены соответствующие аналитические отчеты, что позволяет при необходимости открывать их из информационной панели.

В «1С:ERP Управление предприятием 2.0» предусмотрены несколько основных сценариев анализа показателей. 

1.  Анализ изменений в динамике — ответ на вопросы «Когда?» и «Сколько было?». Основные виды анализа показателей в динамике:

  • анализ изменения отдельного показателя в динамике (например, объем закупок за год по месяцам);
  • анализ изменения составляющих показателя в динамике (например, объем закупок за год по месяцам в разрезе поставщиков, укрупненных групп товаров);
  • анализ изменения нескольких показателей в динамике (например, попарный анализ показателей плана и факта, выручки и прибыли).

2.  Структурный анализ – ответ на вопросы «Кто?», «Что?», «Сколько?» и «Как соотносятся друг с другом?». Основные виды структурного анализа:

  • «рейтинг» составляющих (например, какова структура продаж за определенный период, какие менеджеры продавали больше);
  • сводный анализ в нескольких разрезах.

3.  Структурный анализ в динамике – ответ на вопросы «Кто?», «Что?», «Когда?» «Сколько?» и «Как изменялось соотношение составных частей?». Основные виды структурного анализа в динамике будут зависеть от организации деятельности и бизнес-процессов:

  • анализ по месяцам ряда лет (например, сравнение по месяцам показателей двух разных лет);
  • анализ по дням недели в течение месяца (например, как распределялись продажи по дням недели в разных месяцах).

4.  Сравнение с прошлыми периодами – ответ на вопросы «Сколько сейчас?», «Сколько было в прошлом?» и «Насколько изменилось в сравнении с прошлым?».

Структура показателей должна быть спроектирована с учетом структуры целей, стратегических инициатив и критериев оценки, регламентов и информационных политик, а также персональных требований менеджеров.

Аналогичные аналитические сценарии и виды анализа могут быть реализованы практически в любом отчете с помощью настроек группировок, произвольных формул, фильтров и условного оформления.

Для упрощения подготовки аналитических отчетов в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» предусмотрено несколько типовых возможностей:

  • анализ по временным периодам (день, неделя, месяц и т. д.): практически каждый отчет позволяет получить информацию в динамике; 
  • диаграммы для визуального представления информации;
  • таблицы и кросс-таблицы для анализа по нескольким аналитикам (неограниченная вложенность аналитик и возможности условного оформления);
  • неограниченное количество фильтров, которые можно применять для сокращения количества информации (например, «больше чего-либо» или «группировка в иерархию» и т. д.);
  • расчет показателей по произвольным формулам.

Также в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» поставляется множество предварительно настроенных отчетов, например:

  • динамика и структура продаж / закупок;
  • рейтинг продаж;
  • сравнение продаж по аналогичным периодам и многие другие.

Эти типовые аналитические отчеты могут использоваться без изменений или в качестве шаблонов для настройки уникальных отчетов для отдельных предприятий.

Автоматизированное
распространение информации

Для своевременного получения информации лицами, принимающими решения, в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» предусмотрены инструменты рассылки информационных панелей и сопутствующих аналитических отчетов. Это позволяет добиться использования различными подразделениями и отдельными менеджерами одной версии информации.

Предоставляются следующие возможности:

  1. получение всей необходимой информации на электронную почту в удобном формате. При этом возможно:
    • выбрать отправляемый комплект отчетов (например, целевые показатели и аналитические отчеты);
    • составить уникальное расписание для каждой рассылки (например, каждый рабочий день в 7:30 утра);
    • создать уникальный набор адресатов для каждой рассылки (например, топ-менеджеры, участвующие в совещании, или сотрудники одного подразделения);
  2. получение информации через мобильные приложения и ее актуализация по запросу. По сути, менеджер в нужный момент времени получает всю необходимую информацию из системы как по ключевым показателям, так по их расширенному анализу. 

***

В качестве резюме можно отметить, что «1С:ERP Управление предприятием 2.0» позволяет выстроить регулярный контроль и анализ деятельности предприятия, а также  организовать получение «единой версии» информации для всех участников процесса обсуждения и принятия решений. Система предоставляет:

  • инструменты для анализа показателей деятельности предприятия;
  • широкие возможности создания аналитических отчетов;
  • автоматическую доставку информации по требуемому расписанию и в требуемом формате;
  • доступ к информации как с помощью электронной почты, так и с помощью мобильных устройств.
© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.