Создание единого информационного пространства в организации

директор по направлению «1С-Битрикс: Корпоративный портал», «1С-КПД»

Создание единого информационного пространства организации — одна из актуальных задач, решение которой позволяет не только упорядочить деятельность подразделений и сотрудников, но и повысить скорость принятия решений. Технически решить эту задачу можно разными способами. Одним из них может быть интеграция используемых в организации систем на основе корпоративного портала.

Бессистемность в ИТ-системах

ИТ-инфраструктура многих компаний представляет собой подчас скопление различных информационных систем, функционирующих автономно. С одной стороны, это может быть связано с желанием и производственной необходимостью сотрудников разных подразделений работать в специализированных для них программах.

Так, с CRM-системой (от англ. Customer Relationship Management — система управления взаимоотношениями с клиентами) или торговой системой активно работают сотрудники отделов продаж. Эти же системы могут использовать в своей работе, например, коммерческий директор или директор по снабжению. Исполнительный директор, по всей вероятности, предпочтёт систему электронного документооборота (СЭД), а бухгалтеры — учётную систему. Как правило, руководители подразделений стараются «не впускать» дополнительных пользователей в свою систему. Да и пользователи, привыкшие работать в «своей» системе, не особо рады необходимости выполнять какие-либо действия в другой, малознакомой им информационной системе.

CRM-система (CRM, от англ. Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

CRM — модель взаимодействия, полагает, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей.

С другой стороны, внедрение программных продуктов в компании зачастую происходит постепенно, в зависимости от возникающих в организации задач. В итоге накапливается некое количество «пересекающихся» систем, охватывающих одни и те же сферы деятельности, использующие одни и те же данные (контрагенты, сотрудники и прочие), что требует их неоднократного ввода в различные системы разных подразделений.

При такой организации информационно-технологической инфраструктуры и вынужденной технологии работы часть необходимой для принятия решений высшим руководством информации может «оседать» в подразделениях.

Так, например, для решения одной общей для компании задачи используются различные системы, каждая из которых занимается своей подзадачей, и результаты дополнительными средствами передаются, допустим руководству того или иного уровня. Однако, как показывает практика, часто информация по выполненным этапам работ, накопленные знания каждого из этапов остаются в системах, особенно, когда требуется передача руководству не только выполненного результата, но и промежуточных данных. В таком режиме компания может существовать сколько угодно долго под угрозой нависающей кризисной ситуации, что в любой момент какой-то из элементов громоздкой информационной «конструкции» может обвалиться.

Организация порядка в ИТ-процессах

Навести порядок можно созданием единого информационного пространства на общей для всех используемых в компании систем платформе. Тем более, сегодня перед бизнесом стоят задачи, которые требуют для своего решения слаженной работы — «единым фронтом» — всех информационных систем. Для этого необходимо выбрать одну из используемых систем за основу и связать с ней остальные.

Для этих целей хорошо подходит корпоративный портал. Он может служить как единой точкой входа в другие системы, так и удобной средой для работы с ними. Изначально корпоративный портал выполнял лишь функции внутреннего сайта организации. Чуть позже появились инструменты для совместной работы. Аккумулируя важную внутрикорпоративную информацию и облегчая ее поиск, обрастая сервисами для общения сотрудников, корпоративный портал сегодня решает задачу трех «К»: кадры, коммуникация между кадрами, корпоративной культуры — ее формирования и ее развития. За каждой буквой «К» стоят важные внутренние процессы компании и, в конечном итоге, люди.

Корпоративный портал сегодня решает задачу трех «К»: кадры, коммуникация между кадрами, корпоративной культуры

Поскольку основная задача при внедрении любой из систем, создать необходимые условия для удобства работы сотрудников, структурировать и систематизировать бизнес-процессы, то корпоративные порталы предоставляют, кроме всего прочено, возможности звонков как внутри организации, так и наружу, причем сразу из браузера и с сохранением записи звонков и хранения их в системе. Таким образом, все коммуникации сохраняются по соответствующим карточкам клиентов либо проектам.

Возможности интеграции

В компаниях, где уже имеется и используется корпоративный портал, он может служить основным стержнем для упорядочивания ИТ-систем, на который посредством интеграции «насаживаются», как на детскую пирамидку, программные продукты (рис. 1).

Корпоративный портал как платформа интеграции информационных систем 

Рис. 1. Корпоративный портал как платформа интеграции информационных систем

Каждое подразделение может работать со своими ИТ-системами. Но если требуется передача той или иной задачи, документа либо поручения из одного подразделения компании в другое, то эта информация может быть передана через корпоративный портал компании.

Например, запуск СЭД может производиться и непосредственно из портала (Рис. 2). В этом случае происходит просто запуск программы под оболочкой портала.

Запуск системы «1С:Документооборот» непосредственно из корпоративного портала

 Рис. 2. Запуск системы «1С:Документооборот» непосредственно из корпоративного портала

Благодаря интеграции двух систем, проект может вестись в «1С:Документооборот», в нем проект планируется, исполнителям заводятся соответствующие задачи, выставляются сроки. При этом часть исполнителей проекта могут не иметь доступа в СЭД и даже не знать о ее существовании. При интеграции двух продуктов задача, заведенная в СЭД, автоматически заводится в «1С-Битрикс: Корпоративный портал», тем самым пользователи корпоративного портала будут решать свои задачи в привычных для них интерфейсах портала. В ходе выполнения действий по задаче в портале статусы по задаче в СЭД также могут меняться. Либо, наоборот, задача заводится из корпоративного портала.

Наиболее наглядный пример интеграции — это процесс оформления и оплаты заявки на расходование денежных средств при интеграции трёх систем: «1С-Битрикс: Корпоративный портал», «1С:Документооборот» и «1С:Управление производственным предприятием» (Рис. 3). Бизнес-процесс инициирован в корпоративном портале, сотрудник оформляет заявку на оплату, далее сформированная заявка попадает в систему электронного документооборота. Там заявка согласовывается и утверждается, утвержденный в СЭД счет попадает бухгалтеру для оплаты, работающему в УПП. Бухгалтер проводит оплату, информация об оплате счета поступает как в систему электронного документооборота, так и в корпоративный портал, где инициатор бизнес-процесса оповещается о его окончании. Такие процессы, которые инициированы в одной системе учета и переданы в другую, называются сквозными бизнес-процессами.

Пример сквозного бизнес процеса при интеграции трез ИТ-систем

Рис. 3. Пример сквозного бизнес-процесса при интеграции трех ИТ-систем

Интеграция может быть различной в зависимости от того, какие решения актуальны для организации. «Заточенная» под конкретные нужды компании интеграция позволяет объединить разрозненные информационные системы в рамках единого информационного пространства и упорядочить бизнес-процессы и, как следствие, деятельность подразделений и сотрудников.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.