Строим единое информационное пространство

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

Предприятие представляет собой единый организм, и чтобы эффективно им управлять, необходимо видеть как общую картину, так и деятельность его подсистем отдельно. А для этого нужно все бизнес-процессы компании или группы компаний включить в единое информационное пространство. Как это реализовать — рассмотрим на примере группы компаний «Юнимастер».

Резюме проекта

Проведена комплексная автоматизация деятельности производственной территориально-распределенной группы компаний «Юнимастер», включая производственное предприятие с полным циклом обработки, которое находится в Республике Беларусь, на базе системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0». В ходе проекта изменились бизнес-процессы, что, в свою очередь, привело к сопротивлению персонала, прежде всего в бухгалтерии. Средствами новой системы получена возможность анализа себестоимости выпускаемой продукции, оперативный контроль дебиторской задолженности, консолидация результатов деятельности по группе компаний для руководителя.

Цели и задачи проекта

Цель — создать единое информационное пространство группы предприятий.

Задачи проекта:

  • обеспечить ведение управленческого и регламентированного учета в едином информационном пространстве;
  • создать единую базу партнеров и контрагентов и правила продаж;
  • обеспечить актуальную оценку состояния взаимных обязательств между группой компаний «Юнимастер» и ее клиентами или поставщиками;
  • обеспечить хранение в едином информационном пространстве сканированных копий бумажных документов.
Характеристика ИС

Решение создано на базе двух систем:

  • «1С:Управление производственным предприятием 1.3 для Беларуси», которая внедрена на производстве;
  • «1С:ERP Управляем предприятием 2.0», которая работает на территории РФ.
Результаты проекта

Внедрение системы «1С:ERP Управление предприятием 2.0» позволило:

  • вести управленческий и регламентированный учет в едином информационном пространстве;
  • создать единую базу партнеров и контрагентов и прописать правила продаж;
  • постоянно давать актуальную оценку состоянию взаимных обязательств между группой «Юнимастер» и ее клиентами или поставщиками;
  • хранить сканированные копии бумажных документов в едином информационном пространстве;
  • оперативно отслеживать все изменения, производимые с объектами информационной базы;
  • реализовать возможность удаленной работы сотрудников группы компаний с использованием тонкого и Web-клиента.

Ситуация до внедрения

«Группу компаний «Юнимастер» отличает то, – начал свой рассказ директор Василий Харисов, – что большая часть продукции компании разработана собственными силами. В начале 2008 года было решено перенести производство из Китая в г. Могилев, Республика Беларусь. Таким образом, сейчас производство сосредоточено в Могилеве, а в Москве и Перми находятся центры продаж».

Портрет компании-заказчика

Группа компаний «Юнимастер» – разработчик и производитель бытовых деревообрабатывающих станков. Центры продаж находятся в Москве и Перми, а производство – в г. Могилев (Республика Беларусь). Компания занимается оптовыми поставками бытовых универсальных деревообрабатывающих станков по всей территории России. Также является импортером бытового сварочного оборудования, тепловых пушек, насосов, бензопил, паяльных ламп, поливочных шлангов.

Портрет компании-подрядчика

Партнером по внедрению системы выступила сама компания «1С». Российская фирма «1С» основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Из разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие». Около 6500 предприятий сертифицированы фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации управления и учета на базе программных продуктов «1С».

Группа компаний объединяет несколько юридических лиц, каждое из которых отвечает за определенные бизнес-процессы — за импорт, перевозки, продажи, сервисное обслуживание и т. д. «Требовалось создать единое информационное пространство для группы компаний, — отмечает Василий Харисов, — а для этого необходимо было выбрать платформу для комплексной автоматизации».

При работе с разными базами данных, при выгрузке из одной в другую возникало большое количество ошибок. Причем ошибок элементарных, и их могли допускать как кладовщики, так и бухгалтеры. В такой ситуации перевод работы всех подразделений на одну платформу был необходимым и единственно верным решением.

У «Юнимастер» уже был опыт работы с продуктами «1С» — в его подразделениях работали с системами «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия + ЗуП». Поэтому, когда в группе компаний возникла необходимость комплексной автоматизации и как раз в то же время вышла бэта-версия «1С:ERP Управление предприятием 2.0», этот продукт сразу заинтересовал руководство.

Предварительно ознакомившись с возможностями новой системы, сделали выбор в ее пользу, основываясь на следующих критериях:

  • функциональность, покрывающая все имеющиеся в группе компаний «Юнимастер» бизнес-процессы;
  • возможность ведения регламентированного бухгалтерского и налогового учета в единой информационной базе;
  • возможность удаленного доступа с помощью тонкого и Web-клиента. Холдинг территориально распределенный. И возможность работы через Web-интерфейс, тонкий клиент, управляемые формы — все это дает дополнительные возможности для построения единого информационного пространства группы компаний;
  • простота использования;
  • большое количество специалистов, обладающих знаниями по настройке и обслуживанию системы на рынке;
  • наличие средств интеграции с другими приложениями.

Ход проекта

«Нельзя однозначно сказать, что все были довольны, когда начался процесс внедрения, — вспоминает Василий Харисов. — Были и сложные моменты, прежде всего у работников бухгалтерии и склада. Когда изменяются привычные бизнес-процессы, требуется перестройка на местах, тут и начинается, на наш взгляд, самое сложное».

Главное — убедить сотрудников в том, что после внедрения системы «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» их рутинная работа упростится, а эффективность повысится. С этой целью приходилось чаще, чем обычно, проводить совещания и встречи с задействованными сотрудниками и разъяснять им все преимущества системы.

Внедрение проходило в несколько этапов, и на каждом из них специалисты компании пытались извлечь максимум возможностей, предоставляемых системой. «По-видимому, в «1С» считали, что мы являемся опытными программистами и сами сможем легко настроить шаблон отчетов, – отмечает Василий Харисов. — Но это не так, и нам постоянно приходилось прибегать к помощи программистов из «1С». Потому что есть отчеты, которыми пользуешься раз в месяц, а то и один раз в два месяца. Поначалу с этим были сложности, но теперь нам удалось совместными усилиями наладить процесс настройки шаблонов».

Результаты

Результатом проекта стало создание единого информационного пространства группы компаний «Юнимастер». Оно было построено на базе следующих систем:

  • «1С:Управление производственным предприятием 1.3 для Беларуси», которая внедрена на производстве;
  • «1С:ERP Управляем предприятием 2.0», которая работает на территории РФ.

Поскольку каждый офис работает со своими балансами, специалисты компании выбрали такую структуру, когда используются две разные базы, но они работают в едином информационном пространстве, на одних серверах. Это позволило руководству эффективно контролировать работу группы компаний в целом, а специалистам «Юнимастер» – качественно обслуживать эти системы.

Созданное решение позволило удобно разделить и анализировать работу – по партнерам, по контрагентам, по индивидуальным соглашениям и договорам. Это в свою очередь помогает более эффективно организовать внешнюю деятельность группы компаний.

«Когда мы вводим таможенные декларации, у нас появляются дополнительные расходы, — поясняет Василий Харисов. — Система «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» позволяет привязать эти расходы и учитывать их в дальнейшем в разрезе партий товара. Что дает возможность анализа себестоимости, то есть видны все затраты, и мы можем вести анализ себестоимости продукции».

Система «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» позволила усовершенствовать бизнес-процессы в «Юнимастер». Ранее в группе компаний работа шла с каждым контрагентом по индивидуальному соглашению, сейчас же перешли на работу по типовым договорам. Индивидуальные соглашения теперь остались для тех очень редких случаев, когда договор действительно предусматривает уникальные условия. Гибкость настроек системы позволяет менеджеру при оформлении заказа просто выбрать нужную позицию из готовых справочников, указать, что он продает и в каком количестве.

Менеджер, который занимается продажами, теперь получает из информационной системы детальную объективную картину: в какой стадии находится заказ, отгружен он или еще нет, поступила ли за него оплата. Сразу видна из системы и дебиторская задолженность, а контроль за ней — очень актуальная задача, особенно в нынешнее время.

«Если говорить о денежных потоках и платежных календарях, — поясняет Василий Харисов, — то эту часть функционала разработчики компании «1С» постоянно развивают. С помощью этих функций мы контролируем свои приходы и расходы, но опять же все зависит от той информации, которую мы сами заносим в систему. Если мы корректно и своевременно внесли туда первичную информацию, то и на выходе мы получим верные цифры».

Специалисты «Юнимастер» широко используют такую удобную функцию, как «интеркомпани», когда одно юридическое лицо выступает как импортер, а для продаж используется другое юридическое лицо, и здесь передача товаров отражается в системе достаточно быстро и точно.

Существенно упростилась работа бухгалтерии: если все параметры и справочники настроены правильно, нажатием одной кнопки бухгалтеры распечатывают весь пакет документов, который им необходим, например, по передаче товара из одной организации в другую.

Hoh1.png«В результате, — подытожил Василий Харисов, — нам действительно удалось объединить все службы и всю группу предприятий в единое информационное пространство на основе нового продукта «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

А это в свою очередь позволило:

  • вести управленческий и регламентированный учет в едином информационном пространстве;
  • создать единую базу партнеров и контрагентов и прописать правила продаж;
  • давать актуальную оценку состоянию взаимных обязательств между группой «Юнимастер» и ее клиентами или поставщиками;
  • оперативно отслеживать все изменения, производимые с объектами информационной базы;
  • хранить в едином информационном пространстве сканированные копии бумажных документов;
  • активно использовать инструмент для руководителя – подсистему «Монитор целевых показателей»;
  • сотрудникам компании удаленно работать с использованием тонкого и Web-клиента.

В результате у руководства компании появился инструмент, который позволяет дать объективную оценку всем процессам, которые происходя внутри группы компаний.

Планы на будущее

«У нас непростые бизнес процессы, — отметил Василий Харисов, — так как мы работаем как импортеры с нулевой ставкой НДС. Но в системе, увы, тогда еще не было таможенного НДС. Задачу по его учету решали долго и из-за этого не смогли перевести бухгалтерию в новую систему. В итоге нам пришлось определенное время вести бухгалтерию отдельно, чтобы вовремя формировать и сдавать налоговые декларации. Однако в данный момент мы перешли на работу с релизом «1С:ERP Управляем предприятием 2.0», в котором уже есть этот функционал НДС Таможенного союза, и мы вместе с компанией 1С» доводим его до финального состояния».

 «Честно говоря, мы потратили довольно много сил и времени, чтобы понять, как все это работает, — признался Василий Харисов, — что понимать под направлением деятельности, где, что и за какие периоды списывается — где на заказ, где на организацию, где на себестоимость… Но мы успешно прошли этот этап, теперь нам видны из системы итоги деятельности всей группы компаний «Юнимастер».

В планах развития системы также улучшение возможностей по ведению штрих-кодирования товаров на складе, создание мобильного места работника склада, а также реализация функции ответственного хранения.

 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.