Тонкая настройка 1C:ERP

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

При использовании новой ИС на предприятии зачастую приходится стараться совместить два противоречивых требования. С одной стороны, любое крупное предприятие уникально и требует от ИС учета его особенностей. Но, с другой стороны, чем меньше изменений внесено в типовую конфигурацию, тем проще предприятию переходить на новый релиз ИС. Действительно, требования противоречивые, но выход есть: он состоит в тонкой настройке типовой конфигурации на специфику предприятия с минимальными ее изменениями, что, конечно же, требует опыта и мастерства проектной команды. Именно таким путем пошла команда проекта на ФГУП «ТТЦ «Останкино», реализовав проект внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2.0» c учетом уникальных потребностей бизнеса и без принципиальных доработок системы.

Резюме проекта

Обеспечена полная и своевременная информационная поддержка как сквозных бизнес-процессов компании, так и потребностей четырех ключевых департаментов: бухгалтерии, МТО, экономики и финансов, кадровой службы. Построена высокоэффективная система учета по всей компании. Обеспечено единство и однородность учетной информации по различным подразделениям бизнеса. Уникальность проекта в том, что на таком масштабном предприятии, как ФГУП «ТТЦ «Останкино», удалось учесть его специфику, максимально сохранив при этом типовую конфигурацию «1С:ERP Управление предприятием 2.0». В результате переход ИС предприятия на новый релиз занимает не более трех часов.

Цель и задачи проекта

Цель проекта — построение высокоэффективной системы материально-технического снабжения, управления финансами и кадрами по всей компании.

Задачи проекта:

  • реализация комплексного подхода к автоматизации сквозных бизнес-процессов и минимизация дублирования информации в подразделениях;
  • создание единого информационного ресурса — автоматизированной системы, в которой доступны оперативные данные о состоянии учета по предприятию в целом;
  • полная и своевременная информационная поддержка сквозных бизнес-процессов, снижение трудозатрат на подготовку сводной регламентированной отчетности: автоматическое формирование отчетности в единой информационной системе предприятия.
Характеристика ИС

Информационная система ФГУП «ТТЦ «Останкино» построена на основе «1С:ERP Управление предприятием 2.0», количество рабочих мест — 150 шт. Объем информационной системы: 1910 контрагентов, номенклатура — более 30 000, статьи доходов/расходов — более 1000,  объектов эксплуатации, включая ОС, — более 63 000, общее количество документов за месяц — 6 000. Отдельные БД для кадрового учета и расчета зарплаты и для остальных данных.

Результаты проекта

Обеспечена централизация информации для целей управления. В единой информационной системе теперь работают бухгалтерия, департамент материально-технического снабжения, департамент экономики и финансов и управление административно-кадровой работы. Достигнуто единство и обеспечена однородность учетной информации по различным подразделениям бизнеса. Гарантировано высокое качество информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений за счет получения оперативной информации из одного источника — единой ИС.

С января 2015 расчет зарплаты для 2000 сотрудников предприятия ведется в «1С:ERP Управление предприятием 2.0». Трудозатраты на ввод, обработку информации снизились в три раза, исключено дублирование при вводе информации. Обновление релиза ИС теперь производится за 3 часа, при этом специалисты ФГУП «ТТЦ «Останкино» получают все возможности типового функционала «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Выбор системы

До начала проекта все департаменты ФГУП «ТТЦ «Останкино» работали в исторически сложившихся системах, причем каждый в своей, что приводило к серьезным затратам на ввод, обработку, согласование информации. «Для обеспечения работы такого масштабного комплекса, как ФГУП «ТТЦ «Останкино», требовалась адекватная информационная система, — начал рассказ Александр Калинкин, директор департамента ИТ ФГУП «ТТЦ «Останкино». — Прежняя учетная система была снята с поддержки производителем, и перед нами встала необходимость выбора новой единой информационной системы».

При выборе ИС специалисты ФГУП TTЦ «Останкино» основывались на двух основных требованиях:

  • система должна обладать объёмным функционалом, чтобы обеспечить работу многочисленных служб и решать стоящие перед предприятием задачи без существенной переработки, и желательно быть отечественного производства. «Мы должны были получить единое информационное пространство, — поясняет Александр Калинкин, — которое даст руководству данные для анализа и управления деятельностью предприятия»;
  • система должна позволить снизить трудозатраты за счет работы в единой, а не в нескольких, как раньше, системах. Исключить дублирование ввода информации, сократить время на сопоставление и консолидацию данных.

Плюс к этому вернуть вложенные в систему денежные средства и получить инструмент для дальнейшего развития системы.

В результате специалисты ФГУП TTЦ «Останкино» остановили свой выбор на системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0». В ходе тендера были сформулированы следующие критерии по выбору партнера для реализации проекта: наличие опыта реализации проектов по автоматизации финансового и регламентированного учета для крупных предприятий, наличие сертифицированных специалистов («1C:Эксперт по технологическим вопросам», «1С:Руководитель корпоративных проектов» или PMP и «1С:Консультант») и статус «1С:Центр ERP». На основании этих критериев был выбран партнер — компания «1С-Рарус».

Портрет компании-заказчика

ФГУП ТTЦ «Останкино» уникальное, не имеющее аналогов в России и крупнейшее в Европе предприятие теле- и радиоиндустрии. Этот мегацентр предоставляет широчайшие возможности для производства программ и выхода в эфир ведущих теле- и радиокомпаний страны. На 280 000 кв. м производственных и офисных помещений расположено самое современное производственное, коммуникационное и телекоммуникационное оборудование ведущих фирм мира. 70 связанных между собой студий и монтажных аппаратных обеспечивают круглосуточную трансляцию более 100 часов телеэфира. На предприятии трудится около 2 000 высококвалифицированных специалистов.

Портрет компании-подрядчика

Группа компаний «1С-Рарус» специализируется на внедрении и сопровождении продуктов компании «1С» и разработке отраслевых решений, имеет более 100 000 внедрений. Основным конкурентным преимуществом группы компаний является ее репутация, основанная на качестве оказываемых услуг. С 2010 года «1С-Рарус» регулярно подтверждает соответствие системы менеджмента компании требованиям международного стандарта ISO 9001:2008. Коллектив компании — более 2400 человек.

Ход проекта

Сразу же следует подчеркнуть два ключевых требования ФГУП «ТТЦ «Останкино», которые оказали влияние на весь ход проекта:

  1. максимальное использование типового функционала «1С:ERP Управление предприятием 2.0», минимизация доработок;
  2. снижение стоимости поддержки продукта, то есть его доработки должны были минимально осложнять обновление конфигурации типовыми релизами.

В ходе проекта можно выделить несколько этапов. В первую очередь было проведено обследование, которое включало общение участников проектной команды со всеми специалистами на местах, выявление и анализ проблем.

«Затем мы развернули тестовое окружение и попытались провести тестовую эксплуатацию в рамках одного месяца, — рассказывает Александр Калинкин. — Работа велась параллельно в новой системе и в старых разрозненных системах в октябре 2014 года. Причем это была именно «коробочная» «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Безусловно, перед начало работы в системе, провели обучение пользователей. Были сформированы группы от 4 до 20 человек, сотрудники разных департаментов ФГУП «ТТЦ «Останкино» работали за компьютерами с демонстрационными примерами. Обучение получилось довольно масштабным и проходило в течение двух месяцев. Всего было обучено 140 сотрудников ФГУП «ТТЦ «Останкино». К каждому разделу учета разрабатывались свои инструкции, которые постоянно уточняются и совершенствуются.

Параллельно с тестовой эксплуатацией были проведены анализ и моделирование некоторых наиболее критичных бизнес-процессов. «Мы проводили серьезный анализ и моделирование бизнес-процессов, — поясняет Александр Калинкин. — В дальнейшем, уже по результатам тестовой эксплуатации, у нас получилась основа для «продуктовой» базы данных, на этой основе мы начали вести учет с января 2015 года».

Однако при моделировании бизнес-процессов и тестовой эксплуатации пришлось преодолеть ряд проблем:

  1. «Первая проблема — у нас были данные в разных форматах, — отмечает Александр Калинкин. — Огромный объем времени ушел на работу по трансформации данных по начислениям ОС для обеспечения их корректной загрузки в «1С:ERP Управление предприятием 2.0», а также на нормализацию справочников номенклатуры»;
  2. вторая проблема заключалась в том, что часть функционала в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» на тот момент еще находилась в стадии разработки. Это касалось механизма взаимозачетов, начисления резерва отпусков, удержания сумм по ссудам, расчета амортизации и т. п. И хотя в ближайших планах разработчиков из «1С» есть реализация данного функционала, но, чтобы запустить систему в срок, специалистам ВЦ «1С-Рарус» пришлось его разрабатывать;
  3. третья проблема — отсутствие навыков коллективной работы у пользователей.

«Однако в ходе пилотного проекта, — вспоминает Александр Калинкин, — подавляющее большинство возникающих проблем нам помогли успешно решить разработчики компании «1С-Рарус». На основе данных, полученных после анализа результатов тестовой эксплуатации, была развернута рабочая система, и в январе 2015 начато ведение учета в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Объем информации в системе получился весьма масштабным: контрагентов — 1910, общее число документов за январь — 6 000, номенклатура — более 30 000, статьи доходов/расходов — более 1000, объектов эксплуатации, включая ОС, — более 63 000, основных средств — 13 000. «Для того чтобы грамотно учитывать модернизацию, проведение ремонтов, производство каких-то работ с целью обновления и улучшения основных средств, — отмечает Александр Калинкин, — мы вводили очень большое количество объектов эксплуатации. За январь у нас порядка 6 000 первичных документов. И это при том, что мы еще не приступили к регламентирующим, закрывающим процедурам. Это объем именно по поступлению товаров, по перемещению материалов».

«Тонкая настройка»
типового механизма

Как уже говорилось выше, ограничением при проведении работ стало требование по максимальному использованию типового функционала. С одной стороны, на предприятии довольно сложные, взаимосвязанные бизнес-процессы. С другой — конфигурация должна была требовать минимума поддержки с точки зрения ее дальнейшего обновления и эксплуатации. «Через куратора проекта от компании «1С» мы напрямую общались с разработчиками, — продолжает Александр Калинкин, — и по нашим замечаниям очень быстро вносились исправления. Это, конечно же, способствовало успеху проекта».

В силу того, что требовалось максимально использовать типовые механизмы, рассмотрим, как это осуществлялось, и разберем, как некоторые механизмы использовались при разработке.

Формирование проводок после утверждения бухгалтером. Сделана доработка с минимальными изменениями в конфигурации — проводка для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете делается после утверждения бухгалтером.

Добавление ввода на основании: внешние обработки «Создание связанных объектов». Ввод на основании необходим, чтобы в системе можно было отслеживать всю цепочку документов и контролировать, каких не хватает, так как на основании документов формируются отчеты. В отчете отражается, по какому документу пришла информация и по какому документу ушла. Это позволяет, например, отслеживать серии. В учетной политике предприятия списание идет по единице стоимости запасов. Чтобы не вводить в справочники новую номенклатуру и не раздувать их, ввели стоимость единицы на серию.

 «Для того чтобы можно было увидеть всю эту длинную цепочку, — поясняет Александр Калинкин, — пришлось сделать доработки, чтобы, открыв любой документ и посмотрев структуру подчиненности, в самой форме отражалось, по какому документу происходит движение и какой документ является основанием». Одно из требований и департамента информационных технологий, и департамента материально-технического снабжения заключалось в том, что если заявка на получение материалов в производство должна пойти на процедуру закупки, то на основании этой заявки на перемещение вводится заказ поставщику. Таким образом, с незначительными доработками, отражается вся цепочка.

Для минимального вмешательства в типовую конфигурацию пользовались внешними отчетами и обработками. Внешние обработки — для заполнения документов, внешние отчеты — для получения отчетности.

Механизмы, используемые при разработке. Внешний функционал: отчеты, печатные формы, создание связанных объектов, заполнение объектов. «Стандартный механизм формирования внешних отчетов, внешних печатных форм — очень удобный, — поясняет Александр Калинкин. — Они не входят в конфигурацию и ими легко управлять в рамках одной БД. Этот механизм позволяет сохранить типовую конфигурацию и вносить минимальные изменения».

Примеры разработанных
новых решений

Учет ТМЦ осуществляется по «единице стоимости». «Было создано уникальное, на наш взгляд, решение, связанное с учетом товарно-материальных ценностей, — подчеркивает Егор Цыганок, руководитель проекта от «1С-Рарус». — Заказчик сформулировал требование: отражение номенклатуры вести по единице стоимости. Каждое приобретение — это не партионный учет, а новая номенклатура. И она хранится со своим уникальным номенклатурным номером». Переход на партионный учет, как реализовано в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0», не рекомендовали аудиторы, так как это потребовало бы провести регламентирующий пересчет за последние два года и определить, как эта оценка изменилась. Поэтому и решили остаться на прежнем методе учета ТМЦ.

«Мы не расширяем справочник номенклатуры, — объясняет Александр Калинкин, — а используем уникальное значение справочника номенклатуры, и к нему добавляем серию. Причем серия имеет свою цену и свой номенклатурный номер. Для этого нам потребовалось добавить возможность хранения в справочнике серий цены и этого уникального номенклатурного номера». При создании новой серии создается и новый номер. Здесь стандартные механизмы системы «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» были немного доработаны. Во все документы пришлось добавлять стандартную обработку подбора и обработку подбора номенклатуры по сериям.

Настройка плана счетов и использование типовых документов. Учет сценично-постановочного реквизита ведется на выделенном отдельном субсчете. Реквизит учитывается и используется как основное средство, хотя зачастую стоимость этих объектов очень низкая. Настройка счетов прошла без проблем, оприходование реквизита и возможность его списания реализовали стандартными средствами «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

Результаты

В настоящее время созданная система находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации, сегодня в единой информационной системе отражены все первичные документы. Согласно рекомендациям подрядчика кадровый учет и расчет зарплаты ведется непосредственно в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» с января 2015 года в отдельной базе. В апреле проведена успешная сдача отчетности в соответствующие фонды.

Бухгалтерский учет и складской учет также ведется в отдельной базе с полностью идентичной конфигурацией с января 2015 года. Между базами настроен обмен консолидированной информацией. Типовой функционал позволил сотрудникам департамента материально-технического обеспечения отказаться от старых систем и начать работу в «1С» сразу с января. В течение первого квартала бухгалтерский учет велся параллельно в старых системах и новой, а результаты сверялись.

«Большая ценность проекта внедрения единой информационной системы для ФГУП состоит в организации взаимодействия и ведения совместной работы разных структурных подразделений при выстраивании сквозных бизнес-процессов и отражение хозяйственных операций в  «1С:ERP Управление предприятием 2.0»  — отметила Наталья Соловьева, руководитель проекта, заместитель начальника службы эксплуатации ИС ДИТ «ТТЦ «Останкино».

На текущий момент уже можно отметить, что ведение документооборота в единой системе позволило в разы ускорить обмен информацией между подразделениями и оперативно обнаруживать ошибки в данных. Если раньше большую часть отчетности готовили вручную, то теперь, наоборот, большая часть отчетности формируется системой автоматически.

На таком масштабном предприятии, как ФГУП «ТТЦ «Останкино», удалось учесть его специфику, максимально сохранив при этом типовую конфигурацию «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и минимизировав доработки.

Решена задача сокращения затрат на поддержку и сопровождение системы. Каждое обновление релиза занимает не более трех часов. «При этом заказчик сразу получает всю полноту типового функционала в силу того, что мы «хирургически» ничего не изменяли, — отмечает Егор Цыганок. — И даже если, например, обновилось отражение зарплаты в регламентированном учете, то сам этот типовой документ не менялся — изменялись только его внешние обработки. Поэтому все обновления, мы считаем, будут проходить довольно просто и без проблем».

Эффективными были и решения по службе поддержки. «В рамках взаимодействия совместно с департаментом информационных технологий ФГУП «ТТЦ «Останкино», — продолжает Егор Цыганок, — мы выбрали сотрудников, которые ранее сопровождали старые системы, причем даже не были знакомы с новой. И посадили их на первую линию технической поддержки. В результате сегодня они сами решают 80 % обращений пользователей».

Перспективы

Платформа «1С:Предприятие 8» предоставляет мощнейший функционал, поэтому принято решение дальнейшей консолидации функционала существующих исторических систем и развития внедренной информационной системы. В ближайших планах стоят задачи по миграции функционала по учету услуг телерадиопроизводства, технического учета линейно-кабельного хозяйства, средств корпоративной мобильной связи, учета заявок на сервис-деск и т. д. ERP-систему планируется интегрировать с системами биллинга телекоммуникационных услуг и нетиповыми системами учета уникальных услуг (прокат реквизита). В планах автоматизация документооборота на основе системы «1С:Документооборот», а затем интеграция ее с «1С:ERP Управление предприятием 2.0».

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.