Унификация структуры текста служебного документа

методист отдела разработки программ документооборота, фирма «1С», к.и.н.

Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения. Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.
Создание унифицированных текстов — один из этапов унификации документов, которая проводится в ходе подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота. Для сокращения общего количества видов документов и приведения документов к единообразию применяется метод унификации, который включает:
  • приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
  • установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).
Унификация видов документов основана на отнесении документов к системам документации.
Унификация текстов проводится поэтапно:
  1. Унификация структуры текста.
  2. Унификация языковых средств выражения.
  3. Разработка шаблонов документов.
Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств. Как указано в Методических рекомендациях, подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Федеральной архивной службой России, при унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.  
К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей. Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.
В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден  Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Документ состоит из тринадцати разделов:

  1. Oбщие положения.
  2. Порядок планирования и организации работы.
  3. Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
  4. Порядок исполнения поручений.
  5. Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  6. Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
  7. Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
  8. Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
  9. Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
  10. Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
  11. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
  12. Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
  13. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57  Трудового кодекса и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон  «Об акционерных обществах» определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

  • полное и сокращенное фирменные наименования общества;
  • место нахождения общества;
  • тип общества (открытое или закрытое);
  • количество, номинальная стоимость, категория акций и типы акций, размещаемых обществом;
  • права акционеров — владельцев акций каждой категории (типа);
  • размер уставного капитала общества;
  • структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
  • порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
  • сведения о филиалах и представительствах общества.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон  «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

  • cостав учредителей (участников) общества;
  • размер уставного капитала общества;
  • размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
  • размер и состав вкладов;
  • порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал общества при его учреждении;
  • ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
  • условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
  • состав органов общества;
  • порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

  • полное и сокращенное фирменное наименование общества;
  • сведения о месте нахождения общества;
  • сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
  • сведения о размере уставного капитала общества;
  • сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
  • права и обязанности участников общества;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
  • сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
  • сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

В  Распоряжении Правительства РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в  Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

  1. Титульный лист.
  2. Оглавление.
  3. Общие положения, содержащие.
  4. Область применения.
  5. Термины и определения.
  6. Сокращения.
  7. Перечень ролей, участников процесса и их функции.
  8. Основные нормативные положения (процедуры процесса).
  9. Заключительные положения.
  10. Перечень документов, на которые даются ссылки.
  11. Перечень регламентных документов, утрачивающих силу с принятием настоящего документа.
  12. Приложения.

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.