Управление доступом к информации требует внимания руководителя

методист по зарплате и управлению персоналом, фирма «1С»

Деятельность бухгалтерских, кадровых и юридических служб предприятий в большей степени, чем деятельность других подразделений, регламентируется законодательством страны. Тем не менее, руководителям предприятий или соответствующих департаментов крупных компаний приходится заниматься, порой вынуждено, информационным обеспечением их сотрудников.Практика общения с посетителями специализированных выставок и конференций показывает, что представители кадровых, расчетных, экономических служб жалуются на недостаток своевременной информации об актуальном состоянии законодательства и программного обеспечения. По словам специалистов, они вынуждены искать какие-то источники такой информации, и руководство вынуждено финансировать приобретение различных информационных систем, часто функционально перекрывающих друг друга.

Парадокс этой ситуации заключается в том, что некоторые компании, представители которых сетовали на обозначенную выше проблему, заключили договоры на информационно-технологическое сопровождение («1C:ИТС» ) зарегистрированных пользователей программных продуктов «1С:Предприятие 8 ». И услуги, согласно этим договорам, ежемесячно исправно оказываются. Сейчас, когда специалистам действительно приходится работать в условиях дефицита информации, фирма «1С» для поддержки пользователей своих программ создала информационный портал, но нужная информация, тем не менее, не доходит до заинтересованных в ней лиц.

Информация — дорогой ресурс. В наши дни наблюдается колоссальный рост её потоков. Для корректного ведения бухгалтерского, налогового, кадрового учета и составления отчетности нужно владеть актуальной законодательной информацией. Изменения законодательства влекут за собой изменения программных средств. И, следовательно, у их пользователей постоянно появляется потребность не только в информации о том, как изменился закон, но и как это изменение отразилось в программе, и какие теперь методики работы нужно применить.

Договор информационно технического сопровождения нередко воспринимается предприятиями с некоторой долей неизбежности, в виде «нагрузки» к используемому программному обеспечению и его своевременному обновлению.

Донесение до специалистов предприятий этих знаний — одна из задач договора информационного сопровождения. Однако возможности, предоставляемые этим сервисом, почему-то остаются или неизвестными, или вовсе не используются. Возможно, именно поэтому ежемесячно поступающие в организацию диски «1С:ИТС» могут складироваться, к примеру, в сейфе руководителя информационно-технологической службы, или доступ к интернет-версии используемой программы оказаться в руках сотрудника компании, не имеющего в нём потребности.

Есть и другое объяснение парадоксальной ситуации — договор информационно технического сопровождения нередко воспринимается предприятиями с некоторой долей неизбежности, в виде «нагрузки» к используемому программному обеспечению и его своевременному обновлению. И далее судьба своевременного информационного обеспечения специалистов оказывается негативно предрешённой.

Тем не менее, руководители и специалисты предприятий, которые более серьёзно отнеслись к договору на информационно-технологическое обслуживание, регулярно получают оперативную профессиональную информацию и обновления используемых программ, отражающих изменения в законодательстве.


ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Михайлова Ольга Федосьевна, главный бухгалтер МП ЖКХ Дедовичского района,
п. Дедовичи, Псковская область:
«Занимая ответственный пост главного бухгалтера, я постоянно нуждаюсь в профессиональной и достоверной информационной поддержке, поскольку от этого зависит правильность и оперативность моей работы. Содержимое ИТС компенсирует мою потребность в информации. Радует то, что ИТС постоянно обновляется и содержит самые свежие сведения об изменениях в законодательстве, отпадает необходимость обращаться к другим источникам, поскольку здесь можно найти ответ на любой вопрос. Разделы ИТС понятны и доступны, в них можно найти ответы на вопросы как теоретического характера, касающиеся видов и форм отчетности, так и практические рекомендации по правильному составлению отчетности в программах. Удобно, что помимо описания самих процессов есть пошаговые инструкции по заполнению деклараций с иллюстрациями и пояснениями».

При несколько более оптимистичном сценарии доступ к содержимому диска «1С:ИТС » устанавливается посредством сети. Но об этом никто не информирован — ни юристы, ни кадровики, ни бухгалтеры. Знания, которых нет, не могут быть востребованы.

Причина такого положения дел, как правило, кроется в отсутствии регламентов взаимодействия отделов или, при их наличии, в них не прописано, кто, в каком объеме и формате доводит до заинтересованных сотрудников сведения об имеющейся той или иной информации, или — в ненадлежащем контроле исполнительской дисциплины.

Как следствие, организация вынуждена приобретать несколько «перекрывающих» друг друга информационных систем: юристам — одни, бухгалтерам — другие, а кадровики настаивают на необходимости специализированных журналов по управлению персоналом.

 ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Русакова Галина Николаевна, главный бухгалтер, ООО «Частная охранная организация «Паладин», г. Екатеринбург:

«Заключив договор на информационно-технологическое сопровождение программного продукта и имея сервис ИТС ПРОФ, можно быстро и качественно решать все бухгалтерские, кадровые и юридические вопросы. Наша организация небольшая, и я выполняю обязанности главного бухгалтера, специалиста отдела кадров и секретаря. Для меня важно быстро и качественно выполнять свою работу, а в сегодняшних экономических условиях, когда часто происходят изменения в законодательстве, без квалифицированной консультации не обойтись. Поэтому я обращаюсь за помощью к информационно-технологической поддержке, где всегда актуальная информация. Полезным и незаменимым для меня является Юридический справочник по ведению кадрового учета и расчетов с персоналом в программах, пользуюсь помощником расчета отпускных и больничных листов, проверяю правильность выполнения операций. Мы отказались от приобретения периодических профессиональных изданий, поскольку вся необходимая информация теперь есть в интернет-версии и на сайте ИТС».

Часто договор на информационно-технологическое сопровождение заключается специалистами информационно-технологических служб, в обязанность которых входит отслеживание актуальности обновлений, но профессиональная подготовка и повышение квалификации бухгалтеров, кадровиков, юристов — не их забота.

Часто договор на информационно-технологическое сопровождение заключается специалистами информационно-технологических служб, в обязанность которых входит отслеживание актуальности обновлений, но профессиональная подготовка и повышение квалификации бухгалтеров, кадровиков, юристов — не их забота. При этом договор информационно технического сопровождения, предоставляя доступ к обновлениям, одновременно обеспечивает широкие возможности для профессионального расширения кругозора, позволяет пользоваться юридическими справочниками, бухгалтерской периодикой, консультациями аудиторов, методологическими рекомендациями по внедрению программного обеспечения и т.д.

Хорошо, когда руководитель предприятия или соответствующего департамента в крупных компаниях знает, что есть такой ресурс — профессиональная информационная система «1С:ИТС ПРОФ », созданная специально для пользователей программ «1С».

Информационная система «1С: ИТС ПРОФ » включает в себя:

  • методические материалы по настройке и эффективному использованию программ «1С»: справочники по учету хозяйственных операций, налогам и взносам, их учету, инструкции по составлению бухгалтерской и налоговой отчетности, юридический справочник по ведению кадрового учета и расчетов с персоналом и справочник по ведению расчетов с персоналом;
  • ответы аудиторов и экспертов на вопросы пользователей по бухгалтерскому учету, налогообложению и кадровым вопросам;
  • нормативно-правовую базу «1С:Гарант» с комментариями методистов фирмы «1С» к законам, письмам и решениям судов;
  • доступ к базе знаний Линии консультаций фирмы «1С»;
  • видеозаписи мероприятий «1С:Лектория» с возможностью задать вопросы и получить наглядные рекомендации методистов;
  • другие материалы.

Правильно организовав взаимодействие подразделений или специалистов и назначив ответственных лиц за своевременное получение нужной информации и доведения её до заинтересованных служб, можно существенно снизить и финансовые затраты на приобретение информации, затраты времени по её поиску. Можно также уменьшить фонд оплаты труда, поскольку в этом случае имеется возможность отказаться от услуг программиста и не претендовать на высокие профессиональные качества бухгалтера или кадровика.

ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Прокудина Айна Гочгаровна, главный бухгалтер ООО «Экос-Плюс», г. Владивосток:

«На должность главного бухгалтера меня пригласили около трех лет назад, и тогда было принято решение приобрести две программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом». С программами автоматически подключили льготное сопровождение ИТС ПРОФ. Оценив его удобство, я отказалась от услуг программиста, поскольку диск ИТС содержит все, что нужно для работы. Во-первых, релизы к конфигурациям и формы отчетности — делаю обновления всегда сама через Интернет. Во-вторых, здесь больше полезной информации, которая всегда под рукой, в то время как до программиста или Линии консультаций надо еще дозвониться. В-третьих, система ИТС ПРОФ дешевле и выгоднее, чем услуги программиста. Кроме того, имеется много важной информации: методические материалы, ссылки на законодательство, но самое ценное — пошаговое описание, как все это правильно применить и реализовать в программе. Всё очень доступно даже для малоопытного и начинающего специалиста».

Для решения проблемы невостребованности имеющегося в компании информационного ресурса руководителю имеет смысл уделить этому вопросу внимание и отдать распоряжение о составлении регламента взаимодействия отделов. Кстати сказать, продуманный и утвержденный такой документ, относящийся к группе локальных нормативных актов, существенно снижает конфликтность в коллективе и позволяет экономить рабочее время на вопросах выяснения зон ответственности. В нём следует зафиксировать, кто, в какой форме, в какие сроки и кого осведомляет о поступлении информации.

Нужно также, предварительно, возможно, обсудив все вопросы со специалистами соответствующих подразделений, определить, какой информационной системой будет пользоваться компания. При выборе электронной информационной системы важно проанализировать все явные и скрытые её возможности, взвесить потребности в ней, оценить получаемые сопутствующие «преференции».

ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Яхновская Нонна Теймуразовна, генеральный директор ООО «Первая мехколонна», Хабаровск

«Наша организация небольшая. Являясь генеральным директором, я также выполняю обязанности главного бухгалтера и специалиста по кадрам. Главная проблема — все успеть. При этом свою работу я привыкла выполнять качественно. Благодаря сервису ИТС ПРОФ я успеваю вовремя и грамотно выполнять свою работу. Для меня это учитель, помощник и аудитор, который к тому же с избытком удовлетворяет мою потребность в информации. Я всегда в курсе изменений законодательства и их отражения в программе. Мне не надо теперь держать в голове даты уплат налогов и взносов, информацию о порядке исчисления и уплаты налогов, а также о проверках контролирующими органами. Соответствующие разделы содержат подробные инструкции по составлению платежных поручений на уплату налогов, взносов и т.д. Очень помогает в работе раздел «Кадры и оплата труда». Кроме того, я отказалась от подписки на бухгалтерские журналы, а за справкой по текущим юридическим вопросам обращаюсь к разделу «Юридическая поддержка». Немаловажно для меня и то, что при таком объеме информации в рамках одного ресурса, ориентироваться в нем очень просто. Понятный интерфейс и выделенная строка поиска значительно помогают в работе. У меня есть удобный инструмент, с помощью которого можно эффективно работать, рационально используя собственное время».

ПРЯМАЯ РЕЧЬ

Захарова Лина Сергеевна, главный бухгалтер ООО НПФ «ТехСмарт», Набережные Челны.

«При переходе на новую программу бухгалтерского учёта были перестроены бизнес-процессы производства и учета материалов и продукции. Во многом нам помогла именно система ИТС:ПРОФ, её интернет-версия. Пользуясь имеющейся методикой, мы автоматизировали учет и производство готовой продукции на предприятии. Материалы, представленные в системе ИТС, очень помогают нам в работе. Например, методика, описанная в рубриках «Учет материалов», «Учет давальческого сырья», «Учет тары», позволила обучить кладовщика правильному ведению складского учета и оперативно обеспечивать руководство данными производственных резервов. Информация ИТС помогает оптимизировать налоговую нагрузку предприятия, а правильное распределение ввода данных в программу позволяет руководству экономить свое время и уделять больше внимания анализу бизнес-процессов и планированию бизнеса».

В локальном нормативном документе следует указать, что поиск нужной информации надо начинать именно с выбранной системы, и не суть важно, располагается она на диске или на интернет-портале. Следует отметить, что нередко требование руководства пользоваться имеющимся ресурсом воспринимается сотрудниками как дополнительная нагрузка, поскольку у них нет навыков её применения. В этом случае хороший положительный эффект приносит целенаправленное обучение специалистов отделов кадров, бухгалтерии, юристов работе с использованием ресурса «1С:ИТС ». Эффект экономический — не покупаются дублирующие системы. Эффект экономии времени — быстрее найти ответ самому, чем искать, чтобы кто-то что-то подсказал. Эффект профессиональный — растёт квалификация специалистов.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.