Искусство управления документами

главный редактор «Управляем предприятием»

Компания «АЭМ-технологии» одной из первых использовала новый продукт — «1С:Документооборот». И по сей день она остаётся одним из самых активных пользователей этой системы. Этот проект уникален прежде всего активной позицией директора по ИТ компании Антона Думина . В результате система «1С:Документооборот» не просто внедрена, а сделан целый ряд интересных дополнений и функциональных находок, часть из которых сейчас уже вошли в типовую систему.

Резюме проекта
Проект создания системы управления документами в компании «АЭМ-технологии» был одним из первых проектов на системе «1С:Документооборот». Развитие системы идёт уже более 6 лет. Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и контролирует все процессы организационного документооборота. Сделан целый ряд интересных дополнений и функциональных находок: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Интересны доработки в подсистеме управления проектами, а также уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой. Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.
Цели и задачи проекта:
  • стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
  • повышение исполнительской дисциплины, контроль исполнения поручений и задач;
  • сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
  • автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
Особенности проекта
Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» длится уже более 6 лет. За это время специалисты «АЭМ-технологии» разработали целый ряд интересных дополнений типового функционала системы: использование электронной подписи, тестирование сотрудников и мониторинг проекта «Ценности Росатома». Сделаны интересные доработки в подсистеме управления проектами, а также проведена уникальная интеграция системы документооборота с внешней электронной почтой. Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.
Результаты проекта
Построенная система управления документами охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии» и все процессы организационного документооборота:
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • формирование и контроль исполнения служебных поручений;
  • регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
  • проведение закупочных процедур;
  • согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
  • согласование технико-коммерческих предложений;
  • составление и подписание авансовых отчётов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • приём и увольнение сотрудников.
Оптимизированы бизнес-процессы, в том числе 31 сложный комплексный процесс: закупочные процедуры, подготовка и согласование технико-коммерческих предложений, претензионная деятельность, подпроцесс досогласования и электронные авансовые отчёты и т. д. Значительно сократилось время на выполнение рутинных операций, обеспечена прозрачность процессов, повышена управляемость и эффективность управленческой деятельности, сокращены сроки принятия управленческих решений. Из количественных показателей:
  • срок согласования документов сократился более чем в 5 раз;
  • количество неисполненных поручений сократилось в 20 раз.

Цели и задачи проекта

Динамичное развитие «АЭМ-технологии» требовало унификации организационного документооборота и создания единой системы управления организационно-распорядительными документами. Проект развивался в несколько этапов (см. ниже), и на каждом из них стояли свои задачи. Но наиболее общие цели, которые стояли перед компанией, следующие:

  • стандартизация и автоматизация процессов организационного документооборота;
  • повышение исполнительской дисциплины, контроль исполнения поручений и задач;
  • сокращение времени согласования документов, повышение скорости принятия управленческих решений;
  • автоматизация сквозных и комплексных процессов распределённого предприятия.
Портрет компании-заказчика
АО «АЭМ-технологии» входит в машиностроительный дивизион «Атомэнергомаш» государственной корпорации «Росатом» и является одной из ведущих компаний в области энергетического машиностроения. «АЭМ-технологии» — единственное в России предприятие, которое производит полный комплект оборудования реакторного зала АЭС. Компания включает инжиниринговый центр в Санкт-Петербурге (112 сотрудников) и два филиала — производственные площадки «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске (1600 сотрудников) и «Атоммаш» в Волгодонске (2600 сотрудников).
Портрет компании-поставщика базовых решений
Сотрудники ИТ-департамента компании «АЭМ-технологии» выполняли все работы самостоятельно.
Поставщик системы «1С:Документооборот» — компания «1С». Она основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения. Из разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие». Около 6500 предприятий сертифицированы фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации управления и учёта на базе программных продуктов «1С».

История проекта

Проект создания системы управления документами на базе «1С:Документооборот» стартовал в декабре 2009 года ещё на бета-версии системы. Компания «АЭМ-технологии» была одним из первых пользователей нового продукта и по сей день остаётся самым активным пользователем системы. Можно выделить 8 основных этапов развития системы управления документами в «АЭМ-технологии» (таблица 1).

Таблица 1. Восемь основных этапов развития системы управления документами.
Даты Основные задачи Основные результаты и проблемы
Декабрь 2009 — январь 2010 гг. Пилотный проект на «1С:Документооборот» — автоматизация архива документов в управляющей компании Выяснены возможности системы «1С:Документооборот». Подготовка документов для дальнейшего развития системы: «Положение о договорной работе» и описание ряда бизнес-процессов.
Февраль — апрель 2010 г. Старт проекта. Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, а также договорными документами в управляющей компании В системе работают 100 сотрудников. Подготовлены процессные инструкции для сотрудников и «Положение по электронному документообороту».
Апрель — октябрь 2010 г. Тиражирование системы управления документами на производственную площадку «Петрозаводскмаш» Автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний, проведена интеграция с учётными системами. Система охватила управляющий состав «Петрозаводскмаш» (120 человек).
Июль 2010 — ноябрь 2011 гг. Построение и автоматизация сквозных бизнес-процессов между управляющей компанией и «Петрозаводскмаш» «Поначалу мы неоптимально сделали расширение на производственную площадку, используя разные информационные базы, — вспоминает Антон Думин, директор по ИТ «АЭМ Технологии». — Года полтора настраивали обмен между этими базами, чтобы, например, бизнес-процесс согласования договоров сквозным образом проходил между двумя площадками. Однако здесь мы столкнулись с трудностями обмена и через полтора года решили изменить архитектуру решения и построить его на единой информационной базе. Это стало возможным благодаря тому, что система «1С:Документооборот» хорошо работает как на медленных, так и на быстрых каналах связи. И с этого момента началось бурное развитие системы управления документами».
Июль — сентябрь 2012 г. Тиражирование системы на вторую производственную площадку «Атоммаш» Система управления документами охватила всё предприятие. В 2012 году в компании решили, что каждый менеджер компании будет пользователем системы документооборота. С этого момента количество пользователей системы существенно выросло.
Март 2013 г. Запуск комплексных процессов Описаны, оптимизированы и автоматизированы процессы согласования договоров и технико-коммерческих предложений, сквозные закупочные процедуры. К настоящему моменту автоматизированы 30 комплексных процессов.
Март — октябрь 2014 г. Запуск подсистемы управления проектами в «1С:Документооборот» Автоматизировано управление частью проектов: ИТ-проекты, НИОКР, управление графиками проектов уровня 2а. Реализовано прогнозирование сроков завершения проектов.
Октябрь 2015 г. Повышение производительности и поддержание требуемого уровня стабильности работающей системы В связи с ростом количества пользователей и задач мы столкнулись со снижением быстродействия. В связи с этим выполнен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», проведена оптимизация технических систем, построен кластер из трёх серверов. Сейчас проблем с производительностью и стабильностью нет.

Единая система управления документами для всех площадок

В результате активного развития на протяжении шести лет система управления документами «АЭМ-технологии» охватила все процессы организационного документооборота:

  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • формирование и контроль исполнения служебных поручений;
  • регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
  • проведение закупочных процедур;
  • согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
  • согласование технико-коммерческих предложений;
  • составление и подписание авансовых отчётов;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • приём и увольнение сотрудников.

«Приём и увольнение сотрудников — это стандартный простой бизнес-процесс, на который я хотел обратить внимание, — комментирует Антон Думин. — Он настраивается за три минуты, но сразу даёт хороший качественный результат.

Масштаб использования системы управления документами впечатляет: в системе зарегистрировано более 3700 пользователей и более 850 активных сессий в день.

Ещё один важный функционал — отчёт контроля исполнительской дисциплины. У нас раз в неделю происходит разбор отчёта исполнительской дисциплины и анализ процента прострочки выполнения задач. Разбор достаточно короткий — те, у кого самый большой процент просрочки выполнения задач, сразу видны».
Кроме того, реализованы несколько важных для компании задач, выходящих за рамки традиционного организационного документооборота:

  • формирование ключевых показателей эффективности работы сотрудников;
  • тестирование сотрудников;
  • мониторинг проекта «Ценности Росатома»;
  • управление проектами.

«Из типового функционала мы не используем только электронную почту, — отмечает Антон Думин. — Это связано с тем, что нам нужны шифрованные почтовые коммуникации, а в «1С:Документооборот» пока этого нет, хотя, я надеюсь, в ближайшем будущем появится».

Масштаб системы управления документами

Масштаб использования системы управления документами весьма впечатляет. На июнь 2016 года в системе «1С:Документооборот» зарегистрировано более 3700 пользователей (руководители, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений), которые активно работают в ней — более 850 активных сессий в день. Активное использование системы подтверждается тем, что на середину 2016 года в системе накоплено более 300 000 документов, более 500 000 файлов, запущено более 1,4 млн задач (таблица 2). Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов — более 450 000 (таблица 3). Размер информационной базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 442 Гб.

Таблица 2. Изменение основных показателей системы.
Конец 2013 года Конец 2015 года Июнь 2016 года
Входящие документы 36 373 64 297 75 469
Исходящие документы 21 680 45 905 60 152
Внутренние документы 38 790 115 423 164 246
Количество файлов 146 991 397 831 539 174
Количество задач 332 640 958 784 1 402 139
Количество одновременно работающий пользователей 560 1337 1403
Таблица 3. Количество запущенных экземпляров бизнес-процессов в системе управления документами.
Бизнесс-процессы 2013 2015 2016
Ознакомления 57 597 153 977 203 370
Поручения 12 608 31 796 33 939
Согласования 21 554 62 491 106 450
Исполнения 12 565 46 621 70 587
Утверждения 11 636 20 853 26 359
Комплексных 7236 14 986 30 066

* * *

Во второй части статьи мы расскажем об автоматизации комплексных бизнес-процессов (закупочные процедуры, претензионная деятельность, согласование технико-коммерческих предложений, досогласование договоров). Обсудим решения, разработанные сотрудниками «АЭМ-технологии» в области интеграции с внешней системой электронной почты. А также поговорим о расширении функционала системы «1С:Документооборот»: использовании электронной подписи, тестировании сотрудников, мониторинге проекта «Ценности Росатома» и управлении проектами. В заключение расскажем о результатах и перспективах проекта.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.