Облачный бюджетный учёт города Москвы на 12 тысяч пользователей

обозреватель журнала "Управляем предприятием"

Департамент информационных технологий города Москвы и фирма «1С» помогают городу двигаться вперёд. Одной из разработок является уникальная в своём роде автоматизированная система бюджетного учёта, созданная на базе облачных технологий. Это беспрецедентная по своим масштабам система, охватившая уже более двух тысяч учреждений Москвы. За счёт единой унифицированной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений город экономит более миллиарда рублей в год, обеспечен новый уровень прозрачности использования бюджетных средств. Об этом уникальном проекте мы и расскажем в статье.

Резюме проекта
Создание беспрецедентной по своим масштабам универсальной автоматизированной системы бюджетного учёта — УАИС «Бюджетный учёт». Проект охватывает более 2,5 тысяч учреждений Москвы: образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов. Система построена на базе облачных технологий, на платформе «1С:Fresh» фирмы «1С», доступ к ней осуществляется через Интернет.
На сегодня полностью завершён второй этап проекта, в системе работают более 2 тыс. государственных учреждений Москвы и более 12 000 сотрудников. Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта позволяет повысить производительность труда за счёт сквозной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений города и, как следствие, обеспечить новый уровень прозрачности использования бюджетных средств. Проект уже позволил экономить более 1 млрд руб. в год, а также сократить бумажный документооборот.
Цели и задачи проекта
Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсами
Задачи проекта:
  • унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности;
  • создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности;
  • наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений;
  • получение необходимых аналитических разрезов данных для принятия управленческих решений и контроля;
  • экономия бюджетных средств.
Особенности проекта:
  • беспрецедентный масштаб: в единой «облачной» системе работают 12 000 сотрудников государственных организаций города Москвы;
  • обширный диапазон охваченных проектом государственных учреждений: это образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов;
  • широкий спектр функциональности, «облачная» система охватывает практически все сферы деятельности государственных организаций: бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы, управление торговлей, договорами, имуществом, все виды взаимодействия с финансовым органом, планирование, платежи, отчётность, а также позволяет получать аналитику на основе накапливаемых в системе данных;
  • сложное управление столь масштабным проектом, потребовавшее специальных организационных решений.
Результаты проекта
На сегодня полностью завершён второй этап проекта, в системе работают более 2 тыс. государственных учреждений Москвы и более 12 000 сотрудников. Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта позволила повысить эффективность управления, улучшить контроль за деятельностью учреждений города и, как следствие, обеспечила новый уровень прозрачности использования бюджетных средств.
Основные результаты:
  • обеспечено единство учёта и оперативное формирование аналитической отчётности;
  • налажен оперативный сбор аналитической информации и отчётности в режиме он-лайн, повышен контроль качества данных;
  • повышена эффективность управления государственными учреждениями Москвы;
  • получена экономия более 1 млрд руб. в год на сопровождении информационных систем;
  • в 2 раза сокращён бумажный документооборот.

Предпосылки проекта

Развитие инфраструктуры города — залог устойчивого развития общества в современном мире. Особенно это актуально для столицы. В эпоху бурного развития технологий главный российский мегаполис должен отвечать самым высоким стандартам в сфере экономики, жизненного уклада и социальной сферы.

Одно из главных направлений — укрепление инвестиционной привлекательности российской столицы, формирование её благоприятного имиджа. Современный мегаполис должен стать комфортным местом проживания и работы, привлекательным рынком для инвестиций. Достичь этого предполагается, в том числе, за счёт внедрения доступного контроля и учёта инвестиционных процессов — в строительстве, в сфере земельно-имущественных отношений, экономики и финансов.

Москва — один из крупнейших мегаполисов мира, поэтому перед руководством города стоит сложная задача организации эффективного управления тысячами государственных учреждений в самых различных отраслях: образование, культура, ЖКХ, спорт, соцзащита, транспорт, торговля. Именно с целью повышения эффективности управления городскими ресурсами в 2012 году стартовал проект автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В ходе реализации проекта планировалось решить несколько проблем.

  1. Разнородность ИТ-архитектуры. «В учреждениях Москвы существовало огромное количество никак не связанных между собой информационных систем — на 2014 год их насчитывалось более полутора тысяч», — вспоминает Кирилл Кузнецов, начальник управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий г. Москвы. «У нас был Ноев ковчег, мы собрали все бухгалтерские программы, существующие в Российской Федерации, — отмечает Артём Ермолаев, министр Правительства Москвы, руководитель Департамента информационных технологий. — Хотя в большинстве учреждений стояли системы 7 — 8 производителей. Для каждого времени хорошо своё решение, и исторически такое развитие ИТ-систем города понятно. Но сейчас другие задачи — требуется контролировать и управлять этими системами». Чем больше было разнородных бухгалтерских программ, тем больше финансов требовалось на их поддержку. «У децентрализованных систем была высокая стоимость эксплуатации, на сопровождение и поддержку только бухгалтерских систем город тратил несколько миллиардов рублей в год», — дополняет Кирилл Кузнецов. Необходимо было срочно выходить из этого порочного круга, объединить все разрозненные ИТ-системы в единое, управляемое из центра, информационное пространство и таким образом обеспечить управляемость и экономию».

    ermolaev.jpgТребовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире, и все действия заранее понятны.
  2. Недостаточный контроль и невозможность получения консолидированной отчётности. «В связи с большим количеством разрозненных систем возникали дополнительные проблемы, связанные с недостаточным уровнем контроля и отсутствием консолидированной отчётности, — продолжает Кирилл Кузнецов. Например, мы не могли сформировать консолидированные отчёты по разным отраслям городского хозяйства». Консолидированная информация, которую получало Правительство Москвы, была искаженная или некорректная. Требовалось получать в оперативном режиме полную картину изменения зарплаты педагогов, причём не среднюю статистическую, которую собирает Росстат, а вполне конкретную — знать, кто, когда и какую зарплату получает, как она изменяется и как влияет на производительность. И постепенно переходить к оценке работы учителей на основе показателей эффективности.
  3. Отсутствие единых стандартов финансового учёта. Ни в одной отрасли не существовало единой и разработанной на всю отрасль учётной политики: ни в образовании, ни в здравоохранении, ни в других. Не было стандартов ведения ФХД, а также соответствующих регламентов. В результате правительству города было очень сложно контролировать выполнение государственных заданий. Простой пример: один из майских указов Президента РФ — средний доход работника социальной сферы не должен быть ниже среднего дохода по региону. Как это проконтролировать?
  4. Поддержание ответственности и дисциплины внутри учреждений и органов исполнительной власти. «Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире и все действия заранее понятны, — говорит Артем Ермолаев. — Когда не получится утаить информацию по финансам, нельзя будет сказать, что у нас нет денег и дополнительно требуются определённые суммы или наоборот; все финансовые потоки должны стать абсолютно прозрачными».
  5. Безопасность. Данные содержались в разрозненных системах, что серьёзно затрудняло их защиту.
Портрет заказчика
Департамент информационных технологий города Москвы — функциональный орган исполнительной власти города Москвы, осуществляющий функции по разработке и реализации государственной политики в сфере информационных технологий, телекоммуникаций, связи, межотраслевой координации в области информатизации органов исполнительной власти города Москвы, функции государственного заказчика на размещение государственных заказов на поставку средств вычислительной техники, оборудования и программных продуктов, оказание информационных и телекоммуникационных услуг в части, относящейся к функционированию информационных систем города Москвы, а также телекоммуникационных услуг общегородского назначения и предоставления доступа к сети Интернет, разработку, введение в эксплуатацию и эксплуатацию информационных ресурсов и систем города Москвы, разработку и тиражирование программно-технических решений для нужд государственных органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им государственных учреждений города Москвы.
Департамент информационных технологий действует в соответствии с Государственной программой «Информационный город» на 2012 — 2018 годы, на реализацию которой выделяется порядка 40 млрд руб. в год.
Департамент является оператором московского Портала городских услуг pgu.mos.ru, на котором зарегистрировано 4,6 млн человек, а также первого в России портала открытых данных data.mos.ru, портала «Наш город», принимающего и обрабатывающего в течение 8 дней жалобы на типовые городские проблемы, и системы электронных референдумов Правительства Москвы «Активный гражданин».
Портрет компании-подрядчика
В качестве одного из основных исполнителей по проекту выступает компания «1С». Фирма «1С» специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ. «1С» работает с пользователями через разветвлённую партнёрскую сеть: более 10 000 постоянных партнёров в 25 странах, в том числе более 6700 фирм-франчайзи, сертифицированных «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации предприятий. Из разработок «1С» наиболее известна система программ «1С:Предприятие» — решения для повышения эффективности предприятий и учреждений, построенные на инновационной технологической платформе, которая обеспечивает высокую гибкость, масштабируемость и производительность корпоративных решений, работу в режиме «облачного» сервиса (SaaS) и на мобильных устройствах. «1С:Предприятие» успешно применяется для автоматизации управления и учёта более, чем в 1 500 000 организаций, включая крупнейшие корпорации и госструктуры. Решения ERP-класса лидируют на рынке ERP-систем России по количеству автоматизированных рабочих мест.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсами.

Задачи проекта:

  1. Унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности: разработка единых подходов ведения бухгалтерского учёта, разработка учётных политик для различных отраслей. Например, в области культуры насчитывается много подотраслей: библиотеки, театры, музеи и т. д., причём каждая из подотраслей имеет собственные особенности. Естественно, чтобы всем этим управлять, необходимо было вывести учёт на новый качественный уровень, чтобы можно было сравнивать и консолидировать данные. «Унификация учёта заключалась в том, чтобы убрать всю специфику, которая была на местах, в бухгалтериях учреждений, и выработать единый шаблон учётной политики, — поясняет Кирилл Кузнецов. — Эта учётная политика и легла в основу автоматизации. При этом у пользователей есть возможность добавить и ввести для себя дополнительную аналитику. Эта аналитика не влияет на консолидированную и сводную управленческую отчётность до того момента, пока у учредителей не возникнет такая потребность, после чего можно включить эту аналитику в учётную политику». Таким образом, стандартизация бухгалтерского учёта сочеталась с гибким механизмом индивидуальных настроек.
  2. Создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности — создание облачного сервиса по принципу «одного окна», то есть системы, охватывающей все аспекты финансово-хозяйственной деятельности учреждения и при этом функционально не уступающей решениям, представленным на рынке. Поэтому при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы.

    kuznecov.jpgНаша задача — обеспечить качественное управление городом, и посредством «облачных» технологий мы успешно решаем эту задачу.
  3. Наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений — автоматическое предоставление данных о деятельности учреждения в смежные городские системы, реализуя таким образом принцип «однократного ввода» и способствуя снижению трудозатрат конечного пользователя. Пример: как только учитель трудоустраивается в школу, данные отображаются в кадровом блоке системы и автоматически передаются в «Электронный дневник» для последующей работы с ним.
  4. Формирование аналитики для принятия управленческих решений и контроля. В ходе работы учреждений в системе накапливаются большие объёмы первичных данных об имуществе, финансах, кадрах, закупках, контрактах и всего, что связано с деятельностью учреждения. Это позволяет предложить как руководителю учреждения, так и руководству города инструмент, формирующий аналитику о деятельности отрасли в целом и каждого учреждения в частности.
  5. Экономия средств бюджета города. Это естественное следствие стандартизации учёта и унификации ИТ-систем. Были выделены две основные составляющие сокращения затрат: снижение затрат на сопровождение и снижение трудозатрат на ведение финасово-хозяйственной деятельности.

Особо стоит отметить поистине гигантский масштаб — проект охватил более 2 тыс. учреждений. «Учреждения, включённые в проект, охватывали критически важную социальную сферу: это школы, больницы и дворцы культуры», — отмечает Артём Ермолаев. Параллельно с проектом в городе идёт реформа учреждений образования. Еще в 2014 году в департамент образования входило 3,2 тыс. учреждений, однако в 2015 году количество образовательных учреждений города было сокращено до 1000.

Выбор «облачной» технологии

«Мы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, — вспоминает Кирилл Кузнецов, — и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле».

Действительно, сейчас модель SaaS является приоритетным способом организации ИТ-системы, посредством неё удаётся максимально экономить на сопровождении, к тому же систему отличает максимальная простота развёртывания. Когда реализуется ИТ-система по модели SaaS, учёт может вестись как централизованно в общем центре обслуживания, так и отдельно в каждом конкретном учреждении. В этом преимущество модели SaaS. Плюс к тому управление становится более чётким, динамичным и всё меньше зависит от прихотей конкретных исполнителей на местах. Всё это вместе позволяет в наши экономически непростые времена существенно повысить эффективность управления учреждениями.

kuznecov.jpgМы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле.

Надо признать, что в случае предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS у пользователей несколько ограничена гибкость и вариативность системы. Однако главная задача Департамента информационных технологий — обеспечить эффективное управление городскими ресурсами и сократить затраты, это были безусловные приоритеты.

Выбор платформ

При выборе платформы для создания системы учитывалось несколько условий:

  • возможность предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS;
  • распространённость платформы;
  • возможность построения высоконагруженных систем.

В результате при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы, одна из которых — «1С:Fresh» фирмы «1С». Это позволило преодолеть отторжение системы конечными пользователями и предоставить им тот интерфейс и логику работы, к которым они привыкли, используя решения, предлагаемые рынком, и исключить возникновение зависимости от разработчика системы.

* * *

В следующей части статьи мы расскажем о ходе проекта, технологической и функциональной архитектурах, а также об управлении проектом.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.