База знаний — это организованная совокупность знаний, относящихся к определённой предметной области. База знаний конкретной организации — это накопленная компанией информация: данные, факты, опыт, сведения. Основная цель создания базы знаний — лёгкий доступ к информации и многократное использование накопленного опыта сотрудников компании. Какой должна быть система управления базой знаний и можно ли построить базу знаний на основе классической СЭД?

В предыдущем материале «СЭД: смотрим в будущее» мы уже говорили о том, какими должны быть системы электронного документооборота. Рынок ждет от СЭД серьезных технологических инноваций, и наиболее интересны направления использования технологий Big Data, машинного обучения, роботизации. При этом система должна работать таким образом, чтобы сотрудники тратили большую часть рабочего времени на решение творческих задач, а не на выполнение рутинных функций. Но какие инновации, как технологические, так и методологические, происходят прямо сейчас? Мы проанализировали свои самые интересные проекты по внедрению систем электронного документооборота за последние несколько лет. И на основе этого анализа можем выделить четыре основных направления.

Всё чаще возникают разговоры, что современные системы электронного документооборота подобны продуктам менеджмента прошлого века. От бумажной бюрократии мы перешли к новому уровню: эта бюрократия теперь стала электронной. И правда, все правила, стандарты и регламенты, которые применялись к бумажным документам, теперь можно контролировать посредством системы электронного документооборота (СЭД). Но при этом, бытует мнение, что современные СЭД отнюдь не являются инновационными решениями, способными качественно менять бизнес-среду. Почему и каких инноваций нам ждать от СЭД в ближайшем будущем?

«Аппетит приходит во время еды» — эта пословица весьма ярко подтверждается практически во всех проектах автоматизации. Постепенно осваивая функции информационной системы, ее пользователи понимают, что их первоначальные требования к автоматизации были не полными. С одной стороны, предвидеть все, что может понадобиться — сложно. С другой — бурное развитие технологий, в первую очередь, мобильных, стимулирует формирование новых требований. Как следствие, система развивается за счет новых приложений, которые впоследствии могут войти в основной функционал системы.

Самостоятельное внедрение системы документооборота возможно при наличии профессиональных знаний и компетенций у участников проекта. Но для снижения риска целесообразно обращаться за помощью к консультантам.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в этом году отмечает свой 20-летний юбилей. Из системы, ориентированной первоначально на регистрацию и учет движения документов, СЭД выросли до решений, охватывающих ключевые бизнес-процессы компании. Сегодня СЭД - это уже необходимость как в коммерческих организациях, так и в госструктурах; при этом интерес заказчиков смещается от строго формализованных процессов управленческого документооборота к поддержке новых процессов.