Быстрая организация удаленной работы

Associate Consultant Columbus. Более 8 лет опыта внедрения системы «1С:Документооборот» на проектах разных масштабов.

В период пандемии компании переходят на удаленный режим работы. Перед многими их них встает вопрос: как организовать этот процесс за короткое время? Мы хотим рассказать о возможностях организации работы на базе системы «1С:Документооборот». Многие воспринимают данный продукт как сложную систему согласования договоров или иных документов, но если взглянуть на него с другой стороны, можно понять, что «1С:Документооборот» подходит и для быстрой организации удаленной работы сотрудников.

Чем полезен «1С:Документооборот»

Чем система «1С:Документооборот» будет полезна руководителю компании (подразделения) и какие ее основные преимущества можно начать использовать в кратчайшие сроки?

  1. Единое информационное пространство — система не только позволяет работать с процессами и контролем над их исполнением. В системе также организуется унифицированный порядок хранения важных документов/файлов, включая их версионность.
  2. Работа через web-интерфейс позволяет быстро настроить доступ для всех заинтересованных участников без установки дополнительного ПО на рабочие места сотрудников. Каждый сотрудник сможет работать с системой через привычный браузер.
  3. Работа через мобильное приложение — в популярных магазинах Apple Store и Google Play доступно для скачивания мобильное приложения. Оно представляет собой пространство для оперативного реагирования на поступившие задачи. Интерфейс приложения не перегружен лишними командами — доступны только основные возможности для выполнения задач.
  4. Быстрая постановка задач подчинённым с контролем исполнения — к сожалению, унифицировать процессы работы можно далеко не всегда. Система позволит оперативно создавать задачи по уже настроенным типовым процессам (исполнение, согласование, утверждение и т. д.).
  5. Использование подсистемы взаимодействий — коммуникации в едином окне, сотрудники могут общаться друг с другом непосредственно через подсистему взаимодействий. Подсистема позволяет организовывать общение в реальном времени, через чаты и видеозвонки.
  6. Оперативное формирование отчетности по исполнительской дисциплине — оперативное формирование отчетности в разрезе различных аналитик. Большинство отчетов уже настроены и готовы для работы.

В системе «1С:Документооборот» реализован обширный список функциональных опций, которые могут применять компании любого формата. Предлагаем вам несколько последовательных шагов использования функциональных возможностей для оперативной организации удаленной работы.

Подсистема взаимодействий позволяет организовывать общение в реальном времени, через чаты и видеозвонки, прямо в «1С:Документооборот».

Шаг 1. Необходимый набор действий для оперативного начала работы

Что необходимо в первую очередь:

  1. Определить перечень используемых процессов (исполнение, согласование). Составить краткую памятку по использованию системы.
  2. Настроить web-доступ и разослать данные для входа сотрудников.

На первом этапе данных настроек будет достаточно:

  • руководители смогут формировать задачи (рекомендуем использовать процессы — исполнение и согласование) своим подчиненным и отслеживать их выполнение;
  • сотрудники смогут оперативно работать с задачами и прикреплять результаты работ.

Для отслеживания исполнительской дисциплиной в системе руководитель использует следующие функциональные возможности:

  • рабочее место по управлению задачами своего отдела;
    рабочее место по управлению задачами своего отдела
  • отчет об исполнительской дисциплине, который можно гибко настроить под различные цели/руководителей, при необходимости для каждого отчета может быть настроена рассылка по почте в автоматическом режиме, например, каждую неделю в 9 утра.
    отчет об исполнительской дисциплине

Какие результаты получаем:

  • налажена коммуникация между сотрудниками и их руководителями;
  • руководитель оперативно получает информацию о ходе выполнения задач;
  • работа осуществляется в едином информационном пространстве — не надо вспоминать и искать в истории почтового ящика или различных мессенджерах и т.п.

Описанные функции не требуют особых знаний и навыков для работы с ними, что позволяет сотрудникам практически без проблем оперативно включиться в работу. Это легкий старт для освоения функциональных возможностей системы, который в дальнейшем позволит открывать новые горизонты использования основных функциональных возможностей системы.

Шаг 2. Подключаем дополнительные инструменты системы «1С:Документооборот»

В результате первого шага сотрудники и руководители научились работать в системе. Количество задач растет с каждым днем, а значит, пора унифицировать рабочий процесс при помощи новых инструментов.

  1. Использовать функционал «Мероприятия». Мероприятия в системе позволяют регистрировать участников, протокол действий и, главное, отслеживать выполнение задач в рамках данного мероприятия. Мы рекомендуем начать с ежедневных (еженедельных) встреч руководителей и подчинённых, где возможно фиксировать все задачи со сроками в разрезе подчиненных. Основная цель — распределение работ на определенный период с указанием сроков исполнения. Руководитель сможет оперативно собирать данные в разрезе учтенных мероприятий и анализировать выполнение поставленных задач. В дальнейшем, по необходимости, список мероприятий можно расширять — встреча с заказчиком/исполнителем, смежные встречи с подразделениями и т. д.
  2. Создать унифицированную структуру хранения документов/файлов. Задачи распределяются сотрудникам, и сотрудник может прикреплять результаты работ к задаче. Со временем задач с прикрепленными файлами становится больше и отслеживать их исполнение становится сложнее. Мы рекомендуем настроить унифицированную структуру хранения документов по папкам.

Здесь возникает вопрос: а как же данную структуру создать и по каким принципам? Не надо придумывать новые структуры хранения документов. Для оперативного старта хранения документов выберите один из трех вариантов:

  • разделение документов по отделам и сотрудникам;
  • разделение документов по видам.
  • перенос текущей структуры хранения файлов.

В дальнейшем структура может поменяться, но нам ничего не помешает изменить ее и рассортировать документы по новым правилам — система гибко настраивается и позволяет корректировать типовой функционал под нужды бизнеса.

Какие результаты получаем?

  1. Ведение мероприятий в системе позволяет анализировать выполнение задач по каждому из них, и оперативно реагировать при возникновении проблем.

    Ведение мероприятий в системе
  2. В карточке мероприятия указаны все принятые решение и исполнители — сотрудники смогут анализировать, кто выполняет те или иные задачи и к кому нужно обратиться за результатами работ. Коммуникации между сотрудниками улучшаются, что позволяет руководителю выполнять больше оперативной работы, а не связывать сотрудников друг с другом по любому вопросу.

    В карточке мероприятия указаны все принятые решение и исполнители
  3. Унифицированная структура папок позволяет пользователям работать в единых правилах. Руководитель может оперативно отслеживать результаты работ, не прося сотрудников лишний раз присылать их по почте или ставя соответствующую задачу. Сотрудник, раз создав документ, может формировать новые версии файлов не изменяя наименование или расположение документа.

    Унифицированная структура папок 1С:Документооборот

Таким образом, в системе создается полноценное единое информационное пространство — все задачи и результаты работы хранятся в едином месте с одинаковыми правилами для всех. Дополнительно можно отметить, что в программном продукте реализован полнотекстовый поиск и формирование быстрых ссылок на часто используемые документы/задачи.

В условиях кризиса фирма «1С» предлагает комплексное решение на базе системы «1С: Документооборот» с возможностью быстрого запуска. Более подробно можно прочитать здесь.

Шаг 3. Использование комплексных процессов системы

После шага 2 в компании упорядочена работа по формированию/исполнению задач и хранению документов/файлов. Но в работе компании важны и составные (комплексные) бизнес-процессы — те, в которых результаты выполнения задачи одним сотрудником являются изначальными данными для другой задачи и итоговый вариант решения/документа необходимо согласовывать с руководителем. Для этого в системе предусмотрен очень полезный функционал — комплексные (составные процессы). Основные процессы используемы в системе:

  • исполнение;
  • согласование;
  • утверждение;
  • ознакомление.

Для дальнейшего развития информационной поддержки удаленной работы рекомендуется настроить необходимое количество маршрутов по используемым документам, применяя конструктор процессов.

  1. Определите основные составные процессы, используемые на предприятии. Не надо пытаться сделать огромное количество маршрутов — это приведет к путанице сотрудников при поиске необходимого. Нарисуйте их в электронном виде в виде блок-схемы (не нужно использовать специальные инструменты для построения бизнес-процессов, применяйте подручные инструменты). Задействуйте только унифицированные процессы, настроенные в системе — исполнение, согласование и т.д.
  2. Передайте информацию администратору системы для настройки данных процессов. Обсудите совместно основные функции процессов и как должен проходить маршрут. Для этого можно применять уже используемый функционал системы.
  3. Протестируйте несколько процессов совместно с администратором и сотрудниками. Напишите краткую памятку — как необходимо выполнять шаги процесса
  4. Оповестите сотрудников о новом функционале и дайте некоторое время для тестирования.

    конструктор процессов 1С:Документооборот

Какие результаты получаем:

  • процессы становятся более унифицированными и требуют все меньше внимания руководителей — сотрудники работают в рамках установленных правил;
  • результаты работы становятся более прозрачными;
  • быстрее налаживаются коммуникации между сотрудниками;
  • появляется возможность отслеживать промежуточные результаты для внесения правок в различные документы.

* * *

Предложенные шаги и варианты использования системы составлены на базе нашего многолетнего опыта работы по внедрению системы документооборота. Мы постарались учесть основные моменты и функционал, который может быть развернут оперативно на площадке предприятия для организации удаленной работы сотрудников.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.