Карантин: какие технологии помогут бизнесу?

Менеджер проектов в инвестиционной компании «Русский стартап». Специалист в сфере стратегии, инвестиционного и управленческого анализа. Закончил МГУ и ВШЭ, первый профессиональный опыт приобрел в УК «Рослокомотив», затем совершенствовал его в течение 8 лет в департаменте финансов АО «Московская биржа». Имеет более 18 лет опыта реализации проектов в производственной, финансовой сферах, образовании, девелопменте и управлении недвижимостью.


Короновирус и предпринимаемые государством усилия по ограничению распространения болезни создают существенные, а иногда и критические, проблемы для бизнеса, ставя многих на грань выживания. Закрытие границ, перелетов, усложнение логистики, прямой запрет на работу предприятий ряда отраслей (общественное питание, туризм, кинотеатры, фитнес центры…), «апрельские каникулы», пропуска на выход из дома, падение доходов населения из-за сокращений, вынужденных отпусков и т.п. – все это не способствуют хорошему «здоровью» компаний. В этих условиях бизнес пытается приспособиться, адаптироваться, сократить расходы до минимума.

Коммерческое предприятие состоит из следующих систем:

  • производство (в т.ч. оказание услуг);
  • продажи;
  • логистика;
  • маркетинг;
  • бухгалтерия и финансы;
  • управление персоналом.

В условиях карантина бизнесу придется принимать в отношении указанных систем сложные решения, максимально оптимизировать каждое из них. Понятно, что будут по максимуму сокращаться и оптимизироваться исходящие денежные потоки – уменьшатся все непроизводительные расходы, расходы на персонал, будут откладываться или отменяться инвестиционные проекты, сворачиваться благотворительные, социальные программы и программы повышения квалификации, «замораживаться» планы по найму и т.п.

Но, кроме тотального «срезания костов», могут и должны использовать другие возможности, технологии, которые раньше не были столь актуальны. В первую очередь речь идет об организации удаленной работы.

Что и кого можно перевести на удаленку

Когда речь идет об удаленной работе производственных систем, в голову приходят фантастические картины работающих станков в частных квартирах, портних, выполняющих одну-две операции с сорочкой на домашней швейной машинке и передающих через курьера в дальнейшую обработку, но вряд ли такое возможно. Сейчас можно говорить об автоматизации производства в креативных индустриях – реклама, издательство, консалтинг, творчество, образование и тому подобные сферы могут позволить себе полностью или частично перевести производство в удаленный режим.

Продажи однозначно могут быть полностью переведены в удаленный режим. Да, возможно для кого-то это будет непривычно, не столь эффективно – нет возможности управлять ситуацией, анализировать реакции, мимику и жесты вашего визави, использовать привычные техники и инструменты, но все равно это возможно. Сайты, группы в соцсетях, мобильные приложения могут сами продавать и зачастую лучше людей, крупные сделки и проекты можно обсуждать удаленно, через сервисы организации онлайн встреч и совещаний, вести CRM – ничто не мешает с домашнего ноутбука.

Логистика – почти такая же проблемная область для полного перехода в удаленку, как и производство – тут мы также имеем дело с физическим продуктом и манипуляциями с ним в пространстве. Да мы можем готовить документацию, отслеживать перемещение грузов онлайн и удаленно, но физически перемещать что-либо находясь дома мы пока не научились – беспилотные автомобили и погрузчики — это пока только проекты, дроны в тестовом режиме доставляют условную «пиццу», и в России это запрещено. Ждем будущего и развития технологий беспилотной или удаленно контролируемой транспортировки.

Маркетинг, управление финансами и персоналом – также системы предприятия, которые могут быть реализованы удаленно и ниже я приведу обзор возможных технологических решений для этого.

Технологии заменяющие личные встречи, совещания

Одна из ключевых проблем удаленной работы – необходимость проводить встречи, которые раньше велись тет-а-тет, с личным присутствием и глаза в глаза, также удаленно. Необходимость регистрировать аккаунт, настраивать связь, учиться обращаться с интерфейсом, разрывы связи, плохой звук и видео – аргументы против такого вида проведения встреч и брифингов. Однако, когда выбора нет приходится мириться с трудностями, которые у современных программных продуктов не столь страшны, как раньше.

Skype – широко известный программный продукт обеспечивающий голосовую, текстовую и видео связь посредством интернет телефонии – первопроходец в этой сфере. Skype позволяет организовывать не только двустороннее общение аналогично телефону, но и конференц-связь до 50 участников. Через Skype можно пересылать файлы и передавать изображение с экрана монитора, что делает его удобным для организации обучения онлайн. Из недостатков – очень требователен к ресурсам как компьютера, так и интернета, мешает работе других приложений на компьютере, связь часто рвется и качество звука и видео может «хромать». Майкрософт – владельца Skype – критикуют за вольное обращение с приватностью пользователей: все сообщения и информация о пользователе передаются на сервера Майкрософт и что там с ними происходит никто не знает.

На замену можно предложить новый продукт – Zoom – сервис для проведения вебинаров и конференций. В отличие от Skype, у него лучше качество связи, видео и звука. Используя Zoom, можно не только демонстрировать собственный экран собеседнику, но и выбрать, какую картинку будет видеть ваша аудитория, например, специальную белую доску, по которой вы будете рисовать или писать, как на флипчарте в любимой переговорной. Смотреть транслируемый контент через ZOOM может до 1000 человек, а совместимость с Facebook и Youtube еще больше расширяют эту возможность. В данном случае речь, конечно, идет не о применении технологии для переговоров или совещания, а о применении технологии в образовании или массовых онлайн мероприятиях.

ZOOM сильно критикуют за нарушения приватности, обман пользователей относительно сквозного шифрования, наличие большого количества технических уязвимостей, утечки видеозвонков в сеть, но тот набор возможностей, которые он предоставляет пока искупает все огрехи и число его пользователей множится по мере усугубления ситуации с карантином.

Также для организации конференций, индивидуального и группового общения можно использовать мессенджеры – Slack, Microsoft Teams, Hangouts, WhatsApp, Viber, Discord и др.

Все системы бизнеса с той или иной частой нуждаются в организации встреч, совещаний, переговоров – эту задачу с помощью указанных выше приложений можно успешно решать. Эти же сервисы могут быть использованы в производственных процессов в образовании, организации досуга.

Инструменты для управления проектами

Управление проектами – это одно из тех направлений менеджмента, которое всегда пользовалось популярностью у разработчиков, благодаря этому уже к началу карантинных ограничений создано большое количество решений: как десктопных, так онлайн и мобильных.

Среди десктопных решений всем известны продукты 1С и Microsoft. Они реализуют полноценный подход к управлению проектами на базе каскадной методологии, эти решения поддерживают удаленную работу, но требуют профессиональной установки и настройки, в срочном порядке перейти на эти решения сложно и дорого. Зачастую для задач малого и среднего бизнеса такие решения в принципе не оправданы, так как их проекты не настолько большие и структурированные: для разработки мобильного приложения или работы над рекламной компанией вряд ли потребуется многомесячное планирование, декомпозиция работ и управление ресурсами, нужно собрать и ранжировать типовые работы, назначить ответственных и отслеживать их реализацию, при этом допуская простые и быстрые изменения в планах. Крупные компании, которые интегрировали эти решения ранее и активно использовали в своей работе, практически без проблем могут перейти на удаленную работу с использованием того же инструментария.

Для срочных и бесплатных решений подойдут мобильные и онлайн решения на основе гибких методологий (agile) и отдельных инструментов из традиционной методологии, хорошо зарекомендовали себя доска и карточки канбан, а также диаграмма Ганта.

На базе канбан разработан целый ряд приложений, среди них Trello, Jira, MeisterTask, Asana, Hygger. Канбан-доска и цветные карточки позволяют:

  • распределить задачи по статусу: в самом коротком варианте – надо выполнить (to-do), в работе (in progress) и выполнены (done) – вертикальные столбцы;
  • распределить задачи по ответственным, например, по подразделениям: маркетинг, продажи, исполнитель работ (в ИТ – разработчик), ОТК (тестировщик), логистика, для этого используются горизонтальные столбцы – Swim lane;
  • ограничить количество задач в работе;
  • цветами карточек можно вводить дополнительные определения, например, техническая задача, плановая задача, ошибки к исправлению.

Диаграмма Ганта (Gantt Diagram) в качестве основы продукта используется в Redmine, GanttPro, Smartsheet, Teamweek, Merlin, ManagePro.

Диаграмма Ганта – удобная визуализация временного графика реализации проекта, декомпозиции работ, с отслеживанием динамики исполнения, назначением ответственных, приоритетов, ресурсов и рисков.

Ряд сервисов, таких как Wrike, ISETIA, ProofHub сочетает в себе и диаграмму Ганта, и доску-Канбан и могут удовлетворить запросы как сторонников традиционного каскадного подхода, так и пользователей гибкий методов разработки.

Приложения управления проектами могут существенно упростить переход на удаленку производственной, маркетинговой систем, если они в своей работе активно используют проектных подход.

Организация совместной работы

Крупнейшие поставщики информационных услуг в мире, такие как Google и Microsoft предлагают своим пользователям сервисы совместной работы с документами, таблицами и презентациями – Google Docs и Office Online. У Microsoft его десктопный вариант Office также поддерживает совместную работу с документами с незначительными отличиями от online версии, кроме того, у детища Билла Гейтса есть широко известный классический пакет программ для коллективной работы – Sharepoint, с его помощью можно организовать в том числе удаленную работу, но так чтобы все документы хранились на серверах компании, а не в облаке Microsoft.

И Microsoft, и Google предлагают своим пользователям аналоги офисных программ: текстовый редактор, электронные таблицы и редактор презентаций, и возможность хранения на серверах соответствующей компании. Многие облачные хранилища являются партнерами этих гигантов и интегрируют их решения, например Яндекс в своем сервисе Яндекс.Мой Диск.

Но крупные корпорации не одиноки на этом рынке, есть продукты с открытым кодом – Etherpad/ EtherCalc, Firepad, OnlyOffice Document Editors, OpenOffice.

Совместная работа с документами может активно использоваться в производстве, если речь идет о креативной сфере, в маркетинге, управлении персоналом и бухгалтерии.

Удаленная бухгалтерия

Буквально несколько слов о бухгалтерии. Работа сотрудников финансовых подразделений связана с документацией на 70–90%, бумажная документация отживает свой век (на практике до сих пор во многих местах существует полная копия цифровой бухгалтерии в бумажном виде), поэтому перевести на удаленную работу бухгалтеров не сложно. Самый популярный пакет программ для учета в России от фирмы «1С» допускает разных формы работы из дома от удаленного доступа к рабочему столу, если установлена старая версия ПО, до разных вариантов удаленного подключения через сервисы 1С:Линк, которые позволяют организовать удаленную работу без помощи администратора, программистов. Другой вариант – пользоваться бухгалтерским приложением как сервисом, модель SaaS (software as a service), когда базы данных и приложение находятся в облачном хранилище компании – поставщика услуги. Бухгалтер в случае работы с программным обеспечением по модели SaaS получает защищенный доступ только к своему хранилищу данных с использованием специальных ключей, токенов из любой точки мира.

Удаленный маркетинг и продажи

Аналитический инструментарий, которым пользуются маркетологи практически никак не привязывает их к рабочему месту. В большинстве случаев работа аналитиков в офисе – это дань консерватизму руководства компании, реальной необходимости в присутствии на рабочем месте в офисе у этой категории специалистов нет. Важно чтобы задачи выполнялись в указанные сроки, с требуемым качеством. Единственное – маркетинг как аналитический, так и прикладной — это командная работа, и тем, кто переходит онлайн в первый раз потребуется адаптация.

Инструментарий управления проектами и организации личных контактов и совещаний описан выше, специфическими для маркетолога являются аналитические программные пакеты и системы CRM.

CRM (Customer Relationship Management) система – это решение для работы с клиентами, основной функционал которой:

  • хранить данные о существующих и потенциальных клиентах: реквизиты, контактные данные, описания клиента, история взаимоотношений;
  • планировать, организовывать и реализовывать активности по развитию отношений с клиентами и осуществления продаж;
  • автоматизировать процессы, связанные с осуществлением активностей в отношении работы с клиентами;
  • анализировать собранную информацию по клиентам;
  • ведение системы KPI менеджеров по маркетингу и продажам.

Задача удаленной работы маркетинга и продаж на базе CRM-системы решается довольно просто, если используемая система поддерживает удаленный доступ к базам, но сейчас — это практически правило для всех подобных систем.

В России одним из наиболее известных является Битрикс24.

Интеграция CRM с почтой и IP-телефонией делают home office маркетолога и менеджера по продажам полноценным рабочим местом, позволяющим не только эффективно вести дела, но отслеживать эффективность этого менеджера не часами проведенными у экрана, а числом звонков или писем, созданными возможностями для сделок, заключенными сделками и т.п.

В зону ответственности маркетологов входят и интернет-коммуникации, в том числе продвижение сайта, продажи онлайн, но здесь изначально все строилось на удаленной работе – и задачи переносятся в удаленку «бесшовно»: управлять сайтом можно из любой точки мира, организация продаж с сайта удаленно ничем не отличается от офисных продаж, если интегрирована IP-телефония. Тоже самое и с другими инструментами:

  • рекламными: Яндекс.Директ, Google AdWords, Ads Manager Facebook, рекламный кабинет в VK и других социальных сетей.
  • аналитическими: Tableau, Amplitude, Mixpanel, Microsoft Power BI, Looker, R Shiny, Google Analytics, Яндекс.Метрика

Практика перехода на удаленную работу

Чемпионами в практиках удаленной работы являются ИТ-компании. Это они изобрели гибкие методы разработки, это они создали и продолжают создавать инфраструктуру, благодаря которой удаленная работа возможна в принципе – интернет, компьютеры, серверы, программное обеспечение, и они являются самым крупным потребителем рынка труда удаленных сотрудников.

Что они используют, кроме уже упомянутых выше технологий:

  • в первую очередь это языки программирования, а также фреймворки и библиотеки, которые не привязаны к конкретному месту и доступны онлайн. Программисты могут работать из любого места, а руководители в свою очередь из любого места ставить задачи, организовывать, контролировать, мотивировать и др.;
  • Git и другие системы контроля версий, а также построенные на их основе сервисы, такие как GitHub, GitLab, позволяют сохранять и управлять версиями ИТ-продуктов, с тем чтобы в случае обнаружения ошибки не заниматься непродуктивным поиском, а вернуться к предыдущей версии продукта, которая не содержит ошибок и продолжить работу с того «места»;
  • облачные хранилища – возможность размещать информацию, рабочие файлы, готовые продукты не на конкретном компьютере, а на ресурсах доступных из любой точки мира в любое время, при этом обеспечивая безопасность хранения и доступа даже выше, чем на собственном оборудовании. Например, Egnyte или OneDrive.
  • создание технологий – приложение как услуга (SaaS), инфраструктура как услуга (IaaS), платформа как услуга (PaaS) – которые также сделали возможным доступ ко многим программным продуктам без необходимости устанавливать на домашние или офисные компьютеры, не расходуя ресурсы компаний на серверные мощности.

Очень многие компании уже освоились в условиях карантина, например, стартап TAU Tracker, занимающийся разработкой человеко-машинного интерфейса нового поколения для приложений виртуальной и дополненной реальности, управления роботами, восстановительной медицины и других задач с 16 марта перевел работу офиса в удаленный режим: работа организована на базе продукта Trello, в котором директор ставит задачи каждому члену команды, отслеживает статус их выполнения. Через Trello пересылаются ссылки на документы размещенные в Google Docs или на репозиторий, где хранятся версии программного обеспечения. Для внутренних коммуникаций в течение дня активно используется Telegram как для звонков, так и для сообщений. Связь с внешними контрагентами осуществляется через Skype или Zoom, в зависимости от предпочтений партнера. Разработчики видят свои задачи и дедлайны в Trello, еженедельная отчетность не требуется. В свою очередь, маркетологи подключаются к проектам по необходимости и по завершению недели готовят отчет по текущей работе и участию в проектах.

Так поставлена работа в TAU Tracker. Прежний уровень эффективности работы из офиса пока не достигнут, не хватает живого человеческого общения, особенно когда речь идет о физическом устройстве, но удаленный формат работы – это новый опыт и проверка коллектива на способность к самоконтролю и новым вызовам. Стартап с этой задачей справляется и после окончания карантина сможет более гибко управлять задачами и вести разработку как удаленно, так и из офиса.

Опыт показывает, что, как всегда, ключом к успеху является системный подход и предварительная подготовка – к сожалению к началу пандемии коронавируса подавляющее число предприятий подошло с нулевой готовностью к переходу на удаленку. Поэтому теперь надо предпринимать дополнительные усилия: одновременно решать текущие нарастающие проблемы и проектировать работу всех систем бизнеса по принципу как должно быть. Что должно помочь:

  1. Четкое определение ожиданий от удаленной работы: трезво оценить возможности работы в новом формате, определить KPI для компании и для каждого сотрудника.
  2. Создание условий для достижения требуемого уровня эффективности: необходимо обеспечить сотрудников средствами производства, связью, доступом к необходимым ресурсам, информации и т.п.
  3. Внедрение процесса и технологии планирования удаленной работы: определение регулярности планерок, выбор программного обеспечения, выработка правил (например, значение цветов карточек, число столбцов и условия перемещения карточек по доске Канбан) и подготовка инструкций для использования;
  4. Разработка процессов мониторинга и контроля: определить кто и как отчитывается, как «сверяются часы» внутри компании.
  5. Определение иерархий и схем взаимодействия между сотрудниками и руководством.
  6. Одобрение и поощрение инициатив по развитию неформальных и внерабочих коммуникаций между сотрудниками. 
© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.