Вуз — это очень сложный объект для автоматизации
31 Марта 2018

Вуз — это очень сложный объект для автоматизации

Люди и результаты

проректор по информатизации Томского государственного университета (ТГУ)

О современном состоянии сферы автоматизации вузов, основных задачах, которые приходится решать, трудностях и успехах на этом пути рассказывает Олег Змеев, проректор по информатизации Томского государственного университета (ТГУ). Во второй части интервью мы поговорим о работе с пользователями и поставщиками услуг по внедрению и доработке систем, о вовлечении студентов в процесс, а также о результатах, которых достиг ТГУ.

— С какими ещё проблемами столкнулся вуз при создании информационной системы университета?

— Вечная проблема любого ИТ-проекта — это пользователи. Многие сотрудники ТГУ — люди в возрасте, они, как говорится, из другой эпохи. Это ещё одна причина, по которой проект выполняется медленно и очень последовательно. Мы подробно объясняем сотрудникам и прежде всего преподавателям университета, что и зачем делаем. В нашем случае создание информационной системы — это ещё и непрерывный процесс образования сотрудников.

Существует наивный взгляд на информатизацию: все хотят, чтобы всё было автоматизировано, но не понимают, что для этого придётся поработать и зачастую очень напряжённо. А когда выясняется, что надо приложить усилия, да ещё и изменить себя — желание автоматизировать что-либо пропадает.

Есть и психологическая проблема — боязнь сокращений, хотя я не могу вспомнить ни одного случая, когда в результате автоматизации кого-то сокращали.

— Вы сказали, что не знаете целевую картину процессов. Как в таком случае вы взаимодействуете с поставщиками услуг по внедрению и доработке систем?

— Я говорил, что с бизнесом проще: есть чёткое техническое задание, по которому выполняется проект. В нашем случае написать техзадание невозможно, потому что, повторюсь, мы не знаем целевую картину процессов. И, поработав с партнёрами фирмы «1С» на пилотных проектах, мы поняли, что не в состоянии взаимодействовать с ними так, как они привыкли с бизнесом. Такая ситуация повлекла за собой соответствующие организационные решения: мы стараемся выполнять основные работы по доработке и настройке систем, прежде всего «1С:Университет», самостоятельно.

В такой ситуации собственная команда программистов совершенно необходима. Хотя, по логике вещей, для вуза это непрофильный актив. В шутку я называю это классическим примером натурального хозяйства. Но мы не всё делаем своими силами: когда задача хорошо формализована, например, регламентные изменения, их реализацию передаём партнёрам. Систему «1С:Паспортный стол», которая используется практически в типовом варианте, внедрял партнёр.

— А известный фактор зависимости от уникального специалиста? Как вы от этого страхуетесь?

— Когда я пришёл в управление информатизации ТГУ, у нас каждый человек был незаменим. Специалист занимался только своими системами: что происходит в этих системах, знал лишь он. Его отсутствие приводило порой к локальному кризису. Такая поддержка стоила слишком дорого. С этой точки зрения переход на «1С:Университет» как унифицированную платформу даёт значительную выгоду. Сейчас у меня команда классических программистов «1С», каждый из них тянет свою «нитку», но он представляет, что творится у товарища, и при необходимости может подменить его.

Кроме того, в перспективе зависимость от собственных специалистов должна снизиться. Сообщество разработчиков и вузов — пользователей «1С:Университет» будет развиваться как некоторый распределённый центр компетенции. Я думаю, что спустя некоторое время появятся вузы-лидеры, на базе которых можно будет пробовать новые решения. Сообщество сможет привлекать партнёров, которые занимаются внедрением «1С:Университет», и связывать их с вузами, которые тоже занимаются внедрением «1С:Университет».

В нашем случае написать техзадание невозможно, потому что мы не знаем целевую картину процессов. В такой ситуации собственная команда программистов совершенно необходима.

Таким образом, возможна синергия. Подобное сообщество может обеспечить продукту новое качество. Более того, на основе этого сообщества можно было бы распределять проработку модулей«1С:Университет»: один университет берёт на себя доработку функциональности управления кампусом, другой — управления научной деятельностью и т. д. Распределение работ позволит создать продукт нового качества.

Для этого лидирующую роль в такого рода сообществе «1С:Университет» должна играть сама фирма «1С». Поэтому, думаю, «1С» в некоторой степени пересмотрит свои подходы при работе с вузами. Сейчас компания основную инициативу при работе с вузами отдаёт партнёрам, однако, на мой взгляд, для ускорения развития «1С:Университет» более эффективно работать с вузами напрямую.

— У вас есть ещё один потенциальный ресурс — студенты. Насколько активно вы привлекаете их к решению задач?

— Безусловно, мы должны двигаться в сторону практико-ориентированного образования, когда студент в области ИТ в первую очередь получает практические навыки. И переход на «1С:Университет» как унифицированную платформу позволил нам это сделать: появилась среда, где студенты могут научиться применять свои знания. Конечно, к решению задач на платформе «1С:Университет» мы привлекаем далеко не всех учащихся, но результаты уже есть: в прошлом году на международной олимпиаде по «1С» один студент нашего вуза стал победителем, а другой — занял третье место.

На мой взгляд, задачи, которые мы перед ними ставим, формируют правильных программистов «1С». Они учатся не внедрять тиражные решения, а самостоятельно разрабатывать решения на платформе. С одной стороны, мы учим их глубоко понимать возможности типовой системы, с другой — не бояться её менять и обосновывать необходимость этих изменений.

Более того, в 2017 году мы пошли на эксперимент: запустили пилотный проект подготовки специалистов ИТ по направлению программной инженерии, где применили  абсолютно другую модель подготовки ИТ-специалистов. Принцип «я учусь делая» поставлен во главу угла, и в программе практически нет теории в классическом понимании. Есть задачи, которые студенты должны решать, а теория изучается в тот момент, когда приходит понимание, что эту задачу без знания теории решить невозможно. Причём мы даём студентам много реальных практических задач, стоящих перед управлением информатизации ТГУ, например, в области мобильных решений, веб-разработки или автоматизации процессов. Этот эксперимент чрезвычайно интересен — у нас действительно получились другие студенты. Даже после первого семестра уже видно, что они другие: они не любят выходные дни, потому что по выходным не надо идти в университет.

Главный результат — открытость университета. Второе — повышение эффективности сотрудников и студентов через личные кабинеты. Третье — запущены более эффективные безбумажные бизнес-процессы.

— Понятно, что построение современной информационной системы ещё не закончено, но что можно сказать о промежуточных результатах и эффектах этого процесса?

— Главный результат — открытость университета. Мы сделали портал сотрудников Томского государственного университета, где разместили все статьи, достижения, выступления сотрудников ТГУ на конференциях. Там создан образ ТГУ. Если вы хотите узнать всё про сотрудника университета, идёте на портал сотрудников и видите всю информацию о его деятельности. Причём «руками» ничего не вносится — все системы, которые связаны с научной деятельностью сотрудников, интегрированы. Сотрудник только заполняет соответствующее поле базы данных по научной деятельности, после этого статья появляется в научной библиотеке и на личной странице сотрудника.

Второе — повышение эффективности сотрудников и студентов через личные кабинеты. Индивидуальный план преподавателя заполняется в его личном кабинете и печатается на бумаге только тогда, когда он нужен в такой форме. Причём в плане отражена не только учебная нагрузка, но и внеучебная. Сервис, который появится в ближайшее время, — заказы командировок. Из личного кабинета преподаватель сможет отправить заявку на командировку и получить ответ. Так мы упростили взаимодействие преподавателей с университетом и сократили хождение по кабинетам.

В личном кабинете студента размещены все доступные для него сервисы: система электронного обучения, система, в которой они заполняют личные достижения для того, чтобы претендовать на повышенную стипендию, подключение к Wi-Fi, подключение электронной почты, заказ справок. Но пока личный кабинет студента ещё находится на этапе развития.

Третье — запущены безбумажные бизнес-процессы, которые более эффективны. В этом году мы запустили первый в университете бизнес-процесс по безбумажной технологии. Все приказы по университету уже ходят в безбумажной форме, хотя, конечно, печатаются для архива. Приказ готовится в системе «1С:Университет», например, секретарь деканата пишет, что нужно сделать со студентом. Затем декан факультета запускает бизнес-процесс в системе «1С:Документооборот», и приказ в электронной форме проходит по всем службам и получает все согласования. Далее он попадает в учебное управление, где его распечатывают, ставят печать и отправляют в архив.

Четвёртое — описание деятельности университета. Раньше сложно было представить общую картину деятельности университета — были какие-то отдельные, не связанные между собой «лоскуты», а сейчас у нас есть чёткое и понятное «дерево» основных процессов университета.

И последнее по порядку, но не по важности — сформирована устойчивая команда специалистов в области ИТ. Заполнено всё штатное расписание, из управления информатизации сотрудники практически не уходят. У команды есть компетенции — знания о том, как работает университет, мы знаем его изнутри. Нам известны «подводные камни», которые могут возникать в таких проектах. Кроме того, у нас есть и принципы привлечения подрядчиков на дополнительные задачи.

— А какое влияние ИТ оказывают на место университета в глобальных рейтингах. Можно оценить это влияние?

— Это сложно оценить напрямую, но благодаря ИТ мы повышаем эффективность управления, скорость реагирования на изменения — и это, конечно, сказывается на эффективности вуза в целом. Кроме того, обязательная часть публичных рейтингов — это узнаваемость и открытость университета, и здесь тоже задействованы ИТ.

— Благодарю за содержательную и интересную беседу.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.