Автоматизация сбытовой деятельности — одна из важнейших задач любого юридического лица, тем более при ведении бизнеса через территориально удаленные подразделения. Определенные сложности в процессе автоматизации в нашем случае создавали, кроме сбора и обработки информации при территориальной удаленности, многообразие вариантов упаковки и значительное количество номенклатурных единиц готовой продукции (разные тароупаковки, вложимость и т.д.). Необходимо было учитывать также особенности организации сбыта продукции с ограниченными сроками хранения по ежедневным заявкам значительному количеству грузополучателей с частыми корректировками маршрутов доставки.
К началу проекта автоматизации документооборот организаций, которые должны были применять разрабатываемую информационную систему, представлял собою сложно управляемое хозяйство нескольких юридических лиц с базой данных в более десятка различных локальных неинтегрированных программах. Из-за отсутствия единой базы данных сведения о продажах формировались в сроки, которые не отвечали требованиям руководства для оперативного управления, особенно в части сроков формирования информации по движению денежных средств, сверки расчетов с контрагентами, движению продукции на территориально удаленных складах.
Внедрение комплексной автоматизации сбытовой деятельности было начато с работ по унификации и стандартизации всех бизнес процессов, разработки единой системы документооборота, методологии бухгалтерского, налогового учета и формирования единых требований к управленческой отчетности.
В рамках проекта автоматизации сбытовой деятельности совместно с консультантом был разработан устав проекта и созданы управляющий комитет и совместные рабочие группы, определены лица, ответственные за реализацию проекта. Главным заказчиком проекта выступил заместитель генерального директора, директор по сбыту ОАО «Иркутский масложиркомбинат» Баймашев Евгений Закарьевич, который возглавил управляющий комитет. Заместителем главного заказчика проекта был утвержден исполнительный директор ООО Янта (торговый дом) Худилов Евгений Владимирович. В уставе были четко расписаны роли каждого участника проекта, включая всех исполнителей. Провели более 200 заседаний рабочих групп и комитета, выслушали абсолютно каждого сотрудника, который был владельцем процессов или аналитиком.
В ходе реализации проекта:
- существенно изменена система управления процессом сбыта в целом;
- уточнены регламенты по бухгалтерскому и налоговому учету;
- сформирована унифицированная система документооборота;
- созданы шаблоны и пакетное формирование документов на транзакцию, включая качественные сертификаты на продукцию;
- определена возможность формирования пакета документов в зависимости от вида продукции, транспортных схем доставки, договорных условий (в постановке задачи были предъявлены жесткие требования по трудозатратам на оформление отгрузочных документов).
Проект автоматизации сбытовой деятельности был начат в 2009 году с организации ООО Янта, которое на начало проекта специализировалось на поставках только молочной продукции, но при этом компания имела самый большой объем суточного документооборота и существенный объем продаж продукции с минимальными сроками хранения практически при круглосуточных отгрузках.
Проект был начат с обследования всех бизнес-процессов. На основе результатов обследования в период разработки технического задания были уточнены и согласованы корректировки отдельных подпроцессов, т.е. создан аналог для тиражирования в последующем в другие подразделения.
Система была разработана и внедрена в довольно короткий срок — в течение полугода. После внедрения постепенно за 2 года (с 2010 по 2011 гг.) было проведено тиражирование системы в другие подразделения. Оно сопровождалось дальнейшим развитием системы под уникальные задачи организации бизнес-процессов этих подразделений.
Сегодня это уже совершенно новая система управления сбытовой деятельностью двух юридических лиц с единым центром управления, унифицированной методологией бухгалтерского учета и торговой деятельности, возможностью ведения многофирменного учета с импортом информации в центральную базу по оперативному учету торговых операций. Центральная база доступна для просмотра и создания оперативной отчетности в текущем режиме ключевыми сотрудниками, имеющими соответствующие права в соответствии с функциональным обязанностям. Разрешение и уточнение прав пользователей в системе производится только при наличии распорядительной подписи Баймашева Е.З. или Худилова Е.В.
Все поставки прозрачны и в режиме реального времени управляемы. Дебиторская задолженность в разрезе каждого покупателя и грузоотправителя известна уже на следующий день. Все платежи проходят по системе «Банк /Клиент» централизованно в течение одного банковского дня, информация сотрудникам обособленных подразделений в периферийные базы поступает в первой половине следующего дня.
В связи с организацией и функционированием структурных подразделений и отдельных оптовых складов в зонах с нестабильной связью комплексная информационная система построена по модульному типу с использованием программных продуктов: «1С:Управление торговлей» (периферийные базы в структурных подразделениях и центральная база), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом». Все программные продукты интегрированы, взаимосвязаны, имеют единый центр управления. Документы и процессы унифицированы и стандартизированы. Многофирменный учет с раздельным формированием баз данных по каждому структурному подразделению реализован через систему кодов подразделений и юридических лиц с автоматической регистрацией первичных документов по каждой операции в хронологическом порядке.
К модулю оперативного учета торговых операций сегодня подключены более 20 торговых представителей, которые формируют электронные заявки по каждой обслуживаемой торговой точке покупателей (для нас грузополучателей) при продажах в киосках, небольших магазинах, отделах, контролируют платежи в разрезе грузополучателей. Торговые представители работают со своими планшетами и отправляют в систему оперативного учета торговых операций заявки по электронной почте без оформления заявок на бумажных носителях. Крупные розничные сети с автоматизированными системами управления имеют возможности импорта заявок и обмена электронными документами. Таким образом, комплексная автоматизация позволяет нашим покупателям наиболее оптимально и меньшими затратами развивать торговую сеть, особенно в условиях франчайзинга и большого количества грузополучателей.
При отработке процессов сбытовой деятельности с региональной сетью возник сложный момент. Все первичные документы по продажам хранятся в территориально удаленных обособленных подразделениях. Передать их на бумажных носителях, тем более, оперативно в центральный офис нереально, поскольку география нашего сбыта и количество документов — огромны.
Поэтому в учетной политике мы закрепили за сканированными документами статус подлинников при условии наличия печати на бумажном носителе и обязательной заверки этого документа подписью главного бухгалтера или уполномоченного лица и скрепления этой подписи печатью организации. Все сканированные документы должны поступать в бухгалтерию центрального офиса. Сейчас создается аппаратная база для хранения, приема, поиска документов с возможностью просмотра и сверки с центральной базой данных программы управления торговлей. Для этих целей было принято решение в рамках развития проекта внедрить программу «1С:Документооборот», которая интегрирована с созданной комплексной информационной системой.
Программа «1С:Документооборот» распознает документ, который поступил в центральную базу и хранится там. Для оперативности и корректной автоматизированной идентификации вводим автоматическое штриховое кодирование первичных документов непосредственно в программе управления торговлей при создании этого документа. При разработке форм первичных учетных документов учитывали не только обязательность заполнения всех реквизитов, но даже шрифт и его размер, количество и размер полей вносимых реквизитов, сколько знаков должно быть в каждом поле, расположение штрихкода и его расшифровку для идентификации структурного подразделения.
Штрихкодирование первичных документов позволит существенно снизить риски хищений товаров, уменьшить расходы на контроль полноты оформления документов в территориально удаленных подразделениях.
Система «1С:Документооборот» установлена на центральном сервере. Сканы отправляются на специализированный почтовый ящик. Система постоянно их опрашивает, получает сканированный документ, добавляет к нему штрих-код, прикрепляет карточки и посредством веб-сервисов отправляет в центральную базу.
До конца текущего года мы должны провести опытное промышленное внедрение на одном из подразделений и в следующем году произвести тиражирование и промышленную эксплуатацию в целом.
Успех проекта в значительной части обусловлен программным решением фирмы «1С» в части мобильности и возможности оперативной настройки практически под любой бизнес-процесс с оптимальными финансовыми ресурсами, слаженная работа объединенных рабочих групп заказчика и исполнителя (НПФ Форус). Но внедрение комплексной автоматизированной системы без соответствующей квалификации специалистов на всех уровнях, как на стадии разработки и внедрения, так на сопровождении, было бы невозможно.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь