Как быстро и безболезненно перевести всех на удаленку

главный редактор журнала «Управляем предприятием»

Массовый перевод сотрудников на вынужденную удаленную работу – это серьезное испытание как для людей, так и компаний. Хорошо подготовились те, кто еще раньше перевел хотя бы часть своих сотрудников на удаленную работу, кто и ранее практиковал дистанционный режим работы. Тут есть много «подводных камней», причем не только психологического характера. Вообще говоря, массовый перевод специалистов компании на удаленную работы должен быть соответствующим образом оформлен. Много ли наших читателей знают, как это правильно делать?

Фирма «1С» подготовила советы и рекомендации, которые помогут руководителю быстро и грамотно организовать работу сотрудников из дома. И не просто рекомендации, фирма «1С» выпустила специальный и очень привлекательный инструмент – «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы». Пора вам позаботиться о том, чтобы удаленная работа была максимально эффективной. 

Массовый перевод сотрудников на вынужденную удаленную работу должен быть соответствующим образом оформлен. Требования «Трудового кодекса Российской Федерации» никто не отменял.

Шаг первый. Выберите режим работы компании и  соберите заявления сотрудников

Режимов может быть два – полностью удаленный, все сотрудники работают удаленно, либо смешанный, когда часть людей все-таки приходит в офис. Важно то, что людей можно перевести на удаленную работу только по желанию. Согласно «Трудовому кодексу Российской федерации», дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями о переводе на удаленную работу. Если такой возможности уже нет, например, сотрудники уже работают из дома, можно попросить их написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Кроме того, согласно «Трудовому кодексу» возможность перейти на удаленный режим работы должна быть у тех, кто находится на больничном листе или на восстановительном периоде после болезни.

Скачать регламент с основной информацией по удаленной работе для руководителей подразделений можно здесь >>

Шаг второй. Издайте приказ об организации удаленной работы 

Это тоже необходимо сделать. Приказ может быть, например, таким (фрагмент):

                                                                                                                                                        Логотип

                                                                                                                      Полное название организации
                                                                                                            (сокращенное название организации)

                                                       ПРИКАЗ (фрагмент)

рег. дата

рег. номер

Место издания

 

Об организации удаленного режима работы сотрудников

В целях организации удаленного режима работы сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям самостоятельных структурных подразделений:

2.1. Опросить сотрудников подчиненного подразделения о возможности перехода на удаленный режим работы (обязательно: о наличии высокоскоростного интернета, работоспособного персонального компьютера или ноутбука, гарнитуры и веб-камеры);

2.2. В срок до --.--.---- предоставить в ИТ-службу и Отдел кадров список сотрудников подчиненного подразделения, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим;

2.3. Предоставить в ИТ-службу список необходимого оборудования для удаленного подключения на основании данных опроса сотрудников в срок до --.--.----.

2. Начальнику отдела кадров:

2.1. На основании предоставленных от руководителей структурных подразделений списков сотрудников, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, обеспечить сбор заявлений о переводе на удаленный режим в срок до --.--.----;

2.2. Разработать типовой проект дополнительного соглашения о переводе на удаленный режим работы сотрудника Организации и представить на согласование Заместителю директора по общим вопросам не позднее --.--.----;

2.3. Актуализировать личные данные сотрудников (контактные телефоны, домашний адрес) и занести их в информационную базу «Наименование ИБ» в срок до --.--.----.

2.5. Обеспечить подписание дополнительных соглашений о переводе на удаленный режим с сотрудниками Организации, чья деятельность может быть переведена на удаленный режим, в срок до --.--.----.

Полную версию приказа можно скачать здесь >> 

Шаг третий. Проанализируйте текущие процессы и продумайте, как их перестроить

Перестроить придется много чего, не только основные бизнес-процессы, но и работу с клиентами, продажи, а также бизнес-процессы организации удаленной работы с сотрудниками. Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились – надо менять практики работы. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать. Если этого не сделать и просто перенести старые практики и приемы работы в онлайн – компания столкнется с тем, что часть из них превратится в «гирю на ноге», часть будет вызывать сопротивление сотрудников и недовольство клиентов, а часть и вовсе окажутся невозможными.

Кроме того, нужно продумать, что делать с теми, кто не может работать удаленно, как в силу специфики их работы, так и потому, что просто не адаптировался к домашнему режиму работы. Очевидно, что часть людей будет оставаться в офисе и необходимо организовать  их взаимодействие с теми, кто работает из дома. 

Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать.

Шаг четвертый. Организуйте техническую возможность удаленной работы

Массовая удаленная работа – это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и здесь принципиально важно опираться на удобные инструменты. Если инструментов для организации удаленной работы у компании нет, их придется срочно изыскивать.

Самый простой вариант – организовать доступ к рабочим компьютерам с домашних, как к удаленным рабочим столам. Но для этого в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один человек для перезагрузки зависших компьютеров и т.п. Безусловно многие компании будут использовать какие-либо системы управления задачами, организации взаимодействия и коллективной работы и т.д. Однако, на наш взгляд, более грамотный подход – использование системы, создающей единое информационное пространство и среду для оперативного управления задачами сотрудников на уровне всей организации, включая удаленные рабочие места. И здесь на первом месте стоят системы электронного документооборота, которые создавались именно для того, чтобы обеспечить такие возможности. Фирма «1С» рекомендует систему «1С:Документооборот», которая уже давно хорошо поддерживает удаленную работу вне зависимости от местонахождения.   

Поддержка удаленной работы с помощью «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» – это реальный шанс быстро организовать процессы в нынешней ситуации.

Шаг пятый. Оптимизируйте работу с документами

При удаленной работе нет возможности оперативно обмениваться бумажными документами, особенно в условиях всеобщего карантина. Поэтому возможно именно сейчас пора перевести компанию на систему электронного документооборота. Дорого и долго, а времени нет скажете вы? Согласны, полноценный перевод компании на электронный документооборот – это не простой проект. Однако, мы говорим не об этом.

Как раз для решения задачи быстрой организации управления документами и задачами прямо сейчас, в период борьбы с распространением коронавирусной инфекции, фирма «1С» выпустила специальный продукт «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы». Продукт содержит временные лицензии (лицензия на сервер «1С:Предприятия 8» и клиентская лицензия на 100 рабочих мест) и может использоваться в течение 180 дней с момента активации лицензий, но не позднее 30 ноября 2020 года.

В поставку антикризисного комплекта для удаленной работы входит доработанная версия прикладной системы  «1С:Документооборот», включающая следующие дополнительные функции:

  • учет работающих дома сотрудников;
  • отчеты по отсутствиям и работе из дома;
  • готовый набор методических материалов: регламенты, инструкции, полезные советы, ответы на частые вопросы;
  • преднастроенные инструменты для обеспечения взаимодействия: общие файлы, форум, мероприятия, проекты и прочее.

В условиях, когда требуется ограничение присутствия сотрудников в офисах, продукт позволит быстро перевести их на дистанционный режим работы и организовать управление текущей деятельностью. Все текущие задачи можно будет решать в одной программе: вести переписку с сотрудниками и клиентами, согласовывать документы, проводить обсуждения, вести учет работы сотрудников и контролировать выполнение поставленных задач.

 «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» продается через партнеров-франчайзи фирмы «1С». Список партнеров фирмы «1С» по регионам смотрите здесь >>

Полный  пакет регламентов, инструкций и других документов для быстрой организации работы сотрудников из дома скачайте здесь >> 

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.