
9
12
обозреватель журнала "Управляем предприятием"
Резюме проекта
Создание беспрецедентной по своим масштабам универсальной автоматизированной системы бюджетного учёта — УАИС «Бюджетный учёт». Проект охватывает более 2,5 тысяч учреждений Москвы: образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов. Система построена на базе облачных технологий, на платформе «1С:Fresh»На сегодня полностью завершён второй этап проекта, в системе работают более 2 тыс. государственных учреждений Москвы и более 12 000 сотрудников. Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта позволяет повысить производительность труда за счёт сквозной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений города и, как следствие, обеспечить новый уровень прозрачности использования бюджетных средств. Проект уже позволил экономить более 1 млрд руб. в год, а также сократить бумажный документооборот.
Цели и задачи проекта
Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсамиЗадачи проекта:
- унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности;
- создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности;
- наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений;
- получение необходимых аналитических разрезов данных для принятия управленческих решений и контроля;
- экономия бюджетных средств.
Особенности проекта:
- беспрецедентный масштаб: в единой «облачной» системе работают 12 000 сотрудников государственных организаций города Москвы;
- обширный диапазон охваченных проектом государственных учреждений: это образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов;
- широкий спектр функциональности, «облачная» система охватывает практически все сферы деятельности государственных организаций: бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы, управление торговлей, договорами, имуществом, все виды взаимодействия с финансовым органом, планирование, платежи, отчётность, а также позволяет получать аналитику на основе накапливаемых в системе данных;
- сложное управление столь масштабным проектом, потребовавшее специальных организационных решений.
Результаты проекта
На сегодня полностью завершён второй этап проекта, в системе работают более 2 тыс. государственных учреждений Москвы и более 12 000 сотрудников. Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта позволила повысить эффективность управления, улучшить контроль за деятельностью учреждений города и, как следствие, обеспечила новый уровень прозрачности использования бюджетных средств.Основные результаты:
- обеспечено единство учёта и оперативное формирование аналитической отчётности;
- налажен оперативный сбор аналитической информации и отчётности в режиме он-лайн, повышен контроль качества данных;
- повышена эффективность управления государственными учреждениями Москвы;
- получена экономия более 1 млрд руб. в год на сопровождении информационных систем;
- в 2 раза сокращён бумажный документооборот.
Предпосылки проекта
Развитие инфраструктуры города — залог устойчивого развития общества в современном мире. Особенно это актуально для столицы. В эпоху бурного развития технологий главный российский мегаполис должен отвечать самым высоким стандартам в сфере экономики, жизненного уклада и социальной сферы.
Одно из главных направлений — укрепление инвестиционной привлекательности российской столицы, формирование её благоприятного имиджа. Современный мегаполис должен стать комфортным местом проживания и работы, привлекательным рынком для инвестиций. Достичь этого предполагается, в том числе, за счёт внедрения доступного контроля и учёта инвестиционных процессов — в строительстве, в сфере земельно-имущественных отношений, экономики и финансов.
Москва — один из крупнейших мегаполисов мира, поэтому перед руководством города стоит сложная задача организации эффективного управления тысячами государственных учреждений в самых различных отраслях: образование, культура, ЖКХ, спорт, соцзащита, транспорт, торговля. Именно с целью повышения эффективности управления городскими ресурсами в 2012 году стартовал проект автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В ходе реализации проекта планировалось решить несколько проблем.
- Разнородность ИТ-архитектуры. «В учреждениях Москвы существовало огромное количество никак не связанных между собой информационных систем — на 2014 год их насчитывалось более полутора тысяч», — вспоминает Кирилл Кузнецов, начальник управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий г. Москвы. «У нас был Ноев ковчег, мы собрали все бухгалтерские программы, существующие в Российской Федерации, — отмечает Артём Ермолаев, министр Правительства Москвы, руководитель Департамента информационных технологий. — Хотя в большинстве учреждений стояли системы 7 — 8 производителей. Для каждого времени хорошо своё решение, и исторически такое развитие ИТ-систем города понятно. Но сейчас другие задачи — требуется контролировать и управлять этими системами». Чем больше было разнородных бухгалтерских программ, тем больше финансов требовалось на их поддержку. «У децентрализованных систем была высокая стоимость эксплуатации, на сопровождение и поддержку только бухгалтерских систем город тратил несколько миллиардов рублей в год», — дополняет Кирилл Кузнецов. Необходимо было срочно выходить из этого порочного круга, объединить все разрозненные ИТ-системы в единое, управляемое из центра, информационное пространство и таким образом обеспечить управляемость и экономию».
Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире, и все действия заранее понятны.
- Недостаточный контроль и невозможность получения консолидированной отчётности. «В связи с большим количеством разрозненных систем возникали дополнительные проблемы, связанные с недостаточным уровнем контроля и отсутствием консолидированной отчётности, — продолжает Кирилл Кузнецов. Например, мы не могли сформировать консолидированные отчёты по разным отраслям городского хозяйства». Консолидированная информация, которую получало Правительство Москвы, была искаженная или некорректная. Требовалось получать в оперативном режиме полную картину изменения зарплаты педагогов, причём не среднюю статистическую, которую собирает Росстат, а вполне конкретную — знать, кто, когда и какую зарплату получает, как она изменяется и как влияет на производительность. И постепенно переходить к оценке работы учителей на основе показателей эффективности.
- Отсутствие единых стандартов финансового учёта. Ни в одной отрасли не существовало единой и разработанной на всю отрасль учётной политики: ни в образовании, ни в здравоохранении, ни в других. Не было стандартов ведения ФХД, а также соответствующих регламентов. В результате правительству города было очень сложно контролировать выполнение государственных заданий. Простой пример: один из майских указов Президента РФ — средний доход работника социальной сферы не должен быть ниже среднего дохода по региону. Как это проконтролировать?
- Поддержание ответственности и дисциплины внутри учреждений и органов исполнительной власти. «Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире и все действия заранее понятны, — говорит Артем Ермолаев. — Когда не получится утаить информацию по финансам, нельзя будет сказать, что у нас нет денег и дополнительно требуются определённые суммы или наоборот; все финансовые потоки должны стать абсолютно прозрачными».
- Безопасность. Данные содержались в разрозненных системах, что серьёзно затрудняло их защиту.
Портрет заказчика
Департамент информационных технологий города Москвы — функциональный орган исполнительной власти города Москвы, осуществляющий функции по разработке и реализации государственной политики в сфере информационных технологий, телекоммуникаций, связи, межотраслевой координации в области информатизации органов исполнительной власти города Москвы, функции государственного заказчика на размещение государственных заказов на поставку средств вычислительной техники, оборудования и программных продуктов, оказание информационных и телекоммуникационных услуг в части, относящейся к функционированию информационных систем города Москвы, а также телекоммуникационных услуг общегородского назначения и предоставления доступа к сети Интернет, разработку, введение в эксплуатацию и эксплуатацию информационных ресурсов и систем города Москвы, разработку и тиражирование программно-технических решений для нужд государственных органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им государственных учреждений города Москвы.Департамент информационных технологий действует в соответствии с Государственной программой «Информационный город» на 2012 — 2018 годы, на реализацию которой выделяется порядка 40 млрд руб. в год.
Департамент является оператором московского Портала городских услуг pgu.mos.ru, на котором зарегистрировано 4,6 млн человек, а также первого в России портала открытых данных data.mos.ru, портала «Наш город», принимающего и обрабатывающего в течение 8 дней жалобы на типовые городские проблемы, и системы электронных референдумов Правительства Москвы «Активный гражданин».
Портрет компании-подрядчика
В качестве одного из основных исполнителей по проекту выступает компания «1С». Фирма «1С» специализируется на разработке, дистрибуции, издании и поддержке компьютерных программ. «1С» работает с пользователями через разветвлённую партнёрскую сеть: более 10 000 постоянных партнёров в 25 странах, в том числе более 6700 фирм-франчайзи, сертифицированных «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации предприятий. Из разработок «1С» наиболее известна система программ «1С:Предприятие» — решения для повышения эффективности предприятий и учреждений, построенные на инновационной технологической платформе, которая обеспечивает высокую гибкость, масштабируемость и производительность корпоративных решений, работу в режиме «облачного» сервиса (SaaS) и на мобильных устройствах. «1С:Предприятие» успешно применяется для автоматизации управления и учёта более, чем в 1 500 000 организаций, включая крупнейшие корпорации и госструктуры. Решения ERP-класса лидируют на рынке ERP-систем России по количеству автоматизированных рабочих мест.Цели и задачи проекта
Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсами.
Задачи проекта:
- Унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности: разработка единых подходов ведения бухгалтерского учёта, разработка учётных политик для различных отраслей. Например, в области культуры насчитывается много подотраслей: библиотеки, театры, музеи и т. д., причём каждая из подотраслей имеет собственные особенности. Естественно, чтобы всем этим управлять, необходимо было вывести учёт на новый качественный уровень, чтобы можно было сравнивать и консолидировать данные. «Унификация учёта заключалась в том, чтобы убрать всю специфику, которая была на местах, в бухгалтериях учреждений, и выработать единый шаблон учётной политики, — поясняет Кирилл Кузнецов. — Эта учётная политика и легла в основу автоматизации. При этом у пользователей есть возможность добавить и ввести для себя дополнительную аналитику. Эта аналитика не влияет на консолидированную и сводную управленческую отчётность до того момента, пока у учредителей не возникнет такая потребность, после чего можно включить эту аналитику в учётную политику». Таким образом, стандартизация бухгалтерского учёта сочеталась с гибким механизмом индивидуальных настроек.
- Создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности — создание облачного сервиса по принципу «одного окна», то есть системы, охватывающей все аспекты финансово-хозяйственной деятельности учреждения и при этом функционально не уступающей решениям, представленным на рынке. Поэтому при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы.
Наша задача — обеспечить качественное управление городом, и посредством «облачных» технологий мы успешно решаем эту задачу.
- Наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений — автоматическое предоставление данных о деятельности учреждения в смежные городские системы, реализуя таким образом принцип «однократного ввода» и способствуя снижению трудозатрат конечного пользователя. Пример: как только учитель трудоустраивается в школу, данные отображаются в кадровом блоке системы и автоматически передаются в «Электронный дневник» для последующей работы с ним.
- Формирование аналитики для принятия управленческих решений и контроля. В ходе работы учреждений в системе накапливаются большие объёмы первичных данных об имуществе, финансах, кадрах, закупках, контрактах и всего, что связано с деятельностью учреждения. Это позволяет предложить как руководителю учреждения, так и руководству города инструмент, формирующий аналитику о деятельности отрасли в целом и каждого учреждения в частности.
- Экономия средств бюджета города. Это естественное следствие стандартизации учёта и унификации ИТ-систем. Были выделены две основные составляющие сокращения затрат: снижение затрат на сопровождение и снижение трудозатрат на ведение финасово-хозяйственной деятельности.
Особо стоит отметить поистине гигантский масштаб — проект охватил более 2 тыс. учреждений. «Учреждения, включённые в проект, охватывали критически важную социальную сферу: это школы, больницы и дворцы культуры», — отмечает Артём Ермолаев. Параллельно с проектом в городе идёт реформа учреждений образования. Еще в 2014 году в департамент образования входило 3,2 тыс. учреждений, однако в 2015 году количество образовательных учреждений города было сокращено до 1000.
Выбор «облачной» технологии
«Мы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, — вспоминает Кирилл Кузнецов, — и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле».
Действительно, сейчас модель SaaS является приоритетным способом организации ИТ-системы, посредством неё удаётся максимально экономить на сопровождении, к тому же систему отличает максимальная простота развёртывания. Когда реализуется ИТ-система по модели SaaS, учёт может вестись как централизованно в общем центре обслуживания, так и отдельно в каждом конкретном учреждении. В этом преимущество модели SaaS. Плюс к тому управление становится более чётким, динамичным и всё меньше зависит от прихотей конкретных исполнителей на местах. Всё это вместе позволяет в наши экономически непростые времена существенно повысить эффективность управления учреждениями.
Мы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле.
Надо признать, что в случае предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS у пользователей несколько ограничена гибкость и вариативность системы. Однако главная задача Департамента информационных технологий — обеспечить эффективное управление городскими ресурсами и сократить затраты, это были безусловные приоритеты.
Выбор платформ
При выборе платформы для создания системы учитывалось несколько условий:
- возможность предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS;
- распространённость платформы;
- возможность построения высоконагруженных систем.
В результате при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы, одна из которых — «1С:Fresh» фирмы «1С». Это позволило преодолеть отторжение системы конечными пользователями и предоставить им тот интерфейс и логику работы, к которым они привыкли, используя решения, предлагаемые рынком, и исключить возникновение зависимости от разработчика системы.
* * *
В следующей части статьи мы расскажем о ходе проекта, технологической и функциональной архитектурах, а также об управлении проектом.