Департамент информационных технологий города Москвы и фирма «1С» помогают городу двигаться вперёд. Одной из разработок является уникальная в своём роде автоматизированная система бюджетного учёта, созданная на базе облачных технологий. Это беспрецедентная по своим масштабам система, охватившая уже более двух тысяч учреждений Москвы. За счёт единой унифицированной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений город экономит более миллиарда рублей в год, обеспечен новый уровень прозрачности использования бюджетных средств. Об этом уникальном проекте мы и расскажем в статье.

Предпосылки проекта

Развитие инфраструктуры города — залог устойчивого развития общества в современном мире. Особенно это актуально для столицы. В эпоху бурного развития технологий главный российский мегаполис должен отвечать самым высоким стандартам в сфере экономики, жизненного уклада и социальной сферы.

Одно из главных направлений — укрепление инвестиционной привлекательности российской столицы, формирование её благоприятного имиджа. Современный мегаполис должен стать комфортным местом проживания и работы, привлекательным рынком для инвестиций. Достичь этого предполагается, в том числе, за счёт внедрения доступного контроля и учёта инвестиционных процессов — в строительстве, в сфере земельно-имущественных отношений, экономики и финансов.

Москва — один из крупнейших мегаполисов мира, поэтому перед руководством города стоит сложная задача организации эффективного управления тысячами государственных учреждений в самых различных отраслях: образование, культура, ЖКХ, спорт, соцзащита, транспорт, торговля. Именно с целью повышения эффективности управления городскими ресурсами в 2012 году стартовал проект автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В ходе реализации проекта планировалось решить несколько проблем.

1. Разнородность ИТ-архитектуры. «В учреждениях Москвы существовало огромное количество никак не связанных между собой информационных систем — на 2014 год их насчитывалось более полутора тысяч», — вспоминает Кирилл Кузнецов, начальник управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий г. Москвы. «У нас был Ноев ковчег, мы собрали все бухгалтерские программы, существующие в Российской Федерации, — отмечает Артём Ермолаев, министр Правительства Москвы, руководитель Департамента информационных технологий. — Хотя в большинстве учреждений стояли системы 7 — 8 производителей. Для каждого времени хорошо своё решение, и исторически такое развитие ИТ-систем города понятно. Но сейчас другие задачи — требуется контролировать и управлять этими системами». Чем больше было разнородных бухгалтерских программ, тем больше финансов требовалось на их поддержку. «У децентрализованных систем была высокая стоимость эксплуатации, на сопровождение и поддержку только бухгалтерских систем город тратил несколько миллиардов рублей в год», — дополняет Кирилл Кузнецов. Необходимо было срочно выходить из этого порочного круга, объединить все разрозненные ИТ-системы в единое, управляемое из центра, информационное пространство и таким образом обеспечить управляемость и экономию».
   
   Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире, и все действия заранее понятны.
2. Недостаточный контроль и невозможность получения консолидированной отчётности. «В связи с большим количеством разрозненных систем возникали дополнительные проблемы, связанные с недостаточным уровнем контроля и отсутствием консолидированной отчётности, — продолжает Кирилл Кузнецов. Например, мы не могли сформировать консолидированные отчёты по разным отраслям городского хозяйства». Консолидированная информация, которую получало Правительство Москвы, была искаженная или некорректная. Требовалось получать в оперативном режиме полную картину изменения зарплаты педагогов, причём не среднюю статистическую, которую собирает Росстат, а вполне конкретную — знать, кто, когда и какую зарплату получает, как она изменяется и как влияет на производительность. И постепенно переходить к оценке работы учителей на основе показателей эффективности.
3. Отсутствие единых стандартов финансового учёта. Ни в одной отрасли не существовало единой и разработанной на всю отрасль учётной политики: ни в образовании, ни в здравоохранении, ни в других. Не было стандартов ведения ФХД, а также соответствующих регламентов. В результате правительству города было очень сложно контролировать выполнение государственных заданий. Простой пример: один из майских указов Президента РФ — средний доход работника социальной сферы не должен быть ниже среднего дохода по региону. Как это проконтролировать?
4. Поддержание ответственности и дисциплины внутри учреждений и органов исполнительной власти. «Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живем в абсолютно прозрачном мире и все действия заранее понятны, — говорит Артем Ермолаев. — Когда не получится утаить информацию по финансам, нельзя будет сказать, что у нас нет денег и дополнительно требуются определённые суммы или наоборот; все финансовые потоки должны стать абсолютно прозрачными».
5. Безопасность. Данные содержались в разрозненных системах, что серьёзно затрудняло их защиту.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсами.

Задачи проекта:

1. Унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности: разработка единых подходов ведения бухгалтерского учёта, разработка учётных политик для различных отраслей. Например, в области культуры насчитывается много подотраслей: библиотеки, театры, музеи и т. д., причём каждая из подотраслей имеет собственные особенности. Естественно, чтобы всем этим управлять, необходимо было вывести учёт на новый качественный уровень, чтобы можно было сравнивать и консолидировать данные. «Унификация учёта заключалась в том, чтобы убрать всю специфику, которая была на местах, в бухгалтериях учреждений, и выработать единый шаблон учётной политики, — поясняет Кирилл Кузнецов. — Эта учётная политика и легла в основу автоматизации. При этом у пользователей есть возможность добавить и ввести для себя дополнительную аналитику. Эта аналитика не влияет на консолидированную и сводную управленческую отчётность до того момента, пока у учредителей не возникнет такая потребность, после чего можно включить эту аналитику в учётную политику». Таким образом, стандартизация бухгалтерского учёта сочеталась с гибким механизмом индивидуальных настроек.
2. Создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности — создание облачного сервиса по принципу «одного окна», то есть системы, охватывающей все аспекты финансово-хозяйственной деятельности учреждения и при этом функционально не уступающей решениям, представленным на рынке. Поэтому при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы.
   
   Наша задача — обеспечить качественное управление городом, и посредством «облачных» технологий мы успешно решаем эту задачу.
3. Наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений — автоматическое предоставление данных о деятельности учреждения в смежные городские системы, реализуя таким образом принцип «однократного ввода» и способствуя снижению трудозатрат конечного пользователя. Пример: как только учитель трудоустраивается в школу, данные отображаются в кадровом блоке системы и автоматически передаются в «Электронный дневник» для последующей работы с ним.
4. Формирование аналитики для принятия управленческих решений и контроля. В ходе работы учреждений в системе накапливаются большие объёмы первичных данных об имуществе, финансах, кадрах, закупках, контрактах и всего, что связано с деятельностью учреждения. Это позволяет предложить как руководителю учреждения, так и руководству города инструмент, формирующий аналитику о деятельности отрасли в целом и каждого учреждения в частности.
5. Экономия средств бюджета города. Это естественное следствие стандартизации учёта и унификации ИТ-систем. Были выделены две основные составляющие сокращения затрат: снижение затрат на сопровождение и снижение трудозатрат на ведение финасово-хозяйственной деятельности.

Особо стоит отметить поистине гигантский масштаб — проект охватил более 2 тыс. учреждений. «Учреждения, включённые в проект, охватывали критически важную социальную сферу: это школы, больницы и дворцы культуры», — отмечает Артём Ермолаев. Параллельно с проектом в городе идёт реформа учреждений образования. Еще в 2014 году в департамент образования входило 3,2 тыс. учреждений, однако в 2015 году количество образовательных учреждений города было сокращено до 1000.

Выбор «облачной» технологии

«Мы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, — вспоминает Кирилл Кузнецов, — и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле».

Действительно, сейчас модель SaaS является приоритетным способом организации ИТ-системы, посредством неё удаётся максимально экономить на сопровождении, к тому же систему отличает максимальная простота развёртывания. Когда реализуется ИТ-система по модели SaaS, учёт может вестись как централизованно в общем центре обслуживания, так и отдельно в каждом конкретном учреждении. В этом преимущество модели SaaS. Плюс к тому управление становится более чётким, динамичным и всё меньше зависит от прихотей конкретных исполнителей на местах. Всё это вместе позволяет в наши экономически непростые времена существенно повысить эффективность управления учреждениями.

Мы тестировали всевозможные подходы к созданию единой универсальной системы как в части внедрения, так и использования на местах, и пришли к выводу, что наиболее эффективное решение — предоставление функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS. Для города это проще и дешевле.

Надо признать, что в случае предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS у пользователей несколько ограничена гибкость и вариативность системы. Однако главная задача Департамента информационных технологий — обеспечить эффективное управление городскими ресурсами и сократить затраты, это были безусловные приоритеты.

Выбор платформ

При выборе платформы для создания системы учитывалось несколько условий:

• возможность предоставления функциональности системы в виде сервиса по модели SaaS;
• распространённость платформы;
• возможность построения высоконагруженных систем.

В результате при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы, одна из которых — «1С:Fresh» фирмы «1С». Это позволило преодолеть отторжение системы конечными пользователями и предоставить им тот интерфейс и логику работы, к которым они привыкли, используя решения, предлагаемые рынком, и исключить возникновение зависимости от разработчика системы.

* * *

В следующей части статьи мы расскажем о ходе проекта, технологической и функциональной архитектурах, а также об управлении проектом.