Ольга Воробьева

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Представьте: у компании N на складах находятся тысячи номенклатурных позиций товаров. Как организовать эффективный контроль за ними? Как выявить лидеров в формировании дохода? Достаточно ли ориентироваться на высокую продажную цену? Или лучше на стабильность реализации? Чтобы ответить на эти вопросы, проведите АВС/XYZ-анализ запасов. В статье рассказываем об особенностях применения и приводим пример.

Анализ складских запасов ABC/XYZ: зачем нужен

Торговая организация из месяца в месяц закупает примерно одни и те же товары. Одни продаются слету. Другие пылятся на полках витрин и заполоняют складские помещения.

Производственное предприятие сменило техпроцесс. Из-за этого потребность в одном из материалов сократилась в разы. Но снабжение им продолжается в прежнем объеме.

И тот, и другой пример говорят о неэффективных контроле и управлении запасами. Кажется, это же очевидно:

  • не покупай то, что плохо продается;
  • не бери то, в чем нет надобности.

Все верно. Да только, когда ассортимент товаров и материалов исчисляется сотнями или даже тысячами, то отследить подобные вещи бывает непросто. На помощь приходит комплексный инструмент – анализ АВС/XYZ. Его несомненное преимущество – несложность сбора информационной базы и простота проведения. Причем применение Excel облегчает задачу в разы. А вот результаты, которых можно достичь, если сочетать расчеты с последующими управленческими решениями на их основе:

  • выявить запасы-лидеры в обращении и те, что имеют тенденцию пролеживать на складах. В сочетании с их вкладом в доходы/прибыль понять, как с последними работать дальше;
  • избавиться от явных неликвидов и тем самым оптимизировать складские затраты, а еще вернуть в оборот деньги от их продажи пусть даже по символической цене;
  • формализовать внутренний контроль в сфере запасов за счет выделения девяти групп. Для каждой из них применить свой подход с точки зрения закупок и стимулирования сбыта/потребления.

Чтобы провести анализ, потребуются:

  • для товаров – отчет о продажах;
  • для материалов – о списании в производство.

Вот еще несколько советов по исходной информации:

  • отчеты нужны в разрезе номенклатурных позиций;
  • хорошо, чтобы кроме рублевых значений были данные еще и в натуральных величинах. Это повысит точность результата для XYZ-методики;
  • для XYZ понадобятся данные за несколько периодов. Например, за год, но в помесячном разрезе или поквартальном. Чем короче период и чем их больше по количеству, тем надежнее итог вычислений;
  • отличной заменой специальных отчетов о продажах и списании в производство являются карточки счета из программы 1С. Для товаров по 41-му, для материалов по 10-му. Сформируйте их с развернутой аналитикой и смотрите в кредитовый оборот. Именно там отражается выбытие ценностей.

АВС/XYZ-анализ реализуется в три этапа. Сначала последовательно применяется каждый метод – АВС и XYZ. Затем полученные результаты сводятся воедино и становятся основой для принятия управленческих решений.

Остановимся на каждом этапе. Заранее условимся: описывать их будем применительно к товарным группам и процессу продажи. Материалы и списание в производство оставим в стороне. По ним схема расчетов идентична, а выводы во многом схожи.

Этап 1. Анализ запасов по методу АВС

В основе подхода лежит принцип «20/80», который вывел социолог и экономист В. Парето. Он формулируется так: 20% усилий дают 80% результата. Подход подтверждается многолетней практикой, поэтому ему стоит верить.

Если переложить на экономику предприятия, то получим следующее:

  • 20% товаров, продукции, работ или услуг обеспечивают 80% дохода/валовой прибыли предприятия;
  • 20% материалов формируют 80% всех материальных затрат;
  • 20% поставщиков закрывают 80% потребностей организации в снабжении и т.д.

Смысл принципа в том, чтобы не распаляться на многое. Выделите главное и контролируйте его с особой тщательностью. Этим уже обеспечите стабильный уровень эффективности своей деятельности.

Есть два момента про принцип Парето и метод АВС, которые важно знать.

Первый. Разработчики подхода расширили количество групп, которые выделяются из совокупности анализируемых объектов, до трех. Это А, В и С. Разбивка следующая:

  • А – 20/80;
  • В – 30/15;
  • С – 50/5.

Применительно к товарам расшифровку привели на схеме.

АВС-анализ: что показывает

Рисунок 1. АВС-анализ: что показывает

Такой вариант является традиционным, хотя не единственным. Например, есть модификация метода, в которой выделяются еще две группы:

  • D – абсолютно неликвидные товары, не продающиеся годами;
  • N – товары-новинки, по которым пока не сформировалась статистика продаж и принадлежность к конкретной группе неочевидна.

Второй. Методика обычно не работает с абсолютной точностью. Например, возможно, что около 78% дохода обеспечивается за счет 17% от общего количества товарных позиций. Это нормально и не считается изъяном подхода.

Давайте рассмотрим условный пример.

Предположим: организация продает 10 видов товаров. Результаты по доходам за 2020 г. были такими.

Таблица 1. Исходные данные

Ассортиментная позиция Выручка, млн руб.
Товар 1 1,5
Товар 2 1,8
Товар 3 10,2
Товар 4 84,1
Товар 5 18,8
Товар 6 55,6
Товар 7 2,5
Товар 8 3,1
Товар 9 11,5
Товар 10 42,4

Наша задача: выделить из массива три группы. Первая должна формировать 80% дохода или чуть меньше. Вторая – около 15%. Третья – оставшиеся примерно 5%.

Чтобы ее решить:

  • перестроим отчет по убыванию выручки. В этом поможет функция Excel Сортировка и фильтр → Настраиваемая сортировка;
  • рассчитаем процентную долю выручки по каждому товару в общей величине;
  • сложим ее нарастающим итогом;
  • найдем в нарастающих итогах, между какими товарами пролегают две условные границы в примерно 80 и 95%. Все позиции, которые окажутся выше 80%, попадают в группу А. Те, что находятся между 80 и 95%, – в группу В. Оставшиеся – это категория С.

_________________________

Примечание: 95% получили как сумму 80% накопленного дохода для группы А и еще 15% для В.

_________________________

Результаты вычислений смотрите во второй таблице.

Таблица 2. АВС-анализ товаров

Ассортиментная позиция

Выручка, млн руб.

Доля в общей выручке, %

Доля в общей выручке нарастающим итогом, %

Группа

Товар 4

84,1

36,3

36,3

А

Товар 6

55,6

24,0

60,3

А

Товар 10

42,4

18,3

78,7

А

Товар 5

18,8

8,1

86,8

В

Товар 9

11,5

5,0

91,7

В

Товар 3

10,2

4,4

96,2

С

Товар

3,1

1,3

97,5

С

Товар 7

2,5

1,1

98,6

С

Товар 2

1,8

0,8

99,4

С

Товар 1

1,5

0,6

100,0

С

Итого

231,5

100,0

×

×

Есть рекомендация от экспертов: вместо выручки использовать в анализе валовую прибыль, и именно по ней формировать группы. Такой вариант в чем-то даже лучше. Ведь доход, полученный по товару, еще не означает получение прибыли от его реализации. Если продажная цена ниже закупочной, значит, организация торгует в убыток. Применение выручки в АВС-анализе не покажет подобную проблему, а подход на основе валовой прибыли сразу выявит. Правда, тогда может возникнуть сложность с долями значений, если по какому-то товару получен валовый убыток. Его удельный вес окажется с минусом, а это нелепица.

Какие выводы позволяет сделать

Полученная группировка говорит о следующем:

  • товары 4, 6 и 10 формируют 78,7% общего дохода от основной деятельности. Значит, их разумно закупать и дальше. Они – флагманы потребительского спроса и настоящие локомотивы продаж;
  • товары 5 и 9 – уверенные середнячки. Они не несут столько денег, как группа А, но тоже поддерживают оборот;
  • ·товары 3, 8, 7, 2, 1 – это «серая» массовка. Их много по количеству, но отдача от них невелика. Скорее всего, именно в этой группе и сосредоточены неликвиды. Разумно внимательно изучить их состав и предпринять меры для распродажи, пусть даже по цене вровень или ниже закупочной. Это особенно так, когда у них есть ограничение по сроку годности.

Может показаться, что метод АВС самодостаточен: расчеты сделаны, выводы получены. Однако у него есть существенный недостаток. А что если группа C – это не неликвиды, а недорогие товары повседневного спроса, например, хлеб и соль? Они продаются постоянно, но цена невелика, поэтому они не могут конкурировать с, допустим, элитным коньяком и шоколадом. Последние реализуются намного реже, но зато сразу «делают кассу».

Чтобы исключить подобного рода ошибки в интерпретации данных, прибегают к XYZ-подходу.

Этап 2. Выделение номенклатурных групп по методу XYZ 

Метод учитывает стабильность реализации для товаров или списания в производство для материалов. Позволяет увидеть, что стоит за высокой суммой выручки: разовая продаж супердорогой ассортиментной позиции или постоянный клиентский спрос. В сочетании с АВС дает отличные результаты. Ведь теперь ошибиться в том, где явные складские залежи, а где просто дешевые, но каждодневно продающиеся запасы, окажется невозможно.

Суть в том, чтобы:

  • взять ту же выборку по товарам, что и для АВС, но только с разбивкой по месяцам или кварталам года;
  • рассчитать в разрезе номенклатурных позиций так называемую вариацию. Ее значение определит искомую стабильность. Считается, что когда она не более 10%, то товар продается от периода к периоду в примерно одинаковых объемах. А если свыше 25%, то в иные месяцы реализация существенно снижается или даже отсутствует;
  • на основе вариации распределить товары по трем группам – X, Y, Z.

На схеме показали принцип их выделения.

Принципы выделения групп в XYZ-анализе

Рисунок 2. Принципы выделения групп в XYZ-анализе

Как реализуется

Перейдем к практике. Для этого вернемся к нашему условному примеру и дополним его продажами в поквартальном разрезе, причем в натуральных показателях. В идеале взять помесячные данные. Мы в статье просто максимально упрощаем.

Таблица 3. Натуральный объем продаж в поквартальном разрезе, ед.

Ассортиментная позиция

Кварталы

I

II

III

IV

Товар 1

115

144

128

135

Товар 2

72

50

37

82

Товар 3

289

357

318

264

Товар 4

530

459

597

542

Товар 5

18

22

24

35

Товар 6

680

621

644

702

Товар 7

69

87

71

92

Товар 8

443

498

503

540

Товар 9

139

158

146

162

Товар 10

758

726

859

812

Заметьте: если у товаров разные единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.), то это не играет роли и не мешает применению метода. Ведь вариация рассчитывается внутри ассортиментной группы, а там цифры являются сопоставимыми.

Дальше вычислим вариацию. Если используете Excel, то пригодятся две его функции:

  • СТАНДОТКЛОН.В – для вычисления стандартного отклонения по выборке. Обратите внимание, что есть еще СТАНДОТКЛОН.Г, но, как говорят специалисты, она дает смещенные оценки и поэтому чуть искаженный результат;
  • СРЗНАЧ – для расчета средней арифметической величины.

Вариация равна отношению стандартных отклонений и среднего значения.

Смотрите в таблице, какие результаты мы получили.

Таблица 4. Расчет вариации и определение группы по XYZ-анализу

Ассортиментная позиция

Среднеквадратическое отклонение, ед.

Среднее арифметическое значение, ед.

Вариация, %

Группа

1

2

3

4 (2 ÷ 3 × 100)

5

Товар 1

12,2

130,5

9,4

Х

Товар 2

20,5

60,25

34,0

Z

Товар 3

40,0

307

13,0

Y

Товар 4

56,7

532

10,7

Y

Товар 5

7,3

24,75

29,4

Z

Товар 6

36,2

661,75

5,5

Х

Товар 7

11,5

79,75

14,4

Y

Товар 8

40,0

496

8,1

Х

Товар 9

10,6

151,25

7,0

Х

Товар 10

58,8

788,75

7,4

Х

Чтобы не расставлять буквенное обозначение группы вручную, используйте Excel-формулу:

=ЕСЛИ(H3<=10; "Х"; ЕСЛИ(H3>=25; "Z"; "Y"))

В нашем случае Н3 – это ячейка со значением вариации для первого товара.

Какие выводы позволяет сделать

Теперь мы точно знаем: самые проблемные с точки зрения регулярности продаж – это номенклатурные позиции 2 и 5. А неизменно стабильный спрос на 1, 6, 8, 9 и 10.

Перейдем к следующему этапу, на котором совместим обе классификации.

Этап 3. Комплексный АВС/XYZ-анализ: что показывает

В объединении результатов, которые получили по двум группировкам. Совместно они дают девять разных вариантов. У каждого – свои уникальные характеристики. А, значит, особенные выводы и решения, его сопровождающие.

Смотрите подробности в таблице.

Таблица 5. Как характеризуются группы товаров по методу АВС/XYZ

Группа

Характеристика

АХ

Это товары – флагманы реализации, которые всегда должны быть в наличии.

Они одновременно:

·     формируют значительную долю выручки компании;

·     отличаются стабильными продажами;

·     возможно, дорого стоят.

Объемы закупок по ним планируйте, почти вровень ориентируясь на реализацию. Так получится на отвлекать лишние средства из оборота. Особенно актуально для недешевых запасов

AY

Товары группы отличаются нестабильными продажами, но значимо участвуют в создании дохода компании.

Закупки по ним планировать сложнее, чем по группе АХ. К процессу подходите с особой тщательностью, так как, возможно, это дорогостоящие запасы. Значит, высок риск «обескровить» денежный оборот, если приобрести их с излишком, а потом попасться на нескорых продажах.

Если они взаправду дороги по цене, тогда организуйте тщательный контроль за ними в местах хранения. Дороговизна и долгое лежание на складе могут привести либо к хищениям, либо к утрате потребительских свойств. Все это – прочие расходы организации

AZ

Либо очень дорогие товары с крайне нестабильной реализацией, либо дешевые, но покупаемые условно раз в год большим оптом. 

Наличие подобных запасов нежелательно. В них на долгое время «омертвляются» деньги предприятия. Совет: выводите группу AZ из ассортимента либо работайте с ней исключительно под заказ от покупателя

ВХ

Сюда попадают активы, которые стабильны в продажах, но:

·     либо не столь дороги;

·     либо спрос на них не является массовым.

Как и АХ легко планируются исходя из фактических объемов реализации.

Складской контроль за ними может быть несколько ослаблен ввиду невысокой стоимости

ВY

Это также либо недорогие, либо продающиеся в небольших объемах товары. Количество продаж существенно разнится от периода к периоду. Из-за такого затрудняется процесс планирования закупок, растет риск затаривания складов, порчи и хищений за время долгого хранения

ВZ

Продаются от случая к случаю. Хотя и обеспечивают предприятию около 15% выручки, но из-за непредсказуемости сбыта, возможно, их лучше вывести из ассортимента

СХ

Дешевые, но постоянно покупаемые товары. Планируйте их приобретение вровень с реализацией. Еще можете ослабить складской контроль ввиду низкой стоимости

СY

Недорогие и нечасто продаваемые товары. Отвлекают деньги из оборота, занимают место на складе и почти не приносят дохода. Лучшее решение: вывод из ассортимента

СZ

Ценности, по которым ситуация еще хуже, чем с CY, так как пролеживание на складе может быть очень долгим. Самая проблемная группа товаров, поэтому от нее лучше избавиться

Примечание: под ослаблением складского контроля мы понимаем, например, перенос на склад, который не оборудован системой видеонаблюдения или пожарной сигнализацией, в котором нет сейфов или закрытых шкафов, круглосуточной охраны и т.п. 

Как реализуется

Здесь все просто. Наша цель – заполучить двухбуквенную кодировку для каждого товара. Чтобы не делать это вручную, воспользуемся еще одной функцией Excel. Речь про ВПР. В примере использовали вариант с такими ссылками на ячейки:

=ВПР(A28; $A$14:$E$23; 5; ЛОЖЬ)

Здесь:

  • А28 – изменяемая ссылка на наименование товара;
  • $A$14:$E$23 – неизменная ссылка на табличный массив, где содержится группировка по АВС;
  • 5 – порядковый номер колонки в этой таблице с буквенным обозначением группы;
  • ЛОЖЬ – указание на то, что требуется точное совпадение.

Итоговые результаты вышли такими.

Таблица 6. Результаты АВС/XYZ-анализа

Группы

X

Y

Z

А

Товары 6, 10

Товар 4

В

Товар 9

Товар 5

С

Товары 1, 8

Товары 3, 7

Товар 2

Какие выводы позволяет сделать

Чтобы было проще анализировать, воспользуемся правилами:

  • если буквенная кодировка завершается на X, то это беспроблемный товар. Даже если он не приносит компании значительные доходы, как, например, группа С, то с ним и нет трудностей реализации. Значит, легко спланировать рациональный объем закупки, избежать затаривания складов и долгого отвлечения денег из оборота;
  • когда в коде последней идет Z, то это сложная номенклатурная позиция. От СZ лучше избавиться навсегда. Для AZ и BZ провести дополнительный анализ. С его помощью оценить разумность продолжения работы с данными товарами.

В примере ситуация не столь плоха. Например, явно проблемных запасов всего два из десяти: 2-й и 5-й. Не особых фаворитов – тоже двое: 3 и 7. Они не формируют большую выручку и не отличаются неизменным спросом. Оставшиеся шесть позиций вполне хороши.

АВС и XYZ-анализ на примере предприятия

Для лучшего знакомства с методом и его реализацией в Excel предлагаем скачать файл с примером из статьи. По похожей схеме можно проанализировать, не десяток условных позиций, а сотни самых настоящих. Функции программы станут весомым подспорьем в ускорении процесса расчетов. Fail-Uslovnyy-primer-АВС-XYZ

Используйте рассмотренный в статье метод для повышения эффективности управления запасами и контроля за ними в своей организации. Все, что потребуется для реализации, – это карточка счета из 1С, Microsoft  Excel и немного времени. Зато результат, возможно, приведет к переосмыслению ассортиментной политики и процессов снабжения. А еще к росту выручки, меньшему отвлечению денег на пролеживающие на складах товары и сокращению затрат на их хранение.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.