Делу время, собранию - час

Сколько времени тратится на подготовку к совещаниям?

В 2023 году компания НЭП помогала известной частной клинике Москвы перевести электронный документооборот со старого продукта IBM Lotus, на новую систему «1С:Документооборот 3.0». В тендерном задании среди прочего стояла задача сформировать в новой системе документооборота «Модуль для проведения мероприятий (собраний, планёрок)». Чтобы оценить «масштаб бедствия», мы посчитали временные затраты на организацию и проведение собраний у клиники, и ужаснулись.

Дело в том, что в базовой версии Lotus такого функционала не было, потому историческая информационная система была сильно «перепилена», чтобы хоть как-то решать задачу с собраниями. Тем не менее, делу это не сильно помогало: система документооборота и подсистема проведения мероприятий (на том же Lotus) не были интегрированы между собой. Например, чтобы сформулировать повестку собрания, ответственному лицу нужно было поработать в основной системе документооборота, руками собрать задачи и так же вручную перенести эти задачи в отдельную подсистему для подготовки мероприятий.

Это было очень долго и неудобно. Посудите сами, в клинике на регулярной основе проводилось более пяти регулярных и регламентированных совещаний в неделю. Только на подготовку совещания и обработку итогового протокола в исторической системе тратилось порядка четырёх часов. Ещё как минимум два часа требовалось на проведение самого мероприятия. Итого более 30 часов еженедельно компания расходовала на то, чтобы встретиться и обсудить текущие цели и задачи (это при 40-ка часовой рабочей неделе)! А потом мы перевели полученный результат в рубли. Примерно представляя стоимость часа эксперта, а в совещании принимает участие, понятное дело, не один сотрудник, можно оценить потери – сумма получалась внушительной.

Выбор платформы для разработки модуля

К моменту начала создания модуля проведения мероприятий система «1С:Документооборот 3.0». была настроена под бизнес-процессы клиники и готова к запуску в промышленную эксплуатацию. Но в базовой версии «1С:Документооборот 3.0» такого модуля изначально не было. Руководство клиники не торопилось учиться само и обучать коллег работе в новой программе – решили дождаться, когда будет готов модуль проведения мероприятий. Поскольку и нам, и заказчику хотелось, чтобы в новой системе документооборота «всё летало», возникла идея разработать «Модуль проведения мероприятий на базе основного программного продукта «1С: Документооборот 3.0», который позволил бы клинике проводить регламентные совещания быстрее и проще, а значит, дешевле.

Анализ текущей практики работы (as is)

Команда проекта проанализировала реальное проведения мероприятия в клинике. Выяснилось, что сотрудники создавали отдельные файлы в Word с планами по каждому подразделению, согласовывали, подписывали и передавали бумажную версию плана в отдел делопроизводства. Сотрудники отдела делопроизводства переносили пункты планов исполнителей, контрольную дату и дату обсуждения в подбазу с совещаниями в системе Lotus. Пользователям приходилось открывать базу совещаний, выполнять сортировку по дате и давать ответы на задачи, не забывая при этом также перезаходить в основную базу и выполнять текущие задачи по документам там. Не было никаких оповещений о назначении задач. Служба ДОУ (документационного обеспечения управления) отслеживала ответили ли сотрудники, проходясь по каждой задаче и напоминая о выполнении по телефону. Далее вручную собирали отчёт об исполнении в Word. После встречи также в отдельном файле Word формировали протокол, а затем вручную переносили решения, принятые на совещании. В резолюции по задачам вносили данные сначала в подсистему проведения совещаний, а затем дублировали в основную базу.

Задачи и целевой процесс (to be)

Команде проекта предстояло решить несколько конкретных задач, основанных на проведенном анализе, негативном опыте при работе с системой Lotus, а также пожеланиях директора клиники к новой системе проведения мероприятий:

• локализовать процесс организации и проведения мероприятий клиники в одном месте, а именно, в системе «1С:Документооборот»;
• сократить количество ручных операций сотрудников при подготовке мероприятия и протокола об исполнении (как следствие, избежать удвоения процессов и сократить количество ошибок и потери данных);
• сократить количество участников мероприятия до руководящего звена (без потери осведомлённости рядовых исполнителей);
• унифицировать формулировки планов и задач на совещании и задач в системе (хотелось, чтобы каждый сотрудник имел единое понимание о том, что ему предстоит сделать, – в исторической системе этого не было);
• автоматизировать получение готового отчёт по факту проведённого мероприятия и исполнению задач для удобства контроля исполнительской дисциплины (раньше отчёт формировался вручную, как мы описали выше);
• сделать отчёт об исполнении задач прозрачным и интерактивным (чтобы из одного документа можно было перейти к истории исполнения и всех связанных с ним документов, а также прямо в документе устанавливать даты совещаний для каждого пункта и фиксировать резолюции – в исторической системе этого сделано не было).

Специалисты компании НЭП формировали целевой бизнес-процесс, который предстояло автоматизировать (рис. 1).

1. Руководители клиники имеют две точки входа для постановки задач совещания: «Постановка на обсуждение задач по годовым и квартальным планам», используются «Ежегодные квартальные планы» в системе документооборота в механизме «Проекты», и «Постановка на обсуждение текущих задач, требующих обсуждение». постановка к обсуждению текущих задач.
2. После этого ответственные лица собирают и выстраивают повестку мероприятия (примерно за 2 недели до его проведения), рассылают её всем на почту.
3. За несколько дней до мероприятия формируется «Отчёт об исполнении» и рассылается по почте, при необходимости он редактируется.
4. На совещании «Отчёт об исполнении» демонстрируется вместе с относящимися к нему файлами.
5. По итогам мероприятия происходит обработка решений, принятых на встрече, а также составление протокола и обработка задач.

Рис. 1. Целевой процесс проведения совещаний.

Функционал «Модуля проведения мероприятий»

С этими вводными разработчики компании НЭП приступили к созданию «Модуля проведения мероприятий» в системе «1С:Документооборот». Около двух месяцев потребовалось для того, чтобы воплотить целевой процесс в жизнь. Для этого разработчикам пришлось полностью переработать типовую конфигурацию (по факту оставили только оболочку). Были добавлены вкладки с перечнем задач, которые будут обсуждаться на собрании. Для комфортной работы с ними разработали возможность чтения исполнителями отчётов об исполнении и правом редактирования, добавили возможность «провалиться» в задачу. Из типового функционала сохранили возможность отправки мероприятия в обработку. Также была сделана настройка в «виде совещания», где администраторы могут либо оставить типовой функционал, либо переключить на использование функционала, разработанного нами.

Какие ещё задачи удалось решить в ходе разработки модуля?

1. Автоматическое формирование повестки – сделали возможной постановку на обсуждение задачи или документа в системе на определенную дату и вид мероприятия.
2. Автоматическое формирование отчета об исполнении к обсуждению – формирование отчета по всем поставленным на обсуждение задачам из повестки мероприятия происходит автоматически, а ответы исполнителей можно править прямо в нём.
3. Автоматическое формирование протокола совещания – сделали возможным заполнение решений по пунктам повестки и автоматический перенос резолюций в обсужденные задачи.
4. Автоматическая рассылка отчетных документов по утвержденным формам – разработали форму «Отчет об исполнении» с вложенными файлами и протоколом, которые можно автоматически рассылать на электронную почте по преднастроенным рабочим группам.

Давайте представим, как теперь система поддерживает проведение мероприятий в клинике. Механизм, который при проставлении признака «Требуется обсуждение» создает мероприятие (или добавляет в уже созданное) с определенным видом и датой и добавляет задачу, поставленную на обсуждение на вкладку «Повестка» (рис .2) В проектных планах, например, теперь можно любую строчку плана поставить на обсуждение на определенный вид и дату мероприятия, на основании которой будет формироваться совещание. Кроме того, любой документ или задачу в системе также можно поставить на обсуждение по данным критериям.

Рис. 2. Постановка на обсуждение.

Затем, в карточке мероприятия формируется повестка. Пункты повестки можно менять местами, выстраивая нужный порядок. Также можно добавить сотрудников, необходимых для обсуждения, и разослать повестку по почте (рис 3).

Рис. 3. Карточка мероприятия.

Дальнейшая работа проходит уже непосредственно в карточке мероприятия, где формируется повестка, в которой можно провалиться в задачу (рис. 4). Есть исполнители по данной задаче, которых можно дополнить. При этом это исполнители, которые добавляются только к обсуждению, то есть в саму задачу они не попадают. Можно выстроить пункты по порядку, соответственно, и после этого по одной кнопке разослать данную повестку всем пунктам всем, кто находится на вкладке «Исполнители» по конкретным задачам.

Рис. 4. Повестка мероприятия.

Далее, по кнопке «Сформировать отчет» система собирает данные по ответам об исполнении всех участников процесса с вложенными файлами с возможностью правки текста (рис. 5). После этого можно сохранить или разослать отчет об исполнении на почту участникам процессов. Наименования файлов для удобства меняются под порядковый номер пункта повестки.

Рис. 5. Формирование отчётов об исполнении.

Далее создается интерактивный «Отчет об исполнении», который демонстрируется на мероприятии. В отчете отображаются ответы исполнителей с возможностью открытия файла, вложенного в ответ. Непосредственно для совещания мы разработали печатную форму интерактивного отчета. В ней видны исполнители, их отчеты об исполнении. Также, если кто-то вложил файл, непосредственно сразу под ответом об исполнении можно «провалиться» и открыть файл. То есть все рядом, больше ничего не нужно искать на рабочем компьютере по папкам.

После проведенного совещания сотрудники вносят резолюции в поле «Решение» и сразу же обрабатывают задачу принимая ее или возвращая на доработку с новым сроком (рис. 6). После этого можно сформировать протокол и разослать его всем участникам процесса, а также отправить на электронное подписание уполномоченному лицу.

Рис. 6. Оформление результатов совещания.

Эффект: сокращение времени на подготовку к совещаниям

Но остаётся открытым вопрос, была ли решена главная бизнес-задача по сокращению временных затрат на проведение мероприятий в компании? Ответ – да! В первый же месяц применения нового функционала проведения мероприятий в системе «1С:Документооборот», временные показатели улучшились на 40%. Теперь руководителями тратится менее 10 минут на подготовку повестки, менее 20 минут занимает формирование «Отчета об исполнении» и его правка, и менее 30 минут занимает обработка результатов мероприятия: формирование протокола, обработка задач и его рассылка.

Результат уже превзошёл ожидания заказчика, но, несмотря на это, мы с командой понимаем, как ещё можно улучшить функционал модуля проведения совещаний. Например, в дальнейшем мы хотим добавить распознавание текста резолюции для автоматического выполнения задач: т.е. сотрудникам не нужно будет проваливаться в каждую задачу и принимать ее или отправлять на доработку. Также мы хотим создать автоматизированное рабочее место для внесения резолюции по каждому пункту непосредственно на мероприятие. Ну расширить возможности отчетности, чтобы руководство могло контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников клиники и достижение поставленных KPI.

***

И в заключение, кому может быть полезен модуль проведения совещаний?

• руководителям компаний, где регулярно проводятся планерки и оперативки (совещания, статусные мероприятия);
• проектным командам и отделам, которым не хватает прозрачности в управлении задачами;
• руководителям проектов, уставшим от хаотичного документооборота и «устных поручений».

Одним словом, всем тем, кто ценит каждую минуту рабочего времени и понимает, что время – это деньги, часто утекающие сквозь пальцы из-за плохой организации, ручного труда и удвоения процессов.

Комментарии 0