«Управляем предприятием»: Когда и почему было принято решение о создании в ДВФУ системы управления вузом?
Николай Заривной: Дальневосточный федеральный университет основан в 2011 г. в результате объединения четырех вузов: Дальневосточного государственного университета, Тихоокеанского государственного экономического университета, Дальневосточного государственного технического университета, и Уссурийского государственного педагогического института. Тогда же, в 2011 г., было принято решение, в соответствии с которым новый университет должен не только соответствовать мировым стандартам в области просвещения, но и быть современным — цифровым. Поэтому автоматизация деятельности ДВФУ ведется непрерывно, начиная с 2011 г.
— Какой программный продукт выбран для автоматизации образовательных процессов в ДВФУ?
Олеся Зорина: Современные тенденции в образовании, подкрепленные новыми стандартами, задают курс на цифровизацию всей инфраструктуры учебных заведений. Поэтому требовалось найти такой программный продукт, который позволил бы в дальнейшем решать задачу комплексно, то есть, получить все сервисы в электронном виде на базе единой платформы. Изучив различные варианты, мы остановили свой выбор на системе «1С:Университет». По ряду ключевых параметров она лучше всего подошла для решения задач нашего вуза.
Во-первых, в ДВФУ уже работает несколько систем, разработанных и функционирующих на платформе «1С:Предприятие». Например, на ее базе автоматизированы управленческий и финансовый учет, бухгалтерский учет, начисление и расчет заработной платы, кадровый учет. Очевидно, что при внедрении системы на одной платформе можно рассчитывать на синергетический эффект, открывающий широкие возможности для быстрой и тесной интеграции систем. В масштабах университета мы выстраиваем единую комплексную систему, где все модули связаны друг с другом. Например, управление учебным процессом и кадровый учет. В одной системе хранится база данных преподавателей, в другой осуществляется подсчет учебной нагрузки. И все это встроено в единый контур.
Вторая причина — широкий и удобный для кастомизации функционал системы «1С:Университет». Данное комплексное решение позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных образовательных процессах высшего учебного заведения: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, выпуск и трудоустройство выпускников, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава, деятельность учебно-методических отделов и деканатов, формирование отчетности, а также управление научной работой и инновациями, дополнительным и послевузовским образованием, аттестацией научных кадров, кампусом вуза, позволяет иметь личные кабинеты абитуриентам, студентам и преподавателям. Решение «1С:Университет» может применяться для автоматизации рабочих мест сотрудников следующих структурных подразделений вуза:
- Приемная комиссия;
- Учебно-методический отдел;
- Научно-исследовательская часть;
- Управление аспирантуры и докторантуры;
- Диссертационные советы;
- Студенческий отдел кадров;
- Управление довузовского и дополнительного образования;
- Профсоюзный комитет.
Третий фактор — наличие человеческих ресурсов для внедрения, настройки, кастомизации и дальнейшей поддержки системы. В Приморском крае существует серьезный дефицит специалистов на рынке ИТ. Программисты на платформе «1С» — это самая многочисленная группа в среде разработчиков ПО, и самая подходящая по базовым компетенциям. Специалистов, фокусирующихся на использовании других программных продуктов, существенно меньше, поэтому их услуги стоят дороже или не доступны в Приморском крае, что влияет на стоимость написания кода, внедрения и эксплуатацию систем.
Наконец, цена продукта тоже играет важную роль. Получается, что с точки зрения сроков внедрения, затрат, широты и гибкости функционала, «1С:Университет» — самое привлекательное решение для ДВФУ.
Надо отметить, что в плане внедрения «1С:Университет» мы не являемся первопроходцами. В России уже достаточно много вузов используют эту платформу, и получают хорошие результаты.
— Был ли опыт использования других подобных систем?
Олеся Зорина: Да, такой опыт у нас есть, в каждом из вузов, вошедших в состав ДВФУ, эксплуатировалась своя система управления предприятием и учебным процессом. После объединения логично было перейти на общую платформу, что и было сделано. Но, через несколько лет, стало понятно, что уже в ближайшем будущем работавшая тогда система не сможет обеспечить необходимую для университета функциональность. Проанализировав возможности, функционал и перспективы различных программных решений, мы остановили свой выбор на дальнейшем развитии уже на базе решения «1С:Университет».
— Какие аспекты деятельности вы автоматизировали в первую очередь?
Николай Заривной: Приоритетными задачами к моменту перехода на решение «1С: Университет» для нас были организация управления учебным процессом и управление приемной кампанией. Перед вузом стояли стратегически важные задачи: Первая — привлечь абитуриентов с высоким уровнем подготовки со всей России. Для этого было необходимо обеспечить от абитуриентов прием заявок, не только отправляемых через «Почту России», или предъявляемых лично, но и через Интернет. Последнее особенно актуально, поскольку ДВФУ находится в отдаленном регионе и должен привлекать студентов со всей страны. В первый же год результат оказался выше ожиданий: через Интернет поступило порядка 18 тыс. заявлений.
Олеся Зорина: Одна из главных целей автоматизации приемной кампании — обеспечить прием документов в электронном виде, что сделало бы наш вуз привлекательным для абитуриентов из регионов, и даже из центральной части России. Абитуриенты должны иметь возможность оперативно и без лишних хлопот подавать документы в ДВФУ. В следующем году мы будем далее развивать данное направление, создадим специализированное мобильное приложение для абитуриентов ДВФУ интегрированное с «1С:Университет», которое позволит не только легко подать документы и отслеживать свои шансы на успешное зачисление, но и оперативно взаимодействовать со специалистами нашей приемной компании.
Николай Заривной: Следующая задача — выстроить управление учебным процессом, провести его систематизацию, разработать механизмы и инструменты контроля учебного процесса, формированием и расчетом учебной нагрузки, распределением нагрузки между преподавателями, и кроме того, автоматизировать все процессы, в том числе процесс составления учебного расписания. Ранее все эти задачи решались «по старинке» — вручную, с большими транзакционными издержками. После автоматизации нам удалось сократить количество персонала, необходимого для обеспечения данных процессов более чем в несколько раз!
Олеся Зорина: Еще одно важное преимущество платформы «1С» — легкая разработка мобильных приложений и веб-сервисов. Мы выпустили мобильное приложение на наиболее популярных платформах, и постараемся, чтобы со временем все сервисы университета были доступны студентам, преподавателям и сотрудникам через мобильные приложения.
— Какова специфика и особенности построения информационных систем вузов? Насколько они отличаются от информационных систем в бизнесе?
Николай Заривной: Бизнес нацелен на получение прибыли, поэтому вынужден быть на передовых рубежах технологий и научно-технического прогресса, так как это напрямую влияет на качество продукции и транзакционные издержки. Государственные учреждения всегда были более консервативными в части изменений, чем коммерческие. Но сейчас в государстве и, в частности, в образовании все меняется, происходит переход на коммерческую модель работы, перед вузами остро встает задача обеспечения финансовой стабильности и эффективности, формирования собственных фондов развития. А для этого необходимо правильно и эффективно выстроить все процессы.
Олеся Зорина: Лишь недавно на конференциях по ERP и управленческому учету стали звучать доклады об особенностях применения этих систем в сфере образования. Да и в самих учебных заведениях до последнего времени не часто задумывались над тем, что же такое управленческий учет, как его применить, и что это даст вузу?
Коммерческие компании автоматизировали множество задач. И в каждом случае проект начинался с разработки концепции управления предприятием. Этот опыт успешно переносится в образовательную среду. Но здесь есть своя специфика. Так сложилось исторически, что в учебных заведениях автоматизировали существующие процессы. При этом никто не задавался вопросом, а насколько эффективной будет такая автоматизация, какие ресурсы для этого потребуется выделить, и какой эффект будет получен?
— В чем заключаются плюсы для преподавателей можно понять: это равномерная загрузка, удобное расписание. А что получают студенты?
Николай Заривной: «1С:Университет» — это прежде всего автоматизация учета и грамотное планирование учебного процесса. Для студентов сформирован целый набор сервисов, позволяющий им «держать руку на пульсе» и владеть необходимой информацией: что происходит с успеваемостью, есть ли задолженности по различным дисциплинам, изменения в расписании занятий, кто из преподавателей читает те или иные лекции.
Олеся Зорина: Современное образование не такое, как было раньше. Оно более динамичное. Появились такие понятия как, индивидуальные траектории, модульные дисциплины...
— Что это такое?
Олеся Зорина: Индивидуальные траектории — сравнительно новый подход в отечественном образовании, основанный на более гибком формировании учебного плана для конкретного студента, включающего помимо классических лекционных и практических работ, так же проектную деятельность, стажировки, участие в реальных инжиниринговых работах, исследованиях, с учетом его предпочтений и запроса потенциального работодателя. Так же студент может самостоятельно, в дополнение к обязательному набору предметов, выбрать дополнительные, которые сформируют его специализацию. Выбирать можно будет не только дисциплины, но и преподавателей.
Фактически, это может стать совершенно новым, инновационным образовательным продуктом. Уже сейчас мы внедряем специальные приложения, которые позволяют получать обратную связь: контролировать уровень подготовки студентов и качество обучения. На основании этой информации в ближайшее время планируем создать систему оценки и мотивации преподавателей.
Николай Заривной: Второй важный нюанс современного обучения — модульность. Она подразумевает, что предметы читаются не по классической схеме — по 10 дисциплин параллельно в течение семестра, а короткими «интенсивами» — дисциплина осваивается за месяц—полтора. На такие «интенсивы» есть уникальная возможность приглашать ведущих ученых и преподавателей со всего мира — найти преподавателя на длительный срок значительно сложнее, чем на пару месяцев. Понятно, что это накладывает дополнительные требования к составлению расписания: сложнее организовать равномерную загрузку преподавателей, учесть траектории студентов, учесть графики приглашенных специалистов из других городов и стран. Все это повышает интерес студента к обучению и качество образования.
— Какие силы привлечены к реализации проекта, в какие сроки он должен быть завершен?
Николай Заривной: Внедрение системы «1С:Университет» осуществляет наша команда консультантов и программистов. Проект стартовал в марте 2018 г., первые модули системы заработали уже в конце весны 2018 г. В целом, реализация идет в соответствии с намеченным планом. На сегодня система введена в промышленную эксплуатацию, полностью внедрена приемная компания, высокая степень готовности у системы управления учебным процессом. Мы постоянно модернизируем систему, дополняем ее новыми функциями и сервисами, это непрерывный процесс.
Олеся Зорина: План развития, составленный на ближайшие три года, предусматривает охват всех процессов административно-хозяйственной деятельности, включая управление кампусом.
— Важнейший вопрос для всех проектов такого масштаба: удается ли вам удерживать расходы в рамках запланированного бюджета?
Николай Заривной: У нас есть утвержденный бюджет на 2018 — 2020 гг, и до сих пор нам удавалось не выходить за установленные границы. Не вижу предпосылок для отклонения от бюджета и в ближайшие годы, хотя тенденция роста запроса на все большую автоматизацию существует, что возможно повлечет за собой расширение границ проекта.
— С какими проблемами пришлось столкнуться при внедрении «1С:Университет»?
Олеся Зорина: Одним из наиболее сложных этапов работы стал запуск подсистемы документооборота, связанной с контингентом и его движением: зачисление и отчисление студентов, перевод на следующий курс, аттестация. Задача была успешно выполнена. Вместе с тем, остались незавершенные участки. В их числе, балльно-рейтинговая система, составление рабочих программ дисциплин. Пока мы не можем сказать, что располагаем полноценным инструментом, который позволяет грамотно управлять учебным процессом, оценивать качество подготовки студентов, и оценивать эффективность расходования денежных средств.
— Когда внедряется подобная система, как правило, приходится делать реинжиниринг процессов. Насколько трудным был этот этап в вашем случае?
Олеся Зорина: Суть автоматизации университета заключалась именно в реинжиниринге. До перехода на систему «1С:Университет» весь учебный процесс был децентрализован. Организационно ДВФУ включает 9 школ, это аналоги факультетов. И у каждой школы были свои подразделения, которые обеспечивали производственную деятельность и управляли учебным процессом. Они действовали по общим правилам, но конкретная реализация в каждой школе была своя. В подразделениях числилось много сотрудников, они делали работу за большое время, информацию, которую они давали, надо было проверять и исправлять, сводить в общие схемы. С внедрением системы «1С:Университет» все процессы были перестроены и централизованы. Появились четкие сроки и правила. Различным структурным подразделениям делегировали конкретные функции, а непосредственными исполнителями в организации учебного процесса стали сотрудники кафедр. Раньше их участие было косвенным.
— Как вы оцениваете итоги работы на текущий момент?
Николай Заривной: Как уже отмечалось, основные стратегические цели внедрения системы «1С: Университет» — это сделать университет более привлекательным для абитуриентов, повышение его эффективности, качества предоставляемых услуг и сервисов. Благодаря слаженной работе всей администрации университета, под руководством ректора — Анисимова Никиты Юрьевича, удалось достичь очень высоких результатов в очень короткие сроки.
Высокие результаты проведения приемной компании с применением новых технологий были отмечены в выступлении заместителя Председателя Правительства России — Голиковой Татьяны Алексеевны по итогам проведения общероссийской приемной компании 2018 года (www.hse.ru/news/expertise/224270748.html).
Олеся Зорина: К приемной кампании система была готова. Протестированы программные модули, обеспечена слаженная работа подразделений, подготовлены специалисты по техническому обслуживанию.
Кроме того, мы проводим достаточно активную и даже агрессивную политику по вовлечению преподавателей и студентов в процессы управления университетом. Провели необходимую разъяснительную работу, создали и запустили специальные приложения, личные кабинеты.
Николай Заривной: Мы трансформируем свои процессы и экономику, вуз перестраивается на новый лад и идет в ногу со временем. Понятно, что это долгий и не простой процесс, но он позволяет лучше разобраться в проблемных зонах, а значит, повысить качество управления. Став более эффективным, ДВФУ получит дополнительные конкурентные преимущества, его рейтинг вырастет не только в России, но и в мире.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь