И. Ергунов, А. Ребров

Игорь Ергунов, Project Manager Columbus. Более 15 лет опыта работы в области внедрения информационных решений на базе систем фирмы «1С», более 15 крупных успешных проектов. Антон Ребров, Head of PMO Columbus, опытный руководитель проектов. Имеет обширный опыт разработки и адаптации проектной методологии, работы, как на стороне клиента, так и на стороне поставщика услуг, разработки и воплощения ИТ-стратегии в крупной компании, постановки автоматизации бизнес-процессов, проектирования.

В текущей ситуации с распространением вируса COVID-19 по всей планете, всё больше компаний оперативно переводит своих сотрудников на удаленную работу. Для многих это новый формат, новые вызовы и сложности. Но для Columbus, международной ИТ-консалтинговой компании с офисами по всему миру и интернациональной командой, данный вид работы привычен. В этой статье мы поделимся своим опытом того, как можно организовать командную работу, не только выполняя задачи удаленно, но и реализуя проекты с географически распределенными командами.

Преимущества распределённых команд

Особенностью удаленной работы является то, что проектная команда распределена географически, как правило по стране, а иногда и по миру. Режим распределённой работы подходит как для проектной, так и для некоторой операционной деятельности. Отличие заключается только в разной степени мотивации и спектре решаемых задач.

Какие основные преимущества при использовании распределённых команд?

  1. Расширение и гибкость проектной команды — распределенная работа позволяет обеспечить гибкость команды, подключать коллег или подрядчиков из разных городов, выбирать специалистов без привязки к их локации, уменьшить ограничения при необходимости замены специалиста.
  2. Экономия на издержках — основной выигрыш при распределенной работе происходит за счет устранения временных издержек и минимизации транспортных и командировочных расходов. Например, при организации встреч не надо искать свободные переговорные, отсутствуют риски опоздать на встречи из-за задержек в пробках после предыдущих встреч, не требуются дорогостоящие командировки с длительными перелетами.
  3. Расширение проектной географии — возможность работы с недоступными ранее клиентами на географически удаленных и географически распределенных проектах, возможность привлечения к работе сотрудников из разных часовых поясов.
  4. Оптимизация загрузки ресурсов — возможность переключать специалистов между проектами без накладных расходов на релокацию, упрощение процедуры поддержки в режиме 24×7.
Распределенная работа позволяет обеспечить гибкость команды, выбирать специалистов без привязки к их локации, подключать коллег или подрядчиков из разных городов. А также устраняет временные издержки и минимизирует транспортные и командировочные расходы.

Удобная среда для единого проектного пространства

Чтобы достичь указанных преимуществ, необходимо создать для команды среду для единого проектного пространства. И тут на помощь приходят современные инструменты совместной работы. Мы в своей практике в большей степени используем Microsoft Teams, который позволяет совмещать в едином пространстве основной функционал для командной работы:

  • общение в чатах;
  • аудио и видео звонки/конференции;
  • хранилище всех файлов;
  • совместную работу над офисными документами;
  • Wiki-ресурсы по проекту;
  • использование ботов, а также подключение различных приложений.

Microsoft Teams позволяет каждому члену команды не распыляться между отдельными инструментами, а быть в фокусе проекта, всех его данных и оставаться на связи со всеми членами команды. Конечно, Microsoft Teams и стек интегрированных в него продуктов Microsoft, используемый руководителями проектов нашего проектного офиса, не единственный инструмент для создания единого проектного пространства, аналогично могут быть использованы продукты Google и других производителей.

Ключевым фактором, который оказывает влияние на результат, является контроль за исполнением поставленных задач. При распределенной работе не обойтись без современных трекеров задач.

Все задачи под контролем

Другим ключевым фактором, который оказывает влияние на результат, является контроль за исполнением поставленных задач. При распределенной работе не обойтись без современных инструментов совместной работы, которые называют трекерами задач.

Трекеры задач позволяют ставить задачи, видеть историю по ним, все переназначения ответственных, плановые сроки решения и другие ключевые детали. Это очень важно, поскольку в удаленном режиме работы нет возможности проверить статус задачи спросив у коллег, а инструмент позволяет любому члену команды быстро увидеть всю историю в задаче — не надо искать информацию в письмах, переписках, миллионах чатов. Более того, любой инструмент позволяет формировать отчеты по выполнению задач в различных разрезах для анализа и возможных управленческих решений, которые могут потребоваться для повышения эффективности работы команды.

На рынке существует множество решений для контроля поставленных оперативных задач: Asana, Jira, Trello и т.д. Есть такой инструмент и в Microsoft Teams (Planner), причем он интегрирован с Microsoft Project. Сейчас Planner уступает по функциональности приведённым выше трекерам, но, учитывая его быстрое развитие , нет сомнений, что в ближайшем будущем он не будет уступать другим трекерам задач и органично впишется в единое проектное пространство Microsoft Teams.

Ограничения и особенности удаленной работы

Отметим важные ограничения и особенности, которые присутствуют при работе с распределенными командами.
  1. Образ мышления участников — при удаленном режиме работы требуется уделять внимание определенным индивидуальным особенностям сотрудников. Несмотря на небольшую вероятность возникновения межличностных конфликтов, в удаленной проектной команде возникают другие сложности. Требуется более высокий уровень самоорганизации для работы в распределённой команде и если его не хватает у кого-то из участников, то потребуется применять отдельные элементы микро менеджмента. Особого внимания (более частого общения, видеозвонков, офлайновых встреч) требуют сотрудники-экстраверты.
  2. Контроль поставленных задач — при удаленной работе контроль должен быть более частым и детальным. Мы рекомендуем применять практики agile даже при использовании методологи waterfall при внедрении проекта: деление работ на спринты, ежедневные StandUp-совещания, встречи по демонстрации реализованной функциональности и ретроспективной оценке эффективности проведенных спринтов.
  3. Уровень организационной культуры проведения удаленных встреч — нередки ситуации, когда на онлайн-встречах сотрудники перебивают друг друга, одна речь накладывается на другую. Это следствие отсутствие невербальных каналов коммуникаций (нет визуального канала). Поэтому онлайн-встречи требуют соблюдения правила «одного микрофона», когда может говорить только один. Такие удаленные встречи повышают роль модератора и требует его опыта в их проведении. В результате, онлайн-режим часто неэффективен некоторых форматов работы, например, мозговых штурмов для генерации идей и воркшопов для разработки решений.
  4. Разница во времени. При организации встреч, особенно регулярных, необходимо учитывать разницу в часовых поясах. Также это важно принимать во внимание при планировании и назначении задач конкретным исполнителям.
  5. Многонациональные команды нередки при удаленной работе. В таких командах нужно учитывать различия менталитетов и другие национальные особенности при общении и построении работы на проекте.

Согласовываем решения

Помимо контроля задач и выстраивания основных рабочих коммуникаций, команде не обойтись без утверждения/согласования отдельных решений. Частая ошибка при удаленной работе — обсуждение и принятие решений в электронной почте, поскольку в дальнейшем сложно найти последнее решение, увидеть историю процесса и просто понять, в каком статусе конкретный процесс. Эти задачи прекрасно решают различные системы BPM (Business Process Management). К таким системам относятся «1С:Документооборот», «1С:Битрикс» и другие. В частности, «1С: Документооборот», имея гибкий конструктор для создания процессов, позволяет команде выстраивать этапы утверждения/согласования внутри. Преимущества системы «1С: Документооборот» при процессной работе:

  • прозрачность процессов;
  • гибкие возможности включения в процесс новых участников, в том числе на отдельных уровнях;
  • возможность индивидуально настраивать интерфейс;
  • возможность получать уведомления о шагах процесса и осуществлять эскалацию при нарушении установленных сроков ответа;
  • согласование документов можно проводить в разных инструментах — через почту, мобильное приложение или web-доступ к системе.
Частая ошибка при удаленной работе — обсуждение и принятие решений в электронной почте, поскольку в дальнейшем сложно найти последнее решение, увидеть историю процесса и просто понять, в каком статусе конкретный процесс.

Не забываем о документообороте

Практически в любом проекте, даже внутреннем, возникают отношения, которые должны быть закреплены юридически — это подписанный договор, акты об оказанных услугах и т.д. В настоящее время есть возможности и эти задачи эффективно выполнять с помощью современных инструментов — сервисов юридически значимого ЭДО (электронного документооборота). Эти сервисы позволяют обмениваться как формализованными, так и произвольными документам. К первому типу относятся акты об оказании услуг, счет-фактуры и прочие документы, которые передаются в жестко регламентированном законодательством формате. Произвольные документы — это скан любого документа, который подписывается сторонами электронной подписью, это может быть договор с приложениями, отдельные спецификации, счета и т. д.

Основные плюсы использования юридически значимого документооборота:

  • снижение издержек на канцелярию, курьерские и почтовые услуги;
  • оперативность получения данных для отражения в учете и принятия управленческих решений;
  • минимизация человеческого фактора — документы формируются автоматически;
  • отсутствие необходимости вести бумажный архив, электронный архив также требует значительно меньших затрат на поддержание.

Передача документов происходит через специально аккредитованных операторов и на данный момент в России существует множество операторов. Фирма «1С» предоставляет своим клиентам возможность обмениваться через сервис «1С-ЭДО», функционал которого позволяет зарегистрировать несколько учетных записей у разных операторов, что расширяет возможности обмена с большим количеством контрагентов.

Функционал сервиса «1С-ЭДО» интегрирован во все типовые решения «1С», в том числе в «1С:Документооборот». Таким образом, систему «1С:Документооборот» можно использовать единый инструмент для реализации процессов в команде, а также обмена с контрагентами юридически значимыми документами

Неформальное общение и использование любых возможностей показать, что сотрудники, задействованные в проекте, это не просто ресурсы, а единая команда — не пустая трата времени, а инвестиции в командообразование и будущий результат.

А в сердце всего — командный дух и налаженная коммуникация

Отдельное внимание стоит уделить построению коммуникаций. В начале работы в распределенной команде обязательно нужно составить план коммуникаций — свод правил для успешного взаимодействия внутри команды, который должен включать два основных пункта:

  • базовые моменты — правила организации встреч, их периодичность, правила уведомления об отсутствии и т. п.;
  • основные каналы и используемые инструменты коммуникаций.

И с учётом ограничений работы с распределенными командами, необходимо отдельное внимание уделять командообразованию. Для этого периодически необходимо проводить конференц-коллы один на один с каждым участником проекта, неформально общаться в моменты начала встреч (сбор всех участников) и использовать любые возможности показать, что сотрудники, задействованные в проекте, это не просто ресурсы, а единая команда. Важно помнить, что эти действия — не пустая трата времени, а инвестиции в командообразование и будущий результат.

При этом, если нет географических ограничений, рекомендуется периодически проводить очные встречи для командообразования. Но даже если есть ограничения, не упускайте возможность организовать подобное мероприятие онлайн — это может быть или виртуальная настольная игра, например, «Монополия» или даже совместный поход в виртуальный бар.

Отдельно нужно уделить внимание взаимодействию с ключевыми стейкхолдерами проекта. Здесь при всём многообразии инструментов онлайн-взаимодействия, по нашему опыту, важно проводить очные встречи минимум 1 раз в 1-2 месяца для подтверждения, что текущие результаты и действия проекта совпадают с ожиданиями заказчика.

Видеосвязь

Одним из дополнительных элементов поддержания командного духа в распределенной команде является формирование эффекта присутствия на совещаниях за счет использования видеосвязи. Для организации таких встреч распределенной проектной команды, есть две принципиально разные схемы: применение специализированных программно-аппаратных комплексов ВКС (видео-конференц связи) и использование программных продуктов, таких как Skype, Microsoft Teams, Zoom и т.д. Первые дают больший эффект присутствия, но требуют сопровождения и отдельного сопряжения оборудования на сторонах участников, а также более дороги. Их целесообразно применять, когда участвуют группы сотрудников на стационарных рабочих местах, например, различные филиалы у крупной компании. Вторые больше подходят распределенным проектным командам, не привязанным к рабочим местам. Они дают меньший эффект присутствия, но при этом несут существенно меньшие затраты, а некоторые и вовсе бесплатны, а также не требуют специализированного оборудования и настройки.

Коммуникации компаний разного уровня зрелости

Если вы ведете проект важно также понимать уровень зрелости вашего клиента и готовность его сотрудников к удаленной работе. Здесь можно выделить два типа компаний — прогрессивные и консервативные. Первый тип — это прогрессивные компании, которые сами широко используют различные методы и инструменты для удаленной работы, а также пробуют новые. По нашему опыту, в этом случае, для проектного пространства и каналов коммуникации лучше взять инструменты, которые использует заказчик. Это позволит ему не терять время на погружение в новые инструменты, а вам оценить их удобство и в дальнейшим взять лучшее на вооружение в своих проектах.

Второй тип — это консервативные организации, у которых основные взаимодействия происходят оффлайн, компании, которые практически не использует онлайн-инструменты взаимодействия, и, в лучшем случае, ее сотрудники неконтролируемо общаются в различных мессенджерах. В данных условиях, можно предложить заказчику воспользоваться вашим проектным пространством, что позволит вам открыть новые точки взаимодействия с клиентами, а также структурировано провести работу по проекту с помощью отлаженных механизмов взаимодействия.

Как мы можем наблюдать, современные технологии для коммуникации отлично справляются с возникшими в связи с распространяющейся коронавирусной инфекцией трудностями. На текущий момент обеспечение единого проектного пространства и единой инфраструктуры для проекта не является существенной проблемой, особенно при применении облачных сервисов. Главное, из всего многообразия выбрать максимально удобный и подходящий именно для вашей команды инструмент, чтобы любые обсуждения заканчивались только правильными выводами, решениями и результатами.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.