Как эффективно использовать опыт ИТ-партнера?

Допускаете ли вы, что в вашей организации что-то может работать лучше, но вы просто не знаете, что именно? Вспомните о тех проблемах, с которыми вы сталкивались. Например, вот с такими проблемами:

1. Параметры эффективности работы с контрагентами (как покупателями, так и поставщиками) никак не анализируется.
2. Нет четкого понимания, как происходит расчет себестоимости производимой продукции и учтены ли все затраты.
3. Не используется платежный календарь для предотвращения кассовых разрывов.
4. Входящие, исходящие и внутренние документы теряются или обрабатываются с опозданием.
5. Источники получения данных от клиентов могут быть разными и никак не связаны друг с другом (звонок, заявка с сайта, сообщение в социальных сетях и т.д.), при этом нет единой базы данных, где все бы это отмечалось и хранилось.

Типичные причины проблем

Эти проблемы не возникают из ниоткуда. Обычно они появляются по мере роста компании и имеют свои причины. Вот основные типичные причины проблем, которые возникают у компаний по мере роста:

1. Разнородность или несовместимость учетных систем. Проблема может возникнуть, когда на предприятии одни работают в Excel, другие в CRM, третьи – в «1С», четвертые на бумаге. В итоге, когда отчет нужен через 20 минут, он все равно будет готов только через 3 дня.
2. Риски, связанные с персоналом. Проблема с персоналом часто заключается в недостаточном уровне контроля. Руководитель не всегда знает, чем занимается сотрудник. Яркий пример – менеджеры по продажам, которые сами ведут базу, сами обзванивают клиентов. Соответственно, если с менеджером что-то случится, то доступа к данным его клиентов и истории сделок ни у кого не будет. Однако если для всех сотрудников существует единая система, в которой хранятся и отслеживаются контакты, таких проблем не возникает.
3. Работа не в цифровом формате. Даже в самых продвинутых компаниях часть бизнес-процессов оформляется бумажными документами. Например, если нужно написать заявление на отпуск, сотрудник все равно должен подписать листок от руки и отнести в кадры. От этого можно и нужно уходить: использовать электронный документооборот с цифровой подписью. Сейчас многие переводят свой документооборот в электронный вид, уходя от лишней бумажной работы. Благодаря этому, если директор уехал в отпуск или в командировку, или находится в изоляции на карантине – он все равно может разбираться с документами из любой точки земного шара.
4. Устаревшие методики ведения учета. Здесь все просто: когда в силу привычки учет ведется «как деды вели», и даже мысли не возникает, что можно проще и лучше.

Как решать эти проблемы?

Решать эти проблемы, можно разными способами:

1. Принимать на работу сотрудников со всеми необходимыми навыками. Для этого нужно найти таких людей, которые не подведут руководителя и собственников. Обычно такие команды создаются десятилетиями, а затраты на их сбор и обучение масштабны. Это самый сложный вариант, который не застрахован от рисков, что кто-то из слаженной команды покинет проект, и тогда пострадает все дело.
2. Усиливать контроль вручную – вводить постоянные проверки, а где-то заниматься микроменеджментом. Но для этого нужны инструменты.
3. Провести автоматизацию, которая позволит увеличить контроль за информацией и систематизировать ее.

Когда речь идет об автоматизации, то картина представляется следующая: компания-клиент видит проблему, приходит в ИТ-компанию и говорит: «Сделайте это». Специалисты ИТ-компании выполняют задачу строго по ТЗ, и дальше их пути расходятся. Но всегда ли решение проблемы, которое видят специалисты компании-клиента, лучшее? Можно ли решить это иначе, например, с запасом на будущее, или просто аккуратнее, или, тем более, дешевле? Как раз на эти вопросы отвечает подход, который в сообществе 1С назвали «Реальная автоматизация».

Подход «Реальная автоматизация»

«Реальная автоматизация» – это услуга от партнеров «1С», в котором не клиент обращается в компанию для решения конкретной задачи, а партнер «1С» в процессе общения с клиентом сам анализирует «слабые места» и предлагает решение. К партнерам «1С» чаще всего обращаются за автоматизацией регламентированного учета. Это важная часть жизни компании, но именно благодаря «Реальной автоматизации» есть возможность понять: достаточно ли оптимизировать бухгалтерию, или фокус нужно перевести на управленческий учет? Причем к управленческому учету может относиться как производственный учет и делопроизводство, так и CRM, анализ торговых затрат и т.д.

Чтобы понять, какое решение будет полезно клиенту, любой проект «Реальной автоматизации» начинается с интервью. Обычно на этапе звонка выясняется, специалист какого направления будет полезен на встрече: например, эксперт по торговле или «производственник».

В течение встречи проверяется, какие задачи нужно решить, выявляются узкие места в бизнес-процессах и данные об устаревших инструментах автоматизации. По итогу выдвигается предложение. Например, для торгового предприятия решением может стать CRM-система (и важно понять, какая именно) и электронная АТС. Если в организации что-то до сих пор считается в Excel, поможет современная программа для выполнения аналогичных расчетов автоматически и т.п.

«В случае с «Реальной автоматизацией» мы анализируем потребности клиента и предлагаем оптимальное решение, – Владислав Шумченко, старший специалист отдела внедрения компании «ГЭНДАЛЬФ». – Здесь важно именно экспертное мнение. Собственники и директора – специалисты в своей области. Они хорошо разбираются, как делать станки, оказывать услуги, продавать свой товар и т.д. А наш конек – это автоматизация бизнеса. Благодаря этому мы можем помочь другому бизнесу стать более надежным и прибыльным».

Примеры «Реальной автоматизации»

К примеру, в компанию «ГЭНДАЛЬФ» обратилась большая организация Ростова-на-Дону, куда входят 10 управляющих компаний и расчетный центр. Они обслуживают больше 200 жилых домов, а значит, им нужно выписывать в течение пары дней около 20 000 квитанций на 20 000 лицевых счетов, что действительно трудно. Дело осложнялось тем, что учет велся в нескольких конфигурациях: отдельно «1С:Бухгалтерия предприятия 8», отдельно Excel. Клиенты были уверены, что им нужен «Скан-Архив», чтобы контролировать внутренний и внешний документооборот. Однако в процессе интервью стало понятно, что дело усложняет именно ведение учета в нескольких учетных системах, которые не обновляются и не соответствуют текущему законодательству. Поэтому эксперты «ГЭНДАЛЬФ» предложили решение: автоматизировать учет в рамках системы «Айлант:Управление ЖКХ».

В итоге организация получила единую учетную систему. В отличие от старой схемы работы, где из 10 разных баз отчет выгружался в Excel и вручную сводился в течение трех-четырех дней, теперь любой отчет можно собирать за 20 минут. Упростилось администрирование баз, выросла скорость обработки, скорость и качество расчета. И после внедрения «Айланта» работа не окончена: специалисты «ГЭНДАЛЬФ» продолжают администрировать сервера и сопровождать базы этой компании, обновлять и предлагать готовые решения.

У другого расчетного центра была похожая проблема – устаревшие учетные системы с большим количеством доработок, но требовалось совершенно другое решение. В этом случае объединение в одной базе не подходило, так как для каждого подконтрольного дома создавалась своя база, чтобы он мог легко «отделиться», и базу можно было отдать другой управляющей компании. Поэтому для этого расчетного центра было внедрено 15 новых баз, которые проще поддерживать. Таким образом, для разных типов работы получилась разная архитектура баз.

***

В завершение — развивайте долгосрочные отношения с партнером, так как накопленный совместный опыт повышает эффективность и снижает затраты при следующих проектах. И учитесь у ИТ-партнера: перенимайте подходы и решения, которые можно адаптировать к вашим будущим задачам.