Карантин: какие технологии помогут бизнесу?

Коммерческое предприятие состоит из следующих систем:

• производство (в т.ч. оказание услуг);
• продажи;
• логистика;
• маркетинг;
• бухгалтерия и финансы;
• управление персоналом.

В условиях карантина бизнесу придется принимать в отношении указанных систем сложные решения, максимально оптимизировать каждое из них. Понятно, что будут по максимуму сокращаться и оптимизироваться исходящие денежные потоки – уменьшатся все непроизводительные расходы, расходы на персонал, будут откладываться или отменяться инвестиционные проекты, сворачиваться благотворительные, социальные программы и программы повышения квалификации, «замораживаться» планы по найму и т.п.

Но, кроме тотального «срезания костов», могут и должны использовать другие возможности, технологии, которые раньше не были столь актуальны. В первую очередь речь идет об организации удаленной работы.

Что и кого можно перевести на удаленку

Когда речь идет об удаленной работе производственных систем, в голову приходят фантастические картины работающих станков в частных квартирах, портних, выполняющих одну-две операции с сорочкой на домашней швейной машинке и передающих через курьера в дальнейшую обработку, но вряд ли такое возможно. Сейчас можно говорить об автоматизации производства в креативных индустриях – реклама, издательство, консалтинг, творчество, образование и тому подобные сферы могут позволить себе полностью или частично перевести производство в удаленный режим.

Продажи однозначно могут быть полностью переведены в удаленный режим. Да, возможно для кого-то это будет непривычно, не столь эффективно – нет возможности управлять ситуацией, анализировать реакции, мимику и жесты вашего визави, использовать привычные техники и инструменты, но все равно это возможно. Сайты, группы в соцсетях, мобильные приложения могут сами продавать и зачастую лучше людей, крупные сделки и проекты можно обсуждать удаленно, через сервисы организации онлайн встреч и совещаний, вести CRM – ничто не мешает с домашнего ноутбука.

Логистика – почти такая же проблемная область для полного перехода в удаленку, как и производство – тут мы также имеем дело с физическим продуктом и манипуляциями с ним в пространстве. Да мы можем готовить документацию, отслеживать перемещение грузов онлайн и удаленно, но физически перемещать что-либо находясь дома мы пока не научились – беспилотные автомобили и погрузчики — это пока только проекты, дроны в тестовом режиме доставляют условную «пиццу», и в России это запрещено. Ждем будущего и развития технологий беспилотной или удаленно контролируемой транспортировки.

Маркетинг, управление финансами и персоналом – также системы предприятия, которые могут быть реализованы удаленно и ниже я приведу обзор возможных технологических решений для этого.

Технологии заменяющие личные встречи, совещания

Одна из ключевых проблем удаленной работы – необходимость проводить встречи, которые раньше велись тет-а-тет, с личным присутствием и глаза в глаза, также удаленно. Необходимость регистрировать аккаунт, настраивать связь, учиться обращаться с интерфейсом, разрывы связи, плохой звук и видео – аргументы против такого вида проведения встреч и брифингов. Однако, когда выбора нет приходится мириться с трудностями, которые у современных программных продуктов не столь страшны, как раньше.

Skype – широко известный программный продукт обеспечивающий голосовую, текстовую и видео связь посредством интернет телефонии – первопроходец в этой сфере. Skype позволяет организовывать не только двустороннее общение аналогично телефону, но и конференц-связь до 50 участников. Через Skype можно пересылать файлы и передавать изображение с экрана монитора, что делает его удобным для организации обучения онлайн. Из недостатков – очень требователен к ресурсам как компьютера, так и интернета, мешает работе других приложений на компьютере, связь часто рвется и качество звука и видео может «хромать». Майкрософт – владельца Skype – критикуют за вольное обращение с приватностью пользователей: все сообщения и информация о пользователе передаются на сервера Майкрософт и что там с ними происходит никто не знает.

На замену можно предложить новый продукт – Zoom – сервис для проведения вебинаров и конференций. В отличие от Skype, у него лучше качество связи, видео и звука. Используя Zoom, можно не только демонстрировать собственный экран собеседнику, но и выбрать, какую картинку будет видеть ваша аудитория, например, специальную белую доску, по которой вы будете рисовать или писать, как на флипчарте в любимой переговорной. Смотреть транслируемый контент через ZOOM может до 1000 человек, а совместимость с Facebook и Youtube еще больше расширяют эту возможность. В данном случае речь, конечно, идет не о применении технологии для переговоров или совещания, а о применении технологии в образовании или массовых онлайн мероприятиях.

ZOOM сильно критикуют за нарушения приватности, обман пользователей относительно сквозного шифрования, наличие большого количества технических уязвимостей, утечки видеозвонков в сеть, но тот набор возможностей, которые он предоставляет пока искупает все огрехи и число его пользователей множится по мере усугубления ситуации с карантином.

Также для организации конференций, индивидуального и группового общения можно использовать мессенджеры – Slack, Microsoft Teams, Hangouts, WhatsApp, Viber, Discord и др.

Все системы бизнеса с той или иной частой нуждаются в организации встреч, совещаний, переговоров – эту задачу с помощью указанных выше приложений можно успешно решать. Эти же сервисы могут быть использованы в производственных процессов в образовании, организации досуга.

Инструменты для управления проектами

Управление проектами – это одно из тех направлений менеджмента, которое всегда пользовалось популярностью у разработчиков, благодаря этому уже к началу карантинных ограничений создано большое количество решений: как десктопных, так онлайн и мобильных.

Среди десктопных решений всем известны продукты 1С и Microsoft. Они реализуют полноценный подход к управлению проектами на базе каскадной методологии, эти решения поддерживают удаленную работу, но требуют профессиональной установки и настройки, в срочном порядке перейти на эти решения сложно и дорого. Зачастую для задач малого и среднего бизнеса такие решения в принципе не оправданы, так как их проекты не настолько большие и структурированные: для разработки мобильного приложения или работы над рекламной компанией вряд ли потребуется многомесячное планирование, декомпозиция работ и управление ресурсами, нужно собрать и ранжировать типовые работы, назначить ответственных и отслеживать их реализацию, при этом допуская простые и быстрые изменения в планах. Крупные компании, которые интегрировали эти решения ранее и активно использовали в своей работе, практически без проблем могут перейти на удаленную работу с использованием того же инструментария.

Для срочных и бесплатных решений подойдут мобильные и онлайн решения на основе гибких методологий (agile) и отдельных инструментов из традиционной методологии, хорошо зарекомендовали себя доска и карточки канбан, а также диаграмма Ганта.

На базе канбан разработан целый ряд приложений, среди них Trello, Jira, MeisterTask, Asana, Hygger. Канбан-доска и цветные карточки позволяют:

• распределить задачи по статусу: в самом коротком варианте – надо выполнить (to-do), в работе (in progress) и выполнены (done) – вертикальные столбцы;
• распределить задачи по ответственным, например, по подразделениям: маркетинг, продажи, исполнитель работ (в ИТ – разработчик), ОТК (тестировщик), логистика, для этого используются горизонтальные столбцы – Swim lane;
• ограничить количество задач в работе;
• цветами карточек можно вводить дополнительные определения, например, техническая задача, плановая задача, ошибки к исправлению.

Диаграмма Ганта (Gantt Diagram) в качестве основы продукта используется в Redmine, GanttPro, Smartsheet, Teamweek, Merlin, ManagePro.

Диаграмма Ганта – удобная визуализация временного графика реализации проекта, декомпозиции работ, с отслеживанием динамики исполнения, назначением ответственных, приоритетов, ресурсов и рисков.

Ряд сервисов, таких как Wrike, ISETIA, ProofHub сочетает в себе и диаграмму Ганта, и доску-Канбан и могут удовлетворить запросы как сторонников традиционного каскадного подхода, так и пользователей гибкий методов разработки.

Приложения управления проектами могут существенно упростить переход на удаленку производственной, маркетинговой систем, если они в своей работе активно используют проектных подход.

Организация совместной работы

Крупнейшие поставщики информационных услуг в мире, такие как Google и Microsoft предлагают своим пользователям сервисы совместной работы с документами, таблицами и презентациями – Google Docs и Office Online. У Microsoft его десктопный вариант Office также поддерживает совместную работу с документами с незначительными отличиями от online версии, кроме того, у детища Билла Гейтса есть широко известный классический пакет программ для коллективной работы – Sharepoint, с его помощью можно организовать в том числе удаленную работу, но так чтобы все документы хранились на серверах компании, а не в облаке Microsoft.

И Microsoft, и Google предлагают своим пользователям аналоги офисных программ: текстовый редактор, электронные таблицы и редактор презентаций, и возможность хранения на серверах соответствующей компании. Многие облачные хранилища являются партнерами этих гигантов и интегрируют их решения, например Яндекс в своем сервисе Яндекс.Мой Диск.

Но крупные корпорации не одиноки на этом рынке, есть продукты с открытым кодом – Etherpad/ EtherCalc, Firepad, OnlyOffice Document Editors, OpenOffice.

Совместная работа с документами может активно использоваться в производстве, если речь идет о креативной сфере, в маркетинге, управлении персоналом и бухгалтерии.

Удаленная бухгалтерия

Буквально несколько слов о бухгалтерии. Работа сотрудников финансовых подразделений связана с документацией на 70–90%, бумажная документация отживает свой век (на практике до сих пор во многих местах существует полная копия цифровой бухгалтерии в бумажном виде), поэтому перевести на удаленную работу бухгалтеров не сложно. Самый популярный пакет программ для учета в России от фирмы «1С» допускает разных формы работы из дома от удаленного доступа к рабочему столу, если установлена старая версия ПО, до разных вариантов удаленного подключения через сервисы 1С:Линк, которые позволяют организовать удаленную работу без помощи администратора, программистов. Другой вариант – пользоваться бухгалтерским приложением как сервисом, модель SaaS (software as a service), когда базы данных и приложение находятся в облачном хранилище компании – поставщика услуги. Бухгалтер в случае работы с программным обеспечением по модели SaaS получает защищенный доступ только к своему хранилищу данных с использованием специальных ключей, токенов из любой точки мира.

Удаленный маркетинг и продажи

Аналитический инструментарий, которым пользуются маркетологи практически никак не привязывает их к рабочему месту. В большинстве случаев работа аналитиков в офисе – это дань консерватизму руководства компании, реальной необходимости в присутствии на рабочем месте в офисе у этой категории специалистов нет. Важно чтобы задачи выполнялись в указанные сроки, с требуемым качеством. Единственное – маркетинг как аналитический, так и прикладной — это командная работа, и тем, кто переходит онлайн в первый раз потребуется адаптация.

Инструментарий управления проектами и организации личных контактов и совещаний описан выше, специфическими для маркетолога являются аналитические программные пакеты и системы CRM.

CRM (Customer Relationship Management) система – это решение для работы с клиентами, основной функционал которой:

• хранить данные о существующих и потенциальных клиентах: реквизиты, контактные данные, описания клиента, история взаимоотношений;
• планировать, организовывать и реализовывать активности по развитию отношений с клиентами и осуществления продаж;
• автоматизировать процессы, связанные с осуществлением активностей в отношении работы с клиентами;
• анализировать собранную информацию по клиентам;
• ведение системы KPI менеджеров по маркетингу и продажам.

Задача удаленной работы маркетинга и продаж на базе CRM-системы решается довольно просто, если используемая система поддерживает удаленный доступ к базам, но сейчас — это практически правило для всех подобных систем.

В России одним из наиболее известных является Битрикс24.

Интеграция CRM с почтой и IP-телефонией делают home office маркетолога и менеджера по продажам полноценным рабочим местом, позволяющим не только эффективно вести дела, но отслеживать эффективность этого менеджера не часами проведенными у экрана, а числом звонков или писем, созданными возможностями для сделок, заключенными сделками и т.п.

В зону ответственности маркетологов входят и интернет-коммуникации, в том числе продвижение сайта, продажи онлайн, но здесь изначально все строилось на удаленной работе – и задачи переносятся в удаленку «бесшовно»: управлять сайтом можно из любой точки мира, организация продаж с сайта удаленно ничем не отличается от офисных продаж, если интегрирована IP-телефония. Тоже самое и с другими инструментами:

• рекламными: Яндекс.Директ, Google AdWords, Ads Manager Facebook, рекламный кабинет в VK и других социальных сетей.
• аналитическими: Tableau, Amplitude, Mixpanel, Microsoft Power BI, Looker, R Shiny, Google Analytics, Яндекс.Метрика

Практика перехода на удаленную работу

Чемпионами в практиках удаленной работы являются ИТ-компании. Это они изобрели гибкие методы разработки, это они создали и продолжают создавать инфраструктуру, благодаря которой удаленная работа возможна в принципе – интернет, компьютеры, серверы, программное обеспечение, и они являются самым крупным потребителем рынка труда удаленных сотрудников.

Что они используют, кроме уже упомянутых выше технологий:

• в первую очередь это языки программирования, а также фреймворки и библиотеки, которые не привязаны к конкретному месту и доступны онлайн. Программисты могут работать из любого места, а руководители в свою очередь из любого места ставить задачи, организовывать, контролировать, мотивировать и др.;
• Git и другие системы контроля версий, а также построенные на их основе сервисы, такие как GitHub, GitLab, позволяют сохранять и управлять версиями ИТ-продуктов, с тем чтобы в случае обнаружения ошибки не заниматься непродуктивным поиском, а вернуться к предыдущей версии продукта, которая не содержит ошибок и продолжить работу с того «места»;
• облачные хранилища – возможность размещать информацию, рабочие файлы, готовые продукты не на конкретном компьютере, а на ресурсах доступных из любой точки мира в любое время, при этом обеспечивая безопасность хранения и доступа даже выше, чем на собственном оборудовании. Например, Egnyte или OneDrive.
• создание технологий – приложение как услуга (SaaS), инфраструктура как услуга (IaaS), платформа как услуга (PaaS) – которые также сделали возможным доступ ко многим программным продуктам без необходимости устанавливать на домашние или офисные компьютеры, не расходуя ресурсы компаний на серверные мощности.

Очень многие компании уже освоились в условиях карантина, например, стартап TAU Tracker, занимающийся разработкой человеко-машинного интерфейса нового поколения для приложений виртуальной и дополненной реальности, управления роботами, восстановительной медицины и других задач с 16 марта перевел работу офиса в удаленный режим: работа организована на базе продукта Trello, в котором директор ставит задачи каждому члену команды, отслеживает статус их выполнения. Через Trello пересылаются ссылки на документы размещенные в Google Docs или на репозиторий, где хранятся версии программного обеспечения. Для внутренних коммуникаций в течение дня активно используется Telegram как для звонков, так и для сообщений. Связь с внешними контрагентами осуществляется через Skype или Zoom, в зависимости от предпочтений партнера. Разработчики видят свои задачи и дедлайны в Trello, еженедельная отчетность не требуется. В свою очередь, маркетологи подключаются к проектам по необходимости и по завершению недели готовят отчет по текущей работе и участию в проектах.

Так поставлена работа в TAU Tracker. Прежний уровень эффективности работы из офиса пока не достигнут, не хватает живого человеческого общения, особенно когда речь идет о физическом устройстве, но удаленный формат работы – это новый опыт и проверка коллектива на способность к самоконтролю и новым вызовам. Стартап с этой задачей справляется и после окончания карантина сможет более гибко управлять задачами и вести разработку как удаленно, так и из офиса.

Опыт показывает, что, как всегда, ключом к успеху является системный подход и предварительная подготовка – к сожалению к началу пандемии коронавируса подавляющее число предприятий подошло с нулевой готовностью к переходу на удаленку. Поэтому теперь надо предпринимать дополнительные усилия: одновременно решать текущие нарастающие проблемы и проектировать работу всех систем бизнеса по принципу как должно быть. Что должно помочь:

1. Четкое определение ожиданий от удаленной работы: трезво оценить возможности работы в новом формате, определить KPI для компании и для каждого сотрудника.
2. Создание условий для достижения требуемого уровня эффективности: необходимо обеспечить сотрудников средствами производства, связью, доступом к необходимым ресурсам, информации и т.п.
3. Внедрение процесса и технологии планирования удаленной работы: определение регулярности планерок, выбор программного обеспечения, выработка правил (например, значение цветов карточек, число столбцов и условия перемещения карточек по доске Канбан) и подготовка инструкций для использования;
4. Разработка процессов мониторинга и контроля: определить кто и как отчитывается, как «сверяются часы» внутри компании.
5. Определение иерархий и схем взаимодействия между сотрудниками и руководством.
6. Одобрение и поощрение инициатив по развитию неформальных и внерабочих коммуникаций между сотрудниками. 

Комментарии 0