Юлия Николина

Менеджер МСФО в ООО «Эм Эм Эс Коммьюникейшнз» (входит в рекламный холдинг Publicis Russia)

Канбан — это метод управления и улучшения рабочих процессов, с помощью распределения задач за счет наглядного представления информации. Он направлен на помощь в визуализации этапов работы, максимизацию эффективности, постоянное совершенствование процессов в компании. Как использовать указанную методологию? Что она собой представляет? Все самое важное о системе, ее практическом применении расскажем в статье.

Суть методологии

Канбан возник в Японии в 1940-х годах. Корпорация Toyota внедрила методологию для улучшения своих рабочих процессов, чтобы поставлять продукцию своим клиентам в кратчайшие сроки, при этом качество данной продукции должно быть безупречным.

Основные элементы метода Канбана появились в 2007 году, они представляли собой доску с тремя столбцами — «сделать», «выполняется», «готово». Методология использует диаграммы, списки и статистику, чтобы показать этапы рабочего потока, а также его эффективность. Это помогает оценить результат любого идущего проекта. Канбан также использует фактор ограничения по количеству задач, которые могут выполняться в оно и то же время. Делается это для предотвращения чрезмерного напряжения и загрузки на отдельных участках работы.

Доска Канбан прошла долгий путь, чтобы стать тем, чем является сегодня. Она состоит из карт, колонок, разграничивающих линий, ограничений по незавершенным задачам. Все эти элементы доски помогают команде эффективно визуализировать этапы работы, управлять ими.

 Познакомимся с основными компонентами доски Kanban более подробно:

  1. Карты — это визуальное представление задач. Каждая карточка содержит данные о задании, его статусе, дедлайнах, ответственном лице и прочую необходимую, по мнению команды, информацию.
  2. Столбцы — отдельные этапы рабочего процесса. Карты проходят через все этапы работы до их полного завершения.
  3. Ограничения по незавершенному производству (далее НЗП) — ограничивают максимальное количество задач на различных этапах рабочего процесса. Ограничение по НЗП позволяет быстрее завершать рабочие процессы, помогая команде сосредоточиться только на установленных текущих задачах.
  4. Разделительные линии — горизонтальные полосы на доске, используемые для разделения различных видов деятельности, команд, видов работ и прочего.
UPR_image_Kanban_6.jpg

Для детального отображения рассматриваемого процесса возможно создать столько столбцов на доске, сколько требуется, чтобы визуализировать свой рабочий процесс с максимальной точностью.

Положительные эффекты от применения системы Канбан

Самый очевидный — методика способствует наведению порядка внутри хаотичных рабочих процессов, помогает сделать больше работы.

Копнем немного глубже, чтобы увидеть реальные преимущества использования.

  1. Основная идея Канбана — визуализация каждого процесса работы на доске. Таким образом, доска превращается в центральный информационный центр. Все задачи видны, они не теряются, что придает прозрачность всем этапам работы. Каждый член команды может быстро получить обновленную информацию о состоянии проекта или задачи.
  2. Канбан выявляет узкие места в рабочем процессе. Как только доска заполнится карточками, станет видно, что некоторые столбцы переполнены заданиями. Это поможет выявить узкие места рабочего процесса и устранить их.
  3. Канбан обеспечивает гибкость. Если вы взглянете на основные принципы методологии, то поймете, что любой отдел компании может их использовать. Основная причина заключается в том, что Канбан принимает текущее состояние организации, не требуя революционных изменений. Напротив, он предполагает, что все нововведения должны быть постепенным, но при этом компания должна стремится к постоянному совершенствованию своих процессов.
  4. Команда становится более ответственной. Сотрудники сосредоточатся на завершении текущих задач, а не создании новых, что улучшит взаимодействие и производительность компании.
С развитием технологий Канбан также постоянно совершенствуется. На смену физическим доскам со стикерами пришли цифровые решения Kanban board. Цифровые аналоги были разработаны для преодоления проблем, возникающих в командах, работающих удаленно друг от друга. Специально для них созданы цифровые доски, к которым можно получить доступ из любой точки мира.

Доски Канбан в облаке — это самый эффективный способ для команды идти по одному пути. Они обеспечивают доступ ко всей информации с любого устройства в любое время, и отображают действия в настоящем времени.

Помимо этого, программное обеспечение Kanban обеспечивает сложный аналитический процесс, позволяющий детально отслеживать производительность, выявлять узкие места и внедрять необходимые изменения. Также онлайн-решения Kanban позволяют автоматизировать некоторые процессы и сэкономить драгоценное время, делая повторяющуюся работу более эффективной.

Так, возможность создавать доски Kanban появилась в решении «1С:Управление нашей фирмой». Чтобы упорядочить и оптимизировать задачи, можно сформировать  личные или командные доски  —  для планирования своих дел или задач рабочей группы. Также их можно использовать для обзвона клиентов, наведения порядка в ежедневных задачах или планирования мероприятий. Подробнее об этом можно почитать здесь >>>

Кому стоит применять Kanban методику на практике  

Итак, кто же может использовать Канбан?

  1. Любой человек: доски и программы Канбан предназначены не только для крупных организаций. Существует ошибочное мнение, что поскольку Канбан немного сложен, он предназначен для крупного бизнеса. Но есть простая версия доски, которую может использовать каждый человек для организации личных дел, задач.
  2. Небольшая команда: Канбан прекрасно подходит для управления проектами, так как он помогает распределять задачи в зависимости от степени важности, что отлично подходит для небольшой команды, управляющей своим проектом.
  3. Компании по разработке программного обеспечения могут использовать Канбан для планирования, начиная с момента концепции продукта до его выпуска.
  4.  Производственные компании: напомню, что система первоначально был разработан на заводе Toyota в Японии. Это помогло заводу организовать свои запасы и максимизировать темпы производства, одновременно удовлетворяя потребности клиентов.
  5. Больницы: часть фокуса Kanban заключается в том, чтобы свести запасы на складе к минимуму, удовлетворяя при этом спрос клиентов. Это применяется в различных больницах к таким инструментам, как катетеры, хирургические инструменты и т. д.
  6. Любая крупная организация может использовать Канбан, как инструмент для эффективного управления проектами.
Таким образом, видно, что методологи Канбан могут применять все — от отдельного человека до крупной компании.

Как внедрить Kanban в свою практическую деятельность

Прежде всего, следует набраться терпения, потому что внедрение системы Kanban внутри компании может быть непрерывным процессом. Однако результат вас точно не разочарует.

 Выделяют пять шагов, необходимых для реализации Канбана.

 1. Составление карты действующих рабочих процессов

 Это потребует участия всех членов команды. В группе обсуждается как работа переходит из колонки «Сделать» к колонке «Сделано». Через какие конкретные шаги проходит работа прежде, чем она будет завершена? Когда происходит передача работы между этапами?

 Сначала изображается весь процесс на доске. Затем обсуждаются недавно завершенные рабочие задачи, прошедшие через описанные этапы, чтобы убедиться, что карта процессов точна.

Рабочий процесс может выглядеть по-разному, в зависимости от функций команды, размера, существующих процедур и отрасли.

 Важно помнить, что здесь нет «правильного» или «неправильного» рабочего процесса; целью должна быть точность его описания, а не совершенство. Сначала следует оставить полное описание действующих процессов. В дальнейшем появится ясность, как их улучшить.

 2. Визуализиция работы

Теперь, когда все процессы расписаны, пришло время их визуализировать на доске, создав карточку с описанием для каждого из них. При этом можете не заполнять каждую карточку детально, а сделать это позже. Цель этого упражнения по созданию карточек — визуализировать, что происходит в команде.

 Важно помнить, что цель системы Канбан — это понимание и управление общей работой команды.

 Система будет полезна, только если она действительно отражает процессы и возможности команды, поэтому даже небольшие задачи должны быть визуализированы, если на их решение требуется затратить время.

 3. Анализ рабочего потока

Поток по Канбан — это то, насколько плавно работа проходит через работу команды. Хороший рабочий поток означает, что дело переходит от одного этапа процесса к другому без сбоев и задержек. В случае плохого потока — работа часто останавливается и начинается снова, какие-то задачи долго ожидают их решения.

 Обычно компании до использования на практике этого метода редко обращают внимание как происходит рабочий процесс. Но после его внедрения сразу замечают возможности для улучшения.

 Если в одном столбце доски всегда будет в два раза больше карт, чем на других — это может быть узким местом. Работа постоянно тормозится в определенной точке трудового процесса, это свидетельствует о том, что следует предпринять действия для изменения ситуации. Например, увеличение производительности, количества персонала, или, возможно, автоматизация этого шага помогла бы добиться прогресса в решении проблемы.

 Совместно с командой следует определить несколько изменений, которые следует внести, но делать их не сразу, а — это важно — по одному. Если сразу будет много изменений, это не позволит увидеть или измерить эффект от вносимых корректировок. Поэтому разумно определить приоритеты того, что надо оптимизировать, исходя из их наибольшего влияния на поток.

 4. Ограничение количества незавершенных процессов

Уже построена доска процессов, виден поток работы, возможно, разработаны решения по улучшению. Теперь следует применить одну из самых важных концепций Канбана — ограничение количества незавершенных процессов (далее НЗП).

 Ограничение НЗП — это сознательная практика контроля объема работы в системе на одном этапе. Компания получит множество преимуществ от ограничения НЗП, а именно:

  • увеличение скорости работы за счет сокращения переключений между задачами;
  • лучшее качество работы;
  • равномерная передача результатов труда внутри команды, между отделами, когда работа не будет копиться на одном из участков, пока другие простаивают. 
В практике методологии НЗП — это количество карт, находящихся в данный момент в активных («Делающих») столбцах на доске. Можно установить лимиты НЗП на командном или индивидуальном уровнях. Рекомендуется делать и то, и другое.

Ограничение НЗП на уровне команды может повысить производительность и эффективность команды. Поможет всем оставаться на одном уровне занятости, без перегруженности отдельных отделов, обеспечивая плавную передачу данных, четкую коммуникацию в команде.

 Ограничение НЗП на индивидуальном уровне поможет оставаться сосредоточенным на быстром и качественном выполнении работы, устраняя отвлекающие факторы переключения между отдельными заданиями.

 5. Измерение и улучшение

Доска Канбан должна постоянно развиваться. Компании следует быть гибкой и открытой для возможных улучшения, это позволит максимизировать ценность созданной системы Канбан.

 Одним из способов обеспечения непрерывного роста является измерение и анализ результатов работы команды. Две основные метрики — время выполнения операции и время цикла — могут дать практическую информацию о том, как улучшить действующие процессы.

Заключение

 Понимание и внедрение принципов работы по методологии Канбан поначалу может занять приличное количество времени. Но в итоге компания извлечет для себя много пользы — оптимизирует процессы, увеличит производительность, введет в рабочую практику постоянное плавное улучшение действующих процессов. Физические и цифровые доски Канбан помогут визуализировать работу команд по этапам. Начать можно легко с описания текущей ситуации, внося корретировки уже в процессе. Принцип ограничения количества действий, находящихся в статусе «на исполнении», сделает работу более эффективной. Принципы и практики Канбана предлагают эволюционный путь к гибкости и улучшению без нарушения текущих процессов.


© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.