Мы создаём единое информационное пространство нашего ВУЗа и катализатор этого процесса – цифровые технологии

«Управляем предприятием»: Что, на Ваш взгляд, отличает Московский Политех от других ВУЗов? Есть какие-то характерные черты?

Илья Красильников: Я бы назвал три таких черты. Во-первых, наш ВУЗ ориентирован прежде всего на практическое обучение. С одной стороны, у нас большое число направлений подготовки по инженерным и гуманитарным направлениям, а с другой стороны – пристальное внимание уделяется практическим дисциплинам. Мы готовим специалистов по очень широкому спектру специальностей.

Во-вторых, у нас очень много связей с индустриальными партнёрами, которые активно задействованы в организации обучения. Мы находимся с ними в постоянном диалоге, определяя заранее, какие специалисты им нужны. А преподаватели из отраслевой среды – это информация «из первых уст», которую трудно переоценить. И в-третьих, это приоритет на постоянном развитии, ежегодно происходят изменения, которые касаются всех аспектов деятельности ВУЗа, в том числе и цифровых технологий.

Какие основные задачи потребовалось решать для построения единого информационного пространства ВУЗа?

В конце 2018 года мы запустили проект «Цифровой университет». Основной его задачей стала интеграция информационных ресурсов и обеспечение широкого спектра потребностей ВУЗа посредством применения цифровых технологий.

Московский Политех образовался в результате слияния нескольких ВУЗов, которые находились в разных районах Москвы. В результате нам досталась разрозненная ИТ-инфраструктура, как аппаратная, так и программная. В то время и был сделан выбор в пользу программного продукта «1С:Университет» и начался переход от унаследованных систем на него. Также модернизировались и настраивались системы бухгалтерского и кадрового учета, тоже разработанные фирмой «1С».

По каким критериям была выбрана система «1С:Университет»?

Во-первых – это распространённость продукта «1С:Университет». Насчитывается уже более 200 ВУЗов, которые применяют его в своей работе. Раз он так широко используется, значит, он будет и далее развиваться. Во-вторых – это функционал системы, который позволил нам закрыть максимум наших потребностей в автоматизации процессов работы ВУЗа.

Из каких систем состоит ИT-ландшафт ВУЗа?

Это «1С:Университет ПРОФ», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С: Бухгалтерия государственного учреждения», система электронного документооборота, система электронного обучения на базе Russia Moodle, экосистема прокторинга ProctorEdu, система «Антиплагиат» для поиска и исключения плагиата, электронные библиотечные системы, система контроля доступа, CRM-система «Битрикс 24» которая используется для взаимодействия со студентами и абитуриентами. А также наша собственная разработка – система «Личных кабинетов абитуриента, студента и сотрудника». Весь этот комплекс составляет единое информационное пространство ВУЗа и находится в постоянном развитии и совершенствовании.

Какова стратегия развития ИТ-ландшафта Московского Политеха?

Наша стратегия менялась со временем. Сначала мы прошли широким фронтом сразу по многим направлениям создания единого информационного пространства ВУЗа – по подразделениям, функциям – чтобы подняться на минимально необходимый уровень.

Сейчас, внедрив необходимые системы, мы сузили этот «широкий фронт» и начинаем двигаться вглубь, то есть занимаемся совершенствованием внедренных решений для того, чтобы повысить эффективность работы ВУЗа.

Мы пересматриваем некоторые бизнес-процессы с соответствующим изменением информационных систем с тем, чтобы сделать наиболее эффективной работу пользователей системы. И реализуем в информационных системах операции, связанные с формированием, подписанием документов полностью в автоматическом режиме, чтобы убрать рутинные операции сотрудников. Естественно, если это не противоречит законодательству.

Скажем, студенту нужно получить какую-либо справку и он делает это, не обращаясь в какое-то подразделение, а в его личном кабинете в информационной системе. И дальше система генерирует эту справку, подписывает ее электронной цифровой подписью, а затем возвращает в личный кабинет студента. И он может получить ее электронную версию и дальше направить по месту требования. Естественно, в процессе автоматизации этой операции мы выявляем лишние согласования и проверки, которые ни на что не влияют, и от них избавляемся.

Еще один важный стратегический приоритет – отказ от бумажных носителей, причём тотально. Важно, что это касается не только процессов, связанных с внутренним документооборотом, но и с образовательной деятельностью.

Львиная доля документов у нас уже в электронном виде. Заключение договоров на образовательные услуги происходит полностью в электронном виде, сейчас внедряем блок кадрового электронного документооборота: все документы, кроме тех, которые оговорены законодательством, тоже оформляются в электронном виде.

Какие процессы Вы сейчас выделяете как приоритетные для автоматизации?

Приоритетны для нас следующие направления:

• Приёмная компания. Включая приём, восстановление и переводы студентов.
• Пропускной режим. Этот процесс находится на стыке нескольких задач. С одной стороны, надо обеспечить удобство прохода в университет, а с другой стороны – обеспечение требований по безопасности.
• Проживание в общежитиях. Не только комфортное расселение в кратчайшие сроки первокурсников, но и переселение, изменения в обслуживании и т.д.
• Финансовое планирование и бюджетирование. Прежде всего, для того, чтобы обеспечить четкую работу механизма планирования и контроля за доходами и расходами.
• Оформление научно-исследовательских работ. Здесь необходимо минимизировать число действий, которые нужно совершать – это задача «Единого окна».
• Сервисные процессы. Поддержка и исполнение заявок, поступающих в ряд служб: службу ИТ, службу управления кампусом, службу управления студенческим городком. Создание единой модели этих услуг, которая гарантировала бы их качество.
• Оказание услуг дополнительного профессионального образования. Переход к модели продаж курсов через Интернет, чтобы данный процесс требовал минимальных усилий как обучающегося, так и преподавателя. То есть сделать так, чтобы на курс было легко записаться, оплатить и начать обучаться.

У Вас достаточно масштабный ВУЗ и распределенной инфраструктурой. И построить единое информационное пространство непросто. По каким критериям Вы выбирали компании-подрядчиков?

Мы подбираем отдельные компании на каждое крупное направление, и выбираем тех, кто нам более близки по компетенциям и отношению к работе. На текущий момент две компании занимаются внедрением и сопровождением программного обеспечения от «1С», одна компания ведет внедрение и сопровождение системы электронного документооборота, одна компания занимается совершенствованием системы электронного обучения и отдельный подрядчик поддерживает наш сайт. Главное, чтобы специалисты этих компаний понимали, каких целей мы хотим достичь и были готовы нам в этом помогать.

Как Вы оцениваете проект построения единого информационного пространства ВУЗа в целом?

Я считаю, что этот комплексный проект идёт успешно. За те несколько лет, которые прошли с начала этого проекта, произошли серьёзные изменения в восприятии цифровых технологий.

Теперь пользователи принимают возможности этих технологий, которые мы им передаём, как должное, и сами могут высказать пожелания, как их развивать.

Полагаю, что Московский Политех сейчас находится на достаточно высоком уровне развития цифровых технологий. Каждый год у нас примерно на четверть увеличивается как количество контента на нашей цифровой образовательной платформе, так и число тех, кто этот контент использует. Примерно так же ежегодно увеличивается число документов, переведённых в электронный вид. Более того, если брать взаимодействие с абитуриентами, то 90% из них используют цифровые сервисы при поступлении в ВУЗ. А исключительно в электронной форме с нами взаимодействуют 60% абитуриентов.

Как Вы оцениваете эффективность инвестиций в проект?

Это всегда сложный вопрос, ведь в сфере высшего образования есть задачи, которые необходимо выполнять вне зависимости от того, принесут ли они доход. Да и как измерить имидж и эффективность взаимодействия с нашими индустриальными партнёрами, когда на смену бумажного документооборота с ними приходит электронный. Если абитуриент сможет легко заполнить все документы через личный кабинет, где всё прозрачно и понятно и в итоге приходит к нам, а не в конкурентный ВУЗ, где это ему сделать несколько сложнее – это тоже в итоге дает экономический эффект, но оценить его трудно.

Ориентируясь на те опросы, которые мы проводим среди студентов-первокурсников и абитуриентов, мы видим, что многие отмечают оперативность ответов наших подразделений на их вопросы, удобство взаимодействия с ВУЗом в части подачи и оформления документов. А значит, это и есть наше конкурентное преимущество перед другими ВУЗами, с которыми они нас сравнивают.

Мы довольно подробно поговорили о сервисах для студентов. А какими сервисами теперь пользуются преподаватели?

У преподавателей очень много общих сервисов со студентами. Это, прежде всего цифровая образовательная среда, где находится контент, который преподаватели создают, размещают и используют во время занятий. Есть и личные кабинеты для преподавателей, где они планируют свои отпуска, сверяются с расписанием занятий, заказывают и получают необходимые справки, могут ознакомиться с приказами, формируют заявки на командировки и т.д.

Как информационная система помогает руководству ВУЗа? Какие показатели, прежде всего, необходимы руководству?

Это довольно широкий спектр показателей, набор которых меняется в зависимости от разных периодов образовательной деятельности. Например, если идет приемная компания, эти показатели отражают решение тех задач, которые поставлены: показатели платного обучения и структура набора, которые берутся из системы «1С:Университет ПРОФ».

Если говорить о стратегических проектах, то это показатели, которые отражают ход исполнения наших обязательств. Они определены в соответствии с государственной программой «Приоритет 2030», в которой мы принимаем активное участие. Есть несколько проектов, которые мы реализуем в рамках этой программы. Например, это создание доступного электромобиля в сотрудничестве с несколькими нашими индустриальными партнёрами.

Исходя из Вашего опыта, если бы вы сегодня приступили к построению единой информационной системы ВУЗа, что бы Вы сделали по другому?

Я бы обратил внимание на два важных момента:

1. Нам следовало больше внимания уделять повышению квалификации тех, для кого эта система предназначается, чтобы они смогли более полно использовать её функционал. Поэтому сейчас мы активно перестраиваем нашу внутреннюю систему повышения квалификации.
2. Не стоило откладывать в «долгий ящик» реинжиниринг определённых бизнес-процессов. Важно определить те ситуации, когда разумнее потратить время и ресурсы на то, чтобы сначала оптимизировать процесс, а уже потом проводить его автоматизацию.

Какова на Ваш взгляд долгосрочная основная тенденция в развитии информационных систем ВУЗов?

Это всё более плотная интеграция информационной системы ВУЗа с системами федерального уровня.

С каждым годом появляется всё больше федеральных информационных систем, которые позволяют удовлетворить те или иные потребности ВУЗа в цифровых сервисах. И, в перспективе, или будет идти интеграция с этими сервисами, или будет совершаться переход на федеральные информационные системы. Это будет более оправданно, потому что, с одной стороны, затраты на создание собственной системы и интеграцию с федеральной, могут быть довольно высоки, а с другой стороны, сложно будет поддерживать такую интеграцию в актуальном состоянии. Потому что федеральная система может меняться настолько быстро, что сложно будет успевать перестраивать под неё свою собственную систему.

Здесь очень важно выбирать ту стратегию, которая даст наибольший эффект. Мы понимаем, что если есть какое-то облачное решение, созданное на федеральном уровне, которое мы могли бы использовать с большей эффективностью, чем своё собственное, это может стать одним из аргументов в пользу такого решения.

Сейчас активно обсуждается такое решение для автоматизации приёмных компаний в ВУЗах. Анонс проектов единой формы зачётной книжки, единого студенческого билета также свидетельствуют о том, что мы становимся частью единого цифрового комплекса на федеральном уровне.

Спасибо за подробное и интересное интервью.

Комментарии 0