Управляем предприятием: Давайте начнем с рассказа о вашем предприятии и его позиции на рынке.
Сергей Чернокнижный: Компания UTFC – один из крупнейших производителей в России офисных кресел и стульев. В год мы производим 1.5 млн. готовых изделий и занимаем около 10% российского рынка по производству и продаже офисных кресел и стульев: в ассортименте более 300 моделей кресел и стульев в различной обивке и разнообразной комплектации.
На фабрике в Ярославле, где трудятся 400 рабочих, работает крупнейшая в России гальваническая линия для изготовления так называемых «хромированных» (это технически не правильное определение, т.к. никакого хрома в нашем производстве нет) частей стульев и кресел: каркасов, оснований, подлокотников и других деталей. Административный офис UTFC располагается в Санкт-Петербурге, офисы продаж – в Москве и Санкт-Петербурге, так же имеются два крупных отгрузочных склада продукции в Московской области и Санкт-Петербурге. Общая численность сотрудников нашей компании более 500 человек.
— Каковы тенденции сейчас на рынке офисной мебели?
— В данный момент на рынке офисной мебели наблюдается спад, который начался с 2025 года. Он связан с тем, что спрос на офисные помещения стал меньше, в целом компании стали реже менять свое положение, переезжать в новые офисы и расширять штат сотрудников. Я предполагаю, что это вызвано общим снижением активности среднего бизнеса.
Однако у нас появился другой сегмент сбыта – это административные и муниципальные образования, которым необходимо поставлять кресла и стулья для сотрудников и посетителей. В этом направлении существуют большие сложные тендеры и здесь пока мы занимаем скромное положение. Но поступательно и нацелено работаем на увеличение объемов продаж и повышение показателей.
— Что побудило Вас начать автоматизацию бизнес-процессов в компании?
— Изначально у нас была частично «самописная» система российского производителя, однако она стала устаревать. Кроме того, отсутствовала поддержка, и так сложилась, что наша система зависела от одного специалиста – нашего системного администратора- программиста, который единственный мог в ней разобраться и периодически дописывал необходимый функционал. Взамен поддержки производитель предложил нам облачную систему, однако она нас не устроила, прежде всего по требованиям безопасности. И мы начали поиски новой системы.
— По каким критериям Вы выбирали новую систему и партнера по ее внедрению?
— Нам требовалась прежде всего комплексная система, которая закрывала бы все наши бизнес-процессы, а именно: планирование и управление производством, складской учет, продажи готовой продукции, бухгалтерскую отчетность, кадровый учет и расчет заработной платы. Причем важно было обеспечить, чтобы все эти процессы были реализованы в едином информационном пространстве.
Нам хотелось иметь современную систему, которая адекватно отражала бы полную картину нашего производства, причём с качественной поддержкой. А само производство у нас достаточно сложное, много переделов. Даже на относительно простой стул приходится сотня заготовок и комплектующих, некоторые комплектующие мы закупаем за рубежом. Поэтому иметь ясную картину по производству и прозрачность всех его процессов – жизненно необходимо для руководства нашей компании. Исходя из этих критериев и на основе анализа рынка отечественного ПО, мы остановили свой выбор на системе «1С:ERP Управление предприятием».
Затем я провел ряд собеседований с несколькими фирмами, которые занимаются поставкой и внедрением системы «1С:ERP Управление предприятием». Одним из наших критериев были очень сжатые сроки проекта внедрения – 9-10 месяцев. Одна из компаний отметила, что не уложится в такие сроки, у другой нас не устроила цена – оказалась слишком высокой. В результате, по итогам переговоров, мы остановились на партнере фирмы «1С» – «Центре корпоративных клиентов» компании «Первый Бит» в Санкт-Петербурге.
И проект внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием» был выполнен в отведенный срок: в январе 2022 года мы определились с выбором, с февраля запустили проект автоматизации, а уже с января 2023 года полностью перешли на новую систему, минуя процесс параллельной работы в двух системах – старой и новой.
— Как формировалась команда проекта?
— Со стороны нашей компании в команду внедрения вошли четыре специалиста, руководителей подразделений и других пользователей мы привлекали уже по ходу проекта на разных его этапах. Со стороны внедряющей компании «Первый Бит» (Санкт-Петербург, «Центр Корпоративных клиентов») работали руководитель проекта, архитектор проекта, группа аналитиков по разным направлениям и несколько программистов. Для меня, да и для моих коллег это был первый опыт совместной работы над проектом такого масштаба, с такой большой командой и по определенным стандартам.
— Какой функционал вы включили в рамки проекта?
— Информационная система предприятия была построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2.5». Мы охватили блок оперативного учета, а именно:
- закупки;
- складской учет;
- планирование производства;
- управление производством;
- производственная себестоимость;
- продажи.
Также, в ходе проекта, система «1С:ERP Управление предприятием 2.5» была интегрирована с системой регламентированного учета на базе «1С:Бухгалтерия 3.0» и с системой кадрового учета и расчета заработной платы на основе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» в единое информационное пространство нашей компании.
В результате на предприятии построено единое информационное поле – ИТ-ландшафт – для ведения оперативного, управленческого и регламентированного учета, а также кадрового учета и расчета заработной платы. В системе «1С:ERP Управление предприятием» у нас сейчас 114 рабочих мест и количество пользователей постепенно растет вместе с ростом компании и расширением функционала.
— Расскажите подробнее о расчете себестоимости продукции, насколько в вашем случае это сложная задача?
Сергей Чернокнижный, член совета директоров и ИТ-директор компании «UTFC».
— Мы считаем полную производственную себестоимость со всеми производственными расходами. Подсчитать себестоимость через прямые расходы несложно – по материалам и по конкретным работам по сделке, связанным, например, с производством каркаса для кресла. А вот точно учесть все косвенные расходы – зарплату административного аппарата, платежи за свет, воду, отопление и т. п. – очень непросто, но важно. Ведь косвенные расходы составляют существенную часть в общей структуре себестоимости каждого нашего изделия. И система «1С:ERP Управление предприятием» позволила нам это сделать, что очень помогает в принятии решений по ценообразованию и сбыту продукции. А если и возникают какие-то отклонения от наших норм, они сразу же понятны, и мы точно можем оценить, как они повлияют на себестоимость каждого изделия. После внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием» структура себестоимости для нас стала прозрачной.
Очевидно, что чем большее число изделий мы произведём – тем ниже будет у них себестоимость. Это происходит за счет того, что косвенные производственные расходы на единицу продукции при росте объемов производства будут меньше. И теперь мы это ясно видим и оперативно регулируем наше производство с тем, чтобы оптимизировать себестоимость, быстро и обоснованно принимаем решения по управлению этим важнейшим для любого производственного предприятия показателем.
— Что ещё дала вам новая ИС?
— Система позволяет также оперативно отслеживать картину по запасам и закупкам. Ведь у нас сезонный график и связан он с графиком работы поставщиков. В частности, мы много импортируем некоторые комплектующие из Китая, а там новогодние праздники длятся целый месяц. Важно четко отслеживать график поставок, так как сроки доставки контейнеров из Китая могут занимать от месяца до трех, а производство наше должно быть все время обеспечено комплектующими и ритмично работать.
Реализация управления планированием производства и закупок привела к тому, что предприятие стало работать более ритмично. И теперь срок изготовления изделия для заказчика составляет от одной до трех недель. Это очень важно, так как конкуренция в нашем секторе рынка достаточно серьёзная, а заказчик не любит ждать. Четко выдерживая сроки, мы увеличивает число лояльных клиентов, и это стало нашим конкурентным преимуществом. Это тем более важно, что в нашем бизнесе – основное, что влияет на решение клиента – это цена, а наши изделия не самые дешевые. И здесь решающую роль начинают играть другие преимущества – сроки производства и качество изделий.
— А какие данные из системы востребованы руководством компании? Что необходимо им для принятия управленческих решений прежде всего?
— Управлять стало значительно легче, благодаря прозрачности бизнеса и доступности всех его ключевых показателей, причём в динамике. Руководство компании, прежде всего, смотрит основные показатели: реализация продукции, приход денежных средств и объем производства. Ему доступны как ежедневные показатели, так и данные за любой период времени. Мы сразу видим отклонения от плана, выясняет причину и принимает решения по корректировке.
Финансовой директор составляет и анализирует платежные календари, а также отлеживает дебиторскую задолженность. Начальники цехов получают из системы основные производственные показатели. Руководство часто заказывает себе аналитические отчеты и требует дать комментарии по каким-то определенным показателям, которые отклонились от плановых. Одним словом, новая информационная система стала источником оперативной и достоверной информации для управления компанией.
Каждый месяц мы проводим собрание директоров, подводим итоги нашей работы и анализируем результаты в разных разрезах и с разных точек зрения. Теперь подготовка всей аналитики к такому собранию занимает у меня два-три часа рабочего времени. Раньше все это приходилось делать вручную, сводить данные с помощью электронных таблиц и это занимало несколько рабочих дней.
— С какими сложностями вы сталкивались в ходе проекта?
— Главная сложность – это привычка бизнес-пользователей. Большинство наших пользователей привыкли работать в старой системе и не хотели перемен. Не все знали и понимали, что такое «1С», восприняли новую систему «1С:ERP Управление предприятием» очень настороженно. Мы преодолели это, во-первых, административным давлением и разъяснениями преимуществ – я вхожу в состав директоров компании и воля руководства, конечно, сыграла свою роль . И во-вторых, мы проводили разъяснительную работу и обучение, совместно с коллегами из «Центра Корпоративных клиентов» компании «Первый Бит» в Санкт-Петербурге. И, в конце концов, настороженное отношение сменилось на постепенное, а потом и полное принятие новой системы.
— Во сколько Вам обошелся проект? И оценивали ли вы эффективность вложений средств в этот проект?
— Проект нам стоил около 30 млн. рублей – это стоимость лицензий и внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием». Аппаратные средства и сетевое оборудование у нас было вполне современное и модернизировать его под новую ИС не было необходимости. Замечу, что в 2023 году на этапе опытно-промышленной эксплуатации мы потратили даже больше, чем в 2022, так как нам потребовалось сделать ещё ряд доработок в системе, которые мы не учли на этапе обследования.
Финансирование проекта выполнялось за счет собственных средств компании. Мы не считали показатель эффективности вложений – это очень субъективно, и я не вижу в этом необходимости, но точно могу утверждать, что без новой системы мы просто бы не смогли развиваться дальше и отвечать на вызовы рынка. Хочу сказать, что в результате целого комплекса мер, в том числе и внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием», за 2023-2024 годы наша прибыль растет.
— Давайте обратимся к урокам проекта. Что бы Вы сделали по-другому, если бы Вам предоставили возможность начать проект заново?
— Прежде всего, надо быть полностью вовлеченным в процесс внедрения, быть особенно внимательным и дотошным на этапе предпроектного обследования и составления технического задания. Я же не имел опыта работы на проекте с командой по внедрению и поначалу не понимал особенности и нюансы. Мне этот этап необходимо было пройти и осознать жизненную необходимость того факта, что исполнитель понял требования заказчика именно на все 100%. Это требует больших усилий не только со стороны исполнителя, но и со стороны заказчика. Я могу сказать, что, в конечном итоге, я удовлетворен работой специалистов «Центра Корпоративных клиентов» компании «Первый Бит» в Санкт-Петербурге и могу рекомендовать его, как вполне компетентного партнера.
— Что у Вас в планах?
— Есть запрос от отдела продаж, для реализации которого, возможно нужно использовать искусственный интеллект (ИИ). К нам приходят очень много неструктурированных запросов на поставку кресел и стульев с указанием различных параметров – определенные габаритные и прочие размеры, наличие тех или иных механизмов и настроек и пр. Эти запросы могут приходить по различным каналам – электронная почта, мессенджер, телефонный звонок, в различных форматах – текст, таблица, картинка, голосовой набор. Менеджеру нужно все это принять, понять, обработать и в огромном разнообразии производимых изделий и их комплектации, найти подходящее. Это точно задача для ИИ – в части обработки и составления запроса к базе данных – и сейчас мы думаем, как нам реализовать этот функциональный запрос.
Уверен, что такое решение на базе ИИ очень востребовано, и, полагаю, не только нами. Оно на порядок повысит скорость принятия решений, что очень важно в конкурентной борьбе за клиента. Но пока готового решения этой задачи средствами ИИ я не нашел. Надеюсь, что и разработчик решений для нас тоже будет заинтересован в создании такого инструмента на основе ИИ. Ведь его можно будет тиражировать на разные отрасли и производства.
— И, в заключение, готовы ли Вы делиться опытом с коллегами-производственниками из других отраслей? Можно ли приехать к Вам с визитом и посмотреть всё на месте?
— Да, конечно. Более того, я порекомендовал бы коллегам перед тем, как обращаться к исполнителю, посмотреть, как это было сделано у нас. Я готов пообщаться с ними, что-то посоветовать, а от чего-то и предостеречь. Если же кто-то уже прошел этот путь, мне также было бы интересно узнать их опыт. Обмен знаниями и опытом, я уверен, это всегда очень полезная и нужная вещь.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь