Облачная технология для управления регионом

Масштабное хозяйство регионального уровня

Финансово-хозяйственную деятельность в Иркутской области ведут 30 органов исполнительной власти и 586 подведомственных учреждений. Причём, в отличие от крупной холдинговой структуры, среди государственных организаций существует высокая дифференциация по направлениям деятельности: это и непосредственно органы власти и учреждения здравоохранения, образования, социального развития, опеки и попечительства и др. В них трудятся более 100 тыс. сотрудников.
В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы, которые хотя и соответствуют отраслевым нормам, тем не менее, сильно различаются. «Эффективного управления финансово-хозяйственной деятельностью государственных учреждений региона сложно достичь без создания единой автоматизированной информационной системы учёта, — говорит Александр Каневский, первый заместитель министра Министерства финансов Иркутской области. — Её цель — предоставлять руководителям достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений». Решение этой задачи, очевидно, требует единой методологии учёта финансово-хозяйственной деятельности.

Реализация концепции «Электронный бюджет»

Распоряжением Правительства РФ от 20.07.2011 N 1275-р «О Концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет"» определены цель, задачи, основные направления и принципы создания и развития государственной информационной системы управления общественными финансами. Помимо этого, постановлением Правительства Российской Федерации от 5 мая 2016 г. N 392 определены приоритетные направления развития информационных технологий:

• использование типовых информационно-технологических сервисов и единой сети передачи данных, а также системы центров обработки данных;
• использование российских информационно-коммуникационных технологий и свободного программного обеспечения;
• защита информации, содержащейся в государственных информационных системах, и обеспечение информационной безопасности при использовании информационно-коммуникационных технологий;
• повышение качества и обеспечение доступности государственных информационных ресурсов, в том числе в форме открытых данных.

«Всем этим критериям удовлетворяют облачные технологии, на основе которых мы и построили нашу систему», — отмечает Александр Каневский.
Следуя концепции управления общественными финансами «Электронный бюджет», в 2014 году Правительство Иркутской области приступило к созданию централизованной автоматизированной информационной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений. Преимущества такого централизованного решения следующие:

• использование единой унифицированной методики ведения бухгалтерского (бюджетного) и управленческого учёта;
• возможность консолидации учётных данных по всем областным организациям;
• детальный контроль за расходами подведомственных учреждений;
• обеспечение прозрачности и открытости информации об исполнении бюджета и реализации государственных программ.

Детальный контроль за затратами

Система учёта финансово-хозяйственной деятельности охватывает следующие направления:

• бухгалтерский (бюджетный) учёт;
• кадровый учёт, расчёт и начисление заработной платы;
• ведение учёта школьного и диетического питания.

Почему были выбраны именно эти направления? «В структуре затрат бюджетного учреждения, как правило, более 60% — это заработная плата, — рассказывает Александр Каневский. — В соответствии с Указом Президента РФ № 597 от 7 мая 2012 года средняя заработная плата отдельных категорий работников государственных учреждений социальной сферы значительно выросла за последние 3 года и к 2018 году должна будет достичь целевых показателей, установленных в Указе. Уполномоченные органы государственной власти должны контролировать этот процесс, не допускать злоупотреблений со стороны руководства учреждений и принимать меры оперативного характера при выявлении отклонений от прогнозных значений средней заработной платы. Помимо заработной платы, одними из основных статей затрат как по величине, так и по уровню значимости для учреждений здравоохранения и образования являются затраты на медикаменты и питание. К ним приковано внимание и общественности, и контрольных органов, и депутатов Законодательного собрания. Поэтому здесь должна быть абсолютная прозрачность и полное соответствие существующим нормам и стандартам».

Проведение регулярного аудита финансово-хозяйственной деятельности позволит в итоге определить «узкие» места финансово-хозяйственной деятельности учреждений, расшивка которых в дальнейшем повысит уровень качества оказываемых потребителям услуг.
Александр Каневский

Главный распорядитель бюджетных средств (ГРБС) должен не только точно знать, достаточна ли выделяемая сумма финансирования для того, чтобы осуществлять питание пациентов и учащихся, но и быть уверенным в том, что весь запланированный объём средств направлен на установленные цели. «Со стороны органов исполнительной власти осуществляется финансирование учреждений социальной сферы, — поясняет Александр Каневский. — Но каким образом учреждение расходует данные средства, насколько результативно они используются в процессе оказания государственных услуг? Для ответа на этот вопрос необходима система учёта, которая позволяет детально анализировать статьи расходов, оценивать качество финансового менеджмента учреждений. Например, стоимость лечения одного и того же заболевания в медицинских организациях может в разы отличаться. Причины подобных различий связаны как с объективными особенностями оказания услуг в данных организациях, так и с наличием неэффективной структуры затрат, случаями приобретения материальных ресурсов по завышенным ценам и другими факторами. Проведение регулярного аудита финансово-хозяйственной деятельности позволит в итоге определить „узкие” места финансово-хозяйственной деятельности учреждений, расшивка которых в дальнейшем повысит уровень качества оказываемых потребителям услуг».

Рис. 1. Состав системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений.

Архитектура и технология системы

В Иркутской области уже есть положительный опыт внедрения централизованного программного обеспечения для медицинских учреждений. В этом проекте использованы решения компании «1С». «Опираясь на этот успешный опыт, а также на то, что более 90% наших учреждений работали на программном обеспечении от «1С», мы провели модернизацию системы учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений», — объясняет Александр Каневский. Для автоматизации отдельных направлений были выбраны следующие системы (рис. 1):

• бухгалтерский (бюджетный) учёт — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
• кадровый учёт, расчёт и начисление заработной платы — «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8»;
• ведение учёта школьного и диетического питания — «1С:Медицина. Диетическое питание» и «1С:Школьное питание»;
• консолидация аналитической отчетности — «1С:Свод отчетов 8».

Технически все приложения были реализованы в облачной архитектуре на базе технологии «1С:Fresh» (рис. 2). «Облачные технологии «1С» дают множество возможностей, — говорит Марина Слесаренко, заместитель директора фирмы «1С» по работе с корпоративными клиентами. — Это масштабируемость, возможность работы неограниченного количества прикладных решений и неограниченного количества учреждений. Это кластеризация информационных баз, обеспечение интеграции между приложениями и системой сдачи отчётности. И очень важна возможность перехода из локальной версии системы в облачную и обратно. Россия большая, и не везде Интернет дошёл до каждого пользователя. Поэтому технологии «1С» позволяют создавать гетерогенную среду: можно перевести часть учреждений на облачную систему, а часть оставить в локальной среде. Специальные технологии «1С» позволяют развернуть в локальной среде точно такие же системы, точно также их централизованно обновлять, как и облачные системы. Это позволяет централизованно собирать отчётность в гетерогенной среде, что очень важно для автоматизации учреждений регионального уровня».
«Возможность использовать автономное рабочее место критически важна для нас, — подтверждает Александр Каневский. — У нас есть учреждения, которые находятся в отдалённых районах, где сегодня в принципе невозможно проложить наземные линии связи. При этом требуется регулярно обновлять информацию в централизованной базе данных. Там иной вариант работы, кроме автономного рабочего места, невозможен. Это одна из причин, почему мы остановились на технологиях компании «1С».

Рис. 2. Техническая архитектура облачной системы.

Этапы проекта

Схема взаимодействия участников внедрения проекта достаточно сложная. Техническое сопровождение облачного решения осуществляет специальное учреждение — Информационно-технический центр, который является оператором и службой сопровождения системы, ответственной за внедрение и сопровождение системы в органах государственной власти Иркутской области и государственных учреждениях Иркутской области. По словам Александра Каневского, «учитывая сложность проекта, было необходимо централизовать принятие технических решений по эксплуатации системы».
Помимо Информационно-технического центра, к работе над проектом также был привлечено ещё одно государственное учреждение — Медицинский информационно-аналитический центр, в задачи которого входит сопровождение системы в министерстве здравоохранения Иркутской области и подведомственных ему государственных учреждениях. И в том и другом учреждении были созданы команды разработчиков и аналитиков, которые сегодня осуществляют поддержку проекта. На их базе в Иркутской области создан Центр компетенции по технологиям «1С»,
который обеспечивает эффективную работу и развитие созданной системы.

Проект был разделен на 2 этапа.

Этап 1. Перевод на работу в систему пилотных учреждений. В него входят следующие работы:

• доработка тиражных продуктов (минимальная);
• инсталляция и настройка централизованного облачного сервиса;
• подключение пилотных учреждений;
• разработка методики тиражирования систем.

В качестве пилотных учреждений были выбраны 13 организаций (9 учреждений и 4 органа власти). На этом этапе в проекте активно участвовали компании-поставщики систем и услуг:

• компания «1С» как поставщик технологии «1С:Fresh», а также осуществляющая необходимую поддержку проекта;
• компании «Форус» и «Агентство КАПИТАН» как поставщики систем;
• компания «Форус», специалисты которой переводили пилотные учреждения на новую систему, а также выполняли необходимые доработки тиражных продуктов.

«Кроме того, весьма актуален вопрос защиты информации, — отмечает Александр Каневский. — В ходе первого этапа защита персональных данных в пилотных учреждениях была проведена в полном объёме в соответствии с действующим законодательством».

Работа в облачной модели для нас, бесспорно, эффективна. Одна из основных задач, решаемых системой, – это повышение качества ведения бюджетного учета и составления отчётности. Мы можем консолидировать информацию практически мгновенно.
Александр Каневский

Этап 2. Тиражирование системы: подключение всех остальных учреждений к облачному сервису. Этот этап выполняется уже не силами подрядчиков, а сотрудников Информационно-технического центра и Медицинского информационно-аналитического центра.

Переход к единой унифицированной методике учёта финансово-хозяйственной деятельности

Создание единой унифицированной методики учёта для всех областных государственных учреждений является непростой и масштабной задачей. Организации годами разрабатывали и использовали свои справочники должностей, видов стимулирующих выплат, типов структурных подразделений и т. д., разнообразие представленных вариантов очень широко. Требовалось сначала собрать информацию, а потом постепенно её разбирать „по полочкам”, чтобы она приобрела унифицированный вид. «Систематизация информации занимает довольно много времени, — вспоминает Александр Каневский. — Около двух лет мы приводили различные виды стимулирующих выплат и должностей к единому стандартному перечню в учреждениях здравоохранения».
Кроме того, достаточно объёмная работа — это перенос баз данных учреждений из предыдущих редакций, так как наличие разного рода ошибок и недоработок в учёте определяли низкий общий уровень „качества” исходной информации.
Последовательность работ с пилотными учреждениями показана на рис. 3. Эту работу проводили специалисты компании «Форус». Они активно использовали следующие инструменты:

• диагностика информационной базы и её последующая обработка, что позволило минимизировать трудозатраты специалиста для подготовки базы к переносу;
• автоматизированная проверка данных после перехода на новую систему.

«Зарплата и кадры государственного учреждения — это одна из самых сложных подсистем, — резюмирует Александр Каневский. — Внедрив её, мы не только повысили качество работы кадровых подразделений и специалистов по расчёту и начислению заработной платы в отделах бухгалтерских служб, но и подготовили необходимую основу для формирования достоверной статистической отчётности, например, объём произведённых выплат в разрезе источников финансирования, уровень средней заработной платы отдельных категорий работников (минимальное, максимальное значение) и другие».

Рис. 3. Работа по переводу пилотных учреждений на облачную систему.

Результаты использования облачной технологии

Масштабы построенной системы впечатляют — при подготовке годовой отчётности в системе одновременно смогут работать более 4000 пользователей. Облачная технология должна серьёзно помочь навести порядок в бухгалтерском (бюджетном) и управленческом учёте в организациях. «Работа в облачной модели для нас, бесспорно, эффективна, — замечает Александр Каневский. — Одна из основных задач, решаемых системой, — это повышение качества ведения бюджетного учёта и составления отчётности. Мы можем консолидировать информацию практически мгновенно, для этого нам не нужно запрашивать отчёты в учреждениях — все необходимые данные уже есть в системе. Конечно, немаловажным для нас является и экономия на затратах со стороны учреждений. Так, за счёт того, что единый центр обработки данных находится в здании Правительства Иркутской области, приобретение отдельных серверных мощностей для работы программного обеспечения учреждениям уже не требуется. Поддержка и сопровождение программ для ведения учёта осуществляется также централизованно, необходимые изменения в конфигурацию вносятся специалистами Информационно-технического центра, при этом учреждения не несут никаких дополнительных затрат».

Первые результаты проекта

Хотя с 1 июля текущего года прошло совсем немного времени, уже можно подводить первые результаты проекта. Все 30 органов власти Иркутской области и 586 подведомственных учреждений ведут учёт финансово-хозяйственной деятельности и формируют регламентированную бухгалтерскую (бюджетную) отчётность в облачной системе. Использование централизованного программного обеспечения позволяет совершенствовать технологии управленческого учёта, виды отчётности и, как результат, консолидировать необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений. По требованию аналитиков в органах власти система оперативно формирует достоверные статистические данные, например, уровень средней заработной платы отдельных категорий работников, наличие просроченной кредиторской, дебиторской задолженности, сведения об использовании особо ценного движимого и иного закреплённого за учреждениями имущества, стоимость одного дня питания в медицинских и образовательных организациях и другие.
Экономическая эффективность проекта достигается за счёт снижения затрат организаций на приобретение и обслуживание серверных мощностей, обновление и сопровождение системы, консультационную поддержку.
«Создание единой централизованной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области очень важно для регионов, — отметила Марина Слесаренко, заместитель директора фирмы «1С» по работе с корпоративными клиентами. — То есть информационные системы на передовых облачных технологиях создаются не только в Москве, но и в других субъектах федерации».

Открытые вопросы и перспективы

Построенная в Иркутской области система стала ценным инструментом по повышению эффективности деятельности всей бюджетной сферы. Дальнейшее развитие системы будет неразрывно связано с решением следующих основных задач:

1. формирование в системе единой нормативно-справочной информации;
2. разработка единой учётной политики для подведомственных учреждений;
3. организация работы по активному использованию системы органами власти при осуществлении контрольных функций и проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности подведомственных учреждений;
4. наполнение системы управленческими формами отчётности в разрезе подведомственных учреждений.

Один из важных вопросов, требующих повышенного внимания, — обеспечение отказоустойчивости центра обработки данных. «Мы понимаем, какую ответственность взяли на себя, централизовав систему, — комментирует Александр Каневский. — Если раньше за ИТ-инфраструктуру отвечало каждое учреждение в отдельности, то теперь мы полностью отвечаем за отказоустойчивость и работоспособность всей системы».
Ещё один вопрос — взаимодействие Информационно-технического центра с учреждениями. «К сожалению, мы пока не построили полноценной системы поддержки пользователей, — отмечает Александр Каневский. — Мы планируем открыть форум, совершенствовать деятельность колл-центра, сформировать базу знаний в закрытой части портала системы, подготовить видеоинструкции по наиболее актуальным вопросам учёта, использовать все возможные инструменты работы с пользователями системы».
На Петербургском экономическом форуме было подписано соглашение о сотрудничестве между Правительством Иркутской области и фирмой «1С». «Иркутская область давно и плодотворно сотрудничает с фирмой «1С», — сказал Антон Логашов, заместитель председателя Правительства Иркутской области. — Мы намерены и дальше работать и развиваться совместно. И наше соглашение это лишний раз подтверждает».

Комментарии 0