Максим Попов

Возглавляет внедрение систем управления процессами и документами компании НЭП. Имеет более чем 10-летний опыт участия в крупнейших проектах по внедрению систем ЭДО в российских компаниях крупного и среднего бизнеса и в государственном секторе

Стремясь повысить эффективность своей работы многие компании задумываются о переводе бумажного документооборота в электронный. В статье мы расскажем об опыте перевода согласования договоров крупного горнодобывающего холдинга в электронную форму с помощью решения «1С:Документооборот».

Ситуация до реализации проекта

Герой нашей статьи — горнодобывающий холдинг, который работает в различных регионах, там, где ведутся горнодобывающие работы. Компания оказывает услуги по ведению открытых горных работ, по экскавации и транспортировке горной массы на горнодобывающих предприятиях, по взрывным работам. Главная особенность горнодобывающего холдинга — его территориальная распределенность. Холдинг включает пять основных компаний и более десятка обособленных подразделений, которые находятся там, где расположены месторождения и ведутся работы.
Поскольку деятельность территориально распределена, то привлекается много местных региональных подрядчиков, с которыми заключаются договоры, например, на ведение геологоразведочных работ, аренду техники и т. д. Поступает большое количество актов по выполненным работам, по которым надо рассчитываться. Деятельность сопровождается большим объемом переписки и документов, большую часть которых нужно согласовывать. В согласовании принимают участие разные службы компании, такие как финансовая и бухгалтерская служба, производство, юридическая и служба безопасности. И в каждой службе есть свои отделы и подразделения.
Для ведения регламентированного бухгалтерского и управленческого учета в холдинге используется система «1С: ERP Управление предприятием 2». До проекта в компании не было единой системы, которая объединяла бы весь поток документов и договоров в единое целое. Обмен документами между пользователями компаний холдинга, включая обособленные подразделения, а также обмен документами с внешними подрядчиками происходил с помощью корпоративной почты на MS Outlook. Это вызывало разные сложности, которые, впрочем, типичны.

Отражение статуса документа в процессе согласования позволяет контролировать время прохождения этапов маршрута согласования и, если что-то пошло не так, вовремя реагировать.

Важность согласования и безопасность

Наиболее болезненно звучали жалобы на процесс согласования договоров и других документов, как с подрядчиками, так и внутри организации. Представьте себе — вам нужно подписать договор. Визу должны поставить восемь руководителей разных служб и подразделений. Визирование в холдинге не простая формальность — каждый руководитель несет юридическую ответственность за свою подпись. Компания занимается горнодобычей и договор может касаться, к примеру, взрывных работ. Если произойдет чрезвычайная ситуация или несчастный случай, обязательно последует разбор или расследование со стороны контролирующих органов. Первое, что сделают ответственные работники в случае внутреннего расследования или следователи (если все очень плохо), это изучат документы.
Например, подпись руководителя службы охраны труда может подтвердить, что условия работы сотрудников были проверены и соответствуют нормам. Каски выданы и, если при взрыве кирпич попал кому-то в голову и на голове не оказалось каски, значит виновата не компания, а пострадавший, который не надел выданную каску. Но если подписи нет? В этом случае, прежде всего, претензии будут предъявлены руководителю, который отвечал за безопасность работ.
Тем, кто работает в карьере, кажется, что это какие-то неважные конторские бумажки, а у исполнителей в офисе подпись не ассоциируется с взрывными работами. Такая ситуация рано или поздно приводит к формализации и ошибкам исполнителей и, в случае форс-мажора мы слышим о привлечении к ответственности исполнителей и руководителей.

Сложности с согласованием документов

Итак, виза на договоре важна. А теперь представим себе ситуацию, когда вам нужно получить визу на договор исключительно с помощью традиционной электронной почты. Вы составляете черновик договора, который должен быть заверен, и рассылаете его всем восьми руководителям для визирования. Что происходит дальше? Некоторые из руководителей подписывают вариант договора, который вы прислали, а некоторые вносят свои правки и присылают договор вам обратно для исправления.
При этом одни правки могут противоречить другим, более того, если вы исправите документ, это отменит согласование тех руководителей, которые подписали начальную версию. То есть исполнителю придется вносить правки и заново отправлять исправленный вариант всем участникам. С каждой такой итерацией количество документов, правок и правок этих правок, растет в геометрической прогрессии. В результате подписание простого договора может занимать недели, если не месяцы.

Бесшовная интеграция позволяет убрать ненужные окна, разгрузить свою голову и снизить количество ошибок. При интенсивном рабочем дне и высокой нагрузке единое окно для основной рабочей программы — спасение.
При этом возможны ошибки — кто-то перепутал версию документа и правил не актуальный вариант договора. В итоге у исполнителя образуются несколько копий одного и того же договора с разным набором подписей.

Резюмируем: с помощью почты еще можно подписать типовой договор, в который почти не вносятся изменения и в котором минимальный набор виз. При этом сроки подписания такого договора измеряются неделями. Если же договор требует обсуждения, имеет разные версии — задача становится крайне сложно выполнимой. В итоге в бухгалтерию может уйти договор с ошибками, которые вскроются только в последствии.
Но есть еще процесс ознакомления с документом различных экспертов. На первый взгляд — что сложного, можно разослать документ по почте. Но, ведь после ознакомления нужно выслать ответ, провести какие-то действия и процедуры, эти ответы должны быть зафиксированы и т. п. А если еще учесть, что в холдинге 18 (восемнадцать!) видов исходящих документов и список сотрудников для ознакомления с документом может быть очень большой? И все они, ознакомившись с документами, должны прислать ответ. Как не потерять ответы в потоке входящих писем?
Наконец, встают проблемы со сроками обработки документов. Особенно болезненные последствия имеет несоблюдение сроков обработки входящих документов от контролирующих органов — поскольку эти сроки законодательно зафиксированы, их несоблюдение приводит к штрафам. Компания регулярно выплачивала такие штрафы и сделать с этим технически ничего не могла.
Напрашивается естественный вывод, что при правильно организованном документообороте этих проблем можно было бы избежать. Так и была сформулирована цель проекта — автоматизировать процесс согласования и утверждения договоров, сделать процесс согласования документов быстрым, прозрачным и, в итоге, предоставить бухгалтеру для ввода в систему ERP полностью готовый электронный документ для управленческого учета.
При этом эффект был очевиден и, возможно, поэтому не формулировались SMART-цели, не определялось каким должен быть общий экономический эффект от внедрения и каких показателей нужно было достичь. На фоне сумм, выплачиваемых по штрафным санкциям, инвестиции в проект по автоматизации документооборота выглядели микроскопическими.

Организация согласования документов в системе «1С: Документооборот»

В качестве платформы специалисты горнодобывающего холдинга выбрали систему «1С: Документооборот». Согласование договоров по сложным маршрутам проходит с ее помощью.
Начинается все с инициатора, у которого возникла необходимость в подписании договора (рис. 1). Им может быть любой сотрудник компании, наделенный соответствующими правами. Договоры могут быть на самые разные темы, востребованные бизнесом, например, договоры с заказчиками, аренды или подряда и др.
Инициатор заводит электронную карточку в системе электронного документооборота. В зависимости от типа договора в документообороте настроены разные маршруты движения документа и состав участников, которые должны ознакомиться с документами и поставить свои визы.

Pic 1.png

Рисунок 1. Рабочий стол системы «1С: Документооборот», доступный пользователю в системе «1С: ERP Управление предприятием 2». В учетной системе сформирована задача по созданию договора. Выполнение задачи в интерфейсе «1С:ERP Управление предприятием 2», возможно благодаря настроенному механизму бесшовной интеграции этих систем.


Итак, после создания, договор движется по заранее определенному маршруту согласования. Для мониторинга процесса согласования бухгалтеру или иному исполнителю предоставляется второй важнейший инструмент системы «1С:Документооборот» — реестр документов с отражением статуса их согласования (рис. 2).

Pic 2.png

Рисунок 2. Реестр документов со статусами согласования.

Почему так важно отражать статус в процессе согласования документа? Это позволяет контролировать время прохождения этапов маршрута согласования и, если что-то пошло не так, вовремя реагировать. Если кто-то не успевает поставить свою визу по какой-то причине, система напомнит об этом. Бывает ответственный сотрудник заболел или по какой-то причине не может утвердить документ. В этом случае процесс не «встанет». Система может предложить подписать договор его заместителю или выслать нужным пользователям оповещения. В общем проблема не останется незамеченной и будет вовремя решена. Поэтому отражение статуса согласования каждого документа — это необходимый элемент автоматизации процесса согласования. Такой же подход реализован и для согласования других внутренних документов, таких как приказы и распоряжения по компании, служебные записки, заявления и др., как показано на рис. 3.
Pic 3.png
Рисунок 3. Процесс согласования документа в «1С:Документооборот».

После согласования в системе хранится электронная карточка договора с электронным сканом подписи и печати, а сам договор можно найти по различным реквизитам. Заключением договора с подрядчиком — это только начало совместной работы, а значит требуется и в дальнейшем утверждать и обмениваться различными документами. «1С:Документооборот» помогает и в этом.
Pic 4.png
Рисунок 4. История согласования документа.


После заключения договора и отражения этого факта в системах «1С:Документооборот» и «1С:EPR Управление предприятием 2», происходит оказание услуги, производство работ и т.д. В этом процессе происходит много действий с субподрядчиками и партнерами. Такие действия также носят договорной характер и требуют оформления.
Например, рассмотрим ситуацию, когда в подразделении подрядчиком были проведены работы, и в головную компанию холдинга поступил акт о выполненных работах и требование об оплате. Одна из проблем, с которой столкнулись — как проверить, действительно ли были выполнены работы и в полном ли объеме? Как получить визы прораба, главного инженера, руководителя обособленного подразделения, когда все они находятся в разных городах?
До внедрения системы «1С:Документооборот», бухгалтер писал электронное письмо ответственным руководителям с запросом и ждал ответа. Иногда долго. Представьте себе, если ответ приходил о частичном выполнении работ. Или кто-то подтверждал работы, а кто-то нет. Вся документация требовала переделки и нового процесса утверждения.
После внедрения системы «1С:Документооборот» процесс кардинально упростился и стал выглядеть так, как показано на рисунках выше. Пользователи почувствовали это на себе. Теперь для большинства действий, таких как создание запроса или формирование отчета, требуется один клик. Все ускорилось и упростилось, а значит, меньше ошибок и стресса.

Бесшовная интеграция — комфорт для пользователя

Мы упомянули про бесшовную интеграцию. Почему это так важно для пользователя?
Бесшовная интеграция — это возможность использования системы «1С:Документооборот» из интерфейса других решений «1С», в нашем случае «1С:ERP Управление предприятием 2».
На первый взгляд, что такого, если у вас есть несколько рабочих программ. Например, вы используете Microsoft Outlook для почты, ERP для финансового и материального учета, и мессенджер или СМС для быстрого общения. Плюс к этому обычно открыт Microsoft Word и, довольно часто, таблицы Excel.
Представляете сколько окон у вас открыто! И чем ближе к концу дня, тем тяжелее держать все в голове. Увеличивается вероятность ошибок, причем, если вы уже отправили письмо — отловить ошибку или опечатку вы уже не сможете до момента, когда на него ответят. У вас постоянно всплывают какие-то уведомления из разных источников и рассеивают внимание.


Решение «1С:Документооборот» позволило организовать учет и согласование учетных документов, ведущихся в производственно-финансовой системе. Система «упрощает жизнь» исполнителям и делает весь процесс прозрачным и управляемым. Полный экономический эффект еще предстоит оценить после полного окончания проекта, но даже уже сегодня понятно, что польза значительная.

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.