Переход компаний на безбумажный документооборот

Стремление исключить или сократить использование бумаги из бизнес-процессов компании и перейти на электронный документооборот - одна из заметных и значимых тенденций современности.

34% компаний стремится исключитьбумагу из максимально возможного количества процессов.

1.jpg

Для перехода на безбумажный документооборот нужно:
  • выбрать систему электронного документооборота (СЭД);
  • расписать порядок обработки документов с её использованием;
  • определить сотрудников, участвующих в электронном документообороте;
  • перечислить их функции и обязанности;
  • издать распоряжение о вводе в опытную эксплуатацию (СЭД);

  

23% компаний рассматривают возможность изъять бумагу или сократить её использование в нескольких процессах 

2.jpg

Безбумажные технологии актуальны в компаниях, имеющих проблемы с бумажными документами:

  • невозможность найти в короткие сроки нужный документ;
  • потеря и утрата документов;
  • большие (длительные) сроки согласования;
  • значительные финансовые расходы на печать, копирование, пересылку и хранение
  • бумажных документов;
  • дублирование документов;
  • неисполнение документов (сложность контроля исполнения).

  

21% компаний имеют несколько безбумажных бизнес-процессов и готовы к дальнейшей автоматизации

1.jpg

Для начала перехода на безбумажный документооборот лучше выбрать процессы с различными внутренними заявками.
Бумаг много, времени на их согласование тратится немало, эффект от внедрения безбумажного документооборота будет заметен сразу.

   

11% компаний отказались от использования бумаги в нескольких базовых рабочих процессах

1.jpg

Чтобы перенести процесс обработки документов в электронный вид потребуется создать:

  • электронную карточку документа;
  • электронный журнал для отображения списка карточек;
  • электронный маршрут обработки документа;
  • роли процесса (группы сотрудников, работающих с документами на различных этапах процесса);
  • форму поиска карточек документа.

   

10% компаний считают сокращение бумажных документов не актуальным

5.jpg

Нецелесообразно переходить на электронный документооборот, когда:
  • количество документов не велико;
  • компания работает с секретными документами;
  • не определён формат документа при обмене с другими организациями;
  • не установлен и не согласован порядок обмена документами;
  • требуются бумажные документы;
  • мало сотрудников компании и т.п.


По данным исследования Docflow

 

 

{'js':['/bitrix/js/main/polyfill/customevent/main.polyfill.customevent.js','/bitrix/js/ui/dexie/dist/dexie.bitrix.bundle.js','/bitrix/js/main/core/core_ls.js','/bitrix/js/main/core/core_fx.js','/bitrix/js/main/core/core_frame_cache.js'],'additional_js':'','lang':{'LANGUAGE_ID':'ru','FORMAT_DATE':'DD.MM.YYYY','FORMAT_DATETIME':'DD.MM.YYYY HH:MI:SS','COOKIE_PREFIX':'BITRIX_SM','SERVER_TZ_OFFSET':'10800','SITE_ID':'s1','SITE_DIR':'/','USER_ID':'','SERVER_TIME':'1600102691','USER_TZ_OFFSET':'0','USER_TZ_AUTO':'Y','bitrix_sessid':'2a14c5f18357aaa77065a6d76c12f3f5'},'css':[],'htmlCacheChanged':true,'isManifestUpdated':false,'dynamicBlocks':[{'ID':'bxdynamic_LkGdQn','CONTENT':' \n \n <\/a>\n ','HASH':'feb3f0c94816','PROPS':{'ID':'LkGdQn','CONTAINER_ID':'','USE_BROWSER_STORAGE':false,'AUTO_UPDATE':true,'USE_ANIMATION':false,'CSS':[],'JS':[],'BUNDLE_JS':[],'BUNDLE_CSS':[],'STRINGS':''}},{'ID':'bxdynamic_W4WHwB','CONTENT':'
  • \n \n \n <\/a>\n <\/li>\n ','HASH':'1db20d9367e4','PROPS':{'ID':'W4WHwB','CONTAINER_ID':'','USE_BROWSER_STORAGE':false,'AUTO_UPDATE':true,'USE_ANIMATION':false,'CSS':[],'JS':[],'BUNDLE_JS':[],'BUNDLE_CSS':[],'STRINGS':''}}],'spread':[]}
  • © «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
    Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.