Перевод на дистанционную работу

Технические трудности и их решение

«Первая возникшая трудность — чисто техническая, — считает Ирина Шевцова, генеральный директор Группы компаний „Форус“. — Многие клиенты, которые обращались к нам, работают в локальных версиях программ „1С“. Обычно это небольшие компании, не у всех есть системные администраторы, которые могли бы оперативно настроить дистанционный доступ к рабочему месту». Эту проблему специалисты «Форуса» решали несколькими способами:

• перевод на облачную версию программы на платформе «1С:Фреш»;
• подключение сервиса «1С:Линк» для удалённого доступа к локальной базе;
• настройка терминального соединения с рабочим местом.

Причём способ перехода на дистанционную работу выбирал сам клиент. Кроме того, наши специалисты оказывали круглосуточную техническую и функциональную поддержку, в том числе и по вопросам перехода на дистанционную работу.

Основная проблема — техническая, не всегда у компаний-клиентов имелось необходимое техническое оборудование.
Директор компании «Портал-Юг» Евгений Мостовой

«Безусловно, основная проблема — техническая, — согласен с Ириной Шевцовой директор компании „Портал-Юг“ Евгений Мостовой, — так как не всегда у компаний-клиентов имелось необходимое техническое оборудование. А без него невозможно обеспечить как удаленное использование сотрудниками компании ее ресурсов вне офиса, так и доступ к корпоративной локальной вычислительной сети». Для решения этой проблемы программы на платформе «1С:Предприятие 8.3» размещали на веб-сервере, что позволяло работать с ней в удаленном режиме из любой точки мира.

Также анализ обращений клиентов «Форуса» показал, что наибольшие трудности возникали у торговых компаний, которые до пандемии имели только локальные торговые точки и были вынуждены оперативно переводить продажи в онлайн-формат. Для перехода торговли в «онлайн» таким клиентам были предложены следующие инструменты:

• «1С-UMI» — для быстрого создания интернет-магазина на готовых шаблонах и синхронизации его с базой данных «1С» и онлайн-кассой;
• «1С:Касса» и «1С:Мобильная касса» — для организации удобной работы кассиров и курьеров;
• «1С:Товары» и «1С:Номенклатура» — для организации учета товаров и грамотной работы с ассортиментом.

«Благодаря широкому выбору программ и накопленному опыту, — отмечает Ирина Шевцова, — мы без проблем помогали устранить трудности, которые возникали у наших клиентов, смогли настроить у них необходимые бизнес-процессы и сделать переход на дистанционную работу наших клиентов максимально комфортным».

Организация распределённой работы

«Вторая трудность, — отмечает Ирина Шевцова, — организационная. Сложилась ситуация, когда клиентам было очень сложно определиться, каким образом лучше выстроить работу внутри своей компании, чтобы бизнес не потерял эффективность». В этой ситуации важную роль играет тот набор инструментов, который использует компания для поддержания распределенной работы. Специалисты «Форуса» предлагали для преодоления таких трудностей различные продукты и услуги.

• «1С:Документооборот» — для постановки задач и контроля работы сотрудников;
• Microsoft Teams — для организации встреч в режиме «онлайн» и совместной работы над документами:
• «1С:ЭДО» — для оперативного обмена документами в электронном виде;
• «1C:Отчетность» — для удаленной сдачи бухгалтерской отчетности;
• Аутсорсинг бухгалтерских услуг — для полного избавления от рутины бухгалтерского учёта.

Сложилась ситуация, когда клиентам было очень сложно определиться, каким образом лучше выстроить работу внутри своей компании, чтобы бизнес не потерял эффективность.
Ирина Шевцова, генеральный директор Группы компаний «Форус»

«Одна из главных причин, усложняющих перевод на дистанционную работу компаний-клиентов, — соглашается Михаил Пясковский, генеральный директор компании „ИнфоСофт“, — это сложности, связанные с организацией рабочего процесса». Действительно, многим руководителям компаний-клиентов казалось, что встречи и собрания намного проще организовывать в офисе. Но, как показала практика, к которой просто вынуждены были прибегнуть в период пандемии, видеосвязь творит чудеса. Люди могут воспользоваться ею в различных ситуациях и собраться в режиме «онлайн» даже быстрее, чем в офисе. «Необходимо постоянно использовать видеосвязь, — утверждает Михаил Пясковский. — Во-первых, это поддерживает эффект присутствия коллег. Во-вторых, все мы социальные существа, в общении нам важно видеть реакцию и мимику собеседника». Именно поэтому и оказались очень востребованы в период пандемии надежные программные инструменты для обеспечения эффективной удаленной работы.

«Следующая сложность, — отмечает Михаил Пясковский, — это изменение форм контроля сотрудников. Руководство многих компаний, которые мы переводили на дистанционную работу, опасалось, что их сотрудники будут заниматься домашними делами вместо работы». Конечно, проконтролировать сотрудника, находящегося в офисе, гораздо проще. Достаточно просто подойти к его рабочему месту и посмотреть, чем именно он занимается. Но теперь, при дистанционной работе, такой процесс контроля стал недоступен. И для реализации контроля удаленной работы сотрудников пришлось добавлять онлайн-трекеры задач, «стендапы» и другие средства дистанционного отслеживания их занятости. Если при работе в офисе руководитель мог позволить себе не ставить задачи, то на удаленной работе задачи ставить необходимо. И то, что можно было попросить, проходя в коридоре, сейчас необходимо четко формулировать и доносить эту конкретную задачу средствами дистанционной работы до каждого сотрудника.

Следующая сложность — это изменение форм контроля сотрудников. Руководство многих компаний, которые мы переводили на дистанционную работу, опасалось, что их сотрудники будут заниматься домашними делами вместо работы.
Михаил Пясковский, генеральный директор компании «ИнфоСофт»

«Далее я бы отметил сложности, связанные с переходом на удаленный документооборот, — продолжает перечислять Михаил Пясковский. — Однако здесь все затруднения решаются простым внедрением системы электронного документооборота». Действительно, работа в системе ЭДО позволяет сократить и время передачи документов, и время подписания, и затраты на бумагу, и число курьерских доставок«.

«И, наконец, — отмечает Михаил Пясковский. — переход на дистанционную работу потребовал от руководителей компаний организации централизованной помощи сотрудникам при создании их удаленного домашнего рабочего места в период пандемии». Как показала практика, не у всех сотрудников имелось дома необходимое оборудование для такой работы, начиная от наушников и web-камеры и заканчивая креслом и компьютером. Руководителям компаний потребовалось обеспечивать своих сотрудников техническими средствами для дистанционной работы, а также соответствующим ПО для доступа к рабочим файлам и программам «1С».

Как победить недоверие?

«Но самым серьёзным препятствием при переходе на удалённую работу, — подчеркнул Евгений Мостовой — оказалось недоверие клиентов к облачным решениям фирмы „1С“ и взаимодействию через интернет в целом. Плюс нежелание потратить один раз время для настройки удалённого доступа через „1С:Линк“ или „1С:Фрэш“. Да и вообще, отсутствие стремления вникать во что-то новое, как, например, у сотрудников бухгалтерии, которые традиционно работали в офисе и, как правило, сильно загружены своей текущей работой».

При переводе компании-клиента на дистанционный или частично дистанционный режим работы — самое сложное — убедить клиента, что это действительно будет работать.
Алексей Олифиренко, генеральный директор компании «Профтек»

«При переводе компании-клиента на дистанционный или частично дистанционный режим работы, — соглашается Алексей Олифиренко, генеральный директор „Профтека“, — самое сложное — убедить клиента, что это действительно будет работать». Меры убеждения клиентов были следующими:

• демонстрировали, что облачные серверы фирмы «1С» достаточно стабильны и надежны в работе;
• гарантировали, что при возникновении каких-то сложностей при переходе специалисты компании всегда оперативно помогут справиться с проблемой;
• убеждали руководителей компаний-клиентов в том, что их сотрудники достаточно квалифицированы и организованы для того, чтобы дистанционно получать задачи, выполнять их и уведомлять о результатах своей работы;
• показывали, что весь этот комплекс мер по переходу на дистанционную работу в совокупности дает эффективный полноценный результат для бизнеса компании-клиента.

«Во всё это не так просто поверить клиенту при устном докладе или после просмотра презентации, — отмечает Алексей Олифиренко, — но тогда на помощь нам приходили успешные примеры переходов клиентов и личный авторитет специалистов «ПрофТека».

Предоставление сервисов ИТС в режиме удалённой работы

Евгений Мостовой отдельно остановился на сложностях, которые возникали при переносе сервисов ИТС для компании-клиента, когда она переходила на удаленный режим работы.

1. Перенос ЭЦП. При расположении ЭЦП на рабочем персональном компьютере для успешной сдачи отчетности и обмена электронными документами при переходе на удаленный режим эту подпись надо было переносить на домашний персональный компьютер. И если компания-клиент использовала «КриптоПро», то клиент должен был покупать дополнительную лицензию на каждого своего сотрудника, который работал с ЭЦП удаленно.
2. Клиенту в период пандемии требовался полный доступ к рабочему компьютеру, а не только к базе данных его компании. «Для этого мы устанавливали соединение на рабочем и домашнем персональных компьютерах, — поясняет Евгений Мостовой, — и ставили функцию «подключение по паролю». Но минус такого подхода состоял в том, что соединение работало нестабильно, а когда шло обновление службы удаленного доступа, подключиться к ней было вообще невозможно. Ведь для этого в офисе компании должен присутствовать специалист, который обновит эту службу, а все сотрудники находились на удаленной работе. Кроме того, договор «ИТС ПРОФ» позволяет работать таким образом только 30 минут в месяц, в результате клиенты при дистанционной работе вынуждены были платить за расширенный тариф, чтобы не иметь ограничений в работе по времени.
3. Наконец, последняя сложность состояла в том, что сервисы «1С:Линк» и «1С:Фреш» поддерживают работу не со всеми конфигурациями ПК.

 * * *

В следующих частях статьи мы подведем уроки перехода на удаленную работу, поговорим о контроле сотрудников в этот период, обсудим практику применения облачных сервисов «1С» и перспективы, которые сулит удаленная работа как внедряющим компаниям, так и их клиентам.

Комментарии 0