Ирина Шевцова,генеральный директор группы компаний «Форус» (г. Иркутск); 
Алексей Олифиренко, генеральный директор НПО «Профтек» (г. Ставрополь); 
Михаил Пясковский, генеральный директор фирмы «Инфософт» (г. Новосибирск); 
Евгений Мостовой,директор компании «Портал Юг» (г. Краснодар); 
Игорь Карсаков, директор и учредитель компании «ПрограмМастер» (г.Тольятти); 
Сергей Терин, директор компании «Росинфо» (г. Самара).
Практика показала, что в сложной экономической обстановке большинство крупных клиентов склонны решить трудности перехода на дистанционную работу собственными средствами и ресурсами без вливания дополнительных инвестиций в этот переход. «Большинство клиентов группы компаний «Форус» успешно справились с переходом на дистанционную работу самостоятельно, – отмечает Ирина Шевцова, генеральный директор группы компаний «Форус».
С малыми компаниями ситуация другая. «Мы посоветовали бы таким компаниям сразу обращаться за консультацией к профессионалам, – отмечает Ирина Шевцова. – Многие клиенты думали, что достаточно просто унести компьютер домой, и всё будет работать как в офисе». Однако практика перехода показала, что это не так. Часто при неправильном подключении переставали работать обмены баз данных и рабочие процессы в компаниях просто останавливались.
Проблемы организационные
«Наиболее частые затруднения при переходе на дистанционную работу у клиентов вызывал как раз организационный вопрос», – отмечает Евгений Мостовой, директор компании «Портал Юг». Действительно, не все сотрудники могут работать удаленно из дома, так как есть ограничивающие факторы: ограничение по компьютерам/ноутбукам, отсутствие удобного рабочего места и т.д. Иногда в обсуждениях с клиентом возникал вопрос мотивации работы в домашних условиях. «Но этот вопрос все-таки не имел сильного влияния, по крайней мере, у наших клиентов», – отмечает Евгений Мостовой.
Сложность перехода зависит от функционала сотрудников. Все зависело от задач, которые должен выполнять сотрудник – мог ли он делать их удаленно, а также общей культуры компании – способны ли ее сотрудники к самоорганизации. «По нашему опыту, – отмечает Ирина Шевцова, – без проблем переходят на удаленную работу программисты, логисты, маркетологи. Сложнее организовать удаленную работу менеджеров по работе с клиентами, кадровиков и бухгалтеров, так как здесь важен контакт с людьми и физическими документами».
«Исходя из статистики обращений, при переходе на дистанционный режим, наиболее эффективно работают сотрудники ИТ, у которых есть и свои удаленные задачи, которые они выполняют самостоятельно, в конце дня лишь отправляя итоги, – отмечает Игорь Карсаков, директор и учредитель компании «ПрограмМастер». – Сотрудникам из сферы торговли и услуг для массового потребителя в этом плане намного сложнее».
Опрошенные нами руководители компаний-франчайзи, отмечали, что затруднения у клиентов возникали в основном у новых сотрудников. Но, если в компаниях реализована система адаптации персонала, то стажеры испытывают меньше стресса. Например, специалисты компании «Форус» доработали свою кадровую политику с учетом удаленной работы с тем, чтобы даже дистанционное вливание в коллектив и рабочие процессы для новых сотрудников проходило комфортно.
Проблемы технические
«С точки зрения ИТ-инфраструктуры, – отмечает Ирина Шевцова – мы обычно советуем клиентам пересмотреть парадигму, сам подход к вопросу «удаленки». Все привыкли, что для удаленной работы нужен обязательно терминальный доступ к рабочему компьютеру, на котором локально хранятся необходимые документы. Но сейчас уже есть удобные решения для организации общей работы». Действительно, скажем, инструмент Microsoft Teams, в котором есть возможность загружать и хранить общие документы, редактировать их в режиме реального времени совместно с коллегами, организовывать общие чаты и онлайн-собрания. Причем клиент может вообще не подключаться к рабочему компьютеру, а работать с планшета или телефона в приложении.
Для дистанционной совместной работы использовались стандартные и широко распространенные программы: подключение к удаленным рабочим столам, Skype, Teams и Zoom для коммунмикаций. Самым популярным решением является переход на сервис «1С:Предприятие 8 через Интернет» (1cfresh.com), если конфигурация не изменена, – говорит Игорь Карсаков. – Вторым по популярности является настройка веб-сервера. Третьим является подключение сервиса «1С:Линк». Переходя на дистанционную работу клиенту особенно важно сохранить целостность рабочего процесса, эффективность и конкурентоспособность на рынке. Для этого принимаются решения о переходе заранее и постепенно, чтобы не «окатило ледяной водой». Для наиболее эффективного результата принимается решение об использовании сервиса «1С:Предприятие 8 через Интернет» (1cfresh.com) и об обучении сотрудников компании клиентов, как им пользоваться. Клиенты используют и такие сервисы, как «1С-Коннект» и «1C:Отчетность». По мнению наших клиентов, эти решения и практики оказались достаточно эффективными, такими они остаются и по сей день. «1С-Коннект» мы рекомендуем и пользуемся им сами в коммуникациях, как между собой, так и с клиентами».
Также незаменимым помощником удаленной работы при взаимодействии с контрагентами является «1С:Электронный документооборот», особенно в условиях, когда передача печатных документов между офисами практически невозможна. Специалисты компании «Портал Юг» также отмечают рост числа обращений по электронному согласованию документов с помощью электронной подписи, в частности, через «1С:Документооборот». Они полагают, что скоро не только внешние документы, но и большинство внутренних будут подписываться и существовать только в электронном виде. А системы «1С:Парк Риски» и «1С:Контрагент» помогают заполнять реквизиты, проверять благонадежность и платежеспособность потенциальных партнеров. «При переходе на дистанционную работу, мы предлагаем использовать комплексы «система 1С» + «1С:Битрикс24», в совокупности решающие практически все проблемы с ПО», – дополняет Алексей Олифиренко, генеральный директор компании «Профтек».
«Стоит начать заранее работать с современными технологиями, ведь у каждой компании была возможность заранее обезопасить себя и некоторые частично этой возможностью воспользовались», – советует своим коллегам Михаил Пясковский, генеральный директор фирмы «Инфософт». Он выделил три технологии, которые необходимо внедрять заранее.
- Электронный документооборот. В результате сокращается бумажный документооборот, меньше людей участвует в этом процессе. Для ускорения работы и безопасности – это лучшее решение.
- CRM-система. Надо заранее дать ответ себе на ряд вопросов: «Удобна ли наша CRM для работы?», «Могут ли сотрудники пользоваться ей удаленно?», «Прозрачны ли связанные с ней процессы?»
- Инструменты внутренних коммуникаций. В период пандемии необходимо особенно активно развивать внутреннее общение. Важно позаботится о том, чтобы сотрудники могли контактировать друг с другом, получать свежие новости о работе компании, достижениях, общих инструкциях. Да, у каждого отдела сейчас есть чат в мессенджерах, но единый канал коммуникации может обезопасить от «глухого телефона» и дать сотрудникам уверенность в полученной информации.
«Мы часто обсуждаем с такими клиентами необходимость автоматизации их документооборота и электронного согласования документов руководством в «1С:Документооборот», – отмечает Сергей Терин, директор компании «Росинфо». – Но не все клиенты готовы к таким организационным изменениям, предусматривающим значительные финансовые вложения».
Удаленный отдел продаж
«Вокруг самой удаленной работы, – отмечает Михаил Пясковский, генеральный директор фирмы «Инфософт», – создалось много стереотипов и предубеждений. Это напрямую касается одного из самых важных отделов компании, – отдела продаж». Действительно, изменившийся в результате пандемии мир беспощаден к тем, кто не успевает приспособиться к новым условиям. Но удаленный отдел продаж, – это такая же по времени работа с 9:00 до 18:00, как и в офисе. Здесь речь идет не о свободном графике, а о возможности сотрудникам работать из дома.
«Когда говорят, что удаленный отдел продаж поможет сэкономить, – считает Михаил Пясковский – это миф. Несомненно, аренда офиса может снизиться до нуля, если ваши сотрудники будут работать удаленно на постоянной основе. Но в то же время возрастут расходы в части ИТ: зарплата системного администратора, затраты на закупку ПО и оборудования для дистанционной работы». Действительно, из-за разницы между требованиями провайдеров и, соответственно, временными затратами на настройку роутеров, вырастет стоимость технической поддержки. Системному администратору понадобится значительно больше времени, чтобы настроить и поддерживать удаленную работу сотрудников компании.
Кроме того, не следует забывать, что не у всех сотрудников имеется необходимое оборудование, например, гарнитуры и веб-камеры. Плюс к тому, потребуются более мощные компьютеры и ноутбуки, способные работать с рабочим ПО, понадобятся и программы для видеоконференций. А так как не все работники дисциплинированы, то может ещё потребоваться установка программ слежения за экранами и учета рабочего времени. Хотя всё это и позволит установить контроль над тем, чем занимаются сотрудники в рабочее время.
Проект или процесс?
«При переводе на дистанционную работу наших клиентов, мы стараемся сформировать не только команду работников с нашей стороны, но и просим клиента выделить ответственных людей с их стороны, – отмечает Алексей Олифиренко генеральный директор НПО «Профтек». – Это дает нам возможность оперативно получать данные от клиента, уточнения и пожелания по поводу работы. А клиент получает возможность легко контролировать переход и быстро давать обратную связь по проекту».
«Сейчас мы бы организовывали перевод компаний только в рамках проекта, а не сопровождения, проектная организация такой деятельности надежнее, чем работа по запросам клиентов, которые могут меняться слишком быстро», – делится опытом Алексей Олифиренко. При планировании проекта есть возможность четко расписать задачи, назначить ответственного и более точно спланировать сроки выполнения. Плюс к тому проект «дисциплинирует» клиента и защищает его от ненужных шагов, а это, в свою очередь, позволяет быстрее достигнуть цели проекта. Проектная организация деятельности также психологически более комфортна для клиента, сразу видны крупные изменения, а когда это происходит стихийно и не системно, результат становится не столь явным.
Информационная безопасность
«Также важно помнить об информационной безопасности – напоминает Ирина Шевцова – обычные удаленные подключения к рабочему компьютеру не защищены от взлома, поэтому риск утечки данных очень велик. И такие случаи были у клиентов, которые решали задачу перехода самостоятельно». Генеральный директор группы компаний «Форус» считает, что идеальным алгоритмом перехода с точки зрения безопасности и эффективности будет:
- настроить удаленный доступ через специализированные программы или сервисы;
- организовать защищенный канал передачи данных;
- распределить логины и пароли для доступа сотрудников;
- внедрить средства двухфакторной аутентификации.
При такой схеме сотрудники по защищенному каналу из защищенного рабочего места смогут легко и безопасно подключиться к рабочей технике. Но эта схема достаточно дорогая, и мало кто её использует. Есть способы проще:
- выдавать рабочие компьютеры домой сотрудникам, это неплохой вариант, потому что рабочие компьютеры хотя бы минимально защищены, в отличие от неконтролируемой домашней техники;
- настроить специализированные удаленные доступы к рабочему месту по технологии «тонкого клиента».
***
В целом, большая часть заказчиков работу в удаленном формате считает успешной, при переходе клиентов на дистанционный формат явного отрицательного эффекта мы не наблюдали, но и про резкие положительные улучшения не слышали, – делает вывод Евгений Мостовой. – Скорее всего, ряд заказчиков будет эксплуатировать удаленный режим работы и дальше, а кому-то, после окончания пандемии, захочется от неё отказаться в пользу традиционного формата работы».
«Главное – не теряться и не паниковать, – резюмирует Евгений Мостовой. – Конечно, удаленный формат работы – это нестандартный и для многих неудобный режим работы. Но к нему тоже можно адаптироваться. А иногда даже извлечь определенные плюсы». В то же время необходимо обязательно провести инструктаж с сотрудниками о том, как работать с ресурсами компании, подчеркнуть, что с конфиденциальной информацией требуется работать особенно внимательно и аккуратно.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь