Эволюция – от разрозненной автоматизации к интегрированной
Управляем предприятием: Расскажите, чем ВУЗ отличается от остальных, в чем его специфика, его изюминка.
Сергей Соловьев: Мы – одно из старейших высших учебных заведений Санкт-Петербурга, основанное по указу императора Николая I в 1832 году как «Училище гражданских инженеров». С момента основания и по сей день мы обучаем одному и тому же – строительству, естественно, с учетом актуальной специфики. Мы гордимся своей историей и стараемся сохранять традиции классического университета. В нашем университете учился, а потом и работал выдающийся архитектор Василий Антонович Косяков. По его проектам в Санкт-Петербурге, его окрестностях и других городах построено много замечательных храмов. Например, Морской Никольский собор в Кронштадте. У нас очень богатая библиотека его исторических книг и изданий, где опубликованы проекты с масштабными рукописными чертежами.
Хотя «Училище гражданских инженеров» и то инженерное образование, которое было в Российской империи, конечно, отличались от того, что мы даем студентам сейчас. Схема образования в те годы была другой: выпускали строителей в статусе «подмастерья». Впоследствии они становились мастерами, но статус мастера они получали только спустя пять-десять лет после окончания учебы. В течение этих лет подмастерья проходили, если можно так сказать, процесс повышения квалификации. И только пройдя этот довольно длительный срок переподготовки они получали «право подписи», то есть право подписывать и утверждать проекты, а также принимать этапы строительства. Естественно, вместе с подписью наступала и ответственность, но одновременно с этим приходили повышенная оплата труда и престиж.
– Какие особенности системы обучения в Вашем университете и используете ли Вы дистанционное обучение?
– Дистанционного образования для очной формы бакалавриата у нас нет. Специалитеты – это тоже только очная форма, которая включает в себя очень много практических занятий. А вот в магистратуре мы используем дистанционное обучения для лекционных занятий.
Причина столь небольшой доли дистанционного образования в том, что у нас довольно много специальных дисциплин, требующих личного присутствия. На архитектурном факультете студенты со второго курса работают в мастерских, которыми зачастую руководят известные архитекторы – ведущие преподаватели и профессора нашего ВУЗа. Аналогичная практика, насколько мне известно, существует в творческих вузах. Причем здесь нет сложного лабораторного оборудования, основным инструментом архитекторов по-прежнему остаются традиционные материалы: бумага, карандаши, краски и фломастеры.
Кроме этого у нас идет обучение и по сложным дисциплины, связанным с макетированием, а этому очень сложно обучиться дистанционно в домашних условиях: студенты режут материалы на лазерных станках и собирают макеты зданий и даже целых территорий, которые заняли бы весь мой кабинет. Обычно такие масштабные проекты делает целая группа студентов.
Я думаю, что получить такие практические знания в режиме дистанционного обучения, какие получают студенты у нас, практически невозможно.
– Какие крупные проекты реализует университет?
– В настоящее время очень много проектов связано с Арктикой и арктическим строительством. Архитектура и строительство в условиях вечной мерзлоты – это непростая задача. У нас есть интересная лаборатория мерзлоты, где изучают поведение строительных материалов в условиях вечной мерзлоты. Есть много красивых макетов зданий, спроектированных в том числе и для вечной мерзлоты.
– Что побудило университет начать проекты по цифровизации? Расскажите о вашем пути.
– Идея внедрения новых информационных технологий появилась у нас давно. К 2010 году практически все подразделения имели какую-то автоматизацию, но системы были разрозненны и несогласованные. На рубеже 2010-2011 годов произошла смена парадигмы, пришло понимание, что все процессы необходимо централизовать. Ручной перенос документов из отдела в отдел нежелателен – это зря потерянное время, новые ошибки при повторном ручном вводе, невозможность вести единый учет в рамках университета, отсутствие синхронизации данных и, в конечном итоге, сложности с процессами управления ВУЗом в целом. В 2010-2011 годах велась работа по централизации информационных процессов, но отсутствие единой MDM-системы привело к фрагментации данных.
В 2012 году мы закупили систему «1С:Университет ПРОФ», но тогда еще не было четкого понимания, что и в какой последовательности нужно внедрять. Идея федерального приемного портала еще не была сформирована. Программа, которая помогала в автоматизации работы приемной комиссии в нашем университете была самописной и отвечала требованиям правил приема в наш ВУЗ. И эти правила не менялись так часто как это происходит сейчас, поэтому и необходимости таком переходе не было.
Но шло время, требования к управлению ВУЗом повышались, и у нас возникла необходимость в комплексном подходе к решению задач ВУЗа с помощью современных информационных технологий. Хотя, надо отметить, что скепсис и сложности оставались, ведь люди относятся позитивно только к тем инновациям, которые не заставляют их ломать свои привычки, а при внедрении ИТ-систем без изменений привычек не обойтись.
В 2013 году появилась Федеральная информационная система обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся, освоивших основные образовательные программы основного общего и среднего общего образования, и приёма граждан в образовательные организации для получения среднего профессионального и высшего образования – ФИС ГИА и Приёма. И все ВУЗы России поняли, что без автоматизации не обойтись. Сначала предполагалось, что в течение года нам дадут универсальную типовую систему, но потом решили, что единой системы не будет. Для на с был естественно автоматизировать прием студентов в системе «1С:Университет ПРОФ». И в 2014 году мы первый раз провели приемную компанию в системе «1С:Университет ПРОФ». Было интересно, сложно, и местами очень волнительно. С 2014 года полный цикл управления контингентом обучающихся реализован в информационной системе «1С:Университет ПРОФ».
– Как Вы обучали пользователей?
– Обучали своим силами, в том числе я обучал лично, ведь руководителей не пошлёшь на курсы, они плотно заняты текущей работой. Поэтому я собирал их всего лишь на двадцать минут в одном месте и давал общий обзор возможностей системы. А затем уже обучал каждого индивидуально. Со стороны руководства был полный карт-бланш и это позволило мне без проблем управлять всем процессом.
– Внедрение проводили сами? Были ли существенные изменения системы «1С:Университет ПРОФ»?
– Все работы по внедрению мы делали самостоятельно, разобрались с настройками «1С:Университет ПРОФ», обучили сотрудников. Базовые механизмы работы информационной системы «1С:Университет ПРОФ» менять не пришлось. Изменения коснулись только отчетов и настроек для сайта. В дальнейшем же эксплуатации системы было довольно много изменений. В частности, фундаментальная переделка коснулась блока работы с договорами. Мы адаптировали её под специфику нашего университета.
Важно отметить, что уже несколько лет в системе «1С:Университет ПРОФ» находятся не только студенты, но и слушатели факультета дополнительного образования, а также учащиеся подготовительных курсов. Все они интегрированы в единую кадровую базу. У каждого студента есть свой личный кабинет, мобильное приложение, а вся необходимая для него информация размещается на сайте университета.
– А что стало катализатором в области автоматизации документооборота?
– Этим катализатором для нас стал COVID. И не только по электронному документообороту, но и в целом по цифровизации процессов в ВУЗе. В период COVID-19 нам пришлось очень быстро адаптироваться к возникшим ограничениям. И мы с помощью подрядчика за несколько месяцев реализовали полный переход всего университета на электронные ведомости. В период COVID также был также выпущен приказ об отмене бумажных зачётных книжек. Теперь все данные об успеваемости находятся в электронном виде в личном кабинете студента. Электронный документооборот также стал очень эффективным инструментом при работе с договорами и служебными записками, процессы упростились и ускорились.
– Какие системы составляют ИТ-ландшафт университета? Каков масштаб вашей ИС?
– Всего у нас внедрено шесть информационных систем на базе продуктов фирмы «1С». Это «1С:Университет ПРОФ», «Кампус» для учета проживающих в общежитии, «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерия», и две системы «1С:Зарплата и кадры» – одна для учета расчетов со студентами, и одна для комплексного решения задач по автоматизации расчета заработной платы персонала и реализацией кадровой политики. Мы связали их посредством инструмента «1С:Шина», и это позволяет нам вести централизованный обмен данными. Также мы используем систему «1С:Аналитика». В единой ИС ВУЗа сейчас 400 автоматизированных рабочих мест. А во всём университете – более 4 тысяч.
– Что дали руководству университета системы фирмы «1С», прежде всего «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Аналитика»? Оценивали ли вы эффект от внедрения систем?
– Прежде всего, отчеты по самому широкому спектру показателей. Теперь руководство университета может оперативно сверить плановые и фактические данные, сразу увидеть отклонения и своевременно предпринять управляющие корректирующие действия. От ректората мы часто слышим такое пожелание – дайте нам возможность в любой момент получить нужный отчет. Но идеальный отчет по одной кнопке – это недостижимый идеал, поэтому мы стараемся реализовывать наиболее важные потребности. Например, это отчеты для приемной комиссии. Сейчас вся полученная статистика по приёму сводится в единый дашборд с помощью программы «1С:Аналитика». В ней отображены данные по конкурсной ситуации, статистике приема заявлений, а также те города и регионы, откуда к нам собираются поступать студенты. Всегда можно спуститься по цепочке отчетов вниз, «провалиться» до первоисточников этой информации. При этом задержка при получении такой детализации составляет не более пяти минут.
Аналитика дает возможность быстро и наглядно, как в зеркале, отразить ситуацию, которая у нас складывается с приемом студентов. И на основании этого Приемная комиссия оказывается способной оперативно ориентировать абитуриентов и, если это целесообразно, убедить их изменить свои решения.
Дашборды с конкурсной ситуацией также помогают составлять оперативные отчеты для министерства и региональной комиссии. Это очень удобно – получать всю информацию в рамках одного аналитического поля.
Финансовый дашборд и кадровый дашборд дают полную информацию руководителям финансовой и кадровой служб Университета. Досками показателей – дашбордами сейчас пользуются проректор по экономике, главный бухгалтер, начальник управления экономики и ректорат.
Что касается оценки эффекта, нашей главной задачей было получить качественный результат. Когда у вас есть собственный отдел автоматизации с отличными профессионалами, любой сотрудник университета может быть спокоен – он получит грамотный совет и в 99% случаев ему помогут. И это, на мой взгляд, и является главный результатом. Финансовые результаты, я считаю, здесь вторичны.
– Теперь давайте поговорим об уроках проекта. Что бы Вы сделали по-другому, если бы снова начинали этот путь?
– В первую очередь, хотелось бы посоветовать иметь больше специалистов для решения задачи внедрения «1С:Университет ПРОФ». А не одного-двух сотрудников, как это было на старте у нас. Наш главный риск в ходе ИТ-проектов – это человеческий фактор, риск перехода специалистов в другой ВУЗ.
Сейчас у нас небольшая команда из четырех аналитиков и двух программистов, поэтому мы постоянно ищем новых специалистов по «1С». Также мы сотрудничаем с компаниями-франчайзи «1С» в Санкт- Петербурге и мы поручаем им решение тех задач, которые не можем выполнить самостоятельно.
– Теперь давайте поговорим о перспективах. Над чем Вы работаете сейчас, что в ближайших и более отдаленных планах?
– В наших ближайших планах – запустить дашборды как по обучающимся, так и по образовательному процессу в целом. Профессорско-преподавательский состав и учебный отдел хотели бы видеть аналитику по успеваемости, посещаемости, движению контингента. Ректорату нужны точные ответы на вопросы: «Сколько осталось студентов?», «Сколько свободных бюджетных мест?», «Сколько студентов находится в академическом отпуске?», «Как ситуация с успеваемостью?», «Нет ли риска сокращения группы?», «Сколько студентов получают стипендию?». Ведь очень важно заранее увидеть и не допустить такую ситуацию, когда, например, сложные инженерные направления сократятся до нерентабельного объема. И сейчас тестируется версия «1С:Аналитики», которая может работать с несколькими источниками. Ведь идеально свести всю информацию в единую систему диаграмм.
Планируется также проект по модернизации личных кабинетов. Цель проста – они должны стать более удобными, современными, с новым расширенным функционалом.
В долгосрочной перспективе мы намерены построить университетское озеро данных, это позволит работать с совокупностью всех данных по единой технологии. Предже всего, нам необходимы мастер-система для нормализации и синхронизации контингента обучающихся и мастер-система для сотрудников. А затем уже стоит непростая задача объединения этих мастер-систем в единое информационное поле.
– Планируется ли переход на отечественные операционные системы?
– Мы перешли на преимущественное использование отечественного ПО в учебном процессе, и сейчас львиная доля инженерного ПО от отечественных производителей. Современные инженеры-строители должны знать и владеть актуальными инструментами, которые соответствуют российским и международным стандартам. И в университете их этому учат, только теперь на российском инженерном ПО компаний «Аскон», «Нанософт» и других. Кроме того, существует много узкоспециализированных инженерных программных продуктов, которые распространяются свободно. Мы, конечно, планируем переход на отечественные операционные системы на рабочих местах студентов и сотрудников, но ещё не перешли. Поскольку большинство сложных инженерных пакетов не работает на Linux, базовой операционной системой пока остается Windows.
– Что Вы можете сказать об использовании искусственного интеллекта в Университете?
– Мы запустили проект по электронному контролю посещаемости, который позволяет оперативно увидеть студентов с риском отчисления и вовремя начать с ними работать. Ведь потеря контингента – это всегда болезненно для ВУЗа, идут финансовые потери, страдает и престиж самого университета. Если бы заместитель декана сразу увидел бы ситуацию, он смог бы побеседовать со студентом, выяснить причину и ориентировать его на возможные пути выхода из сложившегося положения.
Я считаю, что для решения столь насущной и важной задачи надо использовать искусственный интеллект, который способен обработать громадные массивы данных. И на основе этого выдать результаты и дать руководству рекомендации. Да, пока это только теория и идеи, но они очень увлекательны и перспективны.
Спасибо Вам за интересную и содержательную беседу.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь