Зачем институту система электронного документооборота
ФГУП «Всероссийский научно-исследовательский институт метрологической службы» («ВНИИМС») — головная научная организация в области законодательной метрологии и ведущий научно-практический центр, обслуживающий предприятия различных отраслей, включая электроэнергетику, нефтегазовую промышленность, станкостроение, химико-технологический комплекс. Институт разрабатывает нормативно-правовые документы по обеспечению единства измерений и проводит высокоточные прикладные исследования и измерения.
До 2020 года в ВНИИМС не было электронного документооборота, все документы института создавались вручную, на рабочих местах исполнителей и без использования корпоративных форм. Процедуры обработки документов выполнялись либо в почте, либо за счет передачи оригиналов документов в участвующие в процессах подразделения. Это занимало много времени и не обеспечивало достаточный уровень контроля за документооборотом. Поэтому руководство института решило внедрить систему электронного документооборота (СЭД) для оптимизации системы управления и комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с работой над документами.
«При внедрении ИТ-решения мы ставили перед подрядчиком цель внедрить гибкую современную платформу для документооборота, перенести на нее тот функционал, который был у нас раньше на устаревшей версии «1С:Управление производственным предприятием», и расширить его. Мы проанализировали несколько вариантов ИТ-решений и остановились на «1С:Документооборот 8 КОРП».
За счет ее внедрения мы хотели обеспечить прозрачность работы с документами, быстрее их согласовывать и обрабатывать, а также улучшить контроль исполнительской дисциплины. Для нас это все критически важно, так как институт обязан отвечать на запросы граждан и организаций в установленные сроки, и нам нужен был инструмент, позволяющий отслеживать, у кого из сотрудников на рассмотрении находятся документы, и своевременно напоминать им о согласовании.
Использование «1С:Документооборот» помогло нам улучшить дисциплину сотрудников, теперь случаи потери документов или срыва сроков их согласования происходят гораздо реже».
Как проходило внедрение СЭД
Для реализации проекта ВНИИМС привлек компанию «НЭП», которая провела работы по развертыванию программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в инфраструктуре заказчика, провела комплексное обследование существующего в институте документооборота, предложила подходы по его оптимизации и улучшению, настроила программный продукт в соответствии с выявленными требованиями и спецификой института и провела подготовку сотрудников для работы в системе электронного документооборота.
В основе проектных команд — методологи и аналитики с профильным образованием и опытом работы в реальных секторах экономики, управленческом и финансовом консалтинге. Все специалисты «НЭП» ежегодно проходят курсы повышения квалификации с последующим подтверждением компетенций в фирме «1С».
Было внедрено 7 модулей:
- Автоматизация канцелярии.
- Автоматизация работы с поручениями (контроль исполнительской дисциплины).
- Автоматизация работы со служебными записками.
- Автоматизация работы с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения).
- Автоматизация договорной деятельности.
- Автоматизация работы с закупками, претензиями, исками и доверенностями.
- Настройка электронного документооборота, его интеграция и синхронизация с «1С:Управление производственным предприятием».
При внедрении СЭД специалисты компании «НЭП» развернули «1С:Документооборот 8 КОРП» на рабочих местах пользователей, произвели настройку нормативно-справочной информации, основанную на синхронизации с учетной системой заказчика «1С:Управление производственным предприятием», реализовали процедуры обработки документов, спроектировали и настроили права доступа, настроили использование электронных подписей для документов и почтовый клиент. Провели большую методическую работу: разработали регламентирующие документооборот документы (положения, инструкции и т. д.), обучили ответственных лиц, кураторов и руководителей использованию программного продукта.
Особенностью проекта стало то, что документооборот внедрялся последовательно, один функциональный модуль за другим. Благодаря этому уже на начальном этапе внедрения сотрудники начали работать с программным продуктом и согласовывать в нем документы, в том числе и касающиеся взаимодействия с компанией «НЭП» (техническое задание, проектное решение и т. д.), что значительно упростило внедрение следующих модулей.
«Для нас вызовом в этом проекте стало то, что из-за пандемии все работы пришлось выполнять удаленно. Другая сложность — сотрудники, привыкшие к бумажному документообороту, с трудом переходили на СЭД. Нам удалось успешно преодолеть эти сложности и реализовать проект благодаря тому, что со стороны заказчика его курировал активный и заинтересованный в инновациях начальник ИТ-отдела. Наличие таких агентов изменений очень важно при внедрении новых ИТ-решений, особенно в компаниях, где много сотрудников старшего возраста».
Какой результат получил заказчик
Решение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило организовать учет входящей, исходящей корреспонденции, приказов, служебных записок, договоров, тендерной документации, нормативных документов в системе электронного документооборота, выстроить эффективную систему формирования поручений и контроля за их исполнением, значительно уменьшить количество бумажных документов.
Итоги проекта:
- 234 рабочих места автоматизировано.
- В СЭД можно работать с 115 видами документов (письма, договоры, приказы и т. д.).
- Выстроено 78 комплексных процессов обработки документов, включающих различные условия маршрутизации для подбора согласующих лиц и подписантов.
- С 7 до 3 дней сократилось время согласования договоров.
- Повысилась прозрачность и управляемость процесса согласования документов.
- Повысилась эффективность и исполнительская дисциплина сотрудников.
- На 70% сократился объем бумажных документов.
- Обеспечен контроль над своевременным выполнением задач.
- Улучшилось взаимодействие между подразделениями.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь