Выбор системы
До начала проекта все департаменты ФГУП «ТТЦ «Останкино» работали в исторически сложившихся системах, причем каждый в своей, что приводило к серьезным затратам на ввод, обработку, согласование информации. «Для обеспечения работы такого масштабного комплекса, как ФГУП «ТТЦ «Останкино», требовалась адекватная информационная система, — начал рассказ Александр Калинкин, директор департамента ИТ ФГУП «ТТЦ «Останкино». — Прежняя учетная система была снята с поддержки производителем, и перед нами встала необходимость выбора новой единой информационной системы».
При выборе ИС специалисты ФГУП TTЦ «Останкино» основывались на двух основных требованиях:
- система должна обладать объёмным функционалом, чтобы обеспечить работу многочисленных служб и решать стоящие перед предприятием задачи без существенной переработки, и желательно быть отечественного производства. «Мы должны были получить единое информационное пространство, — поясняет Александр Калинкин, — которое даст руководству данные для анализа и управления деятельностью предприятия»;
- система должна позволить снизить трудозатраты за счет работы в единой, а не в нескольких, как раньше, системах. Исключить дублирование ввода информации, сократить время на сопоставление и консолидацию данных.
Плюс к этому вернуть вложенные в систему денежные средства и получить инструмент для дальнейшего развития системы.
В результате специалисты ФГУП TTЦ «Останкино» остановили свой выбор на системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0». В ходе тендера были сформулированы следующие критерии по выбору партнера для реализации проекта: наличие опыта реализации проектов по автоматизации финансового и регламентированного учета для крупных предприятий, наличие сертифицированных специалистов («1C:Эксперт по технологическим вопросам», «1С:Руководитель корпоративных проектов» или PMP и «1С:Консультант») и статус «1С:Центр ERP». На основании этих критериев был выбран партнер — компания «1С-Рарус».
Ход проекта
Сразу же следует подчеркнуть два ключевых требования ФГУП «ТТЦ «Останкино», которые оказали влияние на весь ход проекта:
- максимальное использование типового функционала «1С:ERP Управление предприятием 2.0», минимизация доработок;
- снижение стоимости поддержки продукта, то есть его доработки должны были минимально осложнять обновление конфигурации типовыми релизами.
В ходе проекта можно выделить несколько этапов. В первую очередь было проведено обследование, которое включало общение участников проектной команды со всеми специалистами на местах, выявление и анализ проблем.
«Затем мы развернули тестовое окружение и попытались провести тестовую эксплуатацию в рамках одного месяца, — рассказывает Александр Калинкин. — Работа велась параллельно в новой системе и в старых разрозненных системах в октябре 2014 года. Причем это была именно «коробочная» «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Безусловно, перед начало работы в системе, провели обучение пользователей. Были сформированы группы от 4 до 20 человек, сотрудники разных департаментов ФГУП «ТТЦ «Останкино» работали за компьютерами с демонстрационными примерами. Обучение получилось довольно масштабным и проходило в течение двух месяцев. Всего было обучено 140 сотрудников ФГУП «ТТЦ «Останкино». К каждому разделу учета разрабатывались свои инструкции, которые постоянно уточняются и совершенствуются.
Параллельно с тестовой эксплуатацией были проведены анализ и моделирование некоторых наиболее критичных бизнес-процессов. «Мы проводили серьезный анализ и моделирование бизнес-процессов, — поясняет Александр Калинкин. — В дальнейшем, уже по результатам тестовой эксплуатации, у нас получилась основа для «продуктовой» базы данных, на этой основе мы начали вести учет с января 2015 года».
Однако при моделировании бизнес-процессов и тестовой эксплуатации пришлось преодолеть ряд проблем:
- «Первая проблема — у нас были данные в разных форматах, — отмечает Александр Калинкин. — Огромный объем времени ушел на работу по трансформации данных по начислениям ОС для обеспечения их корректной загрузки в «1С:ERP Управление предприятием 2.0», а также на нормализацию справочников номенклатуры»;
- вторая проблема заключалась в том, что часть функционала в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» на тот момент еще находилась в стадии разработки. Это касалось механизма взаимозачетов, начисления резерва отпусков, удержания сумм по ссудам, расчета амортизации и т. п. И хотя в ближайших планах разработчиков из «1С» есть реализация данного функционала, но, чтобы запустить систему в срок, специалистам ВЦ «1С-Рарус» пришлось его разрабатывать;
- третья проблема — отсутствие навыков коллективной работы у пользователей.
«Однако в ходе пилотного проекта, — вспоминает Александр Калинкин, — подавляющее большинство возникающих проблем нам помогли успешно решить разработчики компании «1С-Рарус». На основе данных, полученных после анализа результатов тестовой эксплуатации, была развернута рабочая система, и в январе 2015 начато ведение учета в системе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Объем информации в системе получился весьма масштабным: контрагентов — 1910, общее число документов за январь — 6 000, номенклатура — более 30 000, статьи доходов/расходов — более 1000, объектов эксплуатации, включая ОС, — более 63 000, основных средств — 13 000. «Для того чтобы грамотно учитывать модернизацию, проведение ремонтов, производство каких-то работ с целью обновления и улучшения основных средств, — отмечает Александр Калинкин, — мы вводили очень большое количество объектов эксплуатации. За январь у нас порядка 6 000 первичных документов. И это при том, что мы еще не приступили к регламентирующим, закрывающим процедурам. Это объем именно по поступлению товаров, по перемещению материалов».
«Тонкая настройка»
типового механизма
Как уже говорилось выше, ограничением при проведении работ стало требование по максимальному использованию типового функционала. С одной стороны, на предприятии довольно сложные, взаимосвязанные бизнес-процессы. С другой — конфигурация должна была требовать минимума поддержки с точки зрения ее дальнейшего обновления и эксплуатации. «Через куратора проекта от компании «1С» мы напрямую общались с разработчиками, — продолжает Александр Калинкин, — и по нашим замечаниям очень быстро вносились исправления. Это, конечно же, способствовало успеху проекта».
В силу того, что требовалось максимально использовать типовые механизмы, рассмотрим, как это осуществлялось, и разберем, как некоторые механизмы использовались при разработке.
Формирование проводок после утверждения бухгалтером. Сделана доработка с минимальными изменениями в конфигурации — проводка для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете делается после утверждения бухгалтером.
Добавление ввода на основании: внешние обработки «Создание связанных объектов». Ввод на основании необходим, чтобы в системе можно было отслеживать всю цепочку документов и контролировать, каких не хватает, так как на основании документов формируются отчеты. В отчете отражается, по какому документу пришла информация и по какому документу ушла. Это позволяет, например, отслеживать серии. В учетной политике предприятия списание идет по единице стоимости запасов. Чтобы не вводить в справочники новую номенклатуру и не раздувать их, ввели стоимость единицы на серию.
«Для того чтобы можно было увидеть всю эту длинную цепочку, — поясняет Александр Калинкин, — пришлось сделать доработки, чтобы, открыв любой документ и посмотрев структуру подчиненности, в самой форме отражалось, по какому документу происходит движение и какой документ является основанием». Одно из требований и департамента информационных технологий, и департамента материально-технического снабжения заключалось в том, что если заявка на получение материалов в производство должна пойти на процедуру закупки, то на основании этой заявки на перемещение вводится заказ поставщику. Таким образом, с незначительными доработками, отражается вся цепочка.
Для минимального вмешательства в типовую конфигурацию пользовались внешними отчетами и обработками. Внешние обработки — для заполнения документов, внешние отчеты — для получения отчетности.
Механизмы, используемые при разработке. Внешний функционал: отчеты, печатные формы, создание связанных объектов, заполнение объектов. «Стандартный механизм формирования внешних отчетов, внешних печатных форм — очень удобный, — поясняет Александр Калинкин. — Они не входят в конфигурацию и ими легко управлять в рамках одной БД. Этот механизм позволяет сохранить типовую конфигурацию и вносить минимальные изменения».
Примеры разработанных
новых решений
Учет ТМЦ осуществляется по «единице стоимости». «Было создано уникальное, на наш взгляд, решение, связанное с учетом товарно-материальных ценностей, — подчеркивает Егор Цыганок, руководитель проекта от «1С-Рарус». — Заказчик сформулировал требование: отражение номенклатуры вести по единице стоимости. Каждое приобретение — это не партионный учет, а новая номенклатура. И она хранится со своим уникальным номенклатурным номером». Переход на партионный учет, как реализовано в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0», не рекомендовали аудиторы, так как это потребовало бы провести регламентирующий пересчет за последние два года и определить, как эта оценка изменилась. Поэтому и решили остаться на прежнем методе учета ТМЦ.
«Мы не расширяем справочник номенклатуры, — объясняет Александр Калинкин, — а используем уникальное значение справочника номенклатуры, и к нему добавляем серию. Причем серия имеет свою цену и свой номенклатурный номер. Для этого нам потребовалось добавить возможность хранения в справочнике серий цены и этого уникального номенклатурного номера». При создании новой серии создается и новый номер. Здесь стандартные механизмы системы «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» были немного доработаны. Во все документы пришлось добавлять стандартную обработку подбора и обработку подбора номенклатуры по сериям.
Настройка плана счетов и использование типовых документов. Учет сценично-постановочного реквизита ведется на выделенном отдельном субсчете. Реквизит учитывается и используется как основное средство, хотя зачастую стоимость этих объектов очень низкая. Настройка счетов прошла без проблем, оприходование реквизита и возможность его списания реализовали стандартными средствами «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Результаты
В настоящее время созданная система находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации, сегодня в единой информационной системе отражены все первичные документы. Согласно рекомендациям подрядчика кадровый учет и расчет зарплаты ведется непосредственно в «1С:ERP Управляем предприятием 2.0» с января 2015 года в отдельной базе. В апреле проведена успешная сдача отчетности в соответствующие фонды.
Бухгалтерский учет и складской учет также ведется в отдельной базе с полностью идентичной конфигурацией с января 2015 года. Между базами настроен обмен консолидированной информацией. Типовой функционал позволил сотрудникам департамента материально-технического обеспечения отказаться от старых систем и начать работу в «1С» сразу с января. В течение первого квартала бухгалтерский учет велся параллельно в старых системах и новой, а результаты сверялись.
«Большая ценность проекта внедрения единой информационной системы для ФГУП состоит в организации взаимодействия и ведения совместной работы разных структурных подразделений при выстраивании сквозных бизнес-процессов и отражение хозяйственных операций в «1С:ERP Управление предприятием 2.0» — отметила Наталья Соловьева, руководитель проекта, заместитель начальника службы эксплуатации ИС ДИТ «ТТЦ «Останкино».
На текущий момент уже можно отметить, что ведение документооборота в единой системе позволило в разы ускорить обмен информацией между подразделениями и оперативно обнаруживать ошибки в данных. Если раньше большую часть отчетности готовили вручную, то теперь, наоборот, большая часть отчетности формируется системой автоматически.
Решена задача сокращения затрат на поддержку и сопровождение системы. Каждое обновление релиза занимает не более трех часов. «При этом заказчик сразу получает всю полноту типового функционала в силу того, что мы «хирургически» ничего не изменяли, — отмечает Егор Цыганок. — И даже если, например, обновилось отражение зарплаты в регламентированном учете, то сам этот типовой документ не менялся — изменялись только его внешние обработки. Поэтому все обновления, мы считаем, будут проходить довольно просто и без проблем».
Эффективными были и решения по службе поддержки. «В рамках взаимодействия совместно с департаментом информационных технологий ФГУП «ТТЦ «Останкино», — продолжает Егор Цыганок, — мы выбрали сотрудников, которые ранее сопровождали старые системы, причем даже не были знакомы с новой. И посадили их на первую линию технической поддержки. В результате сегодня они сами решают 80 % обращений пользователей».
Перспективы
Платформа «1С:Предприятие 8» предоставляет мощнейший функционал, поэтому принято решение дальнейшей консолидации функционала существующих исторических систем и развития внедренной информационной системы. В ближайших планах стоят задачи по миграции функционала по учету услуг телерадиопроизводства, технического учета линейно-кабельного хозяйства, средств корпоративной мобильной связи, учета заявок на сервис-деск и т. д. ERP-систему планируется интегрировать с системами биллинга телекоммуникационных услуг и нетиповыми системами учета уникальных услуг (прокат реквизита). В планах автоматизация документооборота на основе системы «1С:Документооборот», а затем интеграция ее с «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь