25 декабря 2024

Цифровая трансформация лидера российского образования

Часть 2. ИТ-системы и передача опыта вузам

Старший директор по цифровой трансформации ВШЭ

Мы продолжаем интервью со старшим директоров по цифровой трансформации НИУ ВШЭ Дмитрием Бондарем. В первой части мы обсудили, чем ВШЭ отличается от других вузов, основные показатели проекта цифровой трансформации университета, а также, как такая трансформация повышает эффективность работы университета.

Управляем предприятием: На каком этапе цифровой трансформации ВШЭ вы находитесь сейчас?

Дмитрий Бондарь: Как я говорил ранее, мы создали фундамент в виде цифровой экосистемы связанных современных систем и практически закончили фазу цифровизации основных процессов. Параллельно мы начали оптимизацию таких процессов. Наш подход опирается на определение тех точек внутри процессов, на которые мы можем повлиять, чтобы повысить эффективность процессов. Хорошим примером является переход на полностью безбумажный документооборот в целом, и кадровый электронный документооборот (КЭДО) в частности. Цифровой реинжиниринг процессов КЭДО с предоставлением технологической возможности удаленного подписания всех кадровых документов несет в себе ряд реальных преимуществ. Возрастает скорость приема на работу новых сотрудников, уменьшаются оперативные издержки на поддержку документооборота, сотрудникам нужно меньше отвлекаться на формальные процедуры. В совокупности это также повышает привлекательность университета как работодателя. Соответствующие изменения проводятся во всех основных процессах. Одним из важных направлений деятельности является методологическая и техническая поддержка сотрудников и студентов. Эффективность этого процесса напрямую влияет на удовлетворенность и эффективность всей деятельности. В этой области мы очень успешно применяем цифровые технологии: а) мы давно перешли на преимущественно удаленное взаимодействие с пользователями, б) применяются автоматизированные механизмы контроля SLA и использования базы знаний, в) в 2024 году мы пилотно внедрили механизм классификации заявок пользователей средствами искусственного интеллекта.

— Какие перспективы использования ИИ вы видите в своей деятельности и в работе университета в целом?

— Применению искусственного интеллекта при автоматизации процессов способствует целый ряд факторов: а) появление на рыке широкого спектра фреймворков и технологий, упрощающих создание ИИ-сервисов, б) разработка отечественными технологическими компаниями и университетами больших языковых моделей, ориентированных на работу с русским языком, и предоставление к ним доступа всем желающим, в) наличие у университета вычислительных мощностей и данных для обучения и дообучения ИИ-моделей.

Помимо упомянутого выше механизма классификации заявок пользователей мы уже внедрили сервис, автоматизирующий проверку сканов медицинских справок, предоставляемых студентами, что упростило работу подразделений, ранее делающих это вручную. Полным ходом идет работа над созданием т.н. «нулевой» линии поддержки – ИИ-сервиса, анализирующего запросы пользователей в рамках технической поддержки, и формирующего релевантные ответы на основе своей базы знаний. В 2025 году в опытную эксплуатацию будут введены ИИ-сервисы, обеспечивающие «нулевую» линию поддержки, но уже в части взаимодействия учебных офисов и обучающихся, выбора образовательной траектории студентами.

— Наверняка вы сталкивались с сопротивлением сотрудников изменениям. Как вы с ним боролись?

— Любые изменения, даже упрощающие и повышающие эффективность работы, провоцируют сопротивление. Однако наш опыт показывает, что это сопротивление не имеет под собой объективных причин и после внедрения новых технологий и процессов люди принимают изменения и начинают ими пользоваться. Помочь пользователям сменить свое мнение как можно быстрее способствует демонстрация изменений процессов на основе объективных метрик работы. Такие метрики помогают нам быть уверенными, что изменения оптимизируют пользовательский путь. И, конечно, любые изменения в первую очередь инициируются для достижения каких-то бизнес-целей и показателей. Их измерение и демонстрация пользователям пути достижения очень помогает в перемене мнения о полезности нововведений. Например, определяя объективные параметры, мы можем видеть, сократилось ли время выполнения процессов, или нет. Если показатели плохие, мы можем показать, в каких местах процесса у исполнителя «наступает ступор», не позволяя ему продвигаться по процессу. Проводя изменения в этих критических местах, мы повышаем эффект от использования цифры.

Отразив множество процессов в информационной системе, мы, на самом деле, на первых порах усложнили жизнь сотрудникам. Мы столкнулись с тем, что, когда мы автоматизируем отдельные процессы, сотрудникам приходится выполнять ряд действий, которые они до этого не делали. Это привело к временному увеличению трудоёмкости. Но с другой стороны, мы сейчас находимся на этапе, когда видим эту трудоёмкость и мы точно знаем, что соблюдаем нормы, которые требуются и в рамках наших стандартов, и в рамках внешних. Далее дело за трансформацией таких процессов.

— Давайте перейдем к ИТ-системам, которые реализуют цифровую трансформацию. На каких системах и платформах вы строите цифровую среду ВШЭ?

— В 2019 году ВШЭ приняла решение менять свои исторические цифровые системы и сервисы. Мы стали внедрять новые информационные системы и автоматизировать процессы одновременно во всех направлениях. При этом надо учитывать, что ни один из продуктов на рынке тогда нам не подходил. Как я уже говорил выше, многие аспекты нашего образовательного процесса уникальны и формируются нашими потребностями. Отчасти поэтому система «1С:Университет ПРОФ» нам, к сожалению, не подошла, хотя это хороший инструмент и мы его часто рекомендуем другим вузам.

— Почему вам не подошли типовые системы? Поясните ваши требования к системе вуза.

— В первую очередь это связано с многообразием и сложностью процессов университета. Мы используем множество уникальных методологических инструментов для повышения качества образования, включая индивидуализацию образовательной траектории, использование особых подходов к проектной деятельности и многому другому. Все эти особенности должны найти отражения в используемых информационных системах. Мы бы с радостью взяли готовые системы, которые существуют на рынке. Но в нашей ситуации применение этих продуктов потребует массы изменений и доработок, при этом не удовлетворив все потребности. Если говорить о цифровизации большинства образовательных организаций, то здесь, на мой взгляд, правильная стратегия в том, чтобы собрать типовые базовые системы и интегрировать их между собой. Адаптировать свои процессы под типовой функционал и уже потом перейти на следующий уровень - трансформации.

Развитие цифровизации в определенный момент спровоцировало использование университетами, в том числе нашим, ряда монолитных учетных систем. Сейчас такие системы уже не соответствуют текущим требованиям к функциональной гибкости и безопасности, разработчики давно прекратили их поддержку. В связи с этими факторами в 2019 году мы выбрали именно платформу «1С:Предприятие». Мы рассматривали многие платформы, оценивали риски, но остановились на отечественном решении. Отечественные продукты позволяют снизить риски и обеспечить развитие вперед на долгие годы. И хотя платформа «1С:Предприятие» не идеально подходит для автоматизации процессов образования, её адаптация возможна и почти неограниченна. Наши учетные решения, которые уже используются или ещё внедряются, на 70% они построены на основе продуктов фирмы «1С».

— Вы привлекали подрядчиков или действовали самостоятельно? Какие требования Вы предъявляли к подрядчикам?

— Исходя из выбора платформы «1С:Предприятие», мы подходили и к выбору подрядчика. Конечно, в рамках проведения закупок, играла свою роль и стоимостная составляющая, и в некоторых случаях нам не удалось выбрать подрядчиков, которые входили бы в сообщество партнеров «1С». Несмотря на это, мы смогли успешно закончить проекты внедрения новых систем, где-то нам помогала непосредственно фирма 1С как партнер университета.

— ВШЭ является ведущим университетом России. Наверняка у вас есть опыт взаимодействия с российскими ИТ-вендорами. Расскажите о нем.

— Мы прилагаем много усилий, чтобы помогать развиваться российским ИТ-вендорам. Мы сотрудничаем с большинством российских лидеров в ИТ-индустрии. Упоминать кого-то отдельно достаточно сложно, есть успешные кейсы и со Сбером, и с Яндексом, и с VK, и с 1С и многими др.

— Вы упомянули выше, что все результаты цифровизации ВШЭ должны быть доступны всем участникам системы профессионального образования. Как вы передаете свой опыт другим вузам, которые сейчас находятся на пороге цифровизации?

— В том, чтобы быть лидером есть и плюсы, и минусы. Из минусов – мы первыми наступаем «на грабли», проходим самостоятельно путь с ошибками и издержками. Из плюсов – мы можем поделиться со всеми информацией о том, где находятся эти «грабли», чтобы другие могли их обойти, снизить свои издержки в процессе цифровой трансформации. В нашей стратегии особое место занимает раздел, посвященный вкладу Вышки в развитие системы образования и общества в стране. Со стороны цифрового блока для нас особенно ценно и важно взаимодействие с другими университетами «без галстука», сейчас активно создаются сообщества, проходят мероприятия по данной тематике, но мало кто честно и открыто готов делиться опытом и наработками. Ежегодно около десяти вузов проходят у нас стажировки, для их организации у нас выделена отдельная функция во всем университете. В ходе таких стажировок мы рассказываем и о своих системах, и о процессах, причём обязательно с анализом того, что сделано было в них правильно, а что нет.

Спасибо большое за такой подробный и интересный рассказ.

Комментарии 0

Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь

© «УПРАВЛЯЕМ ПРЕДПРИЯТИЕМ»
Все права защищены. Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.