Парадокс этой ситуации заключается в том, что некоторые компании, представители которых сетовали на обозначенную выше проблему, заключили договоры на информационно-технологическое сопровождение («1C:ИТС») зарегистрированных пользователей программных продуктов «1С:Предприятие 8». И услуги, согласно этим договорам, ежемесячно исправно оказываются. Сейчас, когда специалистам действительно приходится работать в условиях дефицита информации, фирма «1С» для поддержки пользователей своих программ создала информационный портал, но нужная информация, тем не менее, не доходит до заинтересованных в ней лиц.
Информация — дорогой ресурс. В наши дни наблюдается колоссальный рост её потоков. Для корректного ведения бухгалтерского, налогового, кадрового учета и составления отчетности нужно владеть актуальной законодательной информацией. Изменения законодательства влекут за собой изменения программных средств. И, следовательно, у их пользователей постоянно появляется потребность не только в информации о том, как изменился закон, но и как это изменение отразилось в программе, и какие теперь методики работы нужно применить.
Донесение до специалистов предприятий этих знаний — одна из задач договора информационного сопровождения. Однако возможности, предоставляемые этим сервисом, почему-то остаются или неизвестными, или вовсе не используются. Возможно, именно поэтому ежемесячно поступающие в организацию диски «1С:ИТС» могут складироваться, к примеру, в сейфе руководителя информационно-технологической службы, или доступ к интернет-версии используемой программы оказаться в руках сотрудника компании, не имеющего в нём потребности.
Есть и другое объяснение парадоксальной ситуации — договор информационно технического сопровождения нередко воспринимается предприятиями с некоторой долей неизбежности, в виде «нагрузки» к используемому программному обеспечению и его своевременному обновлению. И далее судьба своевременного информационного обеспечения специалистов оказывается негативно предрешённой.
Тем не менее, руководители и специалисты предприятий, которые более серьёзно отнеслись к договору на информационно-технологическое обслуживание, регулярно получают оперативную профессиональную информацию и обновления используемых программ, отражающих изменения в законодательстве.
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
п. Дедовичи, Псковская область:
При несколько более оптимистичном сценарии доступ к содержимому диска «1С:ИТС» устанавливается посредством сети. Но об этом никто не информирован — ни юристы, ни кадровики, ни бухгалтеры. Знания, которых нет, не могут быть востребованы.
Причина такого положения дел, как правило, кроется в отсутствии регламентов взаимодействия отделов или, при их наличии, в них не прописано, кто, в каком объеме и формате доводит до заинтересованных сотрудников сведения об имеющейся той или иной информации, или — в ненадлежащем контроле исполнительской дисциплины.
Как следствие, организация вынуждена приобретать несколько «перекрывающих» друг друга информационных систем: юристам — одни, бухгалтерам — другие, а кадровики настаивают на необходимости специализированных журналов по управлению персоналом.
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Русакова Галина Николаевна, главный бухгалтер, ООО «Частная охранная организация «Паладин», г. Екатеринбург:
«Заключив договор на информационно-технологическое сопровождение программного продукта и имея сервис ИТС ПРОФ, можно быстро и качественно решать все бухгалтерские, кадровые и юридические вопросы. Наша организация небольшая, и я выполняю обязанности главного бухгалтера, специалиста отдела кадров и секретаря. Для меня важно быстро и качественно выполнять свою работу, а в сегодняшних экономических условиях, когда часто происходят изменения в законодательстве, без квалифицированной консультации не обойтись. Поэтому я обращаюсь за помощью к информационно-технологической поддержке, где всегда актуальная информация. Полезным и незаменимым для меня является Юридический справочник по ведению кадрового учета и расчетов с персоналом в программах, пользуюсь помощником расчета отпускных и больничных листов, проверяю правильность выполнения операций. Мы отказались от приобретения периодических профессиональных изданий, поскольку вся необходимая информация теперь есть в интернет-версии и на сайте ИТС».
Часто договор на информационно-технологическое сопровождение заключается специалистами информационно-технологических служб, в обязанность которых входит отслеживание актуальности обновлений, но профессиональная подготовка и повышение квалификации бухгалтеров, кадровиков, юристов — не их забота. При этом договор информационно технического сопровождения, предоставляя доступ к обновлениям, одновременно обеспечивает широкие возможности для профессионального расширения кругозора, позволяет пользоваться юридическими справочниками, бухгалтерской периодикой, консультациями аудиторов, методологическими рекомендациями по внедрению программного обеспечения и т.д.
Хорошо, когда руководитель предприятия или соответствующего департамента в крупных компаниях знает, что есть такой ресурс — профессиональная информационная система «1С:ИТС ПРОФ», созданная специально для пользователей программ «1С».
Информационная система «1С: ИТС ПРОФ» включает в себя:
- методические материалы по настройке и эффективному использованию программ «1С»: справочники по учету хозяйственных операций, налогам и взносам, их учету, инструкции по составлению бухгалтерской и налоговой отчетности, юридический справочник по ведению кадрового учета и расчетов с персоналом и справочник по ведению расчетов с персоналом;
- ответы аудиторов и экспертов на вопросы пользователей по бухгалтерскому учету, налогообложению и кадровым вопросам;
- нормативно-правовую базу «1С:Гарант» с комментариями методистов фирмы «1С» к законам, письмам и решениям судов;
- доступ к базе знаний Линии консультаций фирмы «1С»;
- видеозаписи мероприятий «1С:Лектория» с возможностью задать вопросы и получить наглядные рекомендации методистов;
- другие материалы.
Правильно организовав взаимодействие подразделений или специалистов и назначив ответственных лиц за своевременное получение нужной информации и доведения её до заинтересованных служб, можно существенно снизить и финансовые затраты на приобретение информации, затраты времени по её поиску. Можно также уменьшить фонд оплаты труда, поскольку в этом случае имеется возможность отказаться от услуг программиста и не претендовать на высокие профессиональные качества бухгалтера или кадровика.
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Прокудина Айна Гочгаровна, главный бухгалтер ООО «Экос-Плюс», г. Владивосток:
Для решения проблемы невостребованности имеющегося в компании информационного ресурса руководителю имеет смысл уделить этому вопросу внимание и отдать распоряжение о составлении регламента взаимодействия отделов. Кстати сказать, продуманный и утвержденный такой документ, относящийся к группе локальных нормативных актов, существенно снижает конфликтность в коллективе и позволяет экономить рабочее время на вопросах выяснения зон ответственности. В нём следует зафиксировать, кто, в какой форме, в какие сроки и кого осведомляет о поступлении информации.
Нужно также, предварительно, возможно, обсудив все вопросы со специалистами соответствующих подразделений, определить, какой информационной системой будет пользоваться компания. При выборе электронной информационной системы важно проанализировать все явные и скрытые её возможности, взвесить потребности в ней, оценить получаемые сопутствующие «преференции».
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Яхновская Нонна Теймуразовна, генеральный директор ООО «Первая мехколонна», Хабаровск
«Наша организация небольшая. Являясь генеральным директором, я также выполняю обязанности главного бухгалтера и специалиста по кадрам. Главная проблема — все успеть. При этом свою работу я привыкла выполнять качественно. Благодаря сервису ИТС ПРОФ я успеваю вовремя и грамотно выполнять свою работу. Для меня это учитель, помощник и аудитор, который к тому же с избытком удовлетворяет мою потребность в информации. Я всегда в курсе изменений законодательства и их отражения в программе. Мне не надо теперь держать в голове даты уплат налогов и взносов, информацию о порядке исчисления и уплаты налогов, а также о проверках контролирующими органами. Соответствующие разделы содержат подробные инструкции по составлению платежных поручений на уплату налогов, взносов и т.д. Очень помогает в работе раздел «Кадры и оплата труда». Кроме того, я отказалась от подписки на бухгалтерские журналы, а за справкой по текущим юридическим вопросам обращаюсь к разделу «Юридическая поддержка». Немаловажно для меня и то, что при таком объеме информации в рамках одного ресурса, ориентироваться в нем очень просто. Понятный интерфейс и выделенная строка поиска значительно помогают в работе. У меня есть удобный инструмент, с помощью которого можно эффективно работать, рационально используя собственное время».
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Захарова Лина Сергеевна, главный бухгалтер ООО НПФ «ТехСмарт», Набережные Челны.
В локальном нормативном документе следует указать, что поиск нужной информации надо начинать именно с выбранной системы, и не суть важно, располагается она на диске или на интернет-портале. Следует отметить, что нередко требование руководства пользоваться имеющимся ресурсом воспринимается сотрудниками как дополнительная нагрузка, поскольку у них нет навыков её применения. В этом случае хороший положительный эффект приносит целенаправленное обучение специалистов отделов кадров, бухгалтерии, юристов работе с использованием ресурса «1С:ИТС». Эффект экономический — не покупаются дублирующие системы. Эффект экономии времени — быстрее найти ответ самому, чем искать, чтобы кто-то что-то подсказал. Эффект профессиональный — растёт квалификация специалистов.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь