Управление временем: как эффективно работать не в режиме многозадачности

Задумайтесь на минуту: что изменилось в нашем восприятии времени за последние десятилетия? Если сегодня успеть сделать многое за короткое время — это норма, то ещё тридцать лет назад ритм жизни казался более размеренным. В 90-е вы могли позволить себе более длинные телефонные звонки, а в 70-е вообще кажется, что время текло медленно.

Но динамика современного мира заставляет нас адаптироваться к новому темпу: быстрее отвечать, оперативнее принимать решения, эффективнее распоряжаться собственным временем. У каждого свой уровень нагрузки и своя способность справляться с многозадачностью. Именно поэтому универсальные методы управления временем становятся всё более популярными.

Почему стандартные списки задач не работают

Многие из нас начинают день с простого инструмента: составить список задач, а затем приступить к их выполнению. Звучит знакомо, но есть одно «но»: этот подход абсолютно не учитывает, как устроена наша память. Уже через несколько часов о своих планах можно забыть, кривая забывания Германа Эббингауза подсказывает: мы забываем около 65% информации уже через сутки. А после выходных и вовсе потерять нить того, что было важным. И каждый раз, пытаясь восстановить в памяти всё, что было и что нужно выполнить, стрессуете.

В пятницу, закрывая рабочую неделю, спланируйте список задач не только на понедельник, но и на всю грядущую неделю. Представьте, что вы возвращаетесь к работе после недельного отпуска. Без чёткой системы записей большинство людей теряют несколько дней на вхождение в ритм. Но если у вас есть структурированный список — этот переход занимает считанные часы.

Для фиксирования подходят любые трекеры задач: Битрикс, Jira и другие. Подход проверен и уже через две-три недели приносит первые результаты.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра и эмоциональный аспект

Совет приоритизировать задачи по матрице Эйзенхауэра звучит банально, но это по-прежнему мощный инструмент для систематизации дел. Напомним основные категории задач (см. рис.):

• Важно и срочно: задачи с «огненным» дедлайном. Невыполнение приводит к кризису, стрессу или убыткам. Делать немедленно.
• Важно, но не срочно: задачи для долгосрочных перспектив — личностный рост, стратегические проекты. Не откладывайте их в долгий ящик.
• Неважно, но срочно: рутинные процессы, которые лучше делегировать, если это возможно.
• Неважно и не срочно: эти дела стоит критически пересмотреть или вообще отказаться от них.

Рис. Матрица Эйзенхауэра.

Если вы руководитель, то фокус вашего внимания и личные усилия в большей степени должны быть сосредоточены на поле «Важно, но не срочно». Остальное, по возможности, нужно делегировать. Если вам слишком часто приходится работать над другими полями «вручную», стоит пересмотреть подходы к выстраиванию внутренних процессов и работе с командой.

Например, работа над крупным проектом может вызывать стресс, но её выполнение даёт желанный результат и снимает напряжение. Анализ мнений экспертов по тайм-менеджменту позволил дополнить приоритизацию по матрице Эйзенхауэра. В результате получился такой порядок работы:

1. Решайте самые острые задачи, влияющие на репутацию и отношения руководства и коллег. Это то, что нужно сделать в первую очередь. Это то, что молниеносно нанесет урон вашей репутации или прибыли бизнеса, в котором вы работаете. Вызовет у вас сильнейший стресс и/или спровоцирует скандал.
2. Затем возьмитесь за «выгодные» вам задачи, от успеха которых зависят прибыль или перспективы, задачи, из-за которых вы упускаете реальную выгоду.
3. Переходите к задачам для профессионального роста, важные для вашего будущего. Это задачи «на вырост», которые помогут достичь поставленных целей.
4. Завершайте эмоционально значимыми делами, которые вы просто любите выполнять.

Подумайте зачем и отключайте страх

Каждый сталкивался с большой задачей, которая буквально парализует желание приступать к ней. Не надо жалеть себя перед выполнением очень большой задачи — на это банально уходит слишком много времени. Не надо бояться и откладывать задачу, потому что она кажется большой и сложной. Вместо этого подумайте о смысле и пользе задачи, её конечной цели. Зачем вы это делаете? Тайм-менеджмент не имеет смысла, если вы не знаете, зачем делаете то или иное. Представьте, что управляя рабочим временем, у вас получается, вы ускоряетесь каждый день... но в конце пути обнаруживаете себя не там, где хотели быть. Простой инструмент: задавайте себе вопросы перед планированием:

• Какая моя цель в ближайшие три месяца? Что я получу в конечном итоге?
• Как я вижу мою ситуацию через два-три месяца?
• Как эта задача соответствует моим видениям?

Тем, кто особенно склонен замыкаться перед сложными проектами, можно попробовать практику «переключателя страха». Звучит странно, но это работает! Мысленно представьте, что вы выключаете внутренний туман сомнений и просто начинаете. Здесь надо опереться на внутренний стержень, который есть в каждом. И со временем вырабатывается привычка, и выключатель страха становится реальным инструментом психологической помощи самому себе. Проверено.

Не жадничайте: планирование по силам

Не стройте иллюзий о том, сколько времени у вас есть. Множество людей перегружают свой рабочий или личный график до предела. Это напоминает попытку утрамбовать чемодан перед отпуском: выглядит красиво, пока не закроешь, но в реальности он лопается по швам. Зачем планировать десять задач за день, если вы успеваете в среднем лишь пять?

Простой пример из жизни: многие записывают в свои ежедневные списки to-do пункты вроде «почитать 50 страниц», «сходить в спортзал», «поучиться». Но все эти задачи реальны только при соответствующем уровне энергии. Гораздо полезнее, вместо этого, компенсировать спорт лёгкой прогулкой, а чтение — просмотром качественного образовательного фильма.

Подумайте, где можно оптимизировать свои усилия или отказаться от того, что не приносит пользы. Старайтесь улучшать показатели и экспериментировать. «Когда же экспериментировать, если я и так ничего не успеваю?», — спросите вы. А это уже вопрос приоритетов, поэтому возвращаемся к этому пункту и смотрим, какие задачи важные и срочные, а от каких можно отказаться.

Многозадачность: мифы и реальность

Теперь немного о пресловутой многозадачности. Многозадачность зачастую воспринимается как суперспособность, символ продуктивности и высокой интеллектуальной гибкости. Особенно в корпоративной среде: кажется, что успешный сотрудник или руководитель должен виртуозно справляться с множеством задач одновременно. Но правда в том, что эффективная многозадачность – это устойчивый миф. И не более того. Давайте разберёмся, почему это так и как переключения между задачами влияют на продуктивность.

Чтобы понять это, представьте простой эксперимент. Вы смотрите на ладонь и пытаетесь одновременно следить взглядом за несколькими пальцами. Уже через пару секунд внимание начинает перескакивать между пальцами, и фокусироваться на всех одновременно просто не получается. То же самое и с задачами: мозг может обработать только один осознанный процесс в каждый конкретный момент времени.

Задачи, которые кажутся выполненными параллельно, на деле выполняются последовательно, но частями, с быстрым переключением между ними. Это приводит к серьёзным потерям времени, роста энергетических затрат и снижению качества работы.

Исследования однозначно доказывают, что этот многозадачность негативно влияет на продуктивность. Вот три ключевых мифа, которые раскрывают недостатки многозадачности:

1. Миф №1. Многозадачность помогает делать больше. Частое переключение внимания между задачами требует больших затрат энергии. На перестройку с одной задачи на другую уходит значительное время, и чем больше вы переключаетесь, тем медленнее и хуже всё выполняется.
2. Миф №2. Многозадачность — признак высокого интеллекта. Наоборот, многозадачность — это чаще тревожность и неспособность выделить важное и срочное. Человек хватается за всё подряд не от избыточной умственной гибкости, а от страха что-то упустить. Ощущение, что всё срочно, «застревает» в сознании, подталкивая браться за новые дела, не закончив предыдущие.
3. Миф №3. Без многозадачности я ничего не успею. На самом деле ощущение постоянной нехватки времени связано с неправильным планированием. Плохо приоритизированные задачи и горящие дедлайны ведут к хаосу, а не к продуктивности.

Многозадачность часто романтизируется: звучит красиво, и руководители продолжают восхищаться сотрудниками, у которых много дел в работе, а в текстах вакансий многозадачность идёт обязательным пунктом. Но целый ряд исследований, о которых можно прочитать здесь, говорит совсем об обратном.

1. Потери времени. По данным учёных, наш мозг может терять до 40% рабочего времени при переключениях между задачами. Это связано с тем, что при возврате к задаче мозгу требуется вспомнить, где он остановился, и настроиться на новый процесс работы.
2. Снижение качества внимания. Постоянные переключения приводят к перегрузке краткосрочной памяти, из-за чего важная информация быстро теряется. Это делает нас более подверженными отвлечению.
3. Стабильно высокая усталость. Мозг пытается компенсировать потери времени и внимания, ускоряя темп выполнения задач. Но это приводит к эмоциональному истощению, стрессу и росту тревожности.
4. Снижение навыков анализа. Люди, которые регулярно практикуют многозадачность, теряют способность сосредотачиваться на одной задаче в течение долгого времени. Для них всё дольше начинает казаться «слишком скучным».

Почему мы всё ещё доверяем многозадачности?

Если научные исследования считают многозадачность вредной, почему мы продолжаем практиковать её в повседневной жизни? Давайте разберёмся в причинах:

1. Иллюзия продуктивности. Беглый взгляд на рабочий трекер с десятками задач создаёт обманчивое впечатление контроля. На деле задачи часто остаются просто активностями «для галочки».
2. Привычка. Мы уже настолько привыкли переключаться, что мозг требует этого как нечто естественное: уведомления, чаты, вкладки браузера. Это стало частью нашей культуры.
3. Социальное давление. В среде, где многозадачность считается нормой, стремление остаться в фокусе на одной задаче иногда воспринимается как леность или отставание от темпа коллег.

Реальный портрет человека, привыкшего к многозадачности

Сколько бы мы ни восхищались теми, кто умудряется держать 5-10 задач «в фокусе внимания», реальность такова: за фасадом многозадачного супермена часто скрываются тревожность, усталость и недоделанные дела. Вот как выглядит такой человек:

• берётся за всё подряд, потому что не умеет расставлять приоритеты;
• постоянно сравнивает себя с окружающими, стремясь работать больше всех;
• убеждён, что хороший работник всегда чем-то занят и не может позволить «простаивать»;
• находится в состоянии хронической тревожности — боится «не успеть»;
• не умеет планировать задачи и живёт в режиме перманентного дедлайна.

Как контраст этому — человек, который отказывается от хаотичной многозадачности. Его подход основан на выборах и приоритетах, и он больше напоминает «вдумчивого и уверенного игрока»:

• сосредотачивается на том, что актуально здесь и сейчас;
• доводит задачи до конца, не отвлекаясь на параллели;
• не оценивает свою ценность по количеству одновременно выполняемых дел;
• сохраняет спокойствие даже в стрессовых ситуациях;
• имеет чёткий план и стратегию, благодаря которым тушит «пожары» до их возникновения.

Исключения из «правила одного фокуса»

Есть ли исключения из этого «правила одного фокуса»? Да, но они связаны с автоматизмом. Взгляните на опыт вождения: опытный водитель может одновременно следить за дорогой, соблюдать правила и слушать музыку. А вот новичок едет в напряжении — внимание полностью занято управлением машиной, а любая внешняя помеха (например, музыка или неожиданный вопрос пассажира) только отвлекает и путает. Иными словами, автоматические действия (например, дыхание, сердцебиение или прослушивание фона) могут протекать параллельно с размышлениями. Однако и здесь есть ограничения: если задача требует глубокого осмысления и анализа, мозг будет концентрироваться только на ней.

Альтернатива многозадачности: глубокая работа

Противоположность многозадачности — метод, получивший название «глубокая работа», который принесёт результаты даже в среде перегрузок. Его суть заключается в максимальной концентрации и исключении отвлекающих факторов. Чтобы попробовать метод глубокой работы, достаточно следовать простым шагам:

1. Подготовьтесь: уберите все раздражители: телефон — в сторону, браузер оставьте лишь с одной вкладкой.
2. Ставьте конкретные задачи, например, вместо «писать отчёт» поставьте цель — закрыть два раздела отчета.
3. Установите временные рамки: начните хотя бы с 30 минут непрерывной работы, постепенно увеличивая длительность.
4. Группируйте мелкие отвлекающие дела, например, отвечайте на письма и звонки в одном блоке времени, чтобы не растягивать это на весь день.
5. Фиксируйте результат: даже если успех кажется маленьким — оцените его, это создаёт положительное подкрепление.

***

Системное управление временем — это не только профессиональная привычка, но и путь к личной эффективности. Многозадачность не делает нас более продуктивными, она разрушает наше внимание, память и нервы. Вместо того чтобы пытаться быть супергероем, стоит выбрать стратегию глубокой работы и фокусироваться на одном деле за раз. Это не только сделает ваши результаты лучше, но и подарит то, что не вернёшь слишком занятым людям: спокойствие и уверенность в себе. Попробуйте перечисленные техники на практике, и вы заметите: даже в условиях высокого темпа можно работать продуктивно, находя время на себя.

Комментарии 0