Итак, начнем с того, что на практике специалисты по бизнес-процессам, а также бизнес-аналитики, часто начинают процессы описывать с нижнего уровня, начинают строить детальные диаграммы процессов нижнего уровня. Такой подход приводит к целому ряду проблем:
- диаграммы процессов пересекаются, не стыкуются, появляются вопросы, где границы процесса, где он начинается и заканчивается;
- непонятно сколько процессов нижнего уровня нужно описывать, сколько нужно диаграмм.
Для того, чтобы правильно и эффективно описывать процессы, необходимо использовать системный подход, который предлагает процессы описывать сверху вниз, последовательно декомпозируя их. О системном подходе к описанию процессов я рассказал в статье «Три шага описания бизнес-процесса». Описание любого бизнес-процесса осуществляется в три шага.
- Описание границ бизнес-процесса.
- Построение схемы бизнес-процесса верхнего уровня.
- Разрабатывается схема нижних уровней для каждого подпроцесса.
Однако, это верно для одного единственного процесса, а как правило в компаниях он далеко не один. Как же тогда действовать? Последовательность создания интегрированной модели бизнес-процессов идет строго сверху вниз (см. рис.):
- Строится карта процессов первого уровня.
- Строятся диаграммы процессов верхнего и второго уровня.
- Строятся диаграммы процессов нижнего уровня.
Рис. 1. Интегрированная модель описания бизнес-процессов
Карта процессов первого уровня
На самом верхнем уровне разрабатывается диаграмма, которая содержит и показывает то, какие процессы первого уровня есть в компании. Такую диаграмму часто на практике называют «картой процессов первого уровня». Она включает три группы процессов: основные, обеспечивающие и управленческие. На такой карте также показываются ответственные за процессы или владельцы процессов. Нередко на карте процессов первого уровня можно увидеть и другие элементы, например, отображение информационных и материальных потоков, которые являются выходами одних процессов и входами для других. Однако, практика описания показала, что отображение информационных и материальных потоков на карте процессов первого уровня показывать нецелесообразно. Потому что таких потоков будет много, и если их отобразить, то карта окажется нечитабельной и сложной. Поэтому на этом уровне абстракции входы и выходы процессов не показываются, они уже будут показаны глубже.
Затем, выбираются процессы верхнего уровня, которые необходимо описывать более глубоко. И это не обязательно должны быть все процессы, отображенные на карте процессов первого уровня.
Диаграммы процессов верхнего и второго уровня
Для выбранных процессов первого уровня разрабатываются диаграммы верхнего уровня, которые показывают, из каких подпроцессов состоит процесс. На рисунке показана диаграмма процессов верхнего уровня для «Управления персоналом». Кроме того, каждый из процессов, составляющий процесс верхнего уровня ? в нашем примере это организационное планирование, подбор персонала, кадровое дело производства, обучение персонала, мотивация и оплата труда персонала ? описывается на отдельной диаграмме. Такие диаграммы называются «диаграммами процессов второго уровня».
Хочу обратить внимание, что на втором уровне, и даже часто на третьем уровне, еще рано показывать информационные и материальные потоки, которые себя представляют входы и выходы. Это связано с тем, что это все-таки достаточно высокий уровень абстракции и если показывать информационные и материальные потоки, то диаграмма будет нечитабельной. А если их постараться показать очень обобщенно, огрубляя, то ценность в таком описании будет низкая. А уже при детализации процессов на более нижний уровень, начиная где-то с третьего либо с четвертого уровня, уже целесообразно показывать входы-выходы.
На рисунке показана диаграмма для процесса подбора персонала И на этом уровне шаги или этапы процесса, уже имеют последовательный характер, и поэтому имеет смысл отображать информационные материальные потоки. Это существенно отличие от диаграммы процессов верхнего уровня и карты процессов первого уровня, где многие процессы выполняются одновременно, и нет четкой временной последовательности. Но и здесь есть ограничение, на рисунке для каждого шага процесса показан один главный выход, один главный вход. Конечно, здесь тоже можно показывать много входов-выходов, но я рекомендую показывать только входы и выходы первичные. Первичный вход ? это вход, который запускает процесс, шаг процесса. Первичный выход ? это главный выход, ради которого шаг процесса и существует. Все остальные входы-выходы можно показывать глубже.
Такие диаграммы часто на практике называют потоковые диаграммы, потому что здесь уже отображаются потоки. В данном случае это потоки информационные, при описании процессов производственных будут появляться потоки материальные. И вот на этом уровне выбираются подпроцессы, которые дальше уже описаны должны быть с помощью детальных диаграмм.
Диаграммы процессов нижнего уровня
Процессы более нижних уровней описываются с помощью диаграмм процессов нижнего уровня. На рисунке показана детальная диаграмма нижнего уровня для подпроцесса «Стандартное согласование кандидатуры». Это уже другой тип диаграмм, который детально описывает процесс и о нем я подробно рассказал в статье «Три шага описания бизнес-процесса».
Важно отметить, что на диаграммах процессов нижнего уровня появляются такие новые элементы, как события и логические операторы.
События задают границы процесса. В данном случае видно, что началом процесса является событие, когда кандидатура отобрана для согласования. Завершением процесса является кандидатура либо принята, либо отклонена. На диаграмме есть связи, которые показывают последовательность выполнения действий процесса. На диаграмме также есть логические операторы, которые показывают при каких условиях возникает то или иное событие, либо запускается тот или иной шаг.
Диаграммы процессов нижнего уровня очень важны, именно такие диаграммы нужны для оптимизации процессов, регламентации и автоматизации. Можно также сказать, что именно эти процессы нижнего уровня и исполняют сотрудники.
Но начинать описание с них нельзя. Если начинать сразу строить диаграммы нижнего уровня, то, повторюсь, диаграммы будут пересекаться и противоречить друг другу. Будут непонятны границы процесса, где его начало, а где окончание. И для того, чтобы такого не было, нам необходимо использовать системный подход и описывать процессы начиная с карты процессов первого уровня. Они позволяют увидеть всю картину «с птичьего полета», разобраться в процессах в целом, структурно разложить их на подпроцессы и уже только потом разрабатывать детальные диаграммы процессов нижнего уровня.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь