Почему цифровизация для университета становится не модой, а частью повседневной работы? Потому, что требования к уровню высшего образования постоянно растут, число вузов непрерывно увеличивается. Естественно, что и на этом рынке конкуренция за лучших специалистов стала ничуть не менее острой, чем в любой другой отрасли бизнеса. И ответ на вызовы рынка — лучшие условия учебы, высокий уровень преподавания и научных разработок. А без современных ИТ, как необходимого инструмента для обеспечения всех этих конкурентных преимуществ, здесь уже не обойтись. Поэтому мы пригласили к разговору Александра Квашина, директора по цифровизации «Российского университета дружбы народов имени Патриса Лумумбы» (РУДН). О том, как РУДН строил свой ИТ-ландшафт на базе платформы «1С:Предприятие » и перешел от работы в разрозненных системах к единому информационному пространству, он рассказывает в первой части нашего интервью. Здесь мы говорим о старте и основных этапах построения ИТ-инфраструктуры университета, о начале автоматизации, выборе партнера и об ИТ-ландшафте вуза.
— Управляем предприятием. Давайте начнем нашу беседу с истории РУДН. И затем перейдем к его настоящему положению в сфере высшего образования.
Александр Квашин. РУДН сразу создавался как международный университет. И на сегодняшний день наша миссия по обучению международного контингента студентов остается для нас ключевой. В настоящее время наш университет объединяет студентов и сотрудников из более чем 160 стран.
Мы занимаем первое место среди российских вузов по доле иностранных студентов. Их более 30% от общего контингента. А это почти треть всех обучающихся. Общая численность студентов сейчас составляет более 44 тысяч человек.
Еще одна важная особенность РУДН в том, что вуз является крупнейшим университетом России по числу студентов без учета филиалов. У нас есть два филиала и одно представительство. Филиал в Сочи работает в сфере высшего и среднего профессионального образования. Второй филиал в Москве — это Университетская клиническая больница. Для нас это важно, потому что медицинское образование играет одну из ключевых ролей в том спектре специальностей, подготовку по которым предлагает наш университет.
Медицинский профиль в РУДН сложился исторически. Университет уже много лет работает на международном рынке образования, а для студентов из Африки, Азии и других регионов медицина всегда была очень востребованным направлением. И поэтому мы уделяем подготовке будущих врачей особое внимание. У нас собственная клиническая база, что жизненно необходимо для практической подготовки наших выпускников для медицинской отрасли в любой стране. Студенты старших курсов и ординаторы имеют широкие возможности для практики, и то медицинское образование, которое мы даем здесь, получило международное признание. Наш университет является классическим многопрофильным вузом. В РУДН представлены разные направления подготовки специалистов: медицина, инженерия, физико-математические науки, юриспруденция, экономика, экология и целый ряд других областей деятельности человека. Всего у университета 19 основных факультетов, институтов и академий. Такой набор программ дает студентам очень широкий выбор специальностей.
Важной особенностью университета является и его особый уникальный статус —Федеральное автономное учреждение. Большинство вузов в России работают как бюджетные учреждения, а значит, они в значительной степени зависят от субсидий на государственное образование. Автономный статус дает больше возможностей для управления доходами и свободу для развития.
Однако главным нашим отличием был и остается международный статус. РУДН входит в сетевые университеты СНГ, БРИКС и ШОС. У нас много соглашений о сотрудничестве с зарубежными партнерами. Студенты могут участвовать в программах академической мобильности. Так, РУДН предлагает своим студентам отдельное направление — программы двойных дипломов. Обучаясь по такой программе, студент по окончании вуза сразу получает два диплома: диплом РУДН и диплом зарубежного университета. И, что очень важно, эти дипломы уже официально признаны и у нас в России, и в данных конкретных странах. Формат обучения здесь разный: студент может выезжать в другую страну в партнерский вуз на несколько семестров, часть обучения может проходить дистанционно.
Международный статус важен не только для имиджа. Он влияет на все образовательные процессы внутри университета. Нам необходимо учитывать обучение на разных языках, по различным образовательным траекториям, принимать во внимание особые требования к оформлению документов и работать с очень широким спектром требований студентов самых разных национальностей. И цифровая инфраструктура для реализации и поддержки всех этих процессов играет здесь особенно важную роль.
— Как начиналось развитие ИТ-систем в университете? И дальше обозначьте, пожалуйста, основные этапы автоматизации. Вплоть до настоящего времени.
Системная автоматизация университета, как таковая, стартовала в 2013 году. Первая информационная система из новой вехи была запущена 1 января 2014 года. Начинали мы с финансового блока, и это было логично. Ведь финансы имеют регламентированную часть и здесь меньше неопределенности, чем в других областях. Есть стандарты, отчетность и понятные и прозрачные правила учета. Следовательно, и автоматизировать формализованные процессы значительно проще. Первым этапом на пути унификации работы с финансами стал переход от нескольких разрозненных систем на единый финансовый автоматизированный блок на базе конфигурации 1С «Бухгалтерия государственных учреждений». Для этого потребовалось собрать финансовые процессы в едином контуре автоматизации.
Вторым этапом стала автоматизация зарплатного блока и работы кадров. Для государственного учреждения, коим мы являемся, это отдельный и очень важный блок. Он связан с финансовыми расчетами с персоналом, кадровыми приказами, штатным расписанием и отчетностью.
На третьем этапе перед университетом встала задача формирования общей идеологии автоматизации. И мы приняли решение, что весь внутренний контур будет строиться на отраслевом решении «БИТ:Управление вузом». Это не означало, что все системы становятся универсальными, но давало возможность развивать ключевые процессы по единой логике. В результате мы получили основу для интеграции и построения единого ИТ-ландшафта университета.
В итоге у РУДН есть внутренний контур автоматизации, где собираются, хранятся, анализируются данные, работают основные университетские службы и фронтальный контур, который охватывает работу со студентами, преподавателями, сотрудниками и абитуриентами.
В процессе дальнейшего развития автоматизации в университете было внедрено около 15 конфигураций и отраслевых решений на платформе «1С:Предприятие», включая «1С:ERP Управление предприятием», которая стала основной для университетского МФЦ. Они охватили и объединили в единое информационное пространство практически все сферы внутренней и внешней деятельности университета. Это бухгалтерия, зарплата и кадры, управление закупочной деятельностью, управление вузом, научная деятельность, электронный документооборот, техническая поддержка, МФЦ и интеграционные сервисы.
Последней крупной частью процесса автоматизации стало внедрение системы «1С:Аналитика». Она собирает информацию и формирует управленческие панели с аналитическими данными для ректората. Это зеркало, в котором вся деятельность вуза адекватно, своевременно и наглядно отражается, как на ладони. И руководству вуза на основе этой информации существенно легче принимать управленческие решения, руководить всеми сферами деятельности РУДН.
Именно такова была логика развития ИТ. Ведь нельзя выводить на панель для руководства данные, если они отсутствуют в системе. И уж тем более ни в коем случае нельзя доверять аналитике, построенной на той информации, которая не прошла тщательную проверку и верификацию.
— По какому принципу строилась работа с подрядчиком?
Ключевой принцип был простым. Внедрение ведется силами подрядчика под контролем специалистов университета, а сопровождение выполняется силами штатного состава дирекции по цифровизации. Однако, это всегда совместная работа. Участники команды проекта со стороны университета формулируют техническое задание, ставят задачи, принимают работы и в дальнейшем сопровождают, обсуживают и развивают ИТ-инфраструктуру. Такой подход помогает без потерь пройти пиковые нагрузки в ходе проекта, наработать собственные компетенции, постепенно снять зависимость от подрядчика и, в дальнейшем развивать созданную информационную систему силами своих специалистов.
— Почему университет предпочел отечественную систему зарубежной? Ведь, насколько я понимаю, у вас, в силу специфики, хорошие международные связи?
Зарубежные ERP-системы имеют, как правило, более высокую стоимость и значительно сложнее настраиваются с учетом российского ландшафта. Решение на основе системы R/3 от компании SAP имело довольно широкий функционал, но, в то же время, оно требовало больших затрат в сложном деле адаптации и доработки для российского рынка образования. И прежде всего — финансового блока.
А для РУДН принципиально важно было получить управляемую стоимость решения и возможность создавать и развивать собственные компетенции внутри университета. Ключевое преимущество систем от «1С» — открытый код и возможность доработки. Для нас это оказалось принципиальным, так как типовое решение не в состоянии полностью автоматизировать процессы такого масштабного университета, каким является РУДН. Нам же требовалась система, которую мы сможем доработать и адаптировать и к нашей специфике, и к российским требованиям. Важную роль в выборе сыграла и стоимость владения. А она, в свою очередь, зависит от доступности поддержки, которая обеспечивается широкой базой отечественных специалистов. У фирмы «1С» более 8 тысяч партнеров-франчайзи, несколько Центров компетенций, которые специализируются на цифровизации сферы высшего образования, есть из кого выбирать.
Важный критерий выбора — наличие инструментов интеграции с внешними и внутренними системами университета. В ЕИС нашего учебного заведения очень много точек ввода первичных данных. Они связаны с приемом, обучением, кадрами, финансами, общежитиями, поликлиникой, научными проектами и электронными сервисами. Необходимо обеспечить эффективный обмен всеми данными в едином информационном пространстве без искажений. А это достигается посредством инструмента от компании «1С» — продуктом «1С:Шина». Она помогает организовать обмен и связать разные конфигурации и системы «1С» в то самое, столь необходимое для слаженной и продуктивной работы, единое информационное пространство.
Таким образом, выбор в пользу решений от компании «1С» оказался вполне логичным. А события последнего времени, санкции со стороны Запада и уход с российского рынка компании SAP только подтвердили правильность нашего решения в пользу отечественного производителя и российской платформы для построения собственной ЕИС.
— По каким критериям Вы выбирали партнера по внедрению?
Выбор проходил официально через тендер — конкурентные процедуры. Исторически первым партнером стал интегратор, который занимался переводом финансового блока из старой системы в ЕИС вуза на базе «БИТ:Управление вузом». Сейчас мы выбираем партнеров по уровню квалификации и обеспеченности ресурсами. Для университета важен широкий набор компетенций специалистов интегратора. Одна команда может хорошо знать бухгалтерский учет, другая лучше понимает работу управленческого контура или имеет профессионалов по отраслевым решениям для вузов.
Как я уже говорил, мы предпочли простую и понятную модель взаимодействия с подрядчиком, который осуществляет внедрение. Внутренняя команда ИТ-подразделения университета ставит подрядчику задачи, контролирует его работу, принимает от него результат и далее, нарастив собственные компетенции, уже самостоятельно сопровождает и развивает информационную систему. Такой подход к совместной работе с партнером позволяет выдерживать сроки и сохранять экспертизу внутри РУДН.
— Расскажите, пожалуйста, об уже построенном цифровом ИТ-ландшафте университета. Каким он получился, из чего состоит?
Мы воспринимаем решения от «1С» и как технологическую платформу, и как набор связанных решений — «в одном флаконе». В одних системах работают пользователи: бухгалтеры, работники отдела кадров, сотрудники учебного блока, специалисты МФЦ и других служб. Другие решения обеспечивают обмен данными — движение документов, справочников и статусов. Есть решения непосредственно для руководства. Они превращают накопленные данные в понятные аналитические показатели.
Основа автоматизации любого предприятия, ее фундамент — грамотно сформированная и выверенная единая система нормативно-справочной информации. В крупной организации, к которой в полной мере можно отнести и наш университет, один и тот же объект может появиться в разных местах и программах ЕИС — это студент, сотрудник, подразделение, договор, услуга, документ или материальная ценность. Если у объекта разные названия и коды, и система считает их за разные объекты, то начинается путаница и неразбериха, качество данных теряется — они перестают отражать объективную реальную картину бизнеса. Именно поэтому архитектура, в том числе, должна определять и источник данных, и путь их передачи между подсистемами. Использование инструмента «1С:Шина» с мастер-данными помогает создать фундамент НСИ, и решить проблему работы с данными на ее базе в едином информационном пространстве вуза.
Еще один важный контур цифровизации — автоматизация электронного документооборота. Электронный документооборот стал в РУДН ядром движения документов. Мы перешли на новую версию «1С:ДГУ 3.0» одними из первых, а подготовка к такому непростому переходу заняла у нас около полугода. Сам переход включал миграцию данных, адаптацию привычных процессов под специфику вуза и выход на стабильную устойчивую работу всей системы документооборота.
Сейчас около 95% всего документооборота в университете идет в электронном виде. Это и служебные записки, и оформление первичных учетных документов, включая отражение движения материальных ценностей, и поступление нового оборудования, и еще масса самых разных операций по всем направлениям деятельности вуза. За шесть лет в нашей системе электронного документооборота накоплено около 1,2 миллиона документов, и с каждым днем объем продолжает неуклонно возрастать.
— Какие задачи ставит ректор перед ИТ-системой?
Главная задача ИТ — сделать университет удобным и эффективным для обучения студентов и работы профессорско-преподавательского состава. Естественно, ИТ — не самоцель, а инструмент, который помогает учиться, преподавать и управлять вузом.
Руководству нужна реальная картина жизни и деятельности университета. Например, во время приемной кампании ректору важна оперативная картина по набору и абитуриентам — на какие факультеты высокий конкурс, а по каким специальностям есть риск недобора, где прием превышает ожидания и план, а где требуется реакция, по каким направлениям необходимо дать информацию и усилить работу.
Подобные задачи требуют оперативной информации и быстрой реакции руководства. Их недопустимо решать только на основании отчетов с запозданием на неделю. Ректору РУДН и проректорам по основным направлениями деятельности университета нужны актуальные, адекватные и исчерпывающие данные, при этом представленные в удобном для работы и наглядном виде. Поэтому мы создали и продолжаем обновлять целый набор ключевых показателей деятельности университета в виде управленческих дашбордов.
— Расскажите, пожалуйста, подробнее, как устроена управленческая аналитика?
Аналитический контур мы запустили в 2025 году. Это стало логичным завершением всех предыдущих этапов автоматизации. Ключевые показатели или дашборды отражают только те данные, которые уже есть в информационной системе. Поэтому для создания аналитического инструмента для ректората потребовалось сначала автоматизировать все основные процессы университета.
Мы выбрали для отображения аналитики шесть ключевых направлений нашей деятельности: образование, наука, финансы, кадры, международная деятельность и приемная кампания. Для каждого направления есть верхний уровень аналитики, на котором отображаются 5-6 показателей, и создан, соответствующий первому, второй уровень. На нем уже можно увидеть более детальную информацию, включающую более 20 аналитических показателей по каждому направлению. Ректор для принятия управленческих решений руководствуется обоими уровнями данных. Если какой-то показатель вызывает у него вопросы, он может запросить пояснения у профильного проректора. В нашем университете принята открытая модель — все шесть дашбордов ключевых показателей доступны всем шести проректорам. Это повышает прозрачность управления и делает его более наглядным и эффективным.
— Какие показатели прежде всего интересуют проректоров по каждому направлению?
В блоке образования отображается общая численность студентов. Есть разделение на российских и иностранных обучающихся. Представлены данные по уровням образования: бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура и другие уровни. В нем также можно увидеть соотношение бюджетного и контрактного обучения. Для нашего университета — это важный показатель, ведь вуз имеет значительную долю внебюджетных доходов. Поэтому своевременный анализ контингента и структуры приема — жизненно необходимы, они напрямую связаны с финансовой устойчивостью университета.
В блоке науки отображается объем научных исследований в денежном выражении. Здесь также видны доходы от научно-исследовательских работ и от оказания научно-технических услуг. Отдельно учитывается и публикационная активность.
Для университета важны публикации в крупных международных базах, поэтому отслеживаются показатели Scopus и Web of Science. Эти метрики не исчерпывают всю научную деятельность, но они важны для оценки позиции университета на международном рынке образования.
Наука в РУДН очень разнообразна. Это связано с многопрофильностью нашего вуза, а аналитика здесь дает общий обзор по всей картине науки в университете. Но, при необходимости, всегда можно перейти к деталям и проанализировать каждое направление научной деятельности. В научном блоке также отслеживаются ученые степени и ученые звания. Сразу можно оценить уровень профессионализма по структуре профессорско-преподавательского состава: число докторов наук, кандидатов наук, профессоров и доцентов. Отдельно учитывается доля молодых научно-педагогических работников в возрасте до 39 лет.
Есть показатели и по иностранным сотрудникам, а также сотрудникам со степенью PhD. Это помогает определить кадровый потенциал университета и адекватно оценить его международную составляющую.
Финансовый блок отражает в удобном и наглядном виде плановые и фактические доходы и расходы. Представлена структура и исполнение расходов. Визуализируется сопоставление данных от года к году, и таким образом можно отследить динамику финансовых показателей. Настроен прогноз финансовых остатков и возможность сравнения его с фактом на текущий день.
Вся эта аналитика очень важна для оперативного управления вузом. Ведь руководство теперь видит не только итоговые цифры, но и динамику их изменений. А это помогает ректору и проректорам заранее увидеть риски и принять решения для корректировки ситуации.
— Какие параметры отслеживаются в блоке приемной кампании и кадрах?
В блоке приемной кампании отражается общее количество заявлений от абитуриентов с аналитикой по источникам подачи. Показатели визуализированы по направлениям подготовки, уровням образования, причем в динамике. Отдельно представлена информация как по российским, так и по иностранным абитуриентам. Важный показатель для нас — число высокобалльников. Нам необходимо учитывать при приеме победителей и призеров олимпиад, а именно, данные по Всероссийской олимпиаде школьников и Российскому совету Олимпиад школьников. Это так же нашло отражение на дашборде приемной кампании. Для иностранного приема отдельное значение имеет география. Ректорату необходимо своевременно увидеть, из каких стран поступают заявления. Это помогает управлять международным набором и планировать работу с партнерами.
Кадровый блок отражает численность работников. В нем есть разделение на сотрудников по основному месту работы и внешних совместителей. Для большинства преподавателей это важно, потому что многие совмещают работу сразу в нескольких вузах.
— Как анализируется международная деятельность?
Международный блок показывает число иностранных студентов, которое обучается на настоящий момент в РУДН. Сейчас их около 11,5 тысяч в головном учреждении без учета филиала. Также можно оценить динамику зачисления их контингента по годам. Данные можно смотреть и анализировать по такому критерию, как уровень подготовки: бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура, докторантура и подготовительный факультет. Учеба на подготовительном факультете особенно важна для иностранных студентов, так как здесь они изучают русский язык перед тем, как приступить к основному обучению. Отображена и карта мира с распределением студентов по странам, которая позволяет увидеть широкое географическое представительство обучающихся в университете иностранных студентов. Миссия университета связана с подготовкой специалистов для разных стран. Эти выпускники и после окончания своего обучения сохраняют связь с Россией и развивают сотрудничество с нашей страной.
— Почему аналитика так важна для международного университета?
В международном вузе часто возникает необходимость оперативно найти информацию по контингенту или национальному составу студентов. Например, в университет приезжает делегация из определенной зарубежной страны. Руководству важно сразу определить, сколько студентов из этой страны уже проходит обучение, по каким программам, где они находятся, и с какими факультетами связаны. Чтобы, скажем, подготовить встречу студентов с представителями делегации именно этой страны. Раньше, чтобы найти контингент таких студентов, требовалось составить массу запросов и вести их поиск вручную. Сейчас данные можно получить оперативно без отрыва сотрудников, с минимальными временными и финансовыми затратами. Причем это даже не столько вопрос удобства, сколько вопрос качества управленческой реакции на каждую конкретную ситуацию.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь