Технологии бизнес-моделирования основаны на принципе системности и позволяют правильно состыковать между собой различные части большой системы. А использование специализированных программных средств позволяет автоматизировать данный процесс и, в частности, автоматически проверять целостность и непротиворечивость различных частей бизнес-модели. Таким образом, применение технологий и специализированных программных средств автоматизации бизнес-моделирования и регламентации позволяет избежать ошибок, повысить качество и эффективность регламентов и заставить их работать.
Процессные и структурные регламенты
Существует два типа регламентирующих документов: процессные регламенты, которые описывают бизнес-процессы, и структурные документы, регламентирующие оргструктуру компании (рис. 1). Примерами типовых процессных регламентов являются следующие документы:- положение о системе процессов верхнего уровня;
- положения о бизнес-процессах (регламенты процессов), имеющие различные названия, в зависимости от уровня процесса, для которого они разрабатываются.
Различия между ними определяются уровнем регламентируемых бизнес-процессов. Например, в первом типе документов перечисляются процессы верхнего уровня, с указанием их границ и ответственных за их выполнение. В положениях о бизнес-процессах (регламентах процессов) описываются подпроцессы или процедуры, их составляющие, указываются ответственные за процедуры, информационные и материальные потоки, а также прочая информация, определяемая целями регламентации.
Типовые структурные регламенты:
- положение об организационной структуре компании;
- положения о структурных подразделениях (отделах);
- должностные инструкции персонала.
Рис. 1. Процессные и структурные регламенты.
Различия между ними также определяются уровнем описания оргструктуры. Если положение об оргструктуре описывает агрегировано всю структуру предприятия, то положение об отделе описывает только структуру отдела, а должностная инструкция используется на самом нижнем уровне и детально описывает должностные обязанности сотрудников. Процессные и структурные регламенты описывают деятельность организации с разных точек зрения. Процессные регламенты делают это с точки зрения бизнес-процессов – в них сначала прописываются процессы, а потом указываются структурные единицы, которые в них задействованы. В структурных регламентах картина меняется с точностью до наоборот. Сначала происходит описание структурных подразделений и должностей, только потом указываются выполняемые ими процессы.
Два типа регламентов дополняют друг друга. Например, если в компании регламентированы все бизнес-процессы, то из процессных регламентов автоматически можно получить структурные. Ту же процедуру частично можно проделать и в обратную сторону – на основе структурных регламентов восстановить процессные. Тем не менее, чтобы руководители и специалисты не тратили рабочее время на трансформацию одного типа регламентов в другой, в компании целесообразно использовать два типа документов одновременно. Это также необходимо для того, чтобы по-разному смотреть на деятельность компании – как с точки зрения бизнес-процессов, так и с точки зрения оргструктуры.Формирование процессных и структурных регламентов
Формирование процессных и структурных регламентов
Если мы построили процессно-организационную модель предприятия, то на ее основе мы можем сформировать процессные и структурные регламенты (рис. 2). Такие регламенты получаются более наглядными, понятными и непротиворечивыми. Причина в том, что они базируются на согласованной и непротиворечивой процессно-организационной модели, и рождаются из реальных процессов и их шагов.
Рис. 2. Разработка и актуализация регламентов на основе процессных моделей.
На практике применяются две технологии формирования регламентов на основе бизнес-моделей − ручная и автоматизированная (кроме того, нередко используется смешанная технология). Ручное формирование регламентов осуществляется так: аналитик разрабатывает и согласует графические модели процессов, оргструктуры и распределения ответственности. После ее утверждения специалист по регламентации разрабатывает регламент в текстовом или табличном формате, описывая необходимые события и действия (рис. 3).
Рис. 3. Пример фрагмента бизнес-модели процесса и формируемого вручную на ее основе процессного регламента.
Преимущество ручного формирования регламентов – специалист по регламентации, обладающий навыками написания документов, переставляя вручную порядок слов в предложении, добивается наилучшей стилистики документа. Недостатков у ручного подхода формирования регламентов два:
- при большом объеме ручной переработки текста повышается вероятность появления двусмысленности, противоречий и нестыковок;
- большая трудоемкость и затратность – время разработки и актуализации регламентов остается большим и при высокой динамике изменений регламенты не успевают актуализироваться, в результате чего быстро устаревают и перестают работать.
В современных условиях большого динамизма внешней среды эти два недостатка ручной технологии начинают значительно перевешивать ее единственное преимущество, и переход на автоматизированный способ формирования регламентов становится все более актуальным и набирает популярность в российских компаниях.
Рис. 4. Пример регламента процесса, автоматически сформированного на основе модели.
Современные специализированные программные продукты, автоматизирующие построение моделей процессов, позволяют пользователю самостоятельно разрабатывать и настраивать любые шаблоны регламентов. При разработке шаблонов в них закладываются именно те разделы и информационные поля, которые на текущий момент актуальны для предприятия. С помощью шаблонов можно автоматически формировать на основе процессной модели различные регламенты (рис. 4).
***
Таким образом, применение технологий и специализированных программных средств автоматизации бизнес-моделирования и регламентации позволяет избежать ошибок, повысить качество и эффективность регламентов и заставить их работать.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь