Поэтому первоочередной задачей является снятие страха таких пользователей перед информационной системой, предоставление им простого и понятного инструмента для работы и ощущения поддержки при эксплуатации системы. А затем уже — обучение всем возможностям и функциям. По мере освоения пользователями основных возможностей системы и приобретения уверенности в «общении» с нею, можно переходить к дальнейшему развитию системы.
Такой подход, кроме того, позволяет снизить риски при внедрении информационных систем управления предприятием.
К примеру, используя сильные профессиональные стороны бухгалтеров компании такие, как аккуратность, внимательность и общую лояльность к автоматизации, сначала обучить работе в системе главного бухгалтера и его заместителя, разъяснить им общую концепцию системы и взаимосвязь ее блоков. Затем тщательно пройти с ними всю цепочку документооборота, и завершить обучение объяснением практического использования отчетов для контроля корректности введенных данных.
Далее необходимо организовать обучение всех остальных бухгалтеров с участием уже обученных пользователей. После того, как весь необходимый для работы материал закреплен, и началось его практическое использование в повседневной деятельности, контроль работы бухгалтеров и оказание им помощи при возникновении вопросов возлагается на ответственных лиц бухгалтерии.
В результате компания получает функционирующий регламентированный контур системы. Однако следует отметить, это один из самых напряженных этапов внедрения, так как вся нагрузка на ввод первичных документов (а в случае внедрения позаказного производства, это и документы «Заказы покупателей», «Заказы на производство» и др.) и контроль корректности их заполнения ложится на плечи бухгалтерии.
Затем происходит следующая итерация: организуется обучение ключевых пользователей других подразделений уже используемому функционалу: производственного отдела, склада, отдела продаж.
Далее опять спускаемся на уровень ниже и проводим обучение всех пользователей других подразделений на предприятии с участием уже обученных ключевых пользователей.
Следующий шаг — плавная передача функций оперативного ввода документов в систему от бухгалтеров непосредственным исполнителям других подразделениях. За бухгалтерией остаются только функции контроля, ну, и конечно, ее непосредственные профессиональные функции.
Такой подход к проведению комплексной автоматизации на предприятии вполне себя оправдывает.
После того, как подсистемы комплексной системы управления отлажены и данные введены в промышленную эксплуатацию, можно отчасти, что называется, перевести дух. Руководители разных уровней не только видят, но и ощущают, что система функционирует и, главное, приносит уже реальную пользу. Пусть даже только всего по одному или нескольким направлениям деятельности компании. Как правило, это обычно — наиболее важные для компании направления.
Теперь можно переходить с уверенностью в успехе к внедрению других подсистем, например, подсистем планирования продаж, закупок, производства, посменного планирования производства или к решению других задач управленческого учета.
Этот этап, с одной стороны, можно назвать творческой стадией автоматизации, поскольку управленческий учет отражает конкретную специфику предприятия, его бизнес-процессы, отчеты и т.д.
С другой стороны, это весьма ответственный этап, поскольку требует выставления четких приоритетов, какие направления деятельности компании автоматизировать в первую очередь, какие чуть позже, в какой последовательности.
С этой целью необходимо провести собрание (нередко — серию) ключевых работников всех подразделений и руководства компании, на котором вырабатывается план-график последующей автоматизации. Для этого определяются «болевые точки» в деятельности и устанавливается очередность освоения тех или иных подсистем. По мере их ввода в эксплуатацию проводится обучение пользователей, используя каскадную схему.
Такой подход к автоматизации на основе комплексных информационных систем — последовательное и постепенное внедрение отдельных подсистем и использование каскадной схемы обучения их пользователей — доказал свою эффективность. Каждый шаг автоматизации приносит свои заметные и ощутимые результаты, что, в свою очередь, не только повышает эффективность деятельности компании, но и повышает лояльность ее сотрудников к автоматизации и стимулирует ее развитие. Небольшими шагами, но только вперед.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь