Понятие KPI простыми словами
Ключевые показатели эффективности – это индикаторы выполнения поставленных работникам ежемесячных задач. С помощью KPI можно оценить не только технологические и бизнес-процессы компании, но и ее систему управления в целом. Применить систему KPI(или КПЭ) возможно как на уровне целого предприятия (холдинга), так и отдельных подразделений, филиалов.
Изначально система КПЭ использовалась в продажах. Но сейчас КПЭ все чаще находят свое применение и в других областях: торговля оптом и в розницу, управление персоналом, маркетинг, различное производство.
Виды показателей
- КПЭ затрат – применяются для производств, поскольку показывают затраты на различных участках/отделах или цехах производства.
- КПЭ результатов – показывают выполнение плана, насколько итог соотносится с запланированными результатами.
- КПЭ производительности – оценивают соотношение затраченных ресурсов с достигнутыми показателями (объемом продаж, количеством выручки).
- Есть еще одна классификация КПЭ:
- запаздывающие – показывают итоги проделанной работы. Такие показатели не могут быстро повлиять на дальнейшую работу сотрудника или отдела, зато на их основе возможно определить потенциальные возможности компании;
- оперативные – оценивают эффективность работы в режиме реального времени и позволяют корректировать работу предприятия в текущем режиме, чтобы достигать поставленных краткосрочных планов и задач.
Как выбрать, для кого в компании стоит ввести систему КПЭ? Ответ прост. КПЭ применяется, в первую очередь, для тех отделов / сотрудников, чьи результаты работы непосредственно оказывают влияние на экономические и финансовые показатели предприятия. Так, например, в страховых компаниях систему КПЭ следует внедрить, в первую очередь, для страховых агентов, в аутсорсинговых – для бухгалтеров и т.д.
Преимущества и недостатки системы КПЭ
При использовании системы ключевых показателей эффективности руководству следует понимать, что они смогут получить при эффективном применении КПЭ и правильной трактовке их результатов:
- результаты работы оперативной деятельности (насколько достигнуты плановые показатели, если таковые разрабатывались ранее; насколько выросли объемы производства / продаж, увеличилось количество заключаемых договоров с контрагентами, повысилось качество обслуживания за прошлый месяц и т.д.);
- проблемы и недоработки в производстве (например, количество оборудования, нуждающегося в ремонте и необходимые затраты по его осуществлению, работники с низким уровнем квалификации и знаний, проблемы в реализации продукции);
- планы и общую стратегию развития – появляется реальная возможность сделать максимально точный прогноз дальнейшего развития бизнес-процессов;
- контроль за входящим денежным потоком (что без использования системы КПЭ сделать очень трудно и не всегда возможно). КПЭ позволяют в значительной мере увеличивать поступление финансовых активов предприятия, прогнозировать их рост или отток;
- рост КПД работников на 20-30 процентов, т.к. они лучше понимают, чего от них ждут, и стремятся к выполнению поставленных задач. Помимо этого, определяются наиболее эффективные работники. Соответственно, можно усовершенствовать систему премирования – поощрять особо ценные кадры за их труд.
Однако КПЭ могут иметь определенные недостатки:
- Сложности при внедрении в уже работающий бизнес, трудности в понимании работы системы и интерпретации результатов. Иногда построение системы КПЭ требует переобучения сотрудников, проведения курсов для разъяснения новых условий работы, поставленных задач. Да и после внедрения вопросы будут возникать.
- Система КПЭ изначально стандартизирована – для каждого производства ее нужно приспосабливать под индивидуальные потребности компании – этот процесс не быстрый, не сразу дает необходимые результаты. Зачастую потребность в корректировке возникает на протяжении длительного периода времени (и может занимать не один год). Таким образом, внедрение системы КПЭ требует наличия постоянного работника, который сможет постоянно корректировать КПЭ под нужны предприятия.
- Высокая стоимость, которая со временем может увеличивать расходы предприятия на ее обслуживание и своевременную корректировку.
Расчет KPI: что следует знать
В настоящее время нет нужды производить какие-либо расчеты вручную – за вас это сделает одна из CRM-систем, в которую нужно внести лишь данные для расчета и далее выгрузить из нее необходимый отчет. Это системы: Bitrix24, Megaplan, Salesap и другие.
Запомните два основных правила расчета:
- Используйте всего 4-6 ключевых показателя.
- Рассчитываемые показатели должны быть измеримы качественно (балльная система оценки) или количественно (в цифрах: рубли, часы, иные единицы измерения).
Как разработать и внедрить KPI на предприятии: шагаем к цели
Шаг 1: Анализ и оценка бизнеса. Для начала определяем специфику работы предприятия, цели и задачи, исходя из стратегии развития, учитываем такие факторы как срок работы, положение на рынке, наличие ресурсов для развития, течение основных бизнес-процессов и т.д.
Шаг 2: Определяем ключевые показатели эффективности. О чем речь: сначала выделяем основную область, для которой мы рассчитываем показатели (например, продажный сектор). Далее формулируем цель – мы хотим увеличить или уменьшить значение определенного показателя. Ну и в конце ставим сроки и единицу измерения.
Наша система показателей должна включать как оперативные показатели, так и запаздывающие. Ранее мы говорили о этих двух видах КПЭ. На данном этапе главной ошибкой является концентрация лишь на одном типе показателей – тех, что дают возможность оценить полученный результат.
Шаг 3: Соотносим ключевые показатели со стратегией развития бизнеса. Например, руководство хочет через 5 лет выйти на внешний рынок (начать импортные поставки) или хотя бы в соседний регион. Для этого нужно определить те ключевые показатели эффективности, которые позволят реализовать эту стратегию, например, увеличение объемов продаж на 15%. Что это нам даст? Как минимум, излишки продукции, которые мы можем реализовать в соседнем регионе. Или такой ключевой показатель, как контрагенты – иностранные юр. лица. В этом случае, цель для достижения ключевого показателя может звучать следующим образом: «заключение договора на поставку продукции с иностранным покупателем из Казахстана». Далее идет постановка задачи для продажного отдела: поиск соответствующих покупателей, составление контракта (выгодного предложения), составление ценовой политики для импортеров и т.д.
Шаг 4: Определяем основные параметры расчета: начального (текущего) и планируемого значений. Начальное значение показателя (или текущее на момент внедрения системы КПЭ) устанавливается как эталон или точка отсчета для учета изменений. Имея контрольные точки, мы можем рассчитывать изменение показателя в абсолютном и относительном значении. Также мы задаем шкалу для сравнения показателей КПЭ и изменении их во времени.
Шаг 5: Устанавливаем порядок сбора данных, отвечаем на вопрос, как происходит ввод данных для расчета показателей – вручную или они импортируются их программы по управленческому учету бизнес-процессов и операций? Расчет происходит на специальной платформе или ведется для определенных отделов в файле Microsoft Excel?
Первоначальные данные, конечно же, вносятся вручную – это исходная точка для расчета. Далее определяются сроки и порядок обновления информации – либо процесс будет полностью автоматизированным (что является самым оптимальным вариантом) либо же цифры будет вносить ответственный работник (в этом случае указываем порядок и сроки обновления).
Шаг 6: Назначаем вес каждого показателя в системе КПЭ. Иными словами – определяем его важность, по сравнению с другими показателями этого звена. Для этого устанавливаем шкалу (скажем, от 1 до 10) и определяем значимость по шкале для каждого показателя.
Шаг 7: Устанавливаем периодичность обновления данных – как правило, раз в месяц или квартал.
Шаг 8: Отслеживаем актуальность показателей, чтобы понимать, насколько применение того или иного индикатора будет оправданным. Возможно, со временем изменились цели и задачи бизнес-процессов, либо ранее установленные цели достигнуты и требуется введение новых показателей.
Шаг 9. Учитываем затраты на обслуживание, отслеживание и корректировку системы показателей. Это важно для понимания стоимости внедрения системы КПЭ и каждого показателя, необходимости и возможности полной автоматизации процессов обновления и отслеживания, внедрения системы на всем предприятии или только в наиболее важных для бизнеса отделах.
Шаг 10: Определяем пользователей, наделяем их правами и доступом к системе КПЭ и результатам ее работы.
Шаг 11: Определяем, как использовать полученные данные расчетов коэффициентов и порядок информирования сотрудников отдела о результатах и новых задачах.
Шаг 12: Анализируем и сравниваем плановые и фактические показатели. Здесь важно отслеживать не только изменение качественных и количественных показателей, но и изменения в поведении сотрудников. Возможно пора внести корректировки в систему KPI?
Как управлять по KPI
Для оперативного управления компанией недостаточно экономических показателей финансового результата. Они отражают эффективность выполнения текущих бизнес-планов компании и являются ресурсозависимыми. Для управленца бОльший интерес представляют опережающие показатели KPI, которые настроены на бизнес-процессы, а не на ресурсы или затраты компании, поскольку именно они позволяют измерить эффективность бизнес-процессов и отражают реализацию текущих задач по подразделениям.
Этапы построения системы KPI на предприятии:
- Для начала осознаем необходимости нововведений – мы должны разработать долгосрочную стратегию развития предприятия. Важно четко сформулировать стратегические планы. От этого момента зависят дальнейшие этапы и их реализация.
- Далее определяемся с объемами внедрения и ключевыми подразделениями. Ключевые показатели не должны учитывать исключительно финансовый аспект развития предприятия. Поэтому строим систему показателей с учетом тех сфер деятельности компании, которые будут далее вовлечены в систему КПЭ. Как правило, их не более 10, и для каждой разрабатываются 2-4 конкретные цели, реализация которых совокупно позволит реализовать в конечном итоге стратегическую главную цель бизнеса.
- Все цели более низкого уровня должны конкретизировать цель вышестоящую. Чтобы избежать формального подхода к внедрению КПЭ на предприятии, следует тщательно подойти к разработке значимых подцелей. Их оптимальное количество 20-25 единиц.
- Все вышеуказанные цели в совокупности представляют собой стратегическую карту, которая и позволяет достичь запланированного итогового значения KPI. Для этого мы должны четко выбрать конкретные ключевые показателя по принципу измеримости и взаимосвязанности. Если какой-то показатель выбивается из всей совокупности, смело его удаляем/заменяем.
Важно! Не забываем про контроль. Система KPI не может работать как часы – она нуждается в постоянном контроле и корректировке.
Памятка «Как правильно выбрать KPI»:
- KPI должны отражать ключевую стратегию развития бизнеса;
- KPI должны играть очень значимую роль в управлении предприятием;
- KPI можно управлять в текущем порядке;
- KPI должны быть взаимосвязаны между собой;
- KPI не должен иметь сложные расчет и/или анализ (интерпретацию);
- Расчет KPI должен иметь экономический смысл.
Пример. Для юриста: какие показатели KPI можно применять?
Понятно, что работа юриста связана с судебным производством, исход которого предугадать очень сложно и он зависит от ряда факторов. Например, от характера судебного спора, имеющейся судебной практики, непосредственно судьи и ряда прочих факторов.
И применить систему KPI к непосредственно судебным процессам практически невозможно. А вот к системе оплаты труда и премировании – вполне реально. Какие ключевые показатели возможно использовать? Например:
- число обработанных договоров с контрагентами (на производственном предприятии);
- число выигранных судебных процессов;
- объем подготовленной для суда документации;
- общее количество судебных дел компании за период;
- число претензий клиентов, урегулированных без судебных процессов;
- время ответа по судебным и спорным вопросам;
- доля расходов юр.отдела в общей совокупности расходов и т.д.
Когда KPI не работают или основные ошибки при внедрении системы
- Основная ошибка – неправильный выбор ключевого показателя. В лучшем случае, он просто не будет отражать поставленные перед ним цели и реализовывать задачи, то есть его результат будет совершенно не нужен никому, не несет никакой эффективной нагрузки. В худшем – приведет к увеличению расходов компании при нулевом экономическом эффекте.
- Проблемы могут возникнуть, если система KPI используется исключительно при расчете заработной платы и мотивации сотрудников. Улучшение системы мотивации персонала – только лишь один из, причем не самый основной, результат, который можно получить при внедрении системы KPI на предприятии.
- KPI не зависит от деятельности персонала. Если показатель выбран неверно, и сотрудник никак не может повлиять на его результат, расчет и анализ данного показателя теряет смысл.
- Частая смена показателей. Конечно, даже при внедрении системы KPI мы должны стремиться к совершенству системы управления, однако это редко возможно. А вот частая смена показателей и, соответственно, постановки задач перед персоналом, вряд ли прояснит им ситуацию, простимулирует к увеличению эффективности труда и позволит достичь бизнес-стратегических целей.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь